20230209 D66 - Aanvullende beantwoording Huisvesting ABG

Van D66/ Frits van Vugt Aan: college van B&W I.a.a. weth. Scheifes Betreft: Niet beantwoordde vragen huisvesting ABG + vragen vanuit de cie Middelen van 30.1.2023 6 febr. 2023 Zoals al geconstateerd, zijn er veel van onze technische vragen niet beantwoord en riep de beantwoording van de portefeuillehouder nieuwe vragen op. Ook de notitie met de Aanvullende beantwoording vragen (d.d. 2 febr.) is verre van volledig. De nog steeds niet beantwoordde vragen heb ik hieronder op een rij gezet. Aannemende dat de ambt. organisatie vanaf afgelopen dinsdag bezig is ze te beantwoorden, verzoeken wij het college dringend om ons uiterlijk aanstaande woensdagmiddag van concrete antwoorden te voorzien. Anders hebben wij geen tijd meer om die dezelfde avond nog in onze fractie te bespreken. En zullen wij om uitstel van raadsbehandeling vragen. Een week tijd voor reeds eerder gestelde vragen moet m.i. ruim voldoende zijn. Blok A. N.a.v. de 15 technische vragen die al eerder zijn ingediend (dezelfde nummering), incl. aanvullende vragen in de commissie: Ad 1. Vraag 1.b is niet beantwoord. Graag alsnog. Wij willen de risico’s vooraf inschatten. Reactie: Het ABG bestuur is risiconemer, omdat ABG bestuur opdrachtgever en eigenaar van het nieuwe kantoor is. Wanneer onverhoopt de GR wordt beëindigd is artikel 26 van de GR (over liquidatie) van toepassing.

Bij 2.b: In de GR ABG is hier niets over geregeld. Welke verdeelsleutel is dan van toepassing? Is dat al besloten? Zo nee, waarom niet, want daar was toch tijd genoeg voor? Ook hiervoor geldt dat artikel 26 van de GR, over liquidatie, leidend is. Het ligt voor de hand dat de thans in gebruik zijnde verdeelsleutel daarbij het uitgangspunt vormt. Ad 3. Wij willen nu weten of het Didamarrest van toepassing is. Want indien dat zo is (en dat verwachten wij), dat is het onzeker dat de grond op bewuste locatie op voorhand verkocht kan worden aan ABG (die een aparte rechtspersoonlijkheid is). En dan hangt beslispunt 2 (instemmen met locatie voormalige hockeyvelden) in de lucht. Voorbereidingskrediet dat daarop gebaseerd is, is dan ook prematuur. In het raadsvoorstel wordt voorgesteld in te stemmen met de door het ABG bestuur voorgedragen c.q. voorgestelde locatie. Het voorbereidingskrediet heeft voor 80% betrekking op het opstellen van een voorlopig en definitief ontwerp van het gebouw. 20% daarvan heeft betrekking op de interne (project)kosten, dit betreft met name de ambtelijke inzet. Een klein deel van deze 20% heeft betrekking op de kosten in verband met de te voeren ruimtelijke procedures. Het voorbereidingskrediet is nodig ongeacht de locatie, ook voor een eventueel andere locatie zou 1 miljoen euro noodzakelijk zijn.

Ad 6. Wat is de (gemiddelde) dagelijkse bezetting per gebouw momenteel? Dat is makkelijk te meten door het aantal personen te tellen dat er op gegeven moment (per dag) is. Per dag kan dat natuurlijk verschillend zijn, dus we nemen aan dat u alle vijf dagen even telt. De huidige 3 kantoren zijn grotendeels geheel “gevuld” op de maandagen, dinsdagen en donderdagen. Op de woensdag en vrijdag zijn de kantoren voor circa 50% gevuld omdat op deze dagen veel medewerkers thuis werken. Wanneer we van 3 naar 2 gaan zijn naar verwachting de maandagen, dinsdagen en donderdagen een probleem. Te weinig beschikbare werkplekken. Het management zal daarom in overleg met de medewerkers afspraken moeten maken over een betere spreiding (over 5 dagen) in de relatie tussen op kantoor en thuis werken. Ad 8. Is het ‘technisch ontwerp’ waarover wordt gesproken hetzelfde als het ‘voorlopig en definitief ontwerp’ waarvan sprake is in antwoord bij vraag 7? En hetzelfde als het “ontwerpplan” waarvan sprake is in beslispunt 1? M.a.w. wat is er af als de 8 ton opgesoupeerd zijn door het architectenbureau? Het technisch ontwerp is een vertaling van het ruimtelijke en functionele programma van eisen, dat in bezit van de gemeenteraden is. Het (voorlopige en) definitieve ontwerp is een volledig plan van het nieuwe gebouw, all-in. Op basis van het definitief ontwerp kan de aanbesteding plaatsvinden. Ad 11.

De grondverkoop komt altijd ten goede van onze gemeente, ook als die aan een andere partij wordt verkocht. Idem leges en OZB. De argumentatie om de voorbereidingskosten voor ‘onze’ rekening te nemen klopt dus niet. Die zullen ABG-breed moeten worden gedragen. Op deze vraag hebben wij nog geen reactie gekregen. Het is juist dat de gemeente Gilze en Rijen de grond verkoopt, de leges en OZB ontvangt. Alle (voorbereidings)kosten die verband houden met het realiseren van het kantoorgebouw van de ABG komen voor rekening van de ABG. En die belast de kosten door aan de drie gemeenten, op basis van de bekende, geldende verdeelsleutel. Ad 12. (zie beantwoording vragen n.a.v. Radenavond, p.1). Voor hoeveel medewerkers bouwen we eigenlijk? Hevo heeft het over 400 medewerkers; maar daar zitten vlg. mij de 40 buitendienst- en dan nog de (10) baliemedewerkers bij. En van de 60 ingehuurde krachten die worden opgevoerd zijn er een groot aantal ter vervanging, ofwel vanwege ziekte ofwel vanwege niet ingevulde formatie (moet je dus niet meerekenen) en de rest vaak met een lagere flexnorm. Wij vroegen naar een overzicht met de huidige capaciteit per afdeling en feitelijke bezetting op dit moment - vergelijkbaar met het overzicht in het rapport Quickscan ambtelijke huisvesting ABG-organisatie (BBN, 24.4.2019). En dat zou geleverd worden – we hebben dat echter niet. NB.

In de Aanvullende beantwoording (2 febr.) wordt onder punt 6 (werkplekken) verwezen naar de 238 werkplekken (dat is afgeleid van 400 medewerkers). Nogmaals: deze cijfers (op. P. 14) worden niet onderbouwd, en daar vragen wij al een tijdje naar! In de schriftelijke beantwoording van 23 januari 2023 is helder aangegeven hoe de berekening tot stand is gekomen en waarop die is gebaseerd. Notabene: in die beantwoording is aangegeven waarmee BBN in 2019 heeft gerekend en HEVO in 2021/2022. Wij verwijzen nogmaals naar het document van 23 januari 2023.

Ad 13. (zie beantwoording vragen n.a.v. Radenavond, p.2). Volgens ons wordt het investeringsbedrag voor nieuwbouw gruwelijk onderschat. Als het al waar is dat BBN is uitgegaan van 6.000 m2 en Hevo nu 5.000 m2 . Maar dat klopt niet. BBN is toen uitgegaan van een vergelijking met het dan te huren Audaxkantoor. Dat was 5.100 m2 (300) voor de back office ABG, de rest voor bestuurszetel, facilitaire ruimten, restaurant en gangen (memo 1.6.2020). En als het al 6.000 was geweest (quod non!) dan zou het bedrag van toen voor 5.000 niet 25 mio maar 21 mio (1/6 deel minder) kosten. Allebei gaan ze uit van kengetallen die gangbaar zijn voor bouw, dus daar kan het verschil niet in zitten. Nog steeds veel meer dan de 15,3 mio die er nu wordt uitgetrokken en daar zijn prijsstijgingen niet in mee geteld. Wij vroegen daarom maar een specificatie van de 15,3 mio en nadere uitleg waarom Hevo thans zulke lage investeringskosten raamt. Wij achten overigens een second opinion nodig gelet op het grote verschil. In de beantwoording van 23 januari en 2 februari zijn wij op deze vragen ingegaan. Nogmaals kort en goed gezegd: BBN heeft destijds met het bedrag van 25 miljoen een algemene aanname gedaan gebaseerd op hetgeen in de markt toen redelijk was.

HEVO heeft een m2 prijs berekend, die gebaseerd is op het nu opgestelde ruimtelijke en functionele programma van eisen, gebaseerd op hetgeen thans in de markt gangbaar is en rekening houdende met een forse stijging van bouwprijzen in de komende jaren. Het bedrag van 15.3 miljoen euro waarover u een vraag stelt heeft geen betrekking op nieuwbouw, want die 17.2 miljoen euro excl btw. De 15.3 miljoen euro heeft betrekking op eventuele verbouw van het huidige gemeentehuis van GR voor de ambtelijke ABG organisatie. Bij het noemen van het bedrag van 15.3 miljoen euro voor verbouw is de gangbare norm in de markt gehanteerd, te weten: 80% van de kosten van nieuwbouw. Blok B. De overig gestelde vragen tijdens commissie Middelen 1. Wij vroegen aan de wethouder waarom ons geen alternatieven voor de locatie hockeyvelden is voorgelegd (bouw of huur). Antwoord kwam er niet, maar is in de Aanvullende beantwoording: Het is bewuste keuze van ABG-bestuur/drie colleges, want er is geschikte locatievoorhanden.

Is het het ABG-bestuur/drie colleges bekend dat in het Convenant Doorzicht is afgesproken dat er “verschillende huisvestingsscenario’s” worden uitgewerkt? Waarom krijgen de raden dan geen alternatieven, ook qua locatie? De colleges van B en W houden zich aan de (ABG-)uitgangspunten zoals die door de drie gemeenteraden zijn vastgesteld, in september/oktober 2021, naar aanleiding van het externe rapport over “met het oog op de toekomst” (over de ambtelijke huisvesting).

2. Wij vroegen in de commissie Middelen of niet vergeten is in de financiële paragraaf mee te nemen het wegvallen van de huuropbrengsten die wij thans van de ABG-organisatie ontvangen en straks (in centralisatiefase) niet meer. Het gaat om een fors bedrag van €470.837 (waarvan wij per saldo ong. 46% mislopen vanwege de verdeelsleutel). De wethouder zei van niet en zegde toe een nadere onderbouwing te sturen. Die hebben we niet gehad. De wethouder heeft deze vraag tijdens de commissie beantwoord en wel als volgt: wij zijn dit punt niet vergeten bij het opstellen van de financiële paragraaf. Er is derhalve door de wethouder terzake geen toezegging gedaan, omdat het antwoord helder was/is.