RV Budget Dorpsbiografieën - aangepast

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Dantumadiel Jaartal + zaaknummer

: 2024 / 2024-172112

Raadsvergadering d.d.

: 10 december 2024

Portefeuillehouder

: G. Wiersma

Programma

: (5) Wenjen en Omjouwing

Programmaonderdeel

: Wenjen

Naam opsteller

: M. Ras (E-mail: m.ras@dantumadiel.frl)

Onderwerp

: Aanbesteding dorpsbiografieën Dantumadiel

Begrotingswijziging

: Ja

Voorgesteld raadsbesluit De raad wordt voorgesteld het (de) volgende besluit(en) te nemen: 1. Een incidenteel budget van €150.000 beschikbaar te stellen voor het aanbesteden en opstellen van dorpsbiografieën voor alle kernen van de gemeente; 2. Dit bedrag eenmalig te dekken vanuit de algemene reserve en dit te verwerken via een begrotingswijziging (zie Bijlage 1). Inleiding Achtergrond In het raadsprogramma heeft de gemeenteraad het doel gesteld om dorpsbiografieën te vervaardigen voor alle plaatsen (Programma 5). Op dit moment zijn de voorbereidingen getroffen om een uitvraag te doen om deze dorpsbiografieën op te laten stellen. Wat is een dorpsbiografie? Een dorpsbiografie beschrijft en verbeeldt de ontwikkelingsgeschiedenis van een dorp en benoemt daarbij de belangrijkste en typerende landschappelijke en cultuurhistorische kernkwaliteiten. Daarnaast worden bouwstenen ontwikkeld die inspiratie zijn voor toekomstige ontwikkelingen. In het opstellen van deze dorpsbiografieën is het van belang dat ook participatie plaatsvindt van de inwoners. Zo kunnen zij hun perspectief geven op de kernkwaliteiten en ontwikkelingsmogelijkheden van hun dorp. Wat biedt een dorpsbiografie ons? Een dorpsbiografie is een kennisdocument en ligt daarmee aan de basis van (nieuwe) ontwikkelingen.

Hierdoor kan met behoud van eigen identiteit en (historische, landschappelijke en stedenbouwkundige) kwaliteiten verdere ontwikkeling van een dorp worden vormgegeven. Het is een product dat zowel bedoeld is voor de dorpsgemeenschap als voor de gemeentelijke organisatie. Het maakt onderdeel uit van de kennis op orde brengen, zodat op basis van de kennis goede besluiten voor de toekomst kunnen worden genomen (weten wat we hebben). Dorpsbiografieën zijn daarbij ook zeer toekomstgericht. Met input van de dorpen worden ook ontwikkelperspectieven geschetst die recht doen aan bestaande kwaliteiten en die waar mogelijk versterken. Waarom maken we deze dorpsbiografieën niet zelf? Het maken van de dorpsbiografieën vraagt specialistische kennis van landschapsgeschiedenis, ontwerpen en GIS. Daarnaast is het cruciaal dat de participatie van de dorpsbewoners in deze dorpsbiografieën op een goede manier plaatsvindt. Deze capaciteit is momenteel niet aanwezig. Daarbij zijn er niet veel bureaus die deze kwaliteiten wel in huis hebben om een dorpsbiografie van een goed niveau te maken. Marktverkenning Voor deze biografieën is in de maanden april/mei een marktverkenning uitgevoerd. In dit voortraject zijn gesprekken gevoerd met 4 bureaus. Deze bureaus is uitgelegd wat we verstaan onder een dorpsbiografie.

Vervolgens is hen gevraagd om een proforma offerte uit te brengen (een globale schatting van de kosten). Aan de hand van deze proforma offertes wordt geraamd dat de kosten van het opstellen van deze dorpsbiografieën zo rond de €150.000 bedragen.

Vervolg Voor het optellen van de dorpsbiografieën wordt conform het inkoopbeleid een aanbestedingsprocedure opgestart. Hiervoor wordt de raad geadviseerd om de benodigde budgetten beschikbaar te stellen. Naar verwachting zal na het doorlopen van een aanbestedingsprocedure in het voorjaar van 2025 gestart kunnen worden met het onderzoek. Als voorwaarde in de aanbesteding wordt opgenomen dat het eindresultaat binnen een jaar opgeleverd moet worden. Dit zal naar verwachting het voorjaar van 2026 zijn. Het resultaat is een diepgaand kennisdocument dat de basis zal vormen voor visievorming en mogelijk ook andere beleidsstukken. Beoogd effect Het opstellen van dorpsbiografieën van een goede kwaliteit die handvaten kunnen bieden voor (toekomstige) visies en ontwikkelingen. Hiermee wordt voldaan aan één van de doelstellingen uit het raadsprogramma (Programma 5). Argumenten 1.1 We krijgen dorpsbiografieën van goede kwaliteit Dit is van belang, omdat we daarmee een goede en volledige kennisbasis krijgen, waarop we ons beleid en projecten kunnen baseren. Het is een product dat slechts eenmaal gemaakt wordt, en een dorpsbiografie van goede kwaliteit is voor zeer lange tijd houdbaar. Als kennisdocument bevat het namelijk feitelijke informatie die in de basis niet verandert.

Met het vrijgemaakte bedrag is het mogelijk om voor alle dorpen en buurtschappen dorpsbiografieën van goede kwaliteit te krijgen. 1.2 Dorpsbiografieën zijn een belangrijke basis voor verdere visievorming Zoals aangegeven in Argument 1.1 is het van belang om biografieën van een goede kwaliteit te krijgen aangezien ze lang houdbaar zijn. Ze vormen een belangrijke basis voor het opstellen van nadere visies, al dan niet per dorp. 1.3 De beoogde bureaus hebben specifieke kennis én gebiedskennis Voor het opstellen van dorpsbiografieën is specifieke kennis nodig op het gebied van landschapsgeschiedenis, landschapsontwerp, stedenbouwkunde, participatie en GIS. Er zijn niet veel bureaus die deze vaardigheden hebben. Met een meervoudig onderhandse aanbesteding (zie Argument 1.4) worden een aantal specialistische bureaus uitgenodigd om in te schrijven op deze opdracht. 1.4 Een meervoudig onderhandse aanbesteding sluit aan bij het gemeentelijk inkoopbeleid Gelet op de geschatte opdrachtwaarde van circa €150.000 is de voorgeschreven procedure, conform het gemeentelijk inkoopbeleid, een meervoudig onderhandse aanbesteding. Kanttekeningen en risico’s N.v.t. Financiën Voor de dorpsbiografieën is in de maanden april en mei 2024 een marktverkenning uitgevoerd. In dit voortraject zijn gesprekken gevoerd met een aantal bureaus. Deze bureaus is uitgelegd wat we verstaan onder een dorpsbiografie.

Vervolgens is hen gevraagd om een proforma offerte uit te brengen, dit is een globale schatting van de kosten. Aan de hand van deze proforma offertes wordt geraamd dat de kosten van het opstellen van deze dorpsbiografieën zo rond de €150.000 bedragen. De raad wordt dan ook voorgesteld om €150.000 vrij te maken voor een meervoudige aanbesteding en deze kosten te dekken uit de Algemene Reserve. Dit heeft de volgende gevolgen voor de hoogte van de algemene reserve: Omschrijving (bedragen x1.000) Beginsaldo Rekeningresultaat Overige mutaties Mutatie voorstel Eindsaldo

2024

2025

2026

2027

2028

€ 12.828 € 3.867 - € 7.480

€ 9.215 € 2.908 - € 2.088 - €150

€ 9.885 € 2.495 - € 1.474

€ 10.906 € 564 - € 252

€ 11.218 € 246 € 165

€ 9.215

€ 9.885

€ 10.906

€ 11.218

€ 11.629

Met dit vrijgestelde budget kan vervolgens een meervoudige aanbesteding gestart worden, conform het gemeentelijk inkoopbeleid.

V1.1

Vervolg en planning Na positieve besluitvorming kan het traject van een meervoudig onderhandse aanbesteding opgestart worden. De verwachting is dat in de eerste maanden van 2025 overgegaan kan worden tot gunning en het starten van het project. Communicatie + Participatie Communicatie is op dit moment nog niet benodigd. Na positieve besluitvorming zullen deelnemende bureaus op de hoogte worden gebracht van het verdere verloop van de procedure. Bijlagen Bijlage 1: Concept-begrotingswijziging (openbaar)

Damwâld, 15 oktober 2024 Burgemeester en wethouders van de gemeente Dantumadiel,

de locosecretaris, G. van Oudenaarden

de burgemeester, N.L. Agricola

V1.1

Raadsbesluit 2024 / 2024-172112

De raad van de gemeente Dantumadiel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 oktober 2024;

Besluit: 1. Een incidenteel budget van €150.000 beschikbaar te stellen voor het aanbesteden en opstellen van dorpsbiografieën voor alle kernen van de gemeente; 2. Dit bedrag eenmalig te dekken vanuit de algemene reserve en dit te verwerken via een begrotingswijziging (zie Bijlage 1). Aldus besloten door de raad van de gemeente Dantumadiel in zijn openbare vergadering d.d. 10 december 2024 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer2}} 12/12/2024 09:39:29 CET

{{Signer1}} 11/12/2024 15:41:52 CET

Signed By: Jonker, Margreet <m.jonker@dantumadiel.frl>

Signed By: Haga, Anja <a.haga@dantumadiel.frl>

ID: f2481633-3107-4575-a979-756b0b8f229c

ID: f2481633-3107-4575-a979-756b0b8f229c

Auth: Scribble

Auth: Scribble

M. Jonker

drs. A. Haga

V1.1