Raadsvoorstel Wegwerken achterstanden archieven Dantumadiel

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Dantumadiel Jaartal + zaaknummer

: 2024 / 2024-217265

Raadsvergadering d.d.

: 10 december 2024

Portefeuillehouder

: R. Kempenaar

Programma

: n.v.t.

Programmaonderdeel

: n.v.t.

Naam opsteller

: M. de Boer/J. Sietses (E-mail: j.sietses@dantumadiel.frl)

Onderwerp

: Aanpak achterstanden fysieke archieven Dantumadiel

Begrotingswijziging

: Ja

Voorgesteld raadsbesluit De raad wordt voorgesteld het volgende besluit te nemen: 1. Een extra (eenmalig) budget van € 200.000 beschikbaar te stellen om de achterstanden in de fysieke archieven weg te werken door deze toegankelijk te maken, op te schonen en materieel te verzorgen. En dit bedrag te dekken uit de Algemene reserve. . Inleiding Per 1 januari 2024 heeft gemeente Dantumadiel weer een zelfstandige ambtelijke organisatie en is daarmee ook verantwoordelijk voor het beheer van de archieven en de verschillende collecties in de archiefbewaarplaats. Bij de inventarisatie van de archieven en de gesprekken met de voormalige archivaris, en collega’s, is gebleken dat er een grote achterstand is in het toegankelijk maken van de archieven. Dat is al langere tijd gaande, nog ver voor de tijd van de ambtelijke fusie met de gemeente Noardeast Fryslân. Het is zaak om de archieven nu goed en eenmalig aan te pakken en dan met name gericht op de overheidsarchieven zodat deze online toegankelijk worden gemaakt voor het publiek. Dit is ook conform de afspraak met de provinciale archivaris en onze toezichthouder. In mei is er een startbudget van € 100.000 aan de gemeenteraad gevraagd om de achterstanden in het archief weg te werken. Er is toegezegd om dit uit te werken in een nadere verdieping en het bijgevoegde voorstel moet als zodanig worden gezien. Beoogd effect 1.

Binnen drie jaar zijn de achterstanden in het archief weggewerkt. Daarmee is een goed toegankelijk archief voor het publiek en de organisatie gerealiseerd en tevens gereed is voor toekomstige (digitale) ontwikkelingen. 2. Volledig voldoen aan de wettelijke verplichtingen en conform de afspraken met de provinciale toezichthouder. .Argumenten 1.1 Voldoen aan de eisen van de toezichthouder en de wettelijke verplichtingen In de archiefbewaarplaats moet 850 meter archief bewerkt worden. Deze archieven moeten opgeschoond en geïnventariseerd worden in Atlantis. Ook zijn de archieven niet in de juiste materialen gearchiveerd. De gemeente Dantumadiel voldoet momenteel niet aan de wettelijke eisen voor een goed, geordend en toegankelijk archief. Dit betekent dat er nieuwe materialen nodig zijn en ondersteuning met betrekking tot de applicatie. 1.2 Wegwerken achterstanden met huidige personeelsbezetting (formatie) duurt te lang Volgens de interne berekening is het niet mogelijk om binnen drie jaar de achterstanden weg te werken met onze huidige personeelsbezetting. Naast de reguliere werkzaamheden is er onvoldoende tijd om de

achterstanden weg te werken. Met de huidige formatie duurt het ongeveer twee keer zolang om de achterstanden weg te werken en daarom is tijdelijke uitbreiding nodig. 1.3 Voorbereid zijn op de toekomstige ontwikkelingen Gezien de digitale toekomst is het zaak om de archieven voor 2028 in orde en toegankelijk te maken voor het publiek. Hiermee zijn de archieven voorbereid op toekomstige ontwikkelingen als een E-depot en Daarnaast kunnen we een betere en snellere dienstverlening bieden aan de organisatie en burgers. Kanttekeningen en risico’s Financiën Om de achterstanden in het fysieke archief weg te werken is een totaalbudget van € 300.000 benodigd. De totale kosten van € 300.000 bestaan met name uit personele kosten (€ 240.000), materialen (€ 40.000) en applicatiekosten (€ 13.000). Door de raad is reeds € 100.000 beschikbaar gesteld in mei 2024. Daarom dient nog een extra (eenmalig) budget nodig van € 200.000, welke gedekt dient te worden uit de Algemene reserve. Hiermee daalt de verwachte stand van de Algemene reserve per 31-12-2028 naar € 11,6 mln. Vervolg en planning Het wegwerken van de achterstanden zal plaats vinden in jaren 2025-2027. Communicatie + Participatie Bijlagen -

Damwâld, 12 november 2024 Burgemeester en wethouders van de gemeente Dantumadiel,

de secretaris, R.G. Dijksterhuis

de locoburgemeester, R. Kempenaar

V1.1

Raadsbesluit 2024 / 2024-217265

De raad van de gemeente Dantumadiel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 12 november 2024; gelet op het bepaalde in de artikel 3, lid c, van de Archiefverordening Dantumadiel 2024 en artikel 3 van de Archiefwet 1995 Besluit: 1. Een extra (eenmalig) budget van € 200.000 beschikbaar te stellen om de achterstanden in de fysieke archieven weg te werken door deze toegankelijk te maken, op te schonen en materieel te verzorgen. En dit bedrag te dekken uit de Algemene reserve. . Aldus besloten door de raad van de gemeente Dantumadiel in zijn openbare vergadering d.d. 10 december 2024 De raad voornoemd, de griffier,

Signed By: Jonker, Margreet <m.jonker@dantumadiel.frl>

12/12/2024 09:39:25 CET {{Signer2}}

de voorzitter,

Signed By: Haga, Anja <a.haga@dantumadiel.frl>

11/12/2024 15:41:50 CET {{Signer1}}

ID: f2481633-3107-4575-a979-756b0b8f229c

ID: f2481633-3107-4575-a979-756b0b8f229c

Auth: Scribble

Auth: Scribble

M. Jonker

drs. A. Haga

V1.1