Raadsvoorstel wijziging Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk
Tekst van het document
Raadsvoorstel
Raadsvergadering d.d.
:
07 november 2023
Afdeling
:
Griffie
Portefeuillehouder
:
Burgemeester A. Callewaert - de Groot
Onderwerp
:
Wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk
Betreffend onderdeel programmabegroting
:
Taakveld 0 "Bestuur en ondersteuning"
Samenvatting De gemeenteraad van Bergeijk buigt zicht periodiek over hoe zij wil vergaderen en hoe de werkzaamheden in en rondom de gemeenteraad worden georganiseerd. Regels hieromtrent legt de gemeenteraad vast in het Reglement van Orde. De afgelopen periode is een aantal onderwerpen uit het huidige Reglement van Orde ter discussie gesteld. Hieruit volgt de aanleiding om het Reglement van Orde te actualiseren. Inleiding De gemeenteraad van Bergeijk buigt zicht periodiek over hoe zij wil vergaderen en hoe de werkzaamheden in en rondom de gemeenteraad worden georganiseerd. Regels hieromtrent legt de gemeenteraad vast in het Reglement van Orde. Het Reglement van Orde is voor het laatst gewijzigd in 2019. De afgelopen periode is een aantal onderwerpen uit het huidige Reglement van Orde ter discussie gesteld. Hieruit volgt de aanleiding om het Reglement van Orde te actualiseren. Daarnaast is per 1 april 2023 een aantal wijzigingen in de Gemeentewet in werking getreden. Deze wijzigingen hebben gevolgen voor de posities van politieke ambtsdragers en procedures. Deze wijzigingen dienen te worden verwerkt in het te actualiseren Reglement van Orde van de raad. In dit raadsvoorstel worden de meest noemenswaardige voorgestelde wijzigingen besproken. Voorgesteld wordt om het Reglement van Orde daarnaast op een aantal punten redactioneel te wijzigen.
Deze wijzigingen worden in dit raadsvoorstel niet besproken. De wijzigingen hebben betrekking op o.a. vereenvoudiging taalgebruik, wetswijzigingen, doornummering, en aanpassing Reglement van Orde naar de huidige praktijk. De wijzigingen zijn wel zichtbaar in de was-wordt tabel die als bijlagen bij dit voorstel is opgenomen. Advies 1. Het “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk 2019” in te trekken; 2. Het “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk 2023” vast te stellen;
wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk
1
Raadsvoorstel
Beoogd effect Een Reglement van Orde vast te stellen die voldoet aan de geldende regelgeving en past bij de huidige raad en (vergader)cultuur van Bergeijk. Argumenten Het is gebruikelijk dat de raad zich iedere bestuursperiode buigt over de wijze waarop zij wil vergaderen en hoe de werkzaamheden in en rondom de gemeenteraad worden georganiseerd. De Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) helpt hierbij door iedere vier jaar een nieuwe modelverordening op te stellen waarin alle geactualiseerde richtlijnen zijn verwerkt. Dit jaar ontstond de wens van de raad om haar reglement te actualiseren, maar deze ook inhoudelijk op een aantal punten te wijzingen. In het concept raadsbesluit zijn de belangrijkste wijzigingen t.o.v. het huidige reglement van orde in rood aangegeven. Per artikel is tevens een toelichting opgenomen. Hieronder worden slechts de inhoudelijke, noemenswaardige wijzigingen genoemd. 1. Wetswijzigingen vanaf 2019 Dit jaar is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. De nieuwe wet brengt veranderingen met zich mee op het gebied van integriteit en geheimhouding. Over deze onderwerpen kan de raad geen keuzes maken, omdat de wijzigingen wettelijk verplicht zijn. De wetswijzigingen zijn verwerkt in het Raadsvoorstel tot wijziging van het Reglement van Orde. De wijzigingen betreffende de volgende: 1.
De verklaring omtrent het gedrag is voortaan verplicht voor kandidaat-wethouders; 2. Het college, de burgemeester en de commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen; 3. De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen; 4. Informatie waarop geheimhouding rust, moet voortaan altijd met de gehele raad worden gedeeld. 2. Aantal commissieleden per fractie ; (artikel 7) Het aantal commissieleden per fractie is nu gemaximeerd op 6 personen van buiten de raad. De commissieleden mogen zitting nemen in alle commissies. Verder worden er geen eisen gesteld aan de benoeming. Het is niet verplicht dat de te benoemen personen op de kieslijst van de fractie hebben gestaan. Ook zijn er geen regels omtrent tussentijdse wisselingen (binnen een raadsperiode). In de praktijk blijkt dat er tussentijds nogal wat wijzigingen plaatsvinden. Zo zijn er sinds de start van de huidige raadsperiode zeven commissieleden gestopt en twee nieuwe commissieleden bijgekomen. De motieven om te stoppen zijn verschillend, bijvoorbeeld omwille van werk, onverenigbare nevenfunctie, overlijden verminderde interesse in de politiek, etc. Het (administratieve) proces omtrent het aan- en afmelden van commissieleden is tijdrovend voor de griffie en de ambtelijke organisatie (HR en ICT). In vergelijking tot andere gemeenten heeft de gemeente Bergeijk relatief veel commissieleden (in theorie).
Praktijk is wel dat niet alle mogelijke plaatsen worden ingevuld. Om hiervoor genoemde reden wordt voorgesteld het aantal van maximaal 6 commissieleden per fractie te handhaven, maar tussentijdse wissels maar toe staan tot maximaal 6 wisselingen voor de gehele raadsperiode per fractie. 3. Hoofdelijke stemming (art. 25) Het huidige Regelement van Orde bevat geen bepaling over bij wie een hoofdelijke stemming exact begint. Het huidige Reglement van Orde beschrijft dat de stemming begint bij de daarvoor bij loting aangewezen fractie, maar niet bij welk lid van die fractie de stemming start. Hier moet het Reglement van Orde helderheid over scheppen. Voorgesteld wordt een loting op fractieniveau bij aanvang van iedere raadsvergadering (huidig). Toegevoegd wordt dat bij hoofdelijke stemming gestart wordt met het lid van de fractie die vanaf de voorzitter gezien het meest links van de fractie zit, en daarna met de klok mee wordt gegaan.
wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk
2
Raadsvoorstel
4. Agendering en behandelwijze ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven (artikel 12 en 15) De afgelopen periode zijn een aantal ingekomen stukken/raadsinformatiebrieven op verzoek van individuele fracties als agendapunt van commissie- en raadsvergaderingen toegevoegd. Over deze procedure staat niets genoemd in het huidige Reglement van Orde. Voorgesteld wordt dat agendering alleen mogelijk is ná voorafgaande instemming presidium. Het verzoek tot agendering moet worden voorzien van een concrete doelstelling/vraagstelling. Over de behandelwijze wordt de volgende (nieuwe) bepaling in het Reglement van Orde voorgesteld: de verzoekende fractie krijgt in 1e termijn als eerste het woord en licht eerst kort toe wat de reden/aanleiding van agendering is, daarna volgt de inhoudelijke inbreng. Hierna wordt het rondje rechtsom gevolgd en krijgen de andere fracties de gelegenheid om te reageren. Tot slot krijgt het college het woord. Indien de discussie er om vraagt, volgt een tweede termijn. Anders sluit de voorzitter het agendapunt direct ná de eerste termijn. 5. Eenzijdig intrekken of wijzigen raadsstukken door college (artikel 56) Het document ‘raadsvoorstel’ is een collegedocument.
In de praktijk is het voorgekomen dat het college reden ziet om een voorstel van het college dat reeds is aangeboden voor behandeling in een raadsvergadering, al dan niet met voorafgaande commissiebehandeling, in te trekken ofwel te wijzigen. De Gemeentewet zegt hier niks over. Het is aan de raad (en het college) zelf om hier afspraken over te maken en die afspraken vast te leggen in het Reglement van Orde. Het huidige reglement zegt hier niets over. Voorgesteld wordt om wijzigingen van redactionele of procedurele aard in het raadsvoorstel (en/of bijlagen): zonder voorafgaande instemming, maar met voorafgaande kennisgeving aan de raad toe te staan. Wijzigingen in het voorstel worden door het college geel gearceerd. Wijzigingen van inhoudelijke aard of intrekken raadsvoorstel (en/of bijlagen): dit kan slechts met voorafgaande (schriftelijke) instemming van het presidium. Wijzigingen in het voorstel worden door het college gemotiveerd en geel gearceerd. 6. Schriftelijke vragen door commissieleden (artikel 58)) Het huidige Reglement van Orde schrijft in artikel 59 voor dat schriftelijke vragen enkel door raadsleden gesteld kunnen worden. De praktijk is echter dat ook commissieleden schriftelijke vragen stellen en deze worden momenteel ook beantwoord.
Voorgesteld wordt het Reglement van Orde hierop aan te passen en daarmee de mogelijkheid van het stellen van schriftelijke vragen door commissieleden formeel vast te leggen. 7. Bespreekstuk voor slechts één partij (artikel 15) Voorgesteld wordt om wanneer een raadsvoorstel slechts door één partij geagendeerd wordt als bespreekstuk bij een besluitvormende raadsvergadering, de spreekvolgorde in die zin aan te passen dat die partij in eerste termijn als eerste het woord krijgt. Kanttekeningen 1. Lange Termijn Agenda en aanpassingen in het vergadermodel Momenteel worden de mogelijkheden verkend om te gaan werken met een Lange Termijn Agenda (verder: LTA) en een daarbij passend vergadermodel. Wijzigingen in het vergadermodel dienen ook te worden verankerd in het Reglement van Orde. Omdat dit project nog loopt en hierin nog geen keuzes zijn gemaakt, wordt nu vast voorgesteld om het Reglement van Orde op onderdelen te wijzigen. Zodra er beslissingen worden genomen over de LTA die van invloed zijn op het huidige vergadermodel, wordt het Regelement van Orde daarop aangepast en opnieuw aan uw raad voorgelegd ter besluitvorming.
wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk
3
Raadsvoorstel
Financiën Het voorstel leidt niet tot een begrotingswijziging. Communicatie Na besluitvorming wordt de nieuwe verordening gepubliceerd op overheid.nl. Bijlagen - Memo presidium inzake wijzigingen Reglement van Orde. - Was-wordt tabel met daarin de wijzigingen in het Regelement van Orde en de toelichting. Advies presidium Het presidium heeft in haar vergaderingen van 11 mei en 15 juni 2023 de werking van het huidige Reglement van Orde uitvoerig besproken. Op basis daarvan zijn wat suggesties tot aanpassing gedaan. Dit raadsvoorstel is tot stand gekomen op basis van advies van het presidium d.d. 11 mei en 15 juni 2023. Advies Raadscommissie De commissie ABZ heeft in haar vergadering d.d. 26 oktober 2023 geadviseerd om het stuk door te geleiden naar de raadsvergadering van 07 november 2023. Y. van Bakel Griffier
wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van Bergeijk
4