Raadsvoorstel Verordening Commissie Bezwaarschriften

Raadsvoorstel

Raadsvergadering d.d.

:

05 november 2024

Afdeling

:

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder

:

Burgemeester A. Callewaert - de Groot

Onderwerp

:

Vaststellen Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

Betreffend onderdeel programmabegroting

:

Taakveld 0 "Bestuur en ondersteuning"

Samenvatting De gemeente Bergeijk heeft een Commissie Bezwaarschriften die bezwaarschriften tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester behandelt. Dit wordt geregeld in de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012. De regels in die verordening zijn voor een deel verouderd en passen niet meer goed in de praktijk van nu en de toekomst. De nieuwe verordening regelt de onderwerpen duidelijker en toekomstbestendig en is gericht op het oplossen van het bezwaar. Inleiding De rekenkamercommissie heeft in december 2022 het rapport “Klachten, bezwaar en beroepschriften gemeente Bergeijk” uitgebracht. Op 2 maart 2023 heeft de raad besloten dit rapport voor kennisgeving aan te nemen en het college opdracht te geven om de aanbevelingen uit te voeren. Dit voorstel ziet op de uitvoering van de aanbeveling om de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012 te actualiseren. De Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012 regelt de behandeling van bezwaarschriften die tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester worden ingediend.

De volgende onderwerpen worden voorgesteld om te wijzigen: - Zittingsduur van leden verruimen - Mogelijkheid om hoorzittingen te combineren - Mogelijkheid om documenten elektronisch te versturen - Nadruk op informeel aanpakken van bezwaarschriften - Specifiekere regeling over vergoeding van leden Daarnaast worden verwijzingen naar verouderde regels hersteld en wordt rekening gehouden met de toekomstige Wet versterking waarborgfunctie Awb (Algemene wet bestuursrecht). Advies 1. De Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk vast te stellen. Beoogd effect Met dit voorstel wordt uitvoering gegeven aan de aanbeveling van de rekenkamercommissie om de huidige Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012 te bezien op actualiteit. Met de inhoud van de nieuwe verordening wordt de informele aanpak van een bezwaarschrift nog meer benadrukt in het licht van de toekomstige Wet versterking waarborgfunctie Awb. De bezwaarprocedure staat in het teken van begrijpelijke communicatie en oplossingen zoeken met

Vaststellen Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

1

Raadsvoorstel

elkaar. Daarnaast wordt de tekst toekomstbestendiger, begrijpelijker en wordt de inhoudelijke werkwijze van de behandeling van bezwaarschriften verduidelijkt. Argumenten 1.1 De wijziging van de huidige verordening is op aanbeveling van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft in december 2022 het rapport “Klachten, bezwaar en beroepschriften gemeente Bergeijk” uitgebracht. Eén van de aanbevelingen is het actualiseren van de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012. De aanbeveling bevat geen onderwerpen die volgens de rekenkamercommissie geactualiseerd zouden moeten worden. De raad heeft op 2 maart 2023 het besluit genomen om het rapport van de rekenkamercommissie rapport “Klachten, bezwaar en beroepschriften gemeente Bergeijk” voor kennisgeving aan te nemen en het college opdracht te geven om de in het rapport opgenomen aanbevelingen uit te voeren. 1.2 De huidige verordening is gebaseerd op verouderde regels De huidige Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012 is gebaseerd op wetgeving en een bestuurspraktijk van 2012. Sindsdien is wetgeving veranderd en is het accent van de bezwaarprocedure verschoven naar (nog meer) aandacht voor communicatie en het informeel oplossen van bezwaren.

De huidige verordening was daarnaast afgestemd op de verordeningen in de andere Kempengemeenten, waarvan er inmiddels ook enkele zijn geactualiseerd. De voorgestelde verordening is meer tijdsbestendig en anticipeert op toekomstige regels zoals de Wet versterking waarborgfunctie Awb. De expliciete mogelijkheid tot het elektronisch verzenden van stukken, het combineren van hoorzittingen en het schriftelijk behandelen van bezwaarschriften wordt nu geregeld. 1.3 Het voorstel verduidelijkt de werkwijze van behandeling van bezwaarschriften Uit de praktijk is gebleken dat sommige regels in de huidige verordening tot verschillende conclusies kunnen leiden en daarom onduidelijk zijn. Met een duidelijkere tekst en ondubbelzinnige formulering in de voorgestelde verordening wordt verwarring voorkomen. De nieuwe werkwijze legt nog meer de nadruk op het zo vroeg mogelijk communiceren met en uitleggen aan betrokken personen. Dit sluit aan op de toekomstige wijzigingen door de Wet versterking waarborgfunctie Awb. De nieuwe werkwijze implementeert op structurele wijze het informeel oplossen van het bezwaar. Als dat niet lukt, is de hoofdregel dat het bezwaar op een hoorzitting door een onafhankelijke commissie wordt behandeld. Bij uitzondering is een schriftelijke behandeling mogelijk, waarbij wordt beschreven welke handelingen partijen kunnen verwachten.

De regeling van de informele aanpak laat (toekomstige) wijzigingen in de interne werkwijze mogelijk (wie voert wat uit). 1.4 De inhoudelijke wijzigingen dragen bij aan de professionalisering van de Commissie Bezwaarschriften De Commissie Bezwaarschriften is zich aan het professionaliseren om tot een hogere juridische kwaliteit van de behandeling van bezwaarschriften en de inhoud van adviezen te komen. De bezwaarprocedure moet duidelijk, zorgvuldig en doelmatig gebeuren en daadwerkelijk nuttig zijn voor partijen. De mogelijkheid om leden te herbenoemen wordt verruimd van 2 keer 3 jaar (maximaal 6 jaar) naar 4 keer 3 jaar (maximaal 12 jaar). Deze mogelijkheid is gewenst vanwege de vergelijkbare zittingsduur in de andere Kempengemeenten (respectievelijk 9 jaar, 12 jaar of onbeperkt herbenoemen); het beperkt aantal geschikte kandidaten bij vacatures; en de zekerheid die het herbenoemen van een naar tevredenheid functionerend lid geeft. De verruiming gaat gepaard met een structurele evaluatieprocedure over het functioneren van het lid. De vergoedingen voor leden worden gespecificeerd naar soort vergadering. Voor het bijwonen van een vergadering waarin één of meer hoorzittingen worden gehouden, blijft de (hoge) vergoeding hetzelfde als eerst en als in de andere Kempengemeenten.

Die verhoogde vergoeding is gerechtvaardigd uit het oogpunt van de bijzondere deskundigheid en vaardigheden die van een lid verlangd worden tijdens een hoorzitting. Voor het bijwonen van vergaderingen zonder hoorzittingen (zoals een evaluatiebijeenkomst) is een lagere vergoeding op zijn plaats vanwege de kleinere omvang

Vaststellen Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

2

Raadsvoorstel

en intensiteit van de werkzaamheden. De lagere vergoeding geldt ook voor de situatie waarin een lid niet bij de hoorzitting aanwezig is, maar wel op afstand bijdraagt aan de advisering (die moet gebeuren door een voltallige commissie). Het onderscheid in vergoedingen draagt bij aan het gelijkheids- en rechtvaardigheidsgevoel voor een vergelijkbare inzet van leden en stimuleert een voltallige inzet voor een zorgvuldige behandeling van bezwaren. 1.5 Met de vaststelling van de verordening stelt de raad ook de commissie in De verordening dient ook als instellingsbesluit voor het instellen van een andere commissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. Elk bestuursorgaan, dat de behandeling van bezwaarschriften aan een commissie overlaat, moet zo’n instellingsbesluit nemen. Kanttekeningen 1.1 Het verschil in ledenvergoeding voor verschillende soorten vergaderingen kan het voor toekomstige leden minder aantrekkelijk maken Door onderscheid te maken in vergoedingen voor verschillende soorten vergaderingen met bijbehorende werkzaamheden, bestaat het risico dat potentiële leden het minder aantrekkelijk vinden om deel uit te maken van de Commissie Bezwaarschriften van Bergeijk. Door de vergoedingen op deze wijze te regelen, wordt echter direct duidelijk hoe wordt omgegaan met bepaalde situaties. Die duidelijkheid is er niet in de huidige verordening.

Daarnaast doet de vergoedingsregeling recht aan de gevraagde expertise per soort vergadering en aan de gelijke behandeling van leden ten aanzien van de omvang van de gevraagde werkzaamheden. Bovendien stimuleert het leden zodoende om hoorzittingen daadwerkelijk bij te wonen en niet slechts op afstand te adviseren. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. De kosten worden gedekt uit het structurele budget van Raad en Commissie (FCL 6001100), onder Commissievergoeding (ECL 38242). Maatschappelijk verantwoord inkopen Er is geen sprake van een inkoop/aanbesteding naar aanleiding van dit voorstel. Communicatie Het raadsbesluit wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad, op de gemeentelijke website en medegedeeld aan de zittende leden van de Commissie Bezwaarschriften. Uitvoering De Verordening wordt uitgevoerd door het secretariaat van de Commissie Bezwaarschriften. Het secretariaat verzorgt evaluatiemomenten en instructie aan betrokken medewerkers. Bijlagen 1. Raadsbesluit vaststellen Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2. Was-wordt lijst 3. Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012 Advies Raadscommissie ABZ heeft in haar vergadering d.d. 08 oktober 2024 geadviseerd om het stuk door te geleiden naar de raadsvergadering van 05 november 2024.

Burgemeester en wethouders van Bergeijk,

A.J.M. Ewalds Gemeentesecretaris

A. Callewaert – de Groot Burgemeester

Vaststellen Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

3