Raadsvoorstel vaststellen inkoopstrategie aanbesteding accountant boekjaar 2025 e.v.

Raadsvoorstel

Raadsvergadering d.d.

:

19 december 2024

Afdeling

:

Griffie

Portefeuillehouder

:

Gemeenteraad

Onderwerp

:

Vaststellen inkoopstrategie aanbesteding accountant boekjaar 2025 ev.

Betreffend onderdeel programmabegroting

:

Taakveld 0 "Bestuur en ondersteuning"

Samenvatting Na afronding van de stukken ten aanzien van het boekjaar 2024, loopt het contract met de huidige accountant af en is verlenging van dit contract niet meer mogelijk. Het aanstellen van de accountant is een verantwoordelijkheid van de raad. Het presidium heeft gekozen voor een gezamenlijke aanbesteding met de andere Kempengemeenten, KempenPlus en de GRSK. Ter voorbereiding van de aanbesteding, is een gezamenlijk inkoopteam samengesteld. De griffier neemt namens de raad deel aan het gezamenlijk inkoopteam. Inleiding Na afronding van de stukken ten aanzien van het boekjaar 2024, loopt het contract met de huidige accountant af en is verlenging van dit contract niet meer mogelijk. Het aanstellen van de accountant is een verantwoordelijkheid van de raad. De gemeenteraad wijst de accountant aan voor de controle op de jaarrekening. De accountantscontrole, en daarmee ook het aanwijzen, is een belangrijk onderdeel van de controlerende taak van de raad. De raad is opdrachtgever van de accountant. Dit opdrachtgeverschap is in de Gemeentewet geregeld. De gemeente Bergeijk heeft vanaf boekjaar 2018 een overeenkomst met het accountantskantoor Crowe Foederer. Er zijn in de periode 2018 tot en met nu twee overeenkomsten met Crowe Foederer gesloten. Een overeenkomst voor boekjaren 2018 tot en met 2020 en de huidige overeenkomst voor boekjaren 2021 tot en met 2024.

In laatste genoemde overeenkomst zijn verlengingsopties opgenomen waarvan de laatste onlangs is gelicht voor het boekjaar 2024. Door het lichten van deze optie is aanbesteding noodzakelijk voor de accountantsdienst voor het boekjaar 2025 en verder. Bergeijk heeft in het verleden besloten alleen aan te besteden, maar wel aan te sluiten bij de accountant die ook de diensten doet voor de andere Kempengemeenten en organisaties, zoals Kempenplus en de GRSK. Voor aanstaande aanbesteding heeft het presidium gekozen voor een gezamenlijke aanbesteding met de gemeenten Eersel, Bladel, Reusel-de Mierden, KempenPlus en de GRSK. Ter voorbereiding van de aanbesteding, is een gezamenlijk inkoopteam samengesteld. De griffier neemt namens de raad van Bergeijk deel aan het gezamenlijk inkoopteam. De griffier heeft hierbij interne afstemming met de coördinator financiën. Voorstel 1. De inkoopstrategie vast te stellen voor de aanbesteding van de accountant.

Vaststellen inkoopstrategie aanbesteding accountant boekjaar 2025 e.v.

1

Raadsvoorstel

Beoogd effect De inkoopstrategie bepaalt de uitgangspunten voor het inkoopproces van de accountantsdiensten voor boekjaar 2025 e.v. Argumenten 1.1 De raad is bevoegd gezag om de inkoopstrategie vast te stellen De vaststelling van de inkoopstrategie is noodzakelijk voor het kunnen starten van de publicatie van de aanbesteding. De raad is daartoe het bevoegd gezag. 1.2 Er is een zorgvuldig proces doorlopen en de inkoopstrategie is breed gedragen Het proces om te komen van de inkoopstrategie is zorgvuldig opgezet. Een inkoopteam, bestaande uit afvaardiging vanuit iedere deelnemende organisatie, heeft de stukken voorbereid. Dit is gedaan onder begeleiding vaneen inkoopadviseur van Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant. Kanttekeningen 1.1 Er is een krapte op de markt Er zijn niet veel accountantskantoren die de gemeentelijke markt bedienen voor het uitvoeren van controles. Echter is dit geen probleem voor de gemeente Bergeijk, omdat op dit moment al potentiële opdrachtnemers hebben ingeschreven in het Dynamisch Aankoop Systeem (verder: DAS). Dit zal de aanbesteding soepeler laten verlopen. Financiën Het vaststellen van de inkoopstrategie leidt niet tot een begrotingswijziging. Het budget ten behoeve van de accountant is als vast onderdeel opgenomen in de begroting. Uitvoering Het inkoopteam zal na vaststelling van de inkoopstrategie de verdere aanbesteding doorlopen, o.a.

het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, gezamenlijk akkoord geven tot publicatie van de aanbesteding aan de inkoper, vaststellen van de nota(’s) van inlichtingen, beoordelen van de inschrijvingen. Het uiteindelijke gunningsbesluit wordt ter accordering voorgelegd aan de gemeenteraad. Een meer gedetailleerde aanbestedingsplanning is weergegeven in paragraaf 5.3 “planning” van de inkoopstrategie. Communicatie De inkoopstrategie is een intern en vertrouwelijk document en wordt dus niet gepubliceerd. Het wordt slechts gebruikt om de verdere aanbestedingsdocumenten en stappen op te baseren. Communicatie richting aanbestedingspartijen verloopt via Bizob. Bijlagen 1) VERTROUWELIJK: Inkoopstrategie DAS Accountancy Kempengemeenten – deelnemer gemeente Bergeijk. 2) VERTROUWELIJK: Interne memo Aanbesteding gemeente Bergeijk accountant boekjaar 2025 (besproken in het presidium van 12 september 2024. Advies Raadscommissie ABZ heeft in haar vergadering d.d. 19 november 2024 geadviseerd om het stuk door te geleiden naar de raadsvergadering van 19 december 2024. Het presidium van de gemeente Bergeijk, A. Callewaert- de Groot De voorzitter

Vaststellen inkoopstrategie aanbesteding accountant boekjaar 2025 e.v.

2