Raadsvoorstel hoevraag Strategische Kempenagenda.docx

Raadsvoorstel

Raadsvergadering d.d.

:

24 februari 2022

Afdeling

:

Bedrijfsvoering en Publiekszaken

Portefeuillehouder

:

Burgemeester A. Callewaert - de Groot

Onderwerp

:

Hoe-vraag Strategische Kempenagenda

Betreffend onderdeel programmabegroting

:

Taakveld 0 "Bestuur en ondersteuning"

Samenvatting Eind 2019 is de Strategische Kempenagenda (SKA) vastgesteld. In deze agenda zijn vijf inhoudelijke thema’s opgenomen waarop de vijf Kempengemeenten willen samenwerken. In het voorliggende rapport staat een voorstel staat hoe de gemeenteraden kunnen samenwerken. Voorstel is twee maal per jaar een inspirerend Kempencongres te organiseren over een strategisch onderwerp voor de vijf gemeenteraden. Inleiding Eind 2019 is de Strategische Kempenagenda (SKA) vastgesteld. In deze agenda zijn vijf inhoudelijke thema’s opgenomen waarop de vijf Kempengemeenten willen samenwerken: de transitie van het landelijk gebied, de energietransitie, mobiliteit, wonen en economie. De SKA ziet op het ‘wat’: wat gaan we als Kempengemeenten samen oppakken? Tot nu toe zijn er geen afspraken gemaakt over de manier waarop de gemeenteraden betrokken worden bij het werken met de agenda. De fracties van gemeente Bergeijk dienden bij behandeling van het raadsvoorstel een gezamenlijke motie in om de Hoe-vraag zo snel mogelijk in te vullen. De hoe-vraag wordt beantwoord in het voorliggend stuk ‘Richting door de raden’. Advies Instemmen met bijgevoegd raadsvoorstel en concept raadsbesluit en hiermee de raad voorstellen om: 1.

Het document 'Richting door de raden' vast te stellen als richtsnoer om als gemeenteraden van Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden samen op te trekken om invulling te geven aan de Strategische Kempenagenda. 2. Vanaf 2022 structureel € 15.000 in de begroting op te nemen voor de organisatie van de samenwerking. 3. Voor punt 2 de begrotingswijziging 2022 vast te stellen. Beoogd effect Het doel van de samenwerking is om gezamenlijk te bouwen aan inhoud en proces. Waar gewenst vindt er gezamenlijke beeld- en oordeelsvorming plaats. Dit draagt bij aan beter geïnformeerde besluitvorming in de individuele raden en een sterkere positie van de Kempen in de regio. Argumenten 1.1. Bij proces van totstandkoming van het document ‘Richting door de raden’ zijn de raden, colleges, griffie en secretarissen betrokken. Onder begeleiding van Berenschot heeft een proces plaatsgevonden om tot het document ‘Richting door de raden’ (versie november 2021) te komen. Daarbij is door Berenschot materiaal bestudeerd en

Hoe-vraag Strategische Kempenagenda

1

Raadsvoorstel

is met verschillende betrokkenen gesproken: de gemeenteraden zelf, de colleges, de portefeuillehoudersoverleggen, de griffiers en de gemeentesecretarissen. Belangrijk om tot het eindresultaat te komen waren ook de onderzoekende, tussentijdse en afsluitende gesprekken met een afvaardiging van de gemeenteraden en colleges: het opdrachtgeversteam. Tot slot is een concept gepresenteerd tijdens een gezamenlijke raadsbijeenkomst op 8 september 2021. De aandachtspunten die bij deze gezamenlijke bijeenkomst naar voren kwamen zijn verwerkt in het document. 1.2. Het voorstel is geformuleerd vanuit duidelijke kaders voor de samenwerking Voorafgaand aan de totstandkoming van het ontwerp van de samenwerking zijn kaders opgesteld door het opdrachtgeversteam. Deze luiden als volgt: - De samenwerking moet werkbaar zijn. Dat wil zeggen dat de samenwerking praktisch is, niet te ingewikkeld en niet te tijdrovend. - De samenwerking moet gedragen zijn. Dat wil zeggen dat er brede steun is voor de samenwerking onder de verschillende raden (en colleges). - De samenwerking moet uitgewerkt zijn. Met andere woorden: het doel van de samenwerking is helder; de uitgewerkte vorm sluit daarbij aan en is praktisch en concreet en (direct) toepasbaar.

Vanuit de gesprekken met de betrokkenen zijn de volgende aanvullende ontwerpcriteria geformuleerd: - Het doel van de samenwerking is om gezamenlijk te bouwen aan inhoud en proces. Waar gewenst vindt er gezamenlijk beeld- en oordeelsvorming plaats. Dit draagt bij aan beter geïnformeerde besluitvorming in de individuele raden en ene sterkere positie van de Kempen in de regio. - De samenwerking krijgt dan ook vorm vanuit de inhoud, op een select aantal, niet-controversiële thema’s uit de SKA. Van hieruit kan de samenwerking worden uitgebouwd. - Elkaar leren kennen helpt bij inhoudelijke samenwerking. Het is dan ook een randvoorwaarde en geen doel op zich. - Deze werkwijze vraagt om een nadere uitwerking van (thema’s uit) de SKA. Deze geeft nu onvoldoende richting. - Geen belemmering voor deelname Oirschot aan samenwerking. Er is immers geen sprake is congruente samenwerking. 1.3. De voorgestelde manier van samenwerken is tweemaal per jaar een Kempencongres. Berenschot is op basis van de uitgangspunten gekomen tot het ‘Kempencongres’ (hoofdstuk 2 van het document ‘Richting door de raden’) als manier waarop in de praktijk samengewerkt kan worden. Aan het Kempencongres kunnen alle raadsleden deelnemen en het wordt tweemaal per jaar gehouden, eenmaal in het voorjaar en eenmaal in het najaar.

In het najaarscongres wordt gesproken over hoe de gezamenlijke raden bij de opgaven voor de middellange en lange termijn willen worden betrokken. Daaruit volgt een werkprogramma voor de colleges ten behoeve van de raden van de Kempengemeenten. In het voorjaar wordt door de deelnemers, samen met de portefeuillehouders, terug gekeken op de samenwerking en de resultaten van het afgelopen jaar. Doelstelling is, zoals reeds eerder benoemd, klein te beginnen met de Kempencongressen. Maar ook wordt gestreefd naar congressen die de ruimte geven om te inspireren en te verdiepen op specifieke thema’s die juist voor de gezamenlijke Kempengemeenten van belang zijn. Daarmee worden congressen beoogd die zowel qua vorm als qua inhoud aantrekkelijk zijn voor de deelnemers. Op pagina 9 van het document ‘Richting door de raden’ is het bovenstaande visueel weergegeven. 1.4. De autonomie van de afzonderlijke gemeenten blijft gegarandeerd. De Kempencongressen worden belegd om de gezamenlijke gemeenteraden te informeren en te inspireren en kunnen, indien gewenst, vervolgens doorgroeien naar een instrument om gezamenlijke beeldvorming en oordeelsvorming te organiseren. Het Kempencongres neemt géén besluiten. 1.5. Aandachtspunten benoemd door de gemeenteraden voor het Kempencongres. Op 8 september jl. is het ontwerp van de samenwerking besproken door de raden van de Kempengemeenten.

De samenwerking heeft breed draagvlak en om dit te behouden zijn er zes

Hoe-vraag Strategische Kempenagenda

2

Raadsvoorstel

aandachtspunten benoemd. Enkele aandachtspunten zijn al benoemd, maar worden zo belangrijk gevonden dat ze hier nogmaals onder de aandacht worden gebracht. • De kwaliteit van de congressen is cruciaal. Ze moeten zowel functioneel als inspirerend zijn. Dit is op diverse punten in het ontwerp verwerkt. • De gemeenteraadsleden moeten invloed hebben op de agenda. Hiervoor is een Agendacommissie raadsleden in het leven geroepen. • Er is professionele ondersteuning nodig voor de vormgeving van de congressen en ambtelijke ondersteuning voor de organisatie ervan. • Voor een succesvolle, duurzame en op draagvlak gebaseerde samenwerking is het cruciaal dat een substantieel deel van de raadsleden bij de Kempencongressen aanwezig zijn. • Begin niet te controversieel en ambitieus. Het is belangrijk om in de samenwerking niet met de zwaarste thema’s te beginnen. 1.6 Er is structureel € 15.000 per gemeente nodig voor een goede organisatie van de congressen. Om ervoor te zorgen dat de Kempencongressen goed worden georganiseerd, functioneel en inspirerend zijn, wordt geadviseerd om hiervoor een substantieel bedrag beschikbaar te stellen.

Indien uitgegaan wordt van professionele ondersteuning voor de organisatie van de congressen (vorm waarin, ambtelijke ondersteuning, eventuele sprekers, huur van de locatie, hapjes en drankjes) wordt in eerste instantie een (structureel) bedrag van € 15.000 per gemeente benodigd geacht. Omdat door deze wijze van samenwerking moeilijk een connectie met het aantal inwoners of de grootte van de gemeente te vinden is, wordt een verdeelsleutel op basis van inwoneraantallen niet geschikt bevonden. Kanttekeningen 1.1. De succesfactoren zijn tevens faalfactoren als ze niet goed ingevuld worden. Met de kaders, ontwerpcriteria en aandachtspunten zijn diverse factoren benoemd die tot een succesvolle samenwerking leiden. Deze succesfactoren zijn echter tevens faalfactoren als ze niet goed worden ingevuld. De Kempencongressen zullen dan snel verwateren en leiden mogelijk tot een stille beëindiging van deze samenwerking. 1.2. De daadwerkelijke organisatie moet nog geïmplementeerd worden. Het document ‘Richting door de raden’ voorziet alleen in de theoretische samenwerking. De praktische kant dient nog georganiseerd te worden, waarbij het aandachtspunt van de professionele en ambtelijke ondersteuning voor vorm respectievelijk organisatie van belang zijn.

De griffiers en gemeentesecretarissen worden gevraagd om hierin mee te denken zodat de aansturing en de benodigde (ambtelijke) capaciteit beoordeeld en ingeregeld kan worden. Het aandachtspunt (punt 4, pagina 29, document ‘Richting door de raden’) dat “het niet werkt als elke gemeenten om toerbeurt verantwoordelijk is voor de uitvoering van de samenwerking” dient onderdeel van het denkproces uit te maken. Financiën Voorgesteld wordt om vanaf 2022 een structureel exploitatiebudget van € 15.000 per gemeente beschikbaar te stellen voor de voorbereiding en organisatie van de Kempencongressen. Communicatie Publiciteit voor de goede samenwerking in de Kempen bij behandeling van het raadsvoorstel en na de congressen. Uitvoering Eerste Kempencongres na de zomer van 2022 In het najaarscongres vindt steeds de ‘start’ plaats om het jaar daarop vervolg te geven aan de samenwerking. Daarnaast vinden er in het voorjaar van 2022 gemeenteraadsverkiezingen plaats. Tenslotte dient nog een aantal organisatorische aspecten ingeregeld te worden. Het meest logische moment om met de Kempencongressen te beginnen is daarom een moment na de zomer van 2022.

Hoe-vraag Strategische Kempenagenda

3

Raadsvoorstel

Hoewel aangegeven is dat de raden over hun eigen agenda gaan, is op verschillende momenten wel de suggestie gedaan om dan met het onderwerp Omgevingsagenda / Ontwikkelstrategie / BO-MIRT af te trappen. Idealiter wordt het eerste Kempencongres voorafgegaan door een bijeenkomst van de nieuwe raden van de Kempengemeenten in het voorjaar van 2022. Deze bijeenkomst heeft dan als doel om elkaar te leren kennen en de samenwerking nogmaals toe te lichten aan alle raadsleden. Zowel bij deze eerste bijeenkomst als bij latere Kempencongressen dient beoordeeld te worden in hoeverre en in welke vorm die plaats kunnen vinden als er coronamaatregelen gelden. Om verder voldoende tijd te hebben om de daadwerkelijke en verdere organisatie van de Kempencongressen te implementeren, zal in Bladel bekeken worden of het aanbod kan worden gedaan om de eerste (kennismakings-) bijeenkomst door Bladel te laten organiseren. Bijlagen - Document ‘Richting door de raden’ versie november 2021 - Concept raadsbesluit Hoe-vraag Strategische Kempenagenda Advies Raadscommissie De commissie ABZ heeft in haar vergadering d.d. 03 februari 2022 geadviseerd om het stuk door te geleiden naar de raadsvergadering van 24 februari 2022 als bespreekstuk. Burgemeester en wethouders van Bergeijk,

H.A.J. Loos Secretaris

A. Callewaert – de Groot Burgemeester

Hoe-vraag Strategische Kempenagenda

4