Raadsvoorstel Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

Raadsvoorstel

Raadsvergadering d.d.

:

21 december 2023

Afdeling

:

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder

:

Wethouder S.C.A. Luijten

Onderwerp

:

Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

Betreffend onderdeel programmabegroting

:

Taakveld 0 "Bestuur en ondersteuning"

Samenvatting Vanwege nieuwe wet- en regelgeving dienen een aantal aanpassingen doorgevoerd te worden in het controleprotocol. Welke conform ex artikel 213 Gemeentewet (controleverordening) door uw raad vastgesteld dienen te worden. Per 2023 dient in het controleprotocol aandacht besteed te worden aan een nieuw onderdeel, de rechtmatigheidsverantwoording. Waar voorheen de accountant een uitspraak deed over de getrouwheid en rechtmatigheid gaat dit per boekjaar 2023 veranderen. Het college gaat een rechtmatigheidsverantwoording afleggen in de jaarrekening. De accountant gaat hierdoor alleen nog toetsen op getrouwheid. Maar neemt in deze toetsing wel de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording mee. Door deze uitbreiding in het protocol spreken we nu van een controle- en rechtmatigheidsprotocol (hierna: protocol). Het voorliggende protocol bevat hierdoor oude en nieuwe onderdelen. Zo was er bij het vorige protocol ook al sprake van een goedkeurings- en een rapporteringstolerantie. Voor wat betreft de goedkeuringstolerantie(s) is er geen aanleiding om deze aan te passen. De rapporteringstolerantie stellen we voor aan te passen naar € 50.000, zodat deze ook aansluit op de controlesystematiek van de accountant. Nieuw in het protocol zijn de begrippen verantwoordingsgrens en rapportagegrens. Deze begrippen hebben specifiek te maken met de rechtmatigheidsverantwoording.

De verantwoordingsgrens betreft het % wat door uw raad wordt aangegeven wanneer er op rechtmatigheidsgebied verantwoording dient plaats te vinden richting uw raad. Dit % is wettelijk vastgesteld tussen de 0% en 3% van de totale begrote lasten inclusief dotaties reserves. In de financiële verordening van januari 2023 is deze grens gesteld op 1% (in lijn met de goedkeuringstolerantie van de accountant). Er is geen aanleiding om deze grens in dit voorstel bij te stellen. De rapporteringsgrens betreft de grens waarboven het college uw raad actief mee wil gaan nemen (rapporteren) bij geconstateerde onrechtmatigheden. Het voorstel is deze grens op € 50.000 te stellen. Waarmee deze grens aansluit bij de rapporteringstolerantie van de accountant. Het voorliggende protocol geldt voor de verantwoordingsjaren 2023 en 2024. Daarmee sluit het aan bij de opdracht voor accountantsdiensten, welke we de laatste optie tot verlenging mogelijk doorloopt tot en met boekjaar 2024. Periodiek dient ook het normen- en toetsingskader geactualiseerd te worden. Het normenkader betreft een lijst van interne en externe wet- en regelgeving welke financiële effecten hebben. Het toetsingskader geeft weer welke onderdelen van deze wet- en regelgeving nu daadwerkelijk in de

Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

1

Raadsvoorstel

controles betrokken wordt. In het verleden is afgesproken het normen- en toetsingskader één keer per raadsperiode aan uw raad ter vaststelling voor te leggen. En daarna wordt het jaarlijks geactualiseerd ter vaststelling voorgelegd aan het college. Het normen- en toetsingskader zijn als bijlagen geïntegreerd in het controleprotocol. Deze kaders dienen jaarlijks afzonderlijk geactualiseerd te worden vanwege wijzigingen in wet- en regelgeving. Bij opstellen van het controleprotocol is gebleken dat we bij de actualisatie van de financiële verordening op één onderdeel afweken van de rapporteringstolerantie van de accountant. In artikel 10 lid 3 wordt namelijk gesproken over een rapportagegrens van € 15.000. In overleg met de accountant is het voorstel deze rapportagegrens te stellen op € 50.000. Deze grens sluit beter aan op de huidige controlewerkzaamheden en -systematiek van zowel de accountant als van onze verbijzonderde interne controle. En veroorzaakt daarmee ook geen onnodig extra werk. Door deze aanpassing dient de financiële verordening gemeente Bergeijk 2023 opnieuw vastgesteld te worden middels een apart raadsbesluit. Voorstel 1. Het controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024 vast te stellen; 2. Het normenkader 2023 en het toetsingskader 2023 (bijlagen bij het controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024) vast te stellen; 3.

In te trekken de Financiële verordening gemeente Bergeijk 2023, vastgesteld op 26 januari 2023. 4. Vast te stellen de Financiële verordening gemeente Bergeijk 2023. Beoogd effect Nadere toelichting en invulling te geven aan het controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024, vanwege de wijzigingen die voortvloeien uit de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Door middel van het vaststellen van het controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024 worden de toleranties en grenzen welke benodigd zijn voor de controlewerkzaamheden en toelichting in de jaarstukken vastgelegd. Daarnaast dient het vaststellen van het normen- en toetsingskader om de kaders te definiëren waarmee de controlewerkzaamheden over 2023 uitgevoerd kunnen worden. Argumenten 1.1 Actualisatie controle- (en rechtmatigheids)protocol op veranderingen in wetgeving Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient het controleprotocol geactualiseerd te worden. Omdat er nu specifiek sprake is van een aparte rechtmatigheidsverantwoording hebben we het controleprotocol uitgebreid met rechtmatigheidsaspecten. We spreken daarom vanaf nu van het controle- en rechtmatigheidsprotocol (hierna: protocol). Dit protocol spreekt van een goedkeuringstolerantie / rapporteringstolerantie / verantwoordingsgrens en een rapportagegrens.

De goedkeurings- & rapporteringstolerantie zijn van toepassing op de controle van de accountant (controle op getrouwheid). De verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens zijn van toepassing op de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens en rapportagegrens zijn nieuwe begrippen in het protocol. Om een compleet controleprotocol te hebben dienen deze grenzen opgenomen te worden in het controleprotocol. Doordat het boekjaar 2023 het 1e jaar is van de rechtmatigheidsverantwoording wordt er in het protocol nadere toelichting en invulling gegeven aan de nieuwe wet- en regelgeving. 1.2 Verantwoordingsgrens aan laten sluiten op kaders accountant en andere Kempengemeenten De verantwoordingsgrens betreft de grens vanaf waar het college verantwoording af moet gaan leggen aan uw raad, omtrent fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheid. Deze verantwoording vind plaats in een hiertoe speciaal opgestelde model rechtmatigheidsverantwoording. Dit model dient aan de jaarstukken toegevoegd te worden. Op aanraden van de commissie BADO dient de verantwoordingsgrens te worden vastgesteld op een percentage tussen de 0% en 3%.

Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

2

Raadsvoorstel

Om het percentage van de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang: • de informatiepositie van uw raad (hoe lager de verantwoordingsgrens hoe gedetailleerder er geïnformeerd wordt), • de kosten van de verantwoording (hoe lager de verantwoordingsgrens des te meer controlewerkzaamheden er benodigd zijn wat resulteert in hogere kosten); • de eenduidigheid van normen en communicatie (qua vergelijk en communicatie is het handig zoveel mogelijk aan te sluiten bij de controleaanpak van de accountant). Bij het raadsbesluit van de financiële verordening 2023 (artikel 10 lid 2) is de verantwoordingsgrens reeds op 1% gesteld. Dit percentage sluit aan op het percentage wat onze accountant hanteert bij haar controlewerkzaamheden en de gehanteerde percentages in andere Kempengemeenten. In het protocol sluiten we daarom aan bij dit percentage van 1%. 1.3 Rapportagegrens aan laten sluiten op accountant en andere Kempengemeenten In de paragraaf Bedrijfsvoering kan het college een toelichting geven op fouten die zijn geconstateerd als onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle, maar niet zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan uw raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. De grens waarboven deze toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering van toepassing is wordt de rapportagegrens genoemd. Wij stellen voor hiervoor een grens van € 50.000 te hanteren. Hierdoor blijft de informatiepositie van uw raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen. We gebruiken dit bedrag immers ook al in onze huidige controlewerkzaamheden. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in het rapport van bevindingen. Daarnaast kennen andere Kempengemeenten dezelfde rapportagegrens. 1.4 De toleranties blijven hanteren op eerdere percentages De goedkeurings- en rapporteringstolerantie zijn in het protocol in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd opgenomen. Ook hiermee sluiten we aan op de ingezette lijn van onze accountant. 2.1 Normen- en toetsingskader dienen jaarlijks geactualiseerd te worden (vanwege tussentijdse aanpassingen in wet- en regelgeving) Het college draagt conform art.

212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend normen- en toetsingskader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

3.1 Artikel 10 lid 3 van de financiële verordening dient aangepast te worden van € 15.000 naar € 50.000 om zo aan te sluiten op de normen van de accountant De financiële verordening is onlangs, per raadsbesluit van 26 januari 2023, vastgesteld. In de actualisatie van de financiële verordening destijds zijn actualisaties omtrent de rechtmatigheidsverantwoording reeds meegenomen. Op één punt is abusievelijk een verschil ontstaan met de huidige lijn van onze accountant. De rapportagegrens is in artikel 10 lid 3 vastgesteld op € 15.000. Dit wijkt af van de lijn die de accountant

Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

3

Raadsvoorstel

in eerdere jaren heeft aangehouden en op dit vlak adviseert te hanteren. Op aanraden van onze accountant is ervoor gekozen de rapportagegrens gelijk te houden met de door onze accountant gehanteerde rapporteringstolerantie van € 50.000. Dit om onnodige werkzaamheden te voorkomen en efficiëntie in de controle te bevorderen. Daarnaast sluiten we met deze grens ook aan op de rapportagegrens bij andere Kempengemeenten. 3.2 Financiële verordening dient in zijn geheel in een separaat raadsbesluit vastgesteld te worden Wettelijk gezien dienen we bij een wijziging op een verordening de verordening opnieuw compleet vast te stellen. De gevraagde wijziging komt wel voort uit de aanpassing van het controleprotocol. Maar we dienen dus wel een separaat raadsvoorstel voor te leggen. Hierdoor ontstaan er bij dit voorstel dus feitelijk twee raadsbesluiten. Kanttekeningen 1.1 Mogelijk meer werkzaamheden accountant bij afwijkende toleranties/grenzen De accountant moet mogelijk meer werkzaamheden verrichten bij een afwijkende tolerantie. De toleranties voor de accountantscontrole ten aanzien van getrouwheid zijn wettelijk vastgesteld op maximaal 1%. Op het moment dat de (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd met een grens van 3% ontstaat de situatie dat de accountant mogelijk extra werkzaamheden moet verrichten.

Om dit te ondervangen was (verbijzonderde) interne controle worden uitgevoerd met een verantwoordingsgrens van 1%. 1.2 Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. Hierdoor is evenals voorgaande jaren en conform de Notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV en op advies van de accountant ervoor gekozen om de regelgeving vanuit het college niet op te nemen in het normenkader. 3.1 Niet aanpassen van de lagere rapportagegrens (€ 15.000) betekent meer controlewerkzaamheden Wanneer we de rapportagegrens niet zouden aanpassen op de grens van € 50.000 dan zou dit meer controlewerkzaamheden betekenen voor zowel de verbijzonderde interne controle (VIC) als voor de accountant. Momenteel zijn onze eigen VIC-werkzaamheden ingericht omstreeks de drempel van € 50.000. Ditzelfde geldt ook voor de controlewerkzaamheden van de accountant. Wanneer we de rapportagegrens dus lager dan deze drempel laten staan betekent dit logischerwijs dat we (aanzienlijk) meer controlewerkzaamheden dienen uit te voeren. Wat weer zorgt voor zowel capacitaire (interne capaciteit) als budgettaire uitdagingen (meerwerk accountant). Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen.

Maatschappelijk verantwoord inkopen Er is geen sprake van een inkoop/aanbesteding naar aanleiding van dit voorstel. Communicatie Via de reguliere kanalen. Uitvoering Zal plaatsvinden conform hetgeen opgenomen in het controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024. Bijlagen 1. Raadsvoorstel controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024; 2. Raadsbesluit controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024; 3. Raadsbesluit actualisatie financiële verordening 2023. Advies Raadscommissie

Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

4

Raadsvoorstel

ABZ heeft in haar vergadering d.d. 07 december 2023 geadviseerd om het stuk door te geleiden naar de raadsvergadering van 21 december 2023. Burgemeester en wethouders van Bergeijk,

A.J.M. Ewalds Gemeentesecretaris

A. Callewaert – de Groot Burgemeester

Controle- en rechtmatigheidsprotocol 2023-2024

5