Raadsvoorstel Archiefverordening gemeente Bergeijk 2023.

Raadsvoorstel

Raadsvergadering d.d.

:

30 november 2023

Afdeling

:

Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder

:

Burgemeester A. Callewaert - de Groot

Onderwerp

:

Archiefverordening gemeente Bergeijk 2023.

Betreffend onderdeel programmabegroting

:

Taakveld 0 "Bestuur en ondersteuning"

Samenvatting De gemeenteraad is bevoegd om een verordening vast te stellen, waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders de zorg opdraagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Ter uitvoering van de verordening stelt het college de Beheerregeling Informatiebeheer vast. Tijdens de audit 2022 door het RHCe is gebleken dat in de Archiefverordening 2016 nog steeds geldend is terwijl in het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer is opgenomen dat de verordening maximaal 5 jaar oud mag zijn. De reden dat dit niet gebeurd is, ligt in het feit dat in 2021 een nieuwe Archiefwet van kracht zou worden, zodat hiermede rekening in de nieuwe verordening kon worden gehouden. De invoering van deze wet is inmiddels uitgesteld tot 2027. Met dit uitstel kunnen we niet wachten met de actualisering van de huidige Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer. Tijdens de audit kwam ook aan het licht dat in de Archiefverordening 2016 een artikel waarin de taken van de streekarchivaris ten aanzien van (niet) overgebrachte archiefbescheiden worden beschreven, ontbrak. Deze omissie wordt in artikel 2 van de Archiefverordening 2023 recht gezet. Omdat de Archiefverordening 2023 veel beknopter is dan de Archiefverordening 2016 zijn de wijzigingen ten opzichte van de verordening 2016 niet bijgevoegd.

De vervallen artikelen zijn verwerkt in de Beheerregeling Informatiebeheer (zie bijlage). Advies Raadscommissie De commissie ABZ heeft in haar vergadering d.d. 14 november 2023 geadviseerd om het stuk door te geleiden naar de raadsvergadering van 30 november 2023. Burgemeester en wethouders van Bergeijk,

A.J.M. Ewalds Gemeentesecretaris

A. Callewaert – de Groot Burgemeester

Vaststellen Archiefverordening gemeente Bergeijk 2023.

1