bijlage Strategische Kempenagenda -Richting door de raden .pdf
Tekst van het document
De gezamenlijke raadsbetrokkenheid bij de uitvoering van de Strategische Kempenagenda November 2021
RICHTING DOOR DE RAAD
Richting door de raden
Foto: Ronald Otter
INHOUDSOPGAVE 1. Introductie 1.1 Inleiding 1.2 Ontwerpcriteria samenwerking
2. Hoe ziet de samenwerking eruit? 2.1 De samenwerking in één oogopslag 2.2 Het Kempencongres 2.3 Werkprogramma Kempenraden 2.4 Startnotities
2.5 Evaluatie Bijlage 1. Aandachtspunten en opstartfase Bijlage 2. Opgedane bevindingen tijdens het proces
3 Foto: Gerard Bruggenwirth
1
Introductie 1.1 Inleiding 1.2 Ontwerpcriteria samenwerking
Foto: Inca van de Weem
1.1
Inleiding
Wat ligt er voor u?
Hoe is de uitwerking van ‘Richting door de raden’ tot stand gekomen?
Eind 2019 is de Strategische Kempenagenda (SKA) vastgesteld. In deze agenda zijn vijf inhoudelijke thema’s opgenomen waarop de vijf Kempengemeenten willen samenwerken: de transitie van het landelijk gebied, de energietransitie, mobiliteit, wonen en economie.
Om deze vraag te beantwoorden is in de afgelopen maanden een gezamenlijk proces doorlopen met de opdrachtgeversgroep. Dit proces stond onder begeleiding van Berenschot.
De SKA ziet op het ‘wat’: wat gaan we als Kempengemeenten samen oppakken? Tot nu toe zijn er geen afspraken gemaakt over de wijze waarop de gemeenteraden betrokken worden bij realisatie van de agenda. Deze vraag wordt beantwoord in voorliggend stuk.
Kaders opdrachtgeversgroep Met het oog op de samenwerking zijn door de opdrachtgeversgroep, bestaande uit de vijf burgemeesters en twee raadsleden per gemeente, de volgende uitgangspunten meegegeven: •
De samenwerking moet werkbaar zijn. Dat wil zeggen dat de samenwerking praktisch is, niet te ingewikkeld en niet te tijdrovend.
•
De samenwerking moet gedragen zijn. Dat wil zeggen dat er brede steun is voor de samenwerking onder de verschillende raden (en colleges).
•
De samenwerking moet uitgewerkt zijn. Met andere woorden: het doel van de samenwerking is helder; de uitgewerkte vorm sluit daarbij aan en is praktisch en concreet en (direct) toepasbaar.
Door Berenschot is materiaal bestudeerd en met verschillende betrokkenen gesproken: de gemeenteraden zelf, de colleges, de portefeuillehoudersoverleggen, de griffiers en de gemeentesecretarissen. In de gesprekken stonden drie vragen centraal:
• • •
Waarom zou je als gemeenteraden willen samenwerken in het kader van de SKA? Op welke thema’s (van de SKA) zou je als gemeenteraden onderling willen samenwerken? Hoe wil je als gemeenteraden onderlinge samenwerken in het kader van de SKA?
Vervolgens heeft Berenschot een voorstel gedaan voor de uitwerking van de samenwerking tussen de gemeenteraden.
5
6
1.2
Ontwerpcriteria samenwerking
Door de opdrachtgeversgroep zijn enkele kaders voor de samenwerking meegegeven (zie 1.1.). Vanuit de gesprekken met betrokkenen is Berenschot tot de volgende aanvullende ontwerpcriteria gekomen voor de samenwerking.
Het doel van de samenwerking is om gezamenlijk te bouwen aan inhoud en proces. Waar gewenst vindt er gezamenlijke beeld- en oordeelsvorming plaats. Dit draagt bij aan beter geïnformeerde besluitvorming in de individuele raden en een sterkere positie van de Kempen in de regio.
De samenwerking krijgt dan ook vorm vanuit de inhoud, op een select aantal, niet controversiële thema’s uit de SKA. Van hieruit kan de samenwerking worden uitgebouwd.
Elkaar leren kennen helpt bij inhoudelijke samenwerking. Het is dan ook een randvoorwaarde en geen doel op zich.
Deze werkwijze vraagt om een nadere uitwerking van (thema’s uit) de SKA. Deze geeft nu onvoldoende richting.
Geen belemmering voor deelname Oirschot aan samenwerking. Er is immers geen sprake van congruente samenwerking.
7
2
Hoe ziet de samenwerking eruit? 2.1 De samenwerking in één oogopslag 2.2 Het Kempencongres 2.3 Werkprogramma Kempenraden 2.4 Startnotities 2.5 Evaluatie
2.1 De samenwerking in één oogopslag Concrete en actuele Strategische Kempenagenda
Werkprogramma Kempenraden
Kempencongres voorjaar Kempencongres najaar
Startnotitie
1.
Vooruitblik op inhoud
2.
Voorkeur van raadsbetrokkenheid
+ evalueren!
Startnotitie
Startnotitie
Startnotitie
1.
Terugblik op inhoud
2.
Presentatie werkprogramma Kempenraden
3.
Inspiratie of verdieping op specifieke thema’s of opgaven
Doen!
9
2.2 Het Kempencongres 2.1.1 Doel, opzet en organisatie 2.1.2 Het najaarscongres 2.1.3 Het voorjaarscongres 2.1.4 Mogelijke werkvormen 2.1.5 Taken en verantwoordelijkheden
Foto: Inca van de Weem
2.2
Het Kempencongres
2.2.1 Doel, opzet en organisatie
Wat zijn de doelen van het Kempencongres?
Wie organiseert het Kempencongres?
Het Kempencongres heeft drie hoofddoelen: 1. Bouwen aan bestuurlijk netwerk en vertrouwen tussen gemeenteraadsleden. 2. Terugblikken op de samenwerking op de SKA-thema’s: welke activiteiten zijn gestart, hoe zijn de raden daarbij betrokken en welke resultaten zijn geboekt 3. Vooruitblikken naar de opgaven voor de Kempengemeenten en afspraken maken over de gezamenlijke raadsbetrokkenheid voor het komende jaar.
De vijf burgemeester tezamen zijn verantwoordelijk voor de organisatie van het Kempencongres. Het ligt voor de hand om als burgemeesters om beurten het voortouw te nemen in de organisatie van het Kempencongres. Het inhoudelijke programma wordt door de burgemeesters samengesteld in overleg met de agendacommissie Kempenraden* en in afstemming met de portefeuillehoudersoverleggen. De agenda bevat een heldere beschrijving van de onderwerpen en status van de bespreking (ter inspiratie, ter oordeelsvorming, ter beeldvorming, etc.).
Wat is het Kempencongres? Het Kempencongres is een evenement voor alle raadsleden. Het Kempencongres vindt twee keer per jaar plaats: in het voorjaar en in het najaar. De twee congressen vullen elkaar aan.
Het Kempencongres wordt bij voorkeur georganiseerd op een externe en inspirerende locatie; bijvoorbeeld bij een ondernemer of regionale organisatie, in een cultureel centrum, et cetera.
Tijdens het najaarscongres blikken de colleges en raadsleden vooruit naar de gezamenlijke opgaven van de Kempengemeenten in de komende jaren (lange termijn) en hun samenwerking in de komende twee jaar (korte termijn). Raadsleden van de vijf gemeenten gaan met elkaar in gesprek over hoe zij bij deze gezamenlijke opgaven betrokken willen worden. Hieruit komt het gezamenlijk Werkprogramma Kempenraden voort.
➢ De cyclus van een najaarscongres en voorjaarscongres sluit op hoofdlijnen aan bij die van
Tijdens het voorjaarscongres blikken de raadsleden met de portefeuillehouders terug op de samenwerking en de resultaten van het afgelopen jaar en presenteren de colleges (een update van de) het Werkprogramma Kempenraden voor de komende twee jaar. Tijdens zowel het voorjaarscongres als het najaarscongres is ruimte voor inspiratie en verdieping op specifieke thema’s.
de (Metropoolconferenties van de) Metropoolregio Eindhoven (MRE). De Metropoolconferentie in het najaar is namelijk onderdeel van de totstandkoming van de jaarlijkse werkprogramma’s en de (vierjaarlijkse) actualisatie van het samenwerkingsakkoord. ➢ Door het najaarscongres Kempenraden te organiseren na de Metropoolconferentie zijn raadsleden vroeg op de hoogte van de ontwikkelingen in de MRE en kunnen zij mogelijk het Werkprogramma Kempenraden hierop laten aansluiten. Indien het Kempencongres voor een Metropoolconferentie plaatsvindt kan het mogelijk zijn om de inbreng op deze conferentie gezamenlijk af te stemmen.
11
2.2 Het Kempencongres 2.2.2 Het najaarscongres
Raadsleden en collegeleden blikken vooruit op gezamenlijke opgaven ▪ Presentatie van de relevante thema’s uit de SKA door portefeuillehouders en/of
▪
inspirerende sprekers: • Wat zijn de opgaven voor de Kempen? • Welke doelen hebben we onszelf gesteld? • Welke resultaten willen we behalen? • Wat gaan we daar de komende jaren voor doen? • Wat is de relatie met de MRE? Hoe leggen we die verbinding? • Wat is de verbinding tussen de Kempengemeenten op deze opgave? En wat is het belang om hierin al dan niet gezamenlijk op te trekken als Kempengemeenten? Raadsleden kunnen hier vragen over stellen en met de portefeuillehouder én elkaar in gesprek gaan.
Raadsleden geven hun voorkeur aan voor raadsbetrokkenheid ▪ De raadsleden geven voor het komende jaar per thema aan op welke opgave(n) en op
▪
welke wijze ze betrokken willen worden: • Gezamenlijk geïnformeerd worden • Gezamenlijk input leveren • Gezamenlijke beeldvorming- en oordeelsvorming op een opgave Dit vormt input voor het gezamenlijke Werkprogramma Kempenraden.
Besluitvorming op het Kempencongres Op het Kempencongres vindt geen inhoudelijke besluitvorming plaats over de thema’s uit de SKA. Wel wordt tijdens het najaarscongres door raadsleden aangegeven op welke wijze zij waarbij gezamenlijk betrokken willen worden. Tijdens het voorjaarsoverleg stellen de raadsleden het Werkprogramma Kempenraden vast. Dit werkprogramma wordt van tevoren in concept naar de Kempenraden gestuurd.
Bouwen aan netwerk en vertrouwen: Het Kempencongres is naast een moment voor inhoudelijke verbinding ook bedoeld om de contacten tussen de raden te versterken. Een gezamenlijke maaltijd en/of borrel is daarom een vast onderdeel van het Kempencongres!
Agendacommissie Kempenraden* De agendacommissie Kempenraden bestaat uit twee raadsleden per gemeente. Deze agendacommissie denkt mee over de agenda van de Kempencongressen. Ze levert o.a. mogelijke onderwerpen aan, bepaalt welke thema’s besproken worden en denkt mee over sprekers en locaties. De Agendacommissie Kempenraden komt tenminste tweemaal per jaar (digitaal) bijeen.
Te verspreiden stukken na afloop: ➢ Samenvatting vooruitblik ➢ Samenvatting input Werkprogramma Kempenraden
12
2.2 Het Kempencongres 2.2.3 Het voorjaarscongres
Besluitvorming op het Kempencongres:
Portefeuillehouders blikken terug en gaan in gesprek met raadsleden ▪ Presentatie per thema uit de SKA door portefeuillehouders: • Welke activiteiten zijn er het afgelopen jaar uitgevoerd? • Welke resultaten zijn behaald? • Hoe zijn de gemeenschappelijke raden betrokken geweest? En hoe was de betrokkenheid van anderen (inwoners, ondernemers)?
▪ Raadsleden kunnen hier vragen over stellen en met de portefeuillehouders én elkaar in gesprek gaan.
Burgemeesters presenteren gezamenlijk werkprogramma gemeenteraden ▪ De burgemeesters presenteren het concept Werkprogramma Kempenraden. Dit is ▪
voorafgaand aan het Kempencongres ook al toegezonden aan alle raadsleden. De raadsleden gaan hiermee al dan niet akkoord.
Ruimte voor inspiratie en verdieping specifieke thema’s of opgaven ▪ Dit kan bijvoorbeeld door een externe spreker uit te nodigen, zoals een ondernemer uit de Kempen, een hoogleraar of een vertegenwoordiger van een andere regio met een inspirerende aanpak.
Op het Kempencongres vindt geen inhoudelijke besluitvorming plaats over de thema’s uit de SKA. Wel wordt tijdens het najaarscongres door raadsleden aangegeven op welke wijze zij waarbij gezamenlijk betrokken willen worden. Tijdens het voorjaarsoverleg stellen de raadsleden het werkprogramma Kempenraden vast. Dit werkprogramma wordt van tevoren in concept naar de Kempenraden gestuurd.
Agendacommissie Kempenraden* De agendacommissie Kempenraden bestaat uit twee raadsleden per gemeente. Deze agendacommissie denkt mee over de agenda van de Kempencongressen. Ze levert o.a. mogelijke onderwerpen aan, bepaalt welke thema’s besproken worden en denkt mee over sprekers en locaties. De Agendacommissie Kempenraden komt tenminste tweemaal per jaar (digitaal) bijeen.
Bouwen aan netwerk en vertrouwen: Het Kempencongres is naast een moment voor inhoudelijke verbinding ook bedoeld om de informele contacten tussen de raden te versterken. Een gezamenlijke maaltijd en/of borrel is daarom een vast onderdeel van het Kempencongres!
Te verspreiden stukken na afloop: ➢ Samenvatting terugblik ➢ Gezamenlijk Werkprogramma Kempenraden ➢ Mogelijk: startnotities (zie 2.4)
13
2.2 Het Kempencongres 2.2.4 Mogelijke werkvormen
Wat zijn mogelijke werkvormen tijdens een Kempencongres? Tijdens het Kempencongres kunnen verschillende werkvormen worden gebruikt om raden onderling en met portefeuillehouders te laten uitwisselen. We geven hieronder een aantal suggesties.
Informeren en inspireren
Beeld- en oordeelsvormen
Ambtelijke informatiesessie • Ambtenaren vertellen over een specifiek onderwerp. Raadsleden hebben de mogelijkheid tot stellen van vragen.
Overleg in gemixte groepen • Gemixte tafels met raadsleden uit alle gemeenten bespreken een vraagstuk. Mogelijk met plenaire terugkoppeling. Een portefeuillehouder is gespreksleider en wordt daarbij ondersteund door een griffier van een andere gemeente.
Bestuurlijke informatiesessie • Portefeuillehouders vertellen over een specifiek onderwerp. Raadsleden hebben de mogelijkheid tot stellen van vragen. Externe spreker • Een spreker uit het veld – bijvoorbeeld een hoogleraar, een ondernemer of directeur van een onderwijsinstelling uit de Kempen of een vertegenwoordiger van een andere regio – vertelt iets over een voor de Kempen belangrijk thema.
Carrousel of ‘world café’ • Een thema wordt besproken aan de hand van verschillende deelvragen. Elke deelvraag heeft een stamtafel met één ‘stamgast’ (een portefeuillehouder). Hij of zij ontvangt steeds een gemixte groep raadsleden. Na enige tijd draaien de groepen door naar de volgende tafel; de stamgast blijft daarbij zitten en vat samen wat eerder is besproken. De nieuwe groep vult aan op wat door de eerder groep al is genoemd; de rondes duren dus steeds iets korter.
Informatiemarkt • In één grote ruimte staan verschillende ‘kramen’ waar raadsleden informatie kunnen ophalen over verschillende onderwerpen. De kramen worden bevolkt door portefeuillehouders, ondernemers en/of overige betrokkenen.
In gesprek middels stellingen en open microfoon • Raadsleden stemmen via een digitale tool (bijv. MentiMeter) over stellingen. Er is middels de ‘open microfoon’ ruimte om hierop te reageren. Een gespreksleider modereert het gesprek.
14
2.2 Het Kempencongres 2.2.5 Taken en verantwoordelijkheden
Verantwoordelijke
Taken en verantwoordelijkheden
Burgemeester(s)
•
•
De burgemeester zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de organisatie en de agenda van het Kempencongres. • De agenda wordt opgesteld in overleg met de Agendacommissie Kempenraden en in afstemming met de portefeuillehoudersoverleggen. • De verantwoordelijkheid voor het voorzitten en voorbereiden van vergaderingen van de agendacommissie ligt bij de vijf burgemeesters. Zij zijn namelijk eindverantwoordelijk voor de inhoud van de agenda van het Kempencongres. De burgemeesters zijn verantwoordelijk voor het opstellen en toezenden van het Werkprogramma Kempenraden richting het voorjaarscongres.
Portefeuillehoudersoverleggen
• •
De portefeuillehouders(overleggen) verzorgen tijdens het najaarscongres een vooruitblik op de opgaven voor de Kempengemeenten voor de komende jaren. De portefeuillehouders(overleggen) verzorgen tijdens het voorjaarscongres een terugblik op de samenwerking tussen de Kempengemeenten in het afgelopen jaar.
Gemeentesecretarissen
• •
De gemeentesecretarissen ondersteunen waar nodig de burgemeesters en portefeuillehoudersoverleggen (o.a. bij de organisatie van het Kempencongres, het opstellen van het Werkprogramma Kempenraden) De gemeentesecretarissen maken onderling afspraken over de ambtelijke ondersteuning in de voorbereiding van de congressen.
Griffiers
• •
De griffiers stellen in overleg met de burgemeesters gezamenlijk de data van de congressen vast. De griffie coördineert de verslaglegging van het congres en de verspreiding van stukken.
Kempenraden
• • •
De Kempenraden zijn aanwezig bij het Kempencongres en bereiden zich (waar relevant) inhoudelijk voor. De Kempenraden stellen tijdens het Kempencongres het Werkprogramma Kempenraden vast. Elk van de Kempenraden vaardigt twee leden af naar de Agendacommissie Kempencongres.
15
2.3 Werkprogramma Kempenraden 2.3.1 Doel, voorwaarde, inhoud en opbouw 2.3.2 Taken en verantwoordelijkheden
Foto: Inca van de Weem
2.3 Werkprogramma Kempenraden 2.3.1 Doel, voorwaarde, inhoud en opbouw
Doel en inhoud
Inhoud werkprogramma Kempenraden
Het Werkprogramma Kempenraden geeft inzicht hoe en wanneer de gemeenteraden gezamenlijk bij uitvoering van de SKA worden betrokken in de daaropvolgende twee jaar. Tijdens het voorjaarscongres stellen de Kempenraden gezamenlijk het werkprogramma vast. Het Werkprogramma Kempenraden is het ‘werkdocument’ van de samenwerking tussen de Kempenraden.
Het Werkprogramma Kempenraden bevat afspraken over de gezamenlijke raadsbetrokkenheid bij nieuwe én lopende trajecten. In het Werkprogramma staat concreet bij welke activiteiten zoals opgenomen in de geconcretiseerde SKA de Kempenraden betrokken worden en hoe de betrokkenheid van de raden eruit ziet.
Voorwaarde gezamenlijk werkprogramma Kempenraden: Een actuele en geconcretiseerde SKA Om tot een Werkprogramma Kempenraden te kunnen komen, is het nodig de SKA te concretiseren en actueel te houden. Een actuele en concrete agenda bevat per thema voor de komende twee jaar een overzicht van (1) opgaven, doelen, te behalen resultaten en de daartoe te verrichten activiteiten, (2) een beschrijving van de verbinding hiervan met de MRE-(agenda), (3) een beschrijving van de verbinding tussen de Kempengemeenten op deze opgave en belang om hierin al dan niet gezamenlijk op te trekken (4) een tijdspad (voor de komende twee jaar).
•
•
Gezamenlijk geïnformeerd worden / Gezamenlijk input leveren / Gezamenlijke beeldvorming- en/of oordeelsvorming op een thema Frequentie waarin dit gebeurt
De gezamenlijke raadsbetrokkenheid wordt per opgave/activiteit uitgewerkt in een startnotitie. In het Werkprogramma Kempenraden zijn de startnotities als bijlagen opgenomen.
Opbouw werkprogramma Kempenraden: Dit werkprogramma Kempenraden is zeer compact, (circa 5-10 pagina’s exclusief de startnotities) en wordt aan de SKA gehecht.
1.
Inleiding
2.
Gezamenlijke raadsbetrokkenheid a. Opgaven waarbij de Kempenraden betrokken worden b. Wijze waarop de Kempenraden betrokken worden c. Frequentie van de betrokkenheid d. Tijdspad
3.
Startnotities
De portefeuillehoudersoverleggen presenteren de geconcretiseerde SKA voor wat betreft hun eigen thema tijdens het najaarscongres. Deze wordt jaarlijks bijgewerkt.
17
2.3 Werkprogramma Kempenraden 2.3.2 Taken en verantwoordelijkheden
Verantwoordelijke
Taken en verantwoordelijkheden
Burgemeesters
• •
De burgemeesters zijn verantwoordelijk voor het opstellen van het concept Werkprogramma Kempenraden. Dit doen ze in overleg met de portefeuillehoudersoverleggen en naar aanleiding van de input uit het najaarscongres.
Portefeuillehoudersoverleggen
• •
De portefeuillehoudersoverleggen zijn verantwoordelijk voor een actuele en geconcretiseerde SKA voor hun eigen domein (zie 2.3.1 “Concretisering SKA). De portefeuillehoudersoverleggen leveren de benodigde input voor het Werkprogramma Kempenraden.
Gemeentesecretarissen
•
De gemeentesecretarissen maken onderling afspraken over de ambtelijke ondersteuning van de portefeuillehoudersoverleggen en burgemeesters bij respectievelijk actualisatie en concretisering van de SKA en het opstellen van het Werkprogramma Kempenraden.
Griffiers
•
-
Kempenraden
• •
De Kempenraden leveren tijdens het Kempencongres (najaarscongres) input voor het Werkprogramma Kempenraden. De Kempenraden stellen tijdens het Kempencongres (voorjaarcongres) het Werkprogramma Kempenraden vast.
18
2.4
Startnotities
2.4.1 Doel en inhoud 2.4.2 Taken en verantwoordelijkheden
2.4 Startnotities 2.4.1 Doel en inhoud
Doel van de startnotities Het doel van een startnotitie is om concreet te maken op welke wijze de gemeenteraden gezamenlijk worden betrokken, met welk doel en op welke wijze. Een startnotitie is een nadere uitwerking van de keuzes zoals gemaakt in het Werkprogramma Kempenraden. Ook kunnen in een startnotie inhoudelijke uitgangspunten worden opgenomen.
De drie onderdelen van een startnotities Het betreffende portefeuillehoudersoverleg is verantwoordelijk voor het opstellen van een startnotitie. De individuele portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor de afstemming van de startnotities in hun eigen gemeente. Het is ook mogelijk om de startnotities te bespreken tijdens een Kempencongres indien dit (planning technisch) uitkomt.
1. Beschrijving van de opgave met resultaten en activiteiten weggezet in tijd. • Opgave: de gewenste situatie in de Kempen op een bepaald vraagstuk. bijv.: Bruisende kernen in de Kempen met een hoog voorzieningenniveau
•
(Sub)doel: de concrete situatie die de komende periode bereikt moet worden. bijv.: Het realiseren van betaalbare en passende woningen voor jongeren en ouderen.
•
Resultaat: de output die wordt geleverd en bijdraagt aan het (sub)doel. bijv.: In 2040 zijn er in de Kempen een X-aantal starterswoningen gerealiseerd
•
Activiteit: de wijze waarop gemeenten (bestuur en organisatie) hun kennis, kunde en middelen aanwenden om bij te dragen aan de gewenste resultaten. bijv.: Een Kempisch woningbouwbod opstellen voor de provincie.
2. Beschrijving van de raadsbetrokkenheid • Wat is het doel van het betrekken van de gemeenteraden? • Geïnformeerd worden • Beeld- en oordeelsvorming • Wanneer worden de raden betrokken? • Betrekken van de raden op een vooraf bepaalde datum. • Betrekken van de raden bij een vooraf vastgestelde inhoudelijke afweging waarvan •
nog niet duidelijk is wanneer deze precies is. Hoe worden de Kempenraden betrokken? • Alle vijf? • Volledige raad of een deel van de raad (woordvoerders per dossier). • Fysieke bijeenkomst, digitale bijeenkomst, enquête, of anders.
3. Overzicht van taken en verantwoordelijkheden • Rol colleges, portefeuillehoudersoverleg, griffiers, gemeentesecretarissen. In ieder geval: Wie is bestuurlijk trekker van dit project? Wie is aanspreekpunt voor de gemeenteraden?
Optionele onderdelen • Ambtelijke inzet • Participatie betrokkenen • Participatie van inwoners • Verbinding met maatschappelijke partners en ondernemers, bijvoorbeeld door een samenwerkingsovereenkomst (zoals in het kader van de RES).
21
2.4 Startnotities
2.4.2 Taken en verantwoordelijkheden
Verantwoordelijke
Taken en verantwoordelijkheden
Burgemeesters
-
Portefeuillehouders(overleggen)
• •
Het betreffende portefeuillehoudersoverleg is verantwoordelijk voor het opstellen van de startnotities ter uitwerking van het Werkprogramma Kempenraden. De individuele portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor afstemming van de startnotities binnen hun eigen raad of gezamenlijk tijdens het Kempencongres (als dit qua planning zo uitkomt).
Gemeentesecretarissen
•
De gemeentesecretarissen ondersteunen de portefeuillehouders bij het opstellen van de startnotities.
Griffiers
•
Het gezamenlijke griffieoverleg is verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van de gezamenlijke raadsbetrokkenheid zoals opgenomen in de startnotities. Daartoe stemmen zij af met (de voorzitter van) het desbetreffende portefeuilleoverleg.
Gemeenteraden
•
Raadsleden hebben de mogelijkheid tot het geven van input op de startnotities. Omdat de vijf raden een andere vergadercyclus kennen en niet elke startnotitie voor de hele raad relevant is (niet iedereen richt zich immers op dezelfde thema’s), ligt het voor de hand dat de startnotities worden besproken in bijv. een commissievergadering. Indien dit (planning technisch) uitkomt kunnen startnotities ook worden besproken tijdens het Kempencongres. Een andere opties is dat de startnotities worden besproken in de Agendacommissie Kempenraden.
• •
22
2.5 Evaluatie
2.5.1 Doel, momenten en vervolg 2.5.2 Taken en verantwoordelijkheden
2.5 Evaluatie samenwerking Kempenraden 2.5.1 Doel, momenten en vervolg
Doel van de evaluatie Het is op voorhand onduidelijk of de samenwerking tussen de Kempenraden zoals op papier bedacht ook werkt. Het is daarom belangrijk regelmatig te evalueren wat (niet) werkt en de samenwerking aan te passen. Het helpt om daarvoor op voorhand een proces af te spreken.
Drie verschillende evaluatiemomenten De samenwerking tussen de Kempenraden wordt op drie verschillende momenten op verschillende niveaus geëvalueerd.
1. Aan het einde van elk traject. Na een traject waarbij de Kempenraden gezamenlijk betrokken waren, vindt een korte evaluatie plaats. Hiervoor kan bijvoorbeeld een korte evaluatiesessie tijdens het Kempencongres worden gehouden of een enquête worden verstuurd met enkele vragen: a. Bent u tevreden over de wijze waarop u als gemeenteraad betrokken bent bij het proces? b. Hoe ervaart u de samenwerking met de overige Kempenraden? c. Wat zijn verbeterpunten voor wat betreft gezamenlijke raadsbetrokkenheid?
3. In het midden van de raadsperiode (tweede helft 2024). In het midden van de raadsperiode wordt de samenwerking meer uitgebreid geëvalueerd. Daarbij wordt gekeken naar: a. De toegevoegde waarde van de samenwerking tussen de Kempenraden b. Het draagvlak voor de gezamenlijke samenwerking c. Het functioneren van het Kempencongres en het Werkprogramma Kempenraden d. Mogelijke verbeterpunten
Vervolg Deze verschillende momenten van evaluatie leiden mogelijk tot aanpassingen aan de samenwerking. De gezamenlijke Kempenraden zijn verantwoordelijk voor het maken van deze aanpassingen op voorstel van de burgemeesters.
2. Tijdens het voorjaarscongres. Raadsleden hebben de mogelijkheid tijdens het voorjaarscongres aandachtspunten mee te geven voor de samenwerking tussen de Kempenraden. Dit kan plenair of in een deelsessie.
25
2.5 Evaluatie samenwerking Kempenraden 2.5.2 Taken en verantwoordelijkheden
Verantwoordelijke
Rollen en taken
Burgemeesters
• •
De gezamenlijke burgemeesters zijn opdrachtgever van de evaluatie in het midden van de raadsperiode. De gezamenlijke burgemeesters zijn verantwoordelijk voor het voorstellen van aanpassingen in de samenwerking naar aanleiding van de evaluatie.
Portefeuillehouders
•
De portefeuillehoudersoverleggen zijn verantwoordelijk voor het evalueren van trajecten binnen hun eigen portefeuille.
Griffiers
•
Het griffieoverleg is verantwoordelijk voor de organisatie en ondersteuning van de evaluaties in overleg met de portefeuillehoudersoverleggen (voor wat betreft de individuele trajecten) en de burgemeesters (voor wat betreft de evaluatie in het midden van de raadsperiode).
Kempenraden
• •
Gemeenteraadsleden zijn verantwoordelijk voor het leveren van input op de evaluaties. Kempenraden zijn verantwoordelijk voor aanpassingen van de samenwerking naar aanleiding van de evaluaties. Betreft het kleine aanpassingen dan is het Kempencongres daarvoor geschikt. Bij grotere aanpassingen ligt het voor de hand besluitvorming hierover plaats te laten vinden in de individuele gemeenteraden. Het is niet op voorhand te zeggen wat grotere en/of kleinere aanpassingen zijn.
Gemeentesecretarissen
-
26
RAAD September 2021 Laurens Vellekoop Sofie Dreef Kees Gillesse Philip van Veller
Aandachtspunten en opstartfase September 2021
RICHTING DOOR DE RAAD
Bijlage 1
1.1
Aandachtspunten
Gezamenlijke raadsbijeenkomst 8 september Op 8 september 2021 is het ontwerp van de samenwerking besproken door de Kempenraden. De samenwerking kon op breed draagvlak rekenen. Er werden wel verschillende aandachtspunten genoemd. Onderstaand een opsomming van zes van deze aandachtspunten. Aandachtspunten uit de gezamenlijke raadsbijeenkomst 1. De kwaliteit van de congressen is cruciaal. Ze moeten zowel leuk als functioneel zijn. Ze moeten meerwaarde bieden en raadsleden moeten er graag naar toe willen komen. Dit is op diverse punten in het ontwerp opgenomen/verwerkt. 2. Gemeenteraadsleden moeten invloed hebben op de agenda. Hiervoor is de Agendacommissie Raadsleden in het leven geroepen. 3. Deze samenwerking moet goed worden begeleid. Er is professionele ondersteuning nodig om deze samenwerking tussen de Kempenraden een goed vervolg te geven en te laten vliegen. 4. Ambtelijke ondersteuning nodig. Er is goede ambtelijke ondersteuning nodig voor de uitvoering van deze samenwerking. Het gaat niet werken als elke gemeente per tourbeurt ambtelijk verantwoordelijk is. In dit licht werden al zaken genoemd als een regioregisseur of regiogriffier. 5. Aanwezigheid raadsleden. Voor een succesvolle samenwerking die duurzaam is en op draagvlak kan rekenen is het cruciaal dat er veel raadsleden bij de Kempencongressen aanwezig zijn. 6. Begin niet té controversieel en ambitieus.
Het is belangrijk om in de samenwerking niet met de zwaarste thema’s te beginnen. Begin met niet controversiële thema’s met een duidelijk gedeeld ‘Kempenbelang’.
29
1.2
Opstartfase
Drie stappen om daadwerkelijk te starten met de samenwerking
Raadsvoorstel met betrekking tot samenwerking inbrengen in de vijf Kempenraden
Zo spoedig mogelijk organiseren van het eerste congres. Voorjaar 2022?
Concrete afspraken maken over de ambtelijke ondersteuning.
30
Opgedane bevindingen tijdens het proces September 2021
RICHTING DOOR DE RAAD
Bijlage 2
Bevindingen Proces, waarom, waarop en hoe
Openbaar 32
Wat is ons opgevallen in het proces?
Openbaar 33
3. Bevindingen
Wat is ons opgevallen in het proces? • Positieve basishouding ten aanzien van het traject. • Lichte verschillen in de opkomst bij de raadsbijeenkomsten: - Bergeijk (13/17) - Bladel (11/19) - Eersel (8/17) - Oirschot (10/17) - Reusel-de Mierden (9/15) • We hebben de meeste geluiden binnen de raden gehoord, behoudens die van een aantal (afwezige) oppositiepartijen. Zij hebben zich elders uitgesproken voor vergaande samenwerking. • Het doel van het traject was niet voor alle gesprekspartners op voorhand helder. Het onderscheid tussen samenwerking in het algemeen en samenwerking tussen raden was soms lastig te maken.
• Sommigen vonden scope van de hoe-vraag te nauw. Niet alleen raden ook samenwerking tussen colleges en eventuele ambtelijke ondersteuning zou onderdeel moeten zijn. • Het lijkt in de Kempen niet de gewoonte om belangen en emoties open op tafel te leggen. Hiertoe moesten we onze gesprekspartners echt uitnodigen.
• We hebben een deel van de portefeuillehouders wel erg vaak gesproken. Gevolg van wens poho’s te spreken. • Het ‘ambassadeurschap’ voor het traject is vanuit het opdrachtgeversteam niet in alle gemeenten even krachtig opgepakt. Niet alle leden van het opdrachtgeversteam hebben hun raden geïnformeerd over het traject en de stand van zaken, wat soms tot onduidelijkheid leidde.
Openbaar 34
3. Bevindingen
Houding in de gesprekken • Iedereen is trots op de Kempen als regio, maar niet op de samenwerking. De Kempencommissie is een open wond. • De historie van mislukte samenwerking, fusie en onbeantwoorde liefde zorgt voor enig onderling wantrouwen en cynisme ten aanzien van dit traject. “Daar gaan we weer”. • Er wordt verschillend gedacht over nut en noodzaak van samenwerking. Daarbij hangt het ‘herindelingsspook’ boven de markt. Voor sommige raadsleden is dit een blokkade om überhaupt samen te werken. • Oirschot staat met zo ongeveer een half been in de Kempen en is ook nadrukkelijk gericht op het stedelijk gebied. De lange historie van pogingen tot samenwerking in de Kempen maakt Oirschot niet enthousiast om actief deel te nemen. Een deel beschuldigt Oirschot ervan ‘de krenten uit de pap’ te vissen: wel de lusten, niet de lasten. • De dwingende rol van de provincie rond Veerkrachtig Bestuur is nog niet vergeten en levert bij sommigen wantrouwen op. ➢ Deze emoties, waarden en belangen vormen een drempel om samen te werken.
Openbaar 35
Het ‘waarom’: Wat zijn redenen voor gemeenteraden om samen te werken?
Openbaar 36
3. Bevindingen
Waarom zou je als raden samenwerken? Gezamenlijke opbrengst Mentimeter vijf gemeenteraden
Enkele nuances: • Als een woord meermaals wordt genoemd, wordt het groter. Daardoor lijken zij soms ten onrechte een groter gewicht te hebben dan andere termen met dezelfde bedoeling (bijv. “elkaar versterken” en “samen sterker”; “betere lobby”, “als eenheid naar buiten”, “krachtig in de regio” en “regio”). • Het feit dat kostenbesparing en efficiency eruit springen, illustreert dat de opdracht op voorhand niet voor iedereen helder was (voordelen van samenwerking als gemeenten versus voordelen van samenwerking als gemeenteraden) • Door de oogharen kijkend, is de hoofdlijn: elkaar versterken
Openbaar 37
3. Bevindingen
Het ‘waarom’: wat is ons opgevallen? • Tussen de vijf gemeenteraden lopen de gevoelde nut en noodzaak voor samenwerking uiteen: voor de één is het ‘waarom’ van samenwerking veel evidenter dan de ander. Toch zijn er ook een aantal overeenkomsten: - Raden zien meerwaarde in als Kempengemeenten gezamenlijk optrekken richting de MRE, de provincie of zelfs het Rijk. Daarvoor is een gedeeld standpunt van de raden behulpzaam. - Raadsleden zien ook dat samenwerken kan leiden tot een betere informatiepositie en mogelijkheden om beter beleid te maken. - Raadsleden hechten er over het algemeen waarde aan te weten hoe andere raadsleden “erin staan” als het om strategische thema’s gaat. - Met uitzondering van Reusel-De Mierden is autonomie voor alle raden het uitgangspunt van samenwerking. • Er is een kleine groep raadsleden die niets ziet in samenwerking tussen de gemeenteraden. • Op de thema’s energietransitie, wonen en transitie landelijk gebied kan een gedeelde visie op de Kempen (‘wat voor gebied willen we zijn’) de lobby richting MRE en provincie versterken. Daarnaast kan het helpen om raden gezamenlijk te betrekken bij concrete projecten. Conclusie: Er is een gedeelde basis om een vorm voor samenwerking tussen gemeenteraden te ontwikkelen, mits deze niet dwingt tot vergaande harmonisatie van beleid. Openbaar 38
Het ‘waarop’: Waarop zouden de gemeenteraden kunnen samenwerken? Wat is de waarde van de Strategische Kempenagenda?
Openbaar 39
3. Bevindingen
Wat is de waarde van de SKA voor uw gemeenteraad? • Voor veel raadsleden leeft de SKA beperkt. In die gevallen heeft de agenda weinig waarde. • Wel geeft een aantal raadsleden aan dat de SKA een goede basis is voor samenwerking in de Kempen. En ook hier zien we gezamenlijk optrekken richting de MRE terug. • Op zich bevat de SKA de juiste thema’s, vindt men, al wordt het sociaal domein voor sommigen gemist. Wat goed werkt, is dat de SKA (grotendeels) dezelfde thema’s bevat als de MRE. • Voor raadsleden wordt de SKA pas relevant wanneer het concreter wordt: van thema’s naar doelen naar projecten. • De SKA werkt goed om het overleg tussen colleges en ambtenaren te structureren en informeren.
Gezamenlijke opbrengst Mentimeter Reusel-de Mierden, Bladel, Bergeijk en Oirschot
Openbaar 40
3. Bevindingen
Concrete ideeën voor onderwerpen voor samenwerking Kempenraden We hebben de gemeenteraden, colleges, poho’s, gemeentesecretarissen en griffiers gevraagd naar concrete ideeën voor onderwerpen waarop de gemeenteraden zouden kunnen samenwerken. Wonen: • Herijking Kempische woonvisie 2023 • Ruimte om woningen te bouwen
Transitie landelijk gebied: • Operationaliseren (deel van) streefbeeld transitie landelijk gebied • Realiseren groene zone
Mobiliteit: • Regelen van snelfietsroutes • Aanpak A67 of N284
Energietransitie: • Belasting van het stroomnetwerk • Uitwerking van de RES
Economie: • Visie op uitstraling t.b.v. toerisme
Maar ook! • Gezamenlijk beeld vormen ten aanzien van positie Kempen t.o.v. schaalsprong Brainport • Grondstoffencentrum / afvalverwerking • Kempisch sportakkoord • Algemene kaders op het gebied van uitvoering Openbaar 41
3. Bevindingen
Het ‘waarop’: wat is ons opgevallen? • De SKA vormt een vertrekpunt voor samenwerking. Voor de colleges biedt het een kader om af te stemmen op inhoudelijke thema’s. • Voor raadsleden is de SKA geen ‘levend document’; zij hebben de vijf thema’s niet altijd paraat, laat staan de invulling daarvan. Raadsleden vragen niet naar de stand van zaken ten aanzien van de SKA en worden hierover ook niet actief geïnformeerd. • Voor de gemeenteraden is de SKA te abstract en biedt deze als zodanig onvoldoende richting voor samenwerking (zowel tussen de colleges als de raden). Concretisering van thema’s is nodig. • Op de thema’s van de SKA zijn er verschillende onderwerpen/vraagstukken waarvoor het relevant zou zijn om als raden samen te werken. Wij achten het echter verstandig om met een klein aantal onderwerpen/vraagstukken te beginnen.
Conclusie: Er is draagvlak voor het vormgeven van de samenwerking tussen de raden op een (of enkele) concreet, niet-controversieel thema. Van daaruit kan de samenwerking verder worden uitgebouwd.
Openbaar 42
Het ‘hoe’: Hoe ziet de toekomstige samenwerking tussen de Kempenraden eruit?
Openbaar 43
3. Bevindingen
Samenwerking tussen raden op dit moment • Er worden jaarlijks vier gezamenlijke raadsbijeenkomsten georganiseerd. - Door corona zijn deze de afgelopen 1,5 jaar niet doorgegaan. - Daarvóór werden de bijeenkomsten niet altijd even goed bezocht. - Bij de organisatie van deze raadsbijeenkomsten zijn de data leidend en niet zozeer de inhoudelijke agenda. • Op thema’s worden de gemeenteraden nu verschillend betrokken. - Bij economie en transitie landelijk gebied nauwelijks. - Bij energie, mobiliteit en wonen op projecten.
• De raden worden door de colleges en portefeuillehouders niet op een eenduidige manier en/of hetzelfde moment geïnformeerd. • Sommige fracties weten elkaar over partijlijnen te vinden, maar dit doen niet alle fracties en gaat niet op voor lokale partijen. Openbaar 44
Het ‘hoe’: wat is ons opgevallen? • Bij raden loopt de voorkeuren voor de intensiteit van samenwerking sterk uiteen: - Voor de een is gezamenlijk bouwen aan inhoud een minimumvariant (Reusel-de Mierden) - Voor een ander staat samenwerking binnen de Kempen überhaupt ter discussie (Oirschot) - Bladel, Eersel en Bergeijk bevinden zich daartussenin. • Door de gemeenteraden gedeelde uitgangspunten voor de ‘hoe’ vraag zijn: - Klein beginnen – een te grote stap is niet realistisch. - Niet samenwerken om het samenwerken: er moet een duidelijk doel zijn. Alleen informele kennismaking is dan ook onvoldoende. - Rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk en afgebakend zijn. • Voor een deel van de betrokkenen is de positie van Oirschot een struikelblok bij het vormgeven van de samenwerking; zij willen dat Oirschot of meedoet, of niet. Anderen zien dit minder zwart-wit en menen dat Oirschot op onderdelen mee kan doen. Conclusie: Samenwerking tussen de raden moet klein beginnen, maar wel vanuit de inhoud en niet enkel gericht op ontmoeting. Er dienen scherpe rol- en procesbeschrijvingen te komen en de positie van (de gemeenteraad van) Oirschot moet voor iedereen helder zijn. Openbaar 45
RAAD November 2021 Laurens Vellekoop Sofie Dreef Kees Gillesse Philip van Veller