Bijlage 4 Concept-Raadsvoorstel wijziging GR MRE 2021.pdf

*20bs00061*

Datum besluitraad Agendapunt Volgnummer Gewijzigd voorstel Portefeuillehouder

: : : : :

Datum oordeelraad Datum B en W Programma begroting Taakveld

: : : :

Concept-adviesnota raad Wijzigen Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven Beste collega bestuursambtenaren, Dit voor Veldhoven ingevulde format is bedoeld als collegiale hulp voor de voorstellen, die jullie in het eigen college en in de eigen raad moeten agenderen. Je kunt de verschillende bouwstenen gebruiken, maar als je eigen couleur locale daarom vraagt kun je die naar behoefte aanpassen. Dat geldt echter expliciet NIET voor de beslispunten. De 21 colleges én 21 raden moeten namelijk eensluidend besluiten om de regeling daadwerkelijk te kunnen wijzigen. Dat betekent: • De colleges moeten conform het eerste en derde beslispunt besluiten. En voor het eerste beslispunt onder voorbehoud van toestemming door de raad. Een andere optie is om het college te laten besluiten om de gewijzigde regeling te treffen, nadat de raad daarvoor de toestemming heeft verleend. • De raden moeten conform alle vijf de beslispunten besluiten. Beslispunt 4 en 5 zijn daarbij bedoeld om voortvarend uitvoering te geven aan de verstevigde basis onder de Raadstafel21. Met collegiale groet, Begeleidingsgroep GR MRE, Sietske vd Velden, Marcel vd Straten, René Miesen, Luc Nuyts en Luciën Panken Beslispunten 1. In te stemmen met het treffen van de (technisch) gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven. 2.

Toestemming verlenen aan het college voor het treffen van de (technisch) gewijzigde gemeenschappelijke regeling. 3. Anticiperend op de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven kennis te nemen van de voorgenomen (technische) aanpassingen van het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven. 4. Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven voor te stellen, uitvoering te geven aan artikel 21, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2021, door het instellen van de Raadstafel21 als overlegorgaan. 5. Vooruitlopend op de formele instelling van de Raadstafel21 als overlegorgaan de huidige leden van Raadstafel21 aan te wijzen als lid. Inleiding Op 27 maart 2019 heeft het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven op basis van een herijkingsproces van de samenwerking in de Metropoolregio Eindhoven het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 en het Statuut Overlegorganen 2019 vastgesteld.

Met dit Samenwerkingsakkoord hebben de 21 gemeenten bepaald welke bovenlokale opgaven in de Metropoolregio Eindhoven zijn belegd en hoe we deze gezamenlijk op pakken. In het Samenwerkingsakkoord is opgenomen om tot en met 2020 ervaring op te doen met de vernieuwde governance en op basis daarvan in 2021 een aangepaste Gemeenschappelijke Regeling vast te stellen. Dit ook in afwachting van meer duidelijkheid over de verhouding van de Metropoolregio Eindhoven tot Landgoed Gulbergen en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. Het Algemeen Bestuur heeft hiertoe op 16 december 2020 het procesvoorstel voor de technische aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven in 2021 vastgesteld, dat voorziet in onderstaande planning: Jan-mei 2021 31 mei 2021 30 juni 2021

Ambtelijke voorbereiding Dagelijks Bestuur MRE Algemeen Bestuur MRE, vrijgave voorstel aangepaste GR aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten Zomervakantie 24 juli t/m 5 september T/m 15 november 2021 Besluitvorming in colleges en raden deelnemende gemeenten Eind november 2021 Publicatie en inwerkingtreding aangepaste GR 15 december 2021 Algemeen Bestuur MRE, besluitvorming over met aanpassing van de GR samenhangende aanpassingen in het Statuut Overlegorganen In lijn met bovenstaande proces heeft het Algemeen Bestuur op 30 juni 2021 besloten de concept-wijziging Gemeenschappelijke Regeling ter besluitvorming voor te leggen aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. Het aangaan of wijzigen van een zogenaamde “gemengde regeling”, waarvan sprake is bij de Metropoolregio Eindhoven, is een bevoegdheid van de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten. Daarbij is het nodig dat alle colleges en raden eensluidend besluiten wil er sprake zijn een geldig besluit. Om de formele inwerkingtreding te laten ingaan vanaf 2022, is het nodig dat de 21 colleges en raden vóór 15 november 2021 besluiten. Daarop volgend kan het Algemeen Bestuur van de MRE op 15 december 2021 de met de wijziging samenhangende vervolgbesluiten nemen.

Dit betreft de wijziging van het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven en de formele instelling van de Raadstafel21 als overlegorgaan. Met dit samenstel van besluiten is de besluitvorming afgerond. Het college heeft op dd-mm-2021 in gestemd met beslispunten 1 en 2. Of: Het college is voornemens in te stemmen met de gewijzigde regeling, nadat uw raad toestemming heeft gegeven. Met het nemen van dit besluit geven we regionaal uitvoering aan de afspraken uit het Samenwerkingsakkoord. En voldoet de Gemeenschappelijke Regeling aan de uitgangspunten van het Samenwerkingsakkoord. Beoogd effect Eenduidige besluitvorming in de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten inzake het treffen van een technisch gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven. 2

Met het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling is de juridische basis in lijn met de manier van samenwerken, zoals die sinds de vaststelling van het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 in de praktijk vorm heeft gekregen. Argumenten 1.1 Noodzaak voor eensluidende besluitvorming in colleges en raden van alle deelnemende gemeenten Zoals vastgelegd in de huidige Gemeenschappelijke Regeling 2015 vergt wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling van de Metropoolregio Eindhoven eensluidende besluiten van de 21 colleges én 21 raden van de deelnemende gemeenten. Dit vloeit voort uit de Wet gemeenschappelijke regelingen . De Gemeenschappelijke Regeling MRE is namelijk een ‘gemengde regeling’. Een regeling tussen de 21 raden en 21 colleges. Op basis van al het voorgaande leidt dit tot het volgende dictum voor eensluidende besluitvorming in de 21 colleges: Het college van de gemeente …… besluit: 1. Onder voorbehoud van toestemming van de gemeenteraad in te stemmen met het treffen van de (technisch) gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven. 2. Anticiperend op de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven kennis te nemen van de voorgenomen (technische) aanpassingen van het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven. En het volgende dictum voor eensluidende besluitvorming in de 21 raden: De raad van de gemeente …… besluit: 1.

In te stemmen met het treffen van de (technisch) gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven. 2. Toestemming verlenen aan het college voor het treffen van de (technisch) gewijzigde gemeenschappelijke regeling. 3. Anticiperend op de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven kennis te nemen van de voorgenomen (technische) aanpassingen van het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven. 4. Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven voor te stellen, uitvoering te geven aan artikel 21, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2021, door het instellen van de Raadstafel21 als overlegorgaan. 5. Vooruitlopend op de formele instelling van de Raadstafel21 als overlegorgaan de huidige leden van de Raadstafel21 aan te wijzen als lid.

1.2 De aanpassingen zijn technisch van aard In lijn met hetgeen daarover in het Samenwerkingsakkoord is afgesproken zijn een drietal criteria gehanteerd bij de selectie en uitwerking van deze technische aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling: 1. De aanpassing betreft primair het in overeenstemming brengen van de Gemeenschappelijke Regeling met de afspraken over governance en samenwerking in het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 en Statuut Overlegorganen 2019. Ook leiden een aantal voorgestelde aanpassingen 3

in de Gemeenschappelijke Regeling ook weer tot aanpassingen van het Statuut Overlegorganen, zie hiervoor de toelichting bij argument 3.1. 2. In het Samenwerkingsakkoord is afgesproken dat we na vaststelling nog ervaring opdoen met het in de praktijk brengen van de governance en samenwerking, voordat we de Gemeenschappelijke Regeling aanpassen. Technische aanpassingen op basis van de opgedane ervaringen zijn meegenomen. 3. Daarnaast is nagegaan of bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling achterhaald zijn door tussentijds genomen besluiten, afgeronde taken, wetswijzigingen en dergelijke, die aanleiding geven tot aanpassingen die niet bestuurlijk gevoelig zijn. Ook zijn bijvoorbeeld gender neutrale verwijzingen opgenomen. Ondanks dat het een technische aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling betreft, is er toch sprake van een behoorlijk aantal aanpassingen. Vanwege de overzichtelijkheid is daarom een “was-wordt overzicht” bij dit voorstel gevoegd. In de algemene en artikelsgewijze toelichting is de achterliggende argumentatie verwoord. Gemakshalve verwijzen wij naar deze lijst voor een compleet overzicht van alle aanpassingen. Hieronder staan we kort stil bij de meest in het oog springende voorstellen voor technische aanpassingen, dit betreft voor het merendeel wijzigingen, die voortvloeien vanuit de in de praktijk opgedane ervaringen met de governance (i.c.

criterium twee uit voornoemde operationalisering): • Omvang en bemensing Dagelijks Bestuur In Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 is bepaald dat het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter en twee leden, waaronder de vicevoorzitter. De burgemeesters van beide centrumsteden Eindhoven en Helmond hebben een “vaste” zetel in het Dagelijks Bestuur. Het derde (wettelijk verplichte) lid van het Dagelijks Bestuur wordt door het Algemeen Bestuur uit zijn midden aangewezen. In deze Gemeenschappelijke Regeling (2021) wordt de mogelijkheid geboden het Dagelijks Bestuur uit te breiden met andere door het Algemeen Bestuur uit haar midden aangewezen perso(o)n(en) om zitting te nemen in het Dagelijks Bestuur. De complexiteit van de in het Dagelijks Bestuur belegde opgaven kunnen het gewenst maken deze opgaven te beleggen bij een extra bestuurslid in plaats van bij een adviseur. In voorkomend geval benoemt de gemeente, waaruit het extra lid van het Dagelijks Bestuur afkomstig is, een nieuw lid van het Algemeen Bestuur. •

Formele kanttekening bij opsplitsing stemmen in Algemeen Bestuur voor gemeenten met een lid van het Dagelijks Bestuur Om te garanderen dat de stem van iedere gemeente even zwaar telt, is er in 2015 voor gekozen dat het afgevaardigde lid in het Algemeen Bestuur twee stemmen heeft, met uitzondering van de leden van Eindhoven, Helmond en de gemeenten die een lid van het Dagelijks Bestuur leveren. Immers vanuit het monistisch karakter van de Wet gemeenschappelijke regelingen volgt dat leden van het Dagelijks Bestuur tevens lid zijn van het Algemeen Bestuur. Deze gemeenten hebben dus twee leden van het Algemeen Bestuur, met ieder één stem. Bij elkaar opgeteld, hebben ook deze gemeenten dus twee stemmen in het Algemeen Bestuur. Dit principe wijzigt niet in dit voorstel.

4

•

Positie voorzitters portefeuillehoudersoverleg als adviseur van Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur Het Dagelijks bestuur heeft een taak in het borgen van de regionale lange termijn strategie. Daarom werd in het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 voorzien in uitbreiding van het Dagelijks Bestuur met de voorzitters van de inhoudelijke portefeuillehoudersoverleggen. Omdat een dergelijke uitbreiding van het Dagelijks Bestuur toen niet mogelijk was, zijn de voorzitters van het portefeuillehoudersoverleg benoemd als adviseur van het Dagelijks en Algemeen Bestuur. De positieve ervaring met deze manier van werken heeft ertoe geleid dat deze invulling van de governance wordt voortgezet. •

Verankering ambassadeursfunctie Raadstafel21 in Gemeenschappelijke Regeling (en Statuut Overlegorganen) In 2015 is de Raadstafel21 gevormd. De Raadstafel21 biedt een forum voor raadsleden, als een lichte (informele) en flexibele samenwerking, waarin twee raadsleden per gemeente zijn vertegenwoordigd. Deze raadsleden vervullen in hun raden een ambassadeursfunctie, ze zijn de ‘voelsprieten’ van de Metropoolregio Eindhoven naar de gemeenteraden en vice versa. In het Samenwerkingsakkoord 2019-2022 is opgenomen dat de informele rol van de Raadstafel21 wordt gecontinueerd. De ervaring, die sindsdien is opgedaan met de Raadstafel21 heeft ertoe geleid dat in de voorgestelde Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat de Raadstafel21 een in te stellen overlegorgaan is, daarmee is het bestaan van de Raadstafel21 verzekerd. In het bijgevoegde concept van het gewijzigde Statuut Overlegorganen is de rol van de Raadstafel21 nader omschreven. • Borging gesloten huishouding MRE via het Samenwerkingsakkoord De samenwerkende gemeenten bepalen samen het takenpakket van de MRE, daarmee is sprake van een gesloten huishouding. Verschil met de Gemeenschappelijke Regeling van 2015 is dat de thema’s waarop wordt samengewerkt niet langer expliciet in de Gemeenschappelijk Regeling worden genoemd. In plaats daarvan wordt verwezen naar de regionale Agenda (i.c. het Samenwerkingsakkoord).

In die regionale agenda bepalen de gemeenten de thema’s van de samenwerking, passend bij het oogmerk van de samenwerking. Namelijk het handhaven en uitbouwen van het kenmerkende economische profiel van de regio, om op die manier het vestigings- en verblijfsklimaat voor onze inwoners en bedrijven te stimuleren. De thema’s kunnen door de deelnemende gemeenten bij gelegenheid van besluitvorming over de Regionale Agenda worden aangepast. Dit bevordert enerzijds de flexibiliteit om te kunnen inspelen op maatschappelijke behoeften, terwijl anderzijds voldaan wordt aan het wettelijke uitgangspunt dat de gemeenten de (gesloten) huishouding van het samenwerkingsverband bepalen. 2.1. Gemeenteraad dient toestemming te verlenen aan het college De Gemeenschappelijke Regeling MRE is een gemengde regeling: zowel colleges als raden zijn deelnemer. Vanwege de deelneming van de colleges, dienen de raden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen formeel toestemming te verlenen aan het college om een gewijzigde gemeenschappelijke regeling te treffen en zoals nu, te wijzigen. De ratio van deze toestemming is dat de invloed van de raad op de mogelijkheden voor het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over het gevoerde bestuur ten aanzien van de desbetreffende taak of bevoegdheid niet verdwijnt, maar wel minder effectief wordt.

De zeggenschap over de uitoefening van de desbetreffende taken en bevoegdheden wordt immers gedeeld met vertegenwoordigers van andere gemeenten. 5

3.1 Ook het Statuut Overlegorganen Metropoolregio Eindhoven moet worden aangepast Een aantal voorgestelde aanpassingen in de Gemeenschappelijke regeling leiden op hun beurt ook weer tot de noodzaak om het Statuut Overlegorganen aan te passen. In het Statuut bevat nadere afspraken over de samenstelling en werkwijze van de diverse overlegorganen binnen de MRE-samenwerking. Wijziging van het Statuut is een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur. Het concept-gewijzigde Statuut bieden we ter kennisname aan. Hiermee heeft uw raad volledig inzicht in de aanpassingen, die samenhangen met het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling. 4.1 Het Algemeen Bestuur stelt overlegorganen in Het instellen van de Raadstafel21 als bevoegd orgaan sluit aan op het verzoek vanuit de Raadstafel21 zelf om haar positie te formaliseren. De bestaande (ambassadeurs)rol van de Raadstafel21 verandert hierdoor niet. Het Algemeen Bestuur is het bevoegde orgaan voor het instellen van een overlegorgaan Raadstafel21. Door het instemmen met dit beslispunt nodigt uw raad het Algemeen Bestuur expliciet uit om in haar eerstvolgende vergadering (15 december 2021) de Raadstafel 21 als bestuursorgaan in te stellen.

5.1 Leden van een nieuw overlegorgaan moeten formeel worden aangewezen In het 4e beslispunt is opgenomen, vooruitlopend op de formele instelling van de Raadstafel21 als overlegorgaan, de huidige leden van de Raadstafel21 aan te wijzen als lid. Dit om praktische redenen, zodat de Raadstafel21 in de huidige samenstelling door blijft functioneren tot de gemeenteraadsverkiezingen van 2022. Na deze verkiezingen worden de raden uitgenodigd opnieuw leden voor de Raadstafel21 aan te wijzen. Kanttekeningen en risico’s 1.1 De Wet gemeenschappelijke regelingen gaat nog wijzigen Naast de behoefte om eerst ervaringen op te doen met de nieuwe manier van samenwerking was in 2019 ook de door de Minister voorgenomen wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) een reden om niet al op dat moment de Gemeenschappelijke Regeling aan te passen. De wetswijziging is echter op het moment van dit voorstel nog steeds niet afgerond, naar verwachting vindt dit pas dit najaar plaats, waarbij een implementatietijd geldt van 2 jaar om alle Gemeenschappelijke Regelingen in Nederland hierop zo nodig aan te passen. Het Algemeen Bestuur van de MRE heeft de keuze gemaakt om als MRE niet (langer) te wachten op de besluitvorming met betrekking tot wijziging van de Wgr en daar ook niet op voorop te lopen.

Immers zolang de wetswijziging niet definitief is, bestaat het risico om hierin niet volledig te zijn. De wijziging van de Wgr zal hoogstwaarschijnlijk ook consequenties hebben voor de drie andere grote regionale Gemeenschappelijke Regelingen (GGD, Omgevingsdienst en Veiligheidsregio). Mede daarom geven wij de voorkeur aan het afwachten van de definitieve wetswijziging, zodat in samenhang bestuurlijk kan worden gesproken over de implementatie hiervan, welke mogelijk op onderdelen het karakter van technische wijziging overstijgt. Daarom is de toekomstige wetswijziging niet expliciet betrokken bij voorliggende technische aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling. Hieruit volgt dat er naar verwachting in 2023 een voorstel tot wijziging zal worden voorbereid om de Gemeenschappelijke Regeling waar nodig in lijn te brengen met 6

de dan gewijzigde Wgr. De volledigheid gebiedt overigens te zeggen dat de huidige Gemeenschappelijke Regeling (inclusief de nu voorgestelde technische aanpassingen) al voor een groot gedeelte voldoet aan de voorziene wijzigingen in de wet. 1.2 De Archiefwet gaat nog wijzigen Naar verwachting zal in 2021 ook de Archiefwet door het Parlement worden aangepast. Deze wetswijziging betreft vooral het gebruik van eenvoudiger en actuelere begripsaanpassingen ten opzichte van de Archiefwet uit 2015. Denk bijvoorbeeld aan documenten i.p.v. archiefbescheiden en depot i.p.v. archiefbewaarplaats). In voorliggende aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling is een technische schakelbepaling opgenomen, waardoor de tekst met betrekking tot het RHCe in alle gevallen aansluit op de aangepaste Archiefwet. Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. Communicatie en samenspraak Wij zullen conform het verzoek van het Dagelijks Bestuur MRE, na besluitvorming in uw raad, het Dagelijks Bestuur MRE informeren over de resultaten van besluitvorming in het college en in uw raad. Conform de Gemeentewet zullen wij het besluit tot het treffen van de regeling ook publiceren.

Zodra de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten de besluitvorming hebben afgerond zal door het Dagelijks Bestuur aan de gemeente Eindhoven worden verzocht om zorg te dragen voor publicatie en daarmee de formele inwerkingtreding van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling. De regie op de verdere communicatie ligt bij het MRE. Uitvoering / planning Zodra de colleges en raden van de 21 deelnemende gemeenten de besluitvorming hebben afgerond zal door het Dagelijks Bestuur aan de gemeente Eindhoven (als plaats waarin de MRE-regeling statutair is gevestigd) worden verzocht om zorg te dragen voor publicatie en daarmee de formele inwerkingtreding van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling. Het concept-gewijzigde Statuut Overlegorganen zal vervolgens ter besluitvorming worden geagendeerd in het Algemeen Bestuur van 15 december 2021. Waarna het proces van technische aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling en de daarmee samenhangende technische aanpassingen in het Statuut Overlegorganen is afgerond. Bijlagen -Concept GR MRE 2021 met toelichting -Was-wordt overzicht GR MRE 2021 -Concept Statuut Overlegorganen MRE 2021 -Concept-Raadsbesluit Resultaat van de behandeling in de oordeelsvormende raad Reactie college n.a.v. behandeling in de oordeelsvormende raad Burgemeester en wethouders van gemeente xxx,

7