Bijlage 2. Bestuurlijke reactie KempenPlus getekend.pdf

knprn?ks ledereen werkt mee

Aan de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergeijk, Bladel, Eerselen Reuselde Mierden Bladel, 20 mei2O21

Betreft: bestuurlijke reactie naar aanleiding van het rapport Van Dam over de lessen uit de fraude bij de V/VK-Groep

Geacht college, Naar aanleiding van de geconstateerde omvangrijke fraude binnen de WVK-groep, één van de organisaties waaruit KempenPlus is voortgekomen, heeft het bestuur opdracht gegeven tot een onderzoek naar het bestuurlijk handelen ten tijde van de fraude. Dit onderzoek is verricht door een externe, onafhankelijk en zelfstandig onderzoeker, de heer dr. M. van Dam. ln april2O21 hebben wij het rapport, met daarin de uitkomsten van dit onderzoek, ontvangen. Bijgaand treft u het rapport aan. Het bestuur heeft kennis genomen van het rapport en wenst een bestuurlijke reactie op de definitieve versie van dit rapport te geven. Wij hebben ervoor gekozen om pas een bestuurlijke reactie te formuleren ná ontvangst van de definitieve versie van het rapport. Wij informeren uw college hiermee over de in het rapport geconstateerde bevindingen en de wijze waarop wij omgaan met de in het rapport genoemde conclusies en aanbevelingen.

Wijverzoeken u om voorliggend rapport alsmede onze bestuurlijke reactie daarop aan uw raad ter kennisgeving aan te bieden. Tevens verzoeken wij u om aan uw raad voorlopige geheimhouding op te leggen ten aanzien van het rapport en onze bestuurlijke reactie daarop. Deze geheimhouding komt te vervallen bij de aanvang van de raadscommissievergadering van gemeente Bergeijk op 15 juni 2021 waarin het onderwerp openbaar behandeld zalworden.l

Bestuurlijke reactie op de bevindingen uit het onderzoek Allereerst willen wij de onderzoeker, de heer Van Dam, bedanken voor zijn verrichte werkzaamheden. Omdat wij graag een zo onafhankelijk, onpartijdig, transparant en betrouwbaar onderzoek als mogelijk wilden laten uitvoeren, heeft de onderzoeker alle ruimte gekregen. Daarnaast heeft hij alle documenten kunnen inzien die hijvoor het onderzoek nodig achtte en met iedereen kunnen spreken. Het onderzoeksrapport bevat conclusies en aanbevelingen waarbijeen inspanning vanuit het bestuur wordt verwacht. Het bestuur onderschrijft het belang daarvan. Uit het onderzoek is duidelijk geworden dat het bestuur signalen dat de WVK-Groep risico's liep, heeft gemist. Het bestuur had meer aandacht moeten geven aan het belang van integer handelen binnen de organisatie en meer aandacht moeten geven aan de interne beheersing van risico's. Dit had de kans op fraude kunnen verkleinen. Verderop in deze reactie beschrijven we de stand van zaken omtrent de opvolging van de aanbevelingen en de reeds getroffen maatregelen. Daartegenover staat dat het onderzoek concludeert dat (mede) uit het uitvoerige politieonderzoek is gebleken dat de fraude op verschillende, uiterst listige manieren is gepleegd. Ook het rapport beschrijft dat de feitelijke fraude zó ingenieus was, dat het bestuur die niet had kunnen opmerken.

De accountant heeft de fraude niet waargenomen en er waren geen andere indicaties van fraude. Om die reden betreurt het bestuur de titel van het rapport, die mogelijk iets heel anders (namelijk nalatigheid) suggereert. Dat is niet wat de onderzoeker zelf in het rapport constateert.

1 Blijkens de vergaderkalender

van uw raden, zal de raad van de gemeente Bergeijk de stukken als eerst behandelen in een openbare commissievergadering. Vanaf dat moment geldt dat de geheimhouding op de stukken voor alle individuele raden en overige betrokkenen wordt opgeheven.

K,nprrql"t ledereen werkt mee

Vooropgesteld: wij zijn ons ervan bewust dat het bestuur eindverantwoordelijk is voor het rechtmatig handelen van de opvolger van de WVK-groep, bedrijfsvoeringsorganisatie KempenPlus. Net zoals ook voormalige bestu(u)(en) verantwoordelijk waren voor het rechtmatig handelen van de WVK-Groep. De lessen die volgen uit het rapport nemen wijdan ook uiterst serieus. Wijgeven opvolging aan de in het rapport genoemde aanbevelingen en zullen uw college hierover actief informeren. Er wordt door het bestuur hard gewerkt aan het plan om de interne bedrijfsvoering duurzaam te verbeteren en interne risico's verder te beheersen. Wij hebben al verschillende maatregelen getroffen maar zullen, naast de in het rapport genoemde aanbevelingen, extra maatregelen treffen. Ook hierover zullen wij u regelmatig informeren.

Kantekeningen Wij hebben in het rapport enkele zaken aangetroffen die enige nuance behoeven. Het gaat om de volgende onderdelen:

-

Pagina 9, voetnoot 2 bevat de volgende zin: 'Over dat laatste proces ontbreekt de in de tekst aangehaalde e indconcl usie.' ln de managementletter over 2014, pagina 7 staat dat alle processen in orde bevonden zijn. Meer specifiek staan 6 van de 7 processen op groen (voldoet geheel) en 1 proces (aanbestedingen) op geel (voldoet nagenoeg geheel). De managementletter 2014 is als bijlage toegevoegd aan deze bestuurlijke reactie.

-

Pagina 10, voetnoot 6, bevat een onvolledige quote. De zin die volgt op deze quote brengt een relevante nuance aan, namelijk: "Gezien de aard en omvang van uw organisatie is het wellicht niet wenselijk en nodig om verder op te schalen" (zie managementletter 2014, pagina 9). De managementletter 2014 is als bijlage toegevoegd aan deze bestuurlijke reactie.

-

ln het rapport wordt gesteld dat de accountant herhaaldelijk gewezen heeft op gebrekkige interne controles en dat dit geleid heeft tot risico's. Ook wordt gesteld dat niets gedaan zou zijn met aanbevelingen van de accountant op dit onderwerp. Hiermee wordt het beeld gecreëerd dat de fraude hieraan te wijten is en voorkomen had kunnen worden. ln de jaarlijkse documenten van de accountant wordt een aantal keer gewezen op mogelijke verbeteringen in interne controles. Hierbijwerd niet aangedrongen op grote urgentie. Zo volgt bijvoorbeeld uit de managementletter 2014, p. 9 dat "het gezien de aard en omvang van de organisatie wellicht niet wenselijk en nodig is om verder op te schalen". Bovendien werden deze gebreken opgelost doordat de accountant alsnog deze controles uitvoerde bij het opstellen van hun jaarlijkse rapportages. ln de door EY opgemaakte rapportages is te zien dat de constateringen uit de managementletters werden opgevolgd.2 Geen enkele keer heeft dit ertoe geleid dat een goedkeurende verklaring is onthouden. Van Dam schrijft ook in het rapport dat er geen verband bestaat tussen de aanbevelingen van de accountant ten aanzien van de interne controles en de fraude. Het rapport beschrijft uitdrukkelijk dat het bestuur de fraude niet had kunnen ontdekken. Het is dus onjuist om aan te nemen dat opvolging van deze aanbevelingen had geleid tot voorkoming van de fraude.

Opvol gi n g aan bevel i n gen en getroffen maatregelen Door het bestuur wordt hard gewerkt aan het intern beheersen van risico's. De maatregelen die wij de afgelopen periode al hebben getroffen, zijn onder te verdelen in direct genomen maatregelen na het constateren van de fraude en maatregelen die toezien op het verbeteren van de interne bedrijfsvoering en beheersing. Daarnaast is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van bedrijfsvoeríng en controle gevraagd, om forensisch onderzoek te doen naar de fraude.

2 Zie rapportage EY uitkomsten

controle en overige informatie 2014, pagina 17 ,2015, pagina 15,2016, pagina 15,2017, pagina 14en2018 pagina 14.

KenperQIA s ledereen werkt mee

Hieronder volgt een weergave van de opvolging van de aanbevelingen en de reeds getroffen maatregelen. Maatregelen direct na het constateren van de fraude r Niet noodzakelijke bankrekeningen zijn opgeheven; . Er zijn geen contante transacties meer, behalve bij de automaat voor het opladen van de kantinepassen van medewerkers; . De procedures rond handmatige betalingen zijn aangescherpt; r Alleen bij hoge uitzondering worden handmatige betalingen doorgevoerd; o De controle op technische functiescheidingen is verbeterd. Verbeteringen in interne bedrijfsvoering en beheersing

. De visie op interne beheersing is gedeeld met het bestuur; . De management informatie wordt op een betere manier gerapporteerd; o Het volgsysteem voor de bevindingen van de accountant vanaf 2017 is ingericht; r (Her) inrichting van de organisatie t.a.v. control en interne controle voor eind 2021; . Vóór 2022wordt een integraal controleplan opgesteld. Na de zomer van 2021 worden er voor de meest risicovolle processen en voor de rechtmatigheid interne controles uitgevoerd;

o Tijdelijke ondersteuning op de financiële administratie om tot een inrichting van de processen te komen en de jaarrekening 2022 op te stellen;

o Er is een risicoanalyse gedaan op de bestaande processen. Deze worden veniverkt in een plan van aanpak;

r Er komt extra focus op cybercrime, datalekken, hacking; . Het administratiesysteem is te complex en wordt vervangen; r (Nieuwe) medewerkers dienen bij indiensttreding de eed of belofte af te leggen; o Gestart is met het werven van expertise t.b.v. professionalisering organisatie KempenPlus. Aanbevelingen en opvolging De onderstaande schuingedrukte aanbevelingen zijn geciteerd uit het rapport, "1. Vervul en borg de twee rollen binnen de bestuurlijke verantwoordelijkheid: bestuurder en

toezichthouder 2. Organiseer de bestuurlijke ondersteuning 3. Overleg jaarlijks als bestuur met de accountant 4. Versterk een cultuur waarin bewust aandacht is voor integriteit 5. Kies speerpunten in de interne beheersing 6. Breng het archief op orde en ovenneeg het administratief systeem te vervangen 7. Blijf sturen op de maatschappelijke functie van KempenPlus" Het bestuur van KempenPlus heeft de directie de opdracht gegeven om naar aanleiding van deze aanbevelingen te komen met een SMART plan van aanpak ter implementatie van de aanbevelingen

knryerQl^ s ledereen werkt mee

Communicatie Wij hebben getracht uw colleges en daarmee uw raden zo transparant en volledig mogelijk te informeren. Wij begrijpen het als er vanuit uw colleges en uw raden meer vragen zijn of behoefte is aan meer informatie. Om die reden zullen er raadsinformatieavonden worden georganiseerd waarin een extra toelichting zal worden gegeven. Daarnaast is de Q&A met veelgestelde vragen te vinden via de website van KempenPlus. Bovendien vertrouwen wij erop dat wij met uw colleges en uw colleges met uw raden over dit onderwerp in gesprek zullen blijven treden.

Hoogachtend, Namens het bestuur van Partici

mr

Jansen

Bijlage 1. Rapport Van Dam Bijlage 2. Managementletter \'VVK Groep 2014

penPlus,

ing. F.J.L.M. Baudoin Secretaris