Bijlage 1. Memo Wijziging Reglement van Orde Bergeijk

Interne memo

Voor

:

Presidium

Afdeling

:

Griffie

Datum

:

Donderdag 11 mei en donderdag 15 juni 2023

Onderwerp

:

Wijzigingen Reglement van Orde Bergeijk

Beste leden van het presidium, Aanleiding De gemeenteraad van Bergeijk buigt zicht periodiek over hoe zij wil vergaderen en hoe de werkzaamheden in en rondom de gemeenteraad worden georganiseerd. Regels hieromtrent legt de gemeenteraad vast in het Reglement van Orde. Het Reglement van Orde is voor het laatst gewijzigd in 2019. De afgelopen periode is een aantal onderwerpen uit het huidige Reglement van Orde ter discussie gesteld. Hieruit volgt de aanleiding om het Reglement van Orde te actualiseren. Daarnaast is per 1 april 2023 een aantal wijzigingen in de Gemeentewet in werking getreden. Deze wijzigingen hebben gevolgen voor de posities van politieke ambtsdragers en procedures. Deze wijzigingen dienen te worden verwerkt in het te actualiseren Reglement van Orde van de raad. In deze memo wordt het presidium gevraagd mee te denken over mogelijke wijzigingen van het Reglement van Orde. Het raadsvoorstel tot wijziging van het Reglement van Orde zal door de griffier worden voorbereid en naar verwachting in Q3 van 2023 ter vaststelling worden aangeboden aan de raad. Laatste herziening: Reglement van Orde van Bergeijk 2019 Het Reglement van Orde is laatstelijk gewijzigd eind 2019. Bij deze herziening zijn verschillende reglementen samengevoegd en is een aantal grote(re) wijzigingen doorgevoerd.

De grootste wijzigingen destijds hadden betrekking op de volgende onderwerpen: - Versterking van het vragenhalfuurtje; - Onderscheid maken in hamer- en bespreekstukken; - Verandering vergadermoment presidium; - Alternatieve behandeling ingekomen stukken; - De mogelijkheid van het vragen van een VOG bij kandidaat-wethouders; - Procedure benoeming commissieleden; - Schriftelijke vragen; - Initiatiefvoorstellen. Een compleet overzicht van de wijzigingen destijds en een uitgebreide toelichting daarop tref je bijgaand aan (bijlage 1). Wetswijzigingen vanaf 2019 Dit jaar is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. De nieuwe wet brengt veranderingen met zich mee op het gebied van integriteit en geheimhouding. Over deze onderwerpen kan de raad geen keuzes maken, omdat de wijzigingen wettelijk verplicht zijn. De wetswijzigingen zullen worden verwerkt in het Raadsvoorstel tot wijziging van het Reglement van Orde. De wijzigingen betreffende de volgende: 1. De verklaring omtrent het gedrag is voortaan verplicht voor kandidaat-wethouders; 2. Het college, de burgemeester en de commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen; 3. De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen; 4. Informatie waarop geheimhouding rust, moet voortaan altijd met de gehele raad worden gedeeld.

BESPREEKPUNTEN ACTUALISATIE REGLEMENT VAN ORDE BERGEIJK 2023 a. Aantal commissieleden per fractie Het aantal commissieleden per fractie is nu gemaximeerd op 6 personen van buiten de raad. De commissieleden mogen zitting nemen in alle commissies. Verder worden er geen eisen gesteld aan de benoeming. Het is niet verplicht dat de te benoemen personen op de kieslijst van de fractie hebben gestaan. Ook zijn er geen regels omtrent tussentijdse wisselingen (binnen een raadsperiode). Ook een VOG is niet verplicht gesteld bij te benoemen commissieleden. In de praktijk blijkt dat er tussentijds nogal wat wijzigingen plaatsvinden. Zo zijn er sinds de start van de huidige raadsperiode zes commissieleden gestopt en twee nieuwe commissieleden bijgekomen. De motieven om te stoppen zijn verschillend, bijvoorbeeld omwille van werk, onverenigbare nevenfunctie, overlijden verminderde interesse in de politiek, etc. Het (administratieve) proces omtrent het aan- en afmelden van commissieleden is tijdrovend voor de griffie en de ambtelijke organisatie (HR en ICT). In vergelijking tot andere gemeenten heeft de gemeente Bergeijk relatief veel commissieleden (in theorie). Praktijk is wel dat niet alle mogelijke plaatsen worden ingevuld.

Er moet een balans gevonden worden tussen enerzijds niet te veel drempels opwerpen om een rol in de politiek te kunnen vervullen en anderzijds tussentijds wisselen of extra benoemen niet te belastend te maken. Mogelijkheden: 1. Huidige aantal van maximaal 6 commissieleden handhaven en daar verder geen aanvullende bepalingen over vast te leggen, wisselingen tussentijds toegestaan; 2. Het aantal van maximaal 6 commissieleden handhaven, maar tussentijdse wissels maar toe staan tot maximaal 6 commissieleden voor de gehele raadsperiode per fractie; 3. Huidige aantal van maximaal 6 commissieleden te verminderen naar bijvoorbeeld 4 (met overgangsrecht voor de huidige situatie). 4. ……. Andere mogelijkheden door jullie ingebracht. b. Hoofdelijke stemming Het huidige Regelement van Orde bevat geen bepaling over bij wie een hoofdelijke stemming exact begint. Het huidige Reglement van Orde beschrijft dat de stemming begint bij de daarvoor bij loting aangewezen fractie, maar niet bij welk lid van die fractie de stemming start. Hier moet het Reglement van Orde helderheid over scheppen. Mogelijkheden: 1. Een loting op raadslid niveau bij aanvang van iedere raadsvergadering; 2.

Een loting op fractie niveau bij aanvang van iedere raadsvergadering (huidig) met daarbij de toevoeging dat bij hoofdelijke stemming, gestart wordt met het lid van de fractie die vanaf de voorzitter gezien het meest links van de fractie zit, en daarna met de klok mee wordt gegaan. c. Rouleren spreekvolgorde De spreekvolgorde is momenteel afhankelijk van de loting. Er kan ook gekozen worden voor roulatie van de spreekvolgorde. Dit houdt in dat iedere vergadering een andere partij als eerste het woord krijgt. Op die manier is de spreekvolgorde eerlijker verdeeld. d. Agendering en behandelwijze ingekomen stukken en raadsinformatiebrieven De afgelopen periode zijn een aantal ingekomen stukken/raadsinformatiebrieven op verzoek van individuele fracties als agendapunt van commissie- en raadsvergaderingen toegevoegd. Het verdient aanbeveling om de huidige wijze van agendering en behandeling te evalueren en hier eventueel bepalingen over op te nemen in het Reglement van Orde.

2 van 4

Voorstel vanuit de griffie: • Agendering is alleen mogelijk ná voorafgaande instemming presidium; • Agendering is alleen mogelijk met benoemen van concrete doelstelling/vraagstelling. De doelstelling/vraagstelling wordt uiterlijk twee weken voorafgaande aan de behandeling met raads-, commissie- en collegeleden gedeeld; • Behandelwijze: de verzoekende fractie krijgt in 1e termijn als eerste het woord en licht eerst kort toe wat de reden/aanleiding van agendering is, daarna volgt de inhoudelijke inbreng. Hierna wordt het rondje rechtsom gevolgd en krijgen de andere fracties de gelegenheid om te reageren. Tot slot krijgt het college het woord. Indien de discussie er om vraagt, volgt een tweede termijn. Anders sluit de voorzitter het agendapunt na de eerste termijn. e. Eenzijdig intrekken of wijzigen raadsstukken door college Het document ‘raadsvoorstel’ is een collegedocument. In de praktijk is het voorgekomen dat het college reden ziet om een voorstel van het college dat reeds is aangeboden voor behandeling in een raadsvergadering, al dan niet met voorafgaande commissiebehandeling, in te trekken ofwel te wijzigen. De Gemeentewet zegt hier niks over. Het is aan de raad (en het college) zelf om hier afspraken over te maken en die afspraken vast te leggen in het Reglement van Orde. Het huidige reglement zegt hier niets over.

Voorstel vanuit de griffie: • Wijzigingen van redactionele of procedurele aard in het raadsvoorstel (en/of bijlagen): zonder voorafgaande instemming, maar met voorafgaande kennisgeving aan de raad. Wijzigingen geel gearceerd. • Wijzigingen van inhoudelijke aard of intrekken raadsvoorstel (en/of bijlagen): met voorafgaande (schriftelijke) instemming van het presidium. Wijzigingen gemotiveerd en geel gearceerd. f. Schriftelijke vragen door commissieleden Het huidige Reglement van Orde schrijft in artikel 59 voor dat schriftelijke vragen enkel door raadsleden gesteld kunnen worden. De praktijk is echter dat ook commissieleden schriftelijke vragen stellen en deze worden momenteel ook beantwoord. Het Reglement van Orde moet hier helderheid over scheppen. Mogelijkheden 1. Reglement van Orde aanpassen – de mogelijkheid van het stellen van schriftelijke vragen door commissieleden formeel vastleggen; 2. Commissieleden kunnen vragen via hun fractievoorzitters indienen. Huidige bepaling Reglement van Orde blijft in tact. g. (toekomstige) Wijzigingen die nog niet zijn meegenomen in deze memo De raadswerkgroep Lange Termijn Agenda doet op dit moment nader onderzoek naar de mogelijkheden van het instellen van een agendacommissie.

De samenstelling, taken en bevoegdheden van een agendacommissie kunnen worden opgenomen in het Reglement van Orde maar er kan ook een losse Verordening worden gemaakt. Als er tijdig meer duidelijkheid is over het instellen van een agendacommissie, zal dit worden meegenomen in de komende herziening van het Reglement van Orde. h. Overige redactionele aanpassingen Tot slot wordt het Reglement van Orde op een aantal punten redactioneel gewijzigd. Deze wijzigingen worden in deze memo niet besproken. De wijzigingen hebben betrekking op o.a. vereenvoudiging taalgebruik, wetswijzigingen, doornummering, en aanpassing Reglement van Orde naar de huidige praktijk.

3 van 4

Tijdspad 11 mei en 15 juni 2023

Memo bespreken in het Presidium

Juni tot en met september 2023

Uitwerking raadsvoorstel door griffie

26 oktober 2023

Behandeling in commissievergadering ABZ

16 november 2023

Besluitvormende raad

BESPREEKPUNTEN PRESIDIUM 15 juni 2023: 1. 2. 3. 4. 5.

Denkrichting – input vanuit de raadsfracties; Denkrichting – input vanuit voorzitter en secretaris; Zijn er buiten bovenstaande wijzigingen, nog andere wijzigingen gewenst? Besluit nemen over gewenste wijzigingen: die verwerken in raadsvoorstel. Kan het presidium instemmen met het voorgestelde tijdspad?

Met vriendelijke groet, Yentl van Bakel Griffier

4 van 4