Achtergrondnotitie voorstellen wijziging GR KempenPlus

notitie; ”voorstellen aanpassing GR Kempenplus”. De gemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-De Mierden werken samen binnen de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus (Hierna: KempenPlus). Dit op het gebied van het uitvoeren van de Participatiewet. KempenPlus is een gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). De gemeenschappelijke regeling KempenPlus dient aangepast te worden. De aanleiding hiervoor is tweeledig: 1. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vraagt enkele keuzes en wijzigingen in de regeling; 2. Er is sprake van een wijziging in het takenpakket van KempenPlus, waarbij de bijzondere bijstand wordt toegevoegd aan de gemeenschappelijke regeling KempenPlus Om te komen tot een juridisch houdbare regeling, waarin bovengenoemde wijzigingen verwerkt zijn, is in november 2022 een proces gestart om te komen tot een gewijzigde regeling. Over dit proces zijn de colleges en raden recentelijk door middel van een raadsinformatiebrief geïnformeerd. In deze notitie worden de voorgestelde wijzigingen voor de gemeenschappelijke regeling KempenPlus beschreven. In deze notitie wordt allereerst ingegaan op de benodigde wijzigingen als gevolg van de nieuwe Wgr. Vervolgens wordt ingegaan op de benodigde wijzigingen als gevolg van de overgang van de bijzondere bijstand.

1.1 Wijziging met betrekking tot zienswijzen Wijziging Zienswijzen voor besluiten (art. 10 lid 5)

Toelichting In de regeling moeten afspraken worden gemaakt over voor welke besluiten van het bestuur een zienswijzeprocedure gaat gelden. Voor deze besluiten krijgen raden dan de mogelijkheid om hun opvatting te geven over een voorgenomen besluit. In de regeling kan ook worden afgesproken dat geen besluiten vatbaar zijn voor een zienswijzeprocedure.

Voorstel De raden hebben wettelijk gezien het recht om zienswijzen in te dienen op de ontwerpbegroting. Hieraan wordt niets veranderd. De gewijzigde Wgr maakt het mogelijk extra besluiten aan zienswijzen te onderwerpen. Zienswijzen zijn voornamelijk van toepassing wanneer er sprake is van grote beleidsvoorstellen- en wijzigingen binnen de samenwerking. KempenPlus is echter een (beleidsarme) uitvoeringsorganisatie. Daarom wordt er op dit moment geen aanleiding gezien om extra besluiten aan een zienswijze te onderwerpen. Voorgesteld wordt om, naast de wettelijk verplichte besluiten, geen extra besluiten in de regeling op te nemen waarvoor een zienswijzeprocedure gaat gelden.

1.2 Participatie Wijziging Afspraken over participatie (art. 10 lid 7)

Toelichting In de regeling moet worden opgenomen of, en zo ja hoe, burgers inspraak krijgen op bepaalde onderwerpen die bij de regeling zijn belegd. Er kan ook voor gekozen worden dat er geen inspraak mogelijk is. Dit moet dan expliciet in de regeling opgenomen worden.

Voorstel Er wordt op dit moment geen aanleiding gezien om in de regeling specifieke onderwerpen aan te wijzen waarbij participatie of inspraak van belanghebbenden of inwoners mogelijk wordt gemaakt. De hoofdreden die hiervoor gegeven wordt is het feit dat KempenPlus een uitvoeringsorganisatie is: er is sprake van een beleidsarme GR (uitvoeringsregeling). Dit betekent dat de regeling voornamelijk uitvoering geeft aan het beleid wat op het niveau van de individuele gemeenten is vastgesteld. Vanuit die redenering is het logischer om de inspraak te laten plaats vinden daar waar het beleid ook bepaald wordt: bij de individuele gemeenten.

Pagina 2 van 11

1. Het bestuur stelt geen nadere regels over de wijze waarop belanghebbenden bij de voorbereiding van besluiten en de evaluatie kunnen worden betrokken.

1.3 Actieve informatieplicht Wijziging Actieve informatieplicht (art. 17 lid 2)

Toelichting Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft met de nieuwe Wgr een directe actieve informatieplicht richting de raden. Zij moet de raden dus actief informeren over wat er in de regeling speelt. In de regeling moeten afspraken worden opgenomen over de wijze waarop deze informatie wordt aangeleverd.

Voorstel Het voorstel is om eenzelfde passage op te nemen als welke in de GRSK is geformuleerd, om op die manier als regeling te voldoen aan de eis van de actieve informatieplicht. De actieve openbaarmaking start vanaf het moment dat de WOO op dit onderdeel in werking treedt. Ons voorstel is daarom om de volgende bepaling op te nemen: 1. Het bestuur of één of meer leden daarvan verstrekt aan de raden en de colleges gevraagd en ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuursorgaan gevoerde en te voeren bestuur nodig is, alsmede alle inlichtingen waarom door een of meer leden van die raden en colleges wordt verzocht voor zover zulks niet strijdig is met het openbaar belang. 2. Een verzoek om inlichtingen als bedoeld in het eerste lid wordt schriftelijk ingediend. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen vier weken schriftelijk verstrekt. 3. De vragen en antwoorden worden ter kennis gebracht van de colleges. 4. Het bestuur maakt vergaderstukken en verslagen van het bestuur actief openbaar.

1.4 Aanvullende controle-instrumenten als de rekenkamer en het enquêterecht Wijziging Er worden aanvullende controle-instrumenten geïntroduceerd om onderzoek te doen naar de gemeenschappelijke regeling.

Toelichting De nieuwe Wgr maakt het mogelijk voor gemeenteraden om een gezamenlijke enquête uit te voeren naar de bestuursvoering van een gemeenschappelijke regeling. De nieuwe Wgr verduidelijkt dat de lokale rekenkamers, waaronder gezamenlijke

Pagina 3 van 11

rekenkamers, de mogelijkheid hebben onderzoek te doen naar het gevoerde bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Voorstel Strikt genomen vergen beide instrumenten geen wijziging van de regeling. In lijn met de keuzes gemaakt in de GRSK is een consistente keuze gemaakt om beide instrumenten (rekenkamer en enquête) op te nemen in de regeling. Dit met het oog op de zelfstandige leesbaarheid van de regeling. Wij stellen voor om met betrekking tot het rekenkameronderzoek de volgende passage op te nemen in de concept-GR: Rekenkameronderzoek Artikel De rekenkamer(commissie)s van de deelnemende gemeenten, afzonderlijk en in samenwerking met elkaar, worden door het bestuur in staat gesteld om alle informatie te verkrijgen die voor de wettelijke taakuitoefening nodig is, dit onverminderd het bepaalde in artikel 184 Gemeentewet. Recht van enquête Artikel 27 Conform artikel 155g Gemeentewet kunnen de raden van de deelnemende gemeenten gezamenlijk, op voorstel van een van de vertegenwoordigende organen van de deelnemers aan de betreffende regeling, een onderzoek instellen naar het door de bedrijfsvoeringsorganisatie gevoerde bestuur.

1.5 Evaluatiebepaling Wijziging Evaluatie (art. 11a)

Toelichting De regeling moet bepalingen bevatten over de evaluatie van de regeling. Wat en hoe vaak er geëvalueerd moet worden is aan de deelnemers zelf om te bepalen. Er kan ook bepaald worden dat er geen evaluatie plaats hoeft te vinden.

Voorstel Voorgesteld wordt om op te nemen dat er vierjaarlijks een evaluatie plaatsvindt (iedere bestuursperiode). Daarbij wordt voorgesteld om in het derde jaar van de raadsperiode de evaluatie te laten plaatsvinden. In dit jaar is het bestuur voldoende bekend met de regeling, en is de inhoud van de evaluatie tijdig bekend om voor de daaropvolgende bestuursperiode aanpassingen gedaan en afgerond te kunnen hebben. Deze bepaling staat een tussentijdse evaluatie uiteraard niet in de weg.

Pagina 4 van 11

Op basis van de besprekingen in de werkgroep stellen wij voor onderstaande elementen op te nemen in de concept-GR: Evaluatie Artikel 1. Het bestuur voert iedere bestuursperiode, in het derde jaar van die bestuursperiode, een evaluatie uit naar de samenwerking of het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus. 2. Het resultaat van in lid 1 genoemde evaluatie wordt vastgelegd in een evaluatierapport, dat ter informatie naar de colleges en de raden wordt gezonden.

1.6 Wijzigingen met betrekking tot uittreding en desintegratie Wijziging Afspraken over uittreding (art. 9 lid 1)

Toelichting Voortaan moet de regeling bepalingen bevatten over de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden uit de regeling. In ieder geval moeten in de regeling afspraken worden gemaakt over de gevolgen van uittreding voor het vermogen van de rechtspersoon (de rechtspersoon is in dit geval de gemeenschappelijke regeling). Hierbij moet worden gedacht aan afspraken die moeten worden gemaakt over wat er gebeurt met personeel, contracten, huisvesting en investeringen in het geval dat een deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling treedt.

Voorstel Onderstaande uittredingsbepalingen op te nemen in de regeling. Uittreding Artikel 1. Een college kan geheel of gedeeltelijk uit de regeling treden door een daartoe strekkend besluit van het betreffende college en na verkregen toestemming van de betreffende raad. Onder gedeeltelijk uittreden wordt verstaan het vanaf een bepaalde datum niet langer afnemen van diensten van c.q. niet langer delegeren van tot dan toe gedelegeerde taken en bevoegdheden aan de bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus. 2. In het geval diensten, taken en bevoegdheden door alle colleges die de betreffende diensten, taken en bevoegdheden afnemen hebben gedelegeerd met ingang van dezelfde datum niet langer worden Pagina 5 van 11

afgenomen c.q. niet langer worden gedelegeerd, stellen de colleges met elkaar een plan op waarin alle aspecten en gevolgen daarvan worden geregeld, zodat er geen sprake is van achterblijvende kosten en achterblijvend personeel. 3. Een college zendt het besluit tot uittreding aan het Bestuur. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het Bestuur het besluit heeft ontvangen. 4. Tenzij het Bestuur een kortere termijn bepaalt, kan de (gedeeltelijke) uittreding niet eerder plaatsvinden dan tegen 31 december van het tweede kalenderjaar volgend op de datum van de in het tweede lid bedoelde ontvangstdatum. 5. Het Bestuur zendt een besluit tot (gedeeltelijke) uittreding van een college aan de colleges van de overige Gemeenten. 6. De colleges van de overige Gemeenten kunnen gedurende een periode van 3 maanden na de toezending als bedoeld in het vorige lid een zienswijze toezenden aan het Bestuur. Het Bestuur betrekt de zienswijzen bij het opstellen van het uittredingsplan. Uittredingsplan Artikel 30 1. Het bestuur stelt een uittredingsplan vast. Het uittredingsplan regelt de gevolgen van de uittreding. 2. Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële -, juridische -, personele - en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding. 3.

Het uittredingsplan bepaalt de systematiek voor berekening van de financiële gevolgen van de uittreding. 4. De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten en de waarde van de formatie die de uittredende gemeente overneemt, als bedoeld in artikel ##, lid #. 5. Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten te maken door de bedrijfsvoeringsorganisatie die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn. 6. Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig, te maken dan wel te dragen door de bedrijfsvoeringsorganisatie die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding. 7. De bedrijfsvoeringsorganisatie brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten en de waarde van de formatie die de uittredende gemeente overneemt, als bedoeld in artikel ##, lid #, in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom. 8.

Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de deelnemer. 9. De in het derde lid bedoelde systematiek wordt gebaseerd op: a. Relevante regelgeving; b. Relevante jurisprudentie; c. Feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding. Beleidswijzigingen, wijziging van economische omstandigheden en wijziging van inzichten die zich voordoen of opkomen na het moment van de daadwerkelijke uittreding kunnen niet worden betrokken bij de bepaling van de hoogte van de uittreedsom. Pagina 6 van 11

10. De bedrijfsvoeringsorganisatie alsmede de uittredende deelnemer is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer. 11. Bij de berekening van de kosten voor uittreding zoals bedoeld in het vierde lid wordt een risico-opslag van tien procent toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. 12. Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom. Externe deskundige Artikel 31 1. Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan wijst het bestuur een onafhankelijke externe deskundige aan die in opdracht van het bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De onafhankelijke deskundige kan, in overleg met het bestuur, voor specifieke onderdelen van het Uittredingsplan andere deskundigen inschakelen. 2. De kosten voor het inschakelen van de onafhankelijke externe deskundige en overige ingeschakelde deskundigen vallen onder de frictiekosten als bedoeld in artikel 44, lid 5. 3.

Het bestuur wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en het bestuur. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het bestuur de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van meerderheid van stemmen in het bestuur. Uittreedsom Artikel 32 1. Ten minste 12 maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel ##, derde lid en op de jaarrekening van de bedrijfsvoeringsorganisatie over het meest recent verstreken begrotingsjaar. 2. Uiterlijk 6 maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel ##, derde lid en op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding. 3. Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in een keer.

In het uittredingsplan bepaalt het bestuur conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen. Als de uittredende deelnemer kiest voor betaling in termijnen kan het bestuur een rentevergoeding in rekening brengen. Verplichtingen uittreder Artikel 33 Pagina 7 van 11

1. De uittredende deelnemer is gehouden zich in te spannen om de formatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende deelnemer overneemt van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden.

1.7 Wijzigingen in de begrotingscyclus Wijziging De begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regeling wordt gewijzigd.

Toelichting Om gemeenteraden meer positie te geven in de begrotingscyclus, is ervoor gekozen de termijnen voor de indienen van de kadernota, ontwerpbegroting en begroting aan te passen. Samengevat betekent dit: • De kadernota en voorlopige jaarrekening moeten voortaan voor 30 april naar de gemeenteraden worden gestuurd. • De ontwerpbegroting wordt door het bestuur naar de raden gezonden, 12 weken voordat begroting door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt vastgesteld. • Het bestuur moet voortaan inhoudelijk reageren op ingebrachte zienswijzen, voordat de begroting wordt vastgesteld.

Voorstel Wij stellen voor om de wettelijke data en termijnen met betrekking tot de P&C-cyclus in de regeling op te nemen en het artikel als volgt te herschrijven: 1. Het bestuur zendt voor 30 april: a. de kadernota; b. van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de ontwerpbegroting; c. de voorlopige jaarrekening; aan de raden van de deelnemende gemeenten. 2. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting en begrotingswijzigingen twaalf weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld, ter vaststelling toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Pagina 8 van 11

3. De colleges van de deelnemende gemeenten dragen zorg voor het voor een ieder ter inzage leggen van de ontwerpbegroting. 4. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het bestuur wordt aangeboden. 5. Het bestuur stelt de raden van de deelnemende gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, en van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. 6. Het bestuur zendt de vastgestelde begroting binnen twee weken na vaststellen en voor 15 september aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant. 7. Nadat de begroting is vastgesteld, zendt het bestuur de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 8. In afwijking van het onder het tweede lid vermelde, kunnen begrotingswijzigingen, die niet leiden tot een aanpassing van de gemeentelijke bijdragen, direct worden vastgesteld door het bestuur.

1.8 Wijzigingen van de archiefbepalingen Voorstel Als gevolg van wijzigingen in de archiefwet dient de archiefparagraaf aangepast te worden. KempenPlus is een BVO en heeft geen verordenende bevoegdheden. Dat betekent dat de archiefverordening niet als los document kan worden vastgesteld door het bestuur. Daarom is een duidelijke archiefbepaling noodzakelijk om op te nemen in de regeling. Door niet te verwijzen naar de Archiefwet 1995, maar naar de Archiefwet is na inwerkingtreding van deze wet niet direct een wijziging noodzakelijk. Voorgesteld wordt om onderstaande bepaling (welke is afgestemd met IBT en archieftoezicht van de provincie Noord Brabant) over te nemen in de regeling. Artikel 18 Archief Archiefbeheer Artikel 19 1. De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van de bedrijfsvoeringsorganisatie, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Archiefbewaarplaats Artikel 20 Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het bestuursorgaan van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van een van de deelnemende overheidsorganen, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).

Pagina 9 van 11

Toezicht Artikel 21 Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). Verantwoording Artikel 22 1. De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). brengt [twee]jaarlijks aan het bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het bestuursorgaan van de bedrijfsvoeringsorganisatie die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het bestuur brengt [twee]jaarlijks verslag uit aan de instellende organen over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het bestuursorgaan van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Terbeschikkingstelling Artikel 23 1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden geregeld. 3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

Pagina 10 van 11

1.9 Wijzigingen in het kader van de overgang van de bijzondere bijstand Voorstel Artikel 5 lid 1 als volgt te wijzigen: 1.Het Participatiebedrijf heeft tot doel het behartigen van het gemeenschappelijk en afzonderlijk belang van de deelnemende gemeenten en de colleges op het gebied van: a. b. c. d. e.

de sociale werkvoorziening ingevolge de WSW; werk en inkomen ingevolge de Pw met uitzondering van de bijzondere bijstand; de IOAW; de IOAZ de Bbz

In de notitie Inwerkingtreding staat uitgewerkt welke stappen genomen moeten worden door de deelnemende gemeenten, de GRSK en KempenPlus.

Pagina 11 van 11