2023-11-13; Memo overhead ovv Bergeijk

MEMO OVERHEADKOSTEN

Aan:

Bestuur KempenPlus

Van:

Staf KempenPlus

Datum:

08 november 2023

Onderwerp:

Ontwikkeling kosten overhead in relatie tot omvang doelgroepen

Inleiding Met deze notitie wordt beoogd om inzicht te verschaffen in de ontwikkeling van overheadkosten sinds de start van KempenPlus in 2019. Ook wordt de ontwikkeling van deze kosten afgezet tegen de ontwikkeling in doelgroepen. De relatie tussen overhead en ontwikkeling in doelgroepen wordt vervolgens verklaard. Aanleiding is een verzoek van gemeente Bergeijk, opgenomen in een zienswijze bij de begroting 2024. De betreffende passage in de zienswijze luidt als volgt:

“Om meer inzicht in de organisatiekosten van KempenPlus, met name ook de overhead kosten, in verhouding tot de ontwikkelingen in de doelgroep van KempenPlus. Om hier meer inzicht in te verkrijgen, is een verdiepingsslag in de begroting noodzakelijk.” De gevraagde verdiepingsslag wordt met deze nota gegeven. o De doelgroepen en de ontwikkelingen daarin worden beschreven. Daarbij wordt duidelijk dat de doelgroep Wsw geleidelijk afneemt en dat nieuwe dienstverlening ontstaat, zoals Leefgeldregeling Oekraïne, Inburgering en TOZO. Voor de gemeente Bergeijk wordt deze ontwikkeling verbijzonderd. o De ontwikkeling in overhead wordt in beeld gebracht per afdeling van KempenPlus, over de jaren 2021 tot en met 2024. o Daarna wordt de focus gericht op afdeling Werken, want dat is de afdeling waarin de terugloop van Wsw plaats vindt en tegelijk de instroom van personen met Loonkostensubsidie optreedt. Ook op Beschut Werk vindt instroom plaats. o De notitie sluit af met een overzicht met conclusies. Samenvatting van deze notitie Over de jaren heen omvat overhead circa 23 % van het lastentotaal. Dit aandeel is stabiel. De lasten zijn naast de loon- en prijsontwikkeling gestegen omdat nieuwe taken zijn opgepakt zoals Leefgeldregeling Oekraïne, Tozo en Inburgering. Deze nieuwe taken leiden tot nieuwe doelgroepen. Ook is er een toename van LKS-ers en Beschut werkers.

Dit leidt tot de conclusie dat er ondanks de krimp van de Wsw, toch sprake is van een groei van de doelgroep van KempenPlus op organisatieniveau. Daarnaast wordt vastgesteld dat de mensen die een beroep doen op de Participatiewet intensievere begeleiding behoeven. LKS-ers en Beschut Werkers hebben vaak meer psychische beperkingen en gedragsproblematiek waardoor er extra begeleiding nodig is. Ook kenmerkt de nieuwe instroom zich door een toenemend aandeel van inwoners van buitenlandse herkomst, met de daarbij behorende begeleiding naar werk. De verdiepingsslag op het onderwerp overhead leidt tot de conclusie, dat ontwikkelingen in doelgroepen als gevolg hebben dat de inzet van KempenPlus verschuift. De doelgroep Wsw neemt af en tegelijk neemt de omvang van andere of nieuwe doelgroepen toe. De overhead op afdeling bedrijven beweegt mee met het aantal personen in doelgroepen bij die afdeling. Ontwikkelingen binnen de afdeling Werk en Participatie laten een toename zien in doelgroepen. Het feitelijke verloop van overhead wordt verklaard door alle relevante zaken te presenteren.

____ 1

Ontwikkeling in doelgroepen Om de ontwikkeling in doelgroepen te beschrijven wordt gestart met een grafiek die per doelgroep het aantal personen aangeeft per maand, vanaf de start van KempenPlus. (1 juli 2019)

____ 2

Ontwikkeling exclusief TOZO Omdat de TOZO afwijkt van de stabiele ontwikkeling in andere doelgroepen wordt in onderstaande grafiek de TOZO weggelaten. Het overall beeld laat een stabiele omvang zien, waarbij de “nieuwe” doelgroepen de afname in “oude” doelgroepen compenseren. Nieuwe doelgroepen zijn geworden TOZO, Leefgeldregeling Oekraïne en Inburgering.

____ 3

Opmerkingen bij bovenstaande diagrammen 1. De diagrammen geven ontwikkeling in aantallen personen weer, inclusief gemeente Oirschot. 2. Ontwikkelingen in de doelgroepen bepalen houdt in dat in totaal 17 groepen in de beschouwing worden betrokken. 3. De uitschieters in 2020 worden verklaard door de TOZO uitkeringen 1, waarop ondernemers een beroep konden doen. 4. Overall gezien is er een toename in absolute zin vast te stellen. 5. In de tweede grafiek wordt de verstrekking van TOZO buiten beschouwing gelaten, hoewel de afwikkeling van verstrekte leningen nog steeds inzet vergt. 6. Inburgering is sinds 2022 een nieuwe doelgroep. De aantallen zijn volledig opgenomen, maar gemeenten Eersel en Oirschot voeren deze taak voor een groot deel zelf uit. 7. Leefgeldregeling Oekraïne is sinds 2022 ook een nieuwe doelgroep van KempenPlus. KempenPlus heeft een instrument ter beschikking waarmee de monitoring real-time kan worden opgevolgd. In de opgenomen grafische weergaven is zichtbaar hoe de nieuwe doelgroepen zich ontwikkelen vanaf de eerste cliënt. Ook de diversiteit van de regelingen blijkt uit de figuren. Aan de ontwikkeling in omvang van doelgroepen kan niet zonder meer een conclusie worden verbonden voor de overhead. Naast de opgave van het aantal cliënten is van belang dat ook de benodigde inzet per cliënt in beschouwing wordt genomen.

Bekend is dat er grote verschillen bestaan in inzet per cliënt. Dat geldt zowel binnen groepen als tussen de groepen. Daar komt bij dat op de taak Inburgering gemeenten verschillende dienstverlening vragen van KempenPlus. De gemeenten Oirschot en Eersel voeren deze taak voor een aanmerkelijk deel zelf uit. Voor de inwoners levert KempenPlus diensten om iedereen te laten meewerken en verzorgt KempenPlus de verstrekking van uitkeringen en leningen. Voor gemeenten wikkelt KempenPlus de programmakosten af – in samenwerking met GRSK- en verantwoordt deze. Onder programmakosten KempenPlus verstaan we de uitgaven en inkomsten in het kader van bijstandsuitkeringen, Leefgeld Oekraïne, TOZO en BBZ. KempenPlus biedt deelnemende gemeenten ondersteuning op het gebied van beleid. 2 Gemeenten bepalen beleid met inzet van de expertise die vanuit de uitvoering beschikbaar is. Inzet op programmakosten inclusief interne controle en accountantscontrole valt onder het begrip overhead. De afdeling Bedrijfsvoering van KempenPlus kwalificeert voor 100 % als overhead. Deze afdeling ondersteunt de twee andere afdelingen: Werk & Participatie en afdeling Werken. Over de toerekening van de kosten van deze afdeling zijn in het verleden afspraken gemaakt. Sinds de vorming van KempenPlus in 2029 is deze toerekening onveranderd.

De toegepaste verdeelsleutel houdt in: 50 % van de kosten van de afdeling Bedrijfsvoering wordt verdeeld op basis van inwoners van de deelnemende gemeenten; 20 % wordt doorbelast aan afdeling W&P, en 30 % wordt doorbelast aan afdeling Werken. Voor de gemeente Bergeijk is een afzonderlijk overzicht van de doelgroepen opgenomen in bijlage I.

1

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) is een van de maatregelen van het kabinet om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De regeling is voor zelfstandige ondernemers, waaronder zzp’ers . 2 KempenPlus is een BVO: een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dat is een beleidsarme uitvoering van taken van gemeenten. Gemeenten bepalen beleid. Kempenplus ondersteunt dat door de expertise die vanuit de uitvoering beschikbaar is in te zetten om in afstemming met gemeenten beleid te formuleren.

____ 4

Overheadkosten bij KempenPlus Kempenplus voert de Participatiewet uit voor de deelnemende gemeenten en voor klantgemeente Oirschot. 3 In de kwantitatieve ontwikkeling van de doelgroepen loopt de inzet voor gemeente Oirschot mee. Deze gemeente neemt diensten af op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Voor de presentatie van de ontwikkeling in doelgroepen is er geen noemenswaardig effect van het wel of niet meenemen van gemeente Oirschot. Oftewel, de ontwikkeling in gemeente Oirschot komt overeen met de ontwikkelingen in de deelnemende gemeenten in KempenPlus. KempenPlus ontvangt op basis van een dienstverleningsovereenkomst een vergoeding voor de kosten die voor Oirschot gemaakt worden. De dienstverlening aan gemeente Oirschot verschaft KempenPlus wel een schaalvoordeel, omdat de kosten van overhead niet evenredig toenemen met de omvang van de doelgroepen. Dat is een voordeel waar alle gemeenten profijt van hebben. Ontwikkeling overhead KempenPlus 2020 – 2024 In onderstaande figuur is de ontwikkeling in overhead in beeld gebracht. Over de jaren heen omvat overhead 23 % van het lastentotaal. Dat aandeel is stabiel. Het lastentotaal laat een groei zien in de jaren 2020 – 2024. Naast de loon- en prijsontwikkeling ontstond groei van lasten door nieuwe taken voor de doelgroepen: Oekraïne; Tozo en Inburgering.

Hierdoor is extrapolatie van lasten uit het verleden geen toereikende verklaring van de ontwikkeling. In de figuur komt wel de groei van de lasten in totaliteit tot uiting.

De jaren 2020 tot en met 2022 zijn op basis van rekeningcijfers. De jaren 2023 en 2024 zijn op basis van begroting weergegeven. Het aandeel overhead bedraagt gemiddeld 23 %.

3

____ 5

Gemeente Oirschot is geen deelnemer in KempenPlus

Overhead per afdeling 2020-2024 8.000.000 7.000.000 6.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000 2020

2021

2022

2023

2024

Deelprogramma Directie & Bedrijfsvoering Deelprogramma Werken Deelprogramma Werk & Participatie

De afdeling Ondersteuning ( Bedrijfsvoering) is volledig overhead. Deze afdeling staat ten dienste van de twee andere afdelingen. De overhead op afdeling Werken laat eerst een afname in de tijd zien. Daar staat tegenover dat de overhead bij afdeling Ontwikkelen en Inkomensondersteuning toeneemt. Overhead bij afdeling Bedrijfsvoering kan fluctueren als gevolg van incidentele oorzaken, bijvoorbeeld implementatiekosten van investeringen of boekwinst bij verkoop van bedrijfsmiddelen. Kosten afwikkelen fraude vallen ook onder overhead van Bedrijfsvoering. Uit analyse van de jaarstukken blijkt dat posten die in 2021 niet tot overhead werden gerekend werden vanaf 2022 onder overhead verantwoord. Dit betreft onder meer formatie op beleid en op kwaliteit, die eerst werd verantwoord op afdeling Bedrijfsvoering en vanaf 2022 wordt verantwoord op afdeling Werk en Participatie. Bij KempenPlus worden ook medewerkers uit de doelgroep geplaatst op reguliere functies die bij de overhead horen. Dit aantal neemt geleidelijk af. (nu 9 medewerkers) Onderstaande grafiek is opgenomen om de reële ontwikkeling te laten zien. Zowel de lonen als de prijzen stegen in de beschouwde periode met bijna 20 %. 4 Dit is een autonome invloed op de ontwikkeling van de overhead. Naast deze autonome ontwikkeling neemt de overhead toe als gevolg van wet- en regelgeving.

Ook investeringen is de infrastructuur van KempenPlus zijn direct van invloed op de overhead.

Loon- en prijsontwikkeling 140 120 100 80 60 40 20 Loonvoet sector overheid (b) 2020

4

____ 6

2021

Prijs materiële overheidsconsumptie (imoc) 2022

2023

Op basis van Macro Economische Verkenning 2024.

2024

Focus op afdeling Werken Ter verdieping van het inzicht wordt voor de afdeling Werken de overhead afgezet tegen de omvang van het aantal personen uit de doelgroepen. In onderstaande grafiek is de ontwikkeling in het aantal personen in dienst bij afdeling Werken in beeld gebracht. De individuele detacheringen zijn in de grafiek meegenomen. De grafiek laat op totaalniveau een stabiele tot licht afnemende omvang zien. De verwachte afname van SW-doelgroep komt in beeld, welke voor een deel gecompenseerd wordt door lichte groei in andere doelgroepen. Het aantal fte is kleiner dan het aantal werkzame personen. Globaal gesteld komt het totale aantal van circa 600 personen overeen met 480 fte.

Ontwikkeling doelgroepen in aantal personen van afdeling Werken 800 700 600 500 400 300 200 100 0 1-7-2019

1-7-2020

1-7-2021

1-7-2022

10 - WSW

20 - LKS KP

25 - Beschut KP

30 - SW Detachering

50 - SW Begeleid werken

Totaal afdeling Werken

1-7-2023

Onderstaande grafiek toont de personele inzet ambtelijk van de afdeling Werken.

60

Formatie versus bezetting afdeling Werken 20202024

50 40 30 20 10 0 2020

2021 formatie afdeling Werken

2022 2023 Bezetting afdeling Werken

2024

De grafiek “Formatie versus bezetting” toont dat de formatie (uitgedrukt in fte) geleidelijk afneemt in de periode 2020 – 2024. Voor 2024 is de formatie opgenomen die begroot is. ____ 7

Er is een aanmerkelijk verschil tussen formatie en bezetting, omdat een aantal functies in de overhead worden ingevuld door medewerkers uit de doelgroep. De figuur brengt in beeld dat dit aantal geleidelijk afneemt. Zowel het aantal personen in de doelgroep als de omvang van de ambtelijke formatie nemen geleidelijk af. Bij de grafiek wordt vermeld dat de benodigde ambtelijke inzet direct afhankelijk is van de wijze waarop werkzaamheden worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld de keuze om het groenonderhoud in Bergeijk te laten uitvoeren in groepsdetachering, in plaats van op basis van bestek, heeft als gevolg dat de werkinhoudelijke aansturing niet langer een taak van KempenPlus is. De kosten van deze aansturing worden nu opgenomen in de bestekkosten en betaalt de gemeente aan de aannemer. Conclusies Met deze nota is uiteengezet welke taken KempenPlus uitvoert voor de deelnemende gemeenten en voor de gemeente Oirschot. Er zijn 17 verschillende doelgroepen met de ontwikkeling in aantallen personen per groep in beeld gebracht. Ook de inzet op afwikkeling van programmakosten en ondersteuning van gemeenten op beleid is vermeld. Bij de kwantitatieve ontwikkelingen in doelgroepen is gemeld dat daarmee niet zonder meer duidelijk is wat de inzet per client is. Deze kan sterk verschillend zijn. Voor de afdeling Werken is de ontwikkeling in doelgroepen gespecificeerd.

Conclusie is dat per saldo een geleidelijke teruggang van het aantal medewerkers wordt vastgesteld. De overhead van deze afdeling (formatie versus bezetting) is in een grafiek weergegeven. Daarbij wordt duidelijk dat de ambtelijke formatie afneemt in de tijd. Er is een verschil tussen formatie en bezetting, die verklaard kan worden door de inzet van medewerkers uit de doelgroep op reguliere functies. In de kosten van overhead is inzicht verschaft in de ontwikkeling sinds de start van KempenPlus. Van alle lasten van KempenPlus is gemiddeld 23 % overhead. In de periode 2020 – 2024 stijgen de lasten van KempenPlus met 25 %. Deze toenemende lasten worden voor 20 % veroorzaakt door de loon- en prijsontwikkeling. Overhead stijgt doordat minder medewerkers uit doelgroepen op reguliere functies worden ingezet. Ook heeft KempenPlus de inzet op een aantal zaken uitgebreid; onder meer op interne controle, op archiefbeheer, op applicatiebeheer. Afdeling Directie en Bedrijfsvoering is volledig overhead. Een toename van de kosten bij deze afdeling volgt onder meer uit toenemende inzet op IT en op informatiebeveiliging en archief.

____ 8

Bijlage I:

____ 9

Specificatie doelgroepen van gemeente Bergeijk 2019 - 2023