Toezegging Invoeringsplan Wet open overheid – Commissie AZ 8 april 2024

Toezegging Invoeringsplan Wet open overheid – Commissie AZ 8 april 2024 Tijdens de vergadering van de commissie Algemene Zaken van 8 april 2024 heeft wethouder Stravers de volgende toezegging gedaan: ‘’Het invoeringsplan voor de WOO zal met de raad worden gedeeld.’’ Onderstaand het Invoeringsplan Wet open overheid. Invoeringsplan Wet open overheid Hoe ziet de projectgroep eruit? De implementatie van de Wet open overheid (Woo) is een project dat gezamenlijk met de gemeenten Nuenen en Son en Breugel en met Dienst Dommelvallei wordt uitgevoerd. De organisatie voor het project bestaat uit een kernteam en 2 werk/-klankbordgroepen. In het kernteam zitten drie juridisch adviseurs (van iedere gemeente één), een communicatieadviseur, een adviseur informatievoorziening, een adviseur informatiedienstverlening, een privacy officer en de projectleider. Daarnaast is er een werk-/klankbordgroep communicatie. Het gaat om zowel interne als externe communicatie binnen het Woo-project. Zeker wat betreft effectieve interne communicatie kan dit per organisatie(cultuur) iets anders vergen. Vandaar dat binnen deze werkgroep drie communicatieadviseurs zijn betrokken, van iedere gemeente één. De laatste werk-/klankbordgroep gaat over de processen, informatie en systemen die aangepast moeten worden naar aanleiding van de invoering van de Woo.

Lid hiervan zijn de adviseur informatievoorziening, een procescoördinator en een iCoach. Tot slot houdt de betrokken privacy officer de CISO en de functionaris gegevensbescherming op de hoogte over de ontwikkelingen van de Woo en bespreekt binnen hun overleg zo nodig zaken hieromtrent. Hoe gaan we te werk? De Wet open overheid schrijft verschillende informatiecategorieën voor die bestuursorganen actief openbaar moeten gaan maken. Dit zijn: -

Algemeen verbindende voorschriften; Overige besluiten van algemene strekking; Ontwerpen van algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover extern advies wordt gevraagd inclusief de adviesaanvraag; Inzicht in de organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen; De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend; Bij de gemeenteraad ingekomen stukken, tenzij deze betrekking hebben op individuele gevallen; Vergaderstukken en verslagen van gemeenteraden; Agenda's en besluitenlijsten van vergaderingen van het college van B&W; Adviezen; Convenanten;

-

Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering; Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking; (schriftelijke) Woo verzoeken, de schriftelijke beslissingen hierop en de daarbij verstrekte informatie; Ambtelijke of externe onderzoeksrapporten; Beschikkingen: hiervoor gelden verschillende uitzonderingen; Klachten.

De implementatie van de actieve openbaarmaking verloopt over een periode van 5 jaar (vanaf mei 2022) in fases. Per fase komen er een aantal informatiecategorieën aan bod. Tijdens elke fase doorloopt de projectgroep een aantal stappen: 1. We maken voor iedere categorie een impactanalyse. Deze maakt inzichtelijk in welke werkprocessen de documenten die onder een bepaalde categorie vallen (werkdefinities hiervoor worden landelijk vastgesteld) binnen onze organisatie voorkomen. Je weet dan ook meteen welke medewerkers veel met deze informatiecategorie werken, dus wie de keyusers zijn. 2. We bepalen de wijze van openbaar maken. Als we weten wie de key-users zijn, kunnen we met hen nader in gesprek over hoe we de actieve openbaarmaking het beste kunnen vormgeven. Vragen die we tijdens deze stap beantwoorden zijn: Hoe richten we de werkprocessen voor actieve openbaarmaking in? Wie gaat de openbaarmaking uitvoeren? Vanuit welk systeem en waar wordt de informatie gepubliceerd? Is het wenselijk om sjablonen aan te passen, zodat actieve openbaarmaking aan de achterkant makkelijker wordt (bv. minder anonimiseren)? 3. De laatste stap is het aanpassen van de systemen ten behoeve van de actieve openbaarmaking.

Daarbij moeten we systemen aanpassen op metadata, sjablonen aanpassen als dit zo is afgesproken, hulpsoftware aanpassen en implementeren, beheer inregelen in de lijn en eventueel benodigde koppelingen doorvoeren. Daarna kan de informatie ontsloten worden via het gekozen platform. Gedurende het gehele project is er sprake van de uitvoering van een interne communicatiestrategie. Het op de hoogte stellen van en het draagvlak creëren onder medewerkers voor de implementatie van de actieve openbaarmaking op grond van de Woo zijn namelijk noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvolle invoering. Wat is de huidige stand van zaken? In 2023 is het project voor de implementatie van de actieve openbaarmaking op grond van de Woo gestart. De projectgroep is toen begonnen met de impactanalyse voor de categorieën uit de eerste fase. Dit zijn: -

De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend; Vergaderstukken en verslagen van gemeenteraden; Convenanten;

-

En (schriftelijke) Woo verzoeken, de schriftelijke beslissingen hierop en de daarbij verstrekte informatie.

Voor onze organisatie zijn wat deze fase betreft alleen de twee laatst genoemde categorieën nieuw. De twee eerstgenoemde maken we al actief openbaar. Daarnaast moest de projectgroep in 2023 ook aan de slag met de inventarisatie voor een publicatieplatform. Eind 2022 kwam namelijk het bericht dat het landelijk platform voor publicaties op grond van de Woo niet doorging: het bleek een te complex en omvangrijk ICT-project. Gevolg hiervan is dat alle overheidsorganisaties zelfstandig een publicatieplatform moeten realiseren. In 2023 is de projectgroep dan ook bezig geweest met een marktverkenning hiervoor. Er zijn verschillende gesprekken gevoerd, met verschillende leveranciers om hun oplossingen te bespreken. Uiteindelijk is naar aanleiding daarvan eind 2023 een voorstel voorgelegd aan het kernteam, waarmee akkoord is gegaan. Het voorstel betreft een oplossing voor de korte termijn. De markt is namelijk nog volop in ontwikkeling. Door voor zowel een korte, als lange termijnoplossing te kiezen, zorgen we dat we een passende oplossing realiseren en dat we aan ons vastgestelde ambitieniveau voldoen. Uitgangspunten die we hanteren voor een geschikt publicatieplatform zijn: •

De gebruiksvriendelijkheid voor de inwoners;

•

Passend bij de wettelijke vereisten;

•

Toekomstbestendig: op de juiste wijze geïntegreerd in ons landschap;

•

Daar waar mogelijk zoveel mogelijk geautomatiseerd het werk van medewerkers uit handen neemt.

Op 17 april vindt de “kick-off” plaats van het gekozen publicatieplatform. Waarna in de komende weken de verdere implementatie hiervan wordt afgerond en we met het platform aan de slag kunnen. We gaan dan dus eerst Woo-verzoeken en convenanten publiceren. We hebben daarnaast alvast een klein begin gemaakt met de impactanalyse van de categorieën uit fase 2 (adviezen, onderzoeksrapporten, klachten, agenda’s en besluitenlijsten van bestuurscolleges), zodat we op het moment dat fase 1 is afgerond vlot door kunnen met de implementatie van fase 2. Benadrukt dient te worden dat de actieve openbaarmaking nu nog niet wettelijk verplicht is. Wanneer welke categorie wel verplicht is wordt bepaald bij Koninklijk Besluit. Wij stemmen onze fasering af op wat er landelijk wordt voorgeschreven, omdat naar verwachting de Koninklijke besluiten hier ook op afgestemd zullen worden. Voorstel van de projectleider is dat zij op het moment dat het publicatieplatform een tijdje live is, zij bij het bestuur langskomt om dit te laten zien. Dan is voor hen zichtbaar hoe we in het kader van de

Woo naar de inwoners toe informatie vindbaar maken en kan zij eventuele verdere vragen beantwoorden.