TAM-Omgevingsplan Hoofdstuk 22a 'Oudvensestraat-Zuid'_Bijlagen bij de Regels_Bijlage 8 Inkoopbeleid gemeente Geldrop-Mierlo 2017
Tekst van het document
lnkoopbeleid gemeente Geldrop-Mierlo 2OÍ-7
1
lnleiding
De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de lnkoop- en
aanbestedingspraktijk. Daartoe is in 2013 de Kadernota lnkoop vastgesteld waarin het inkoopproces inzichtelijk en transparant is gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. Per l juli 2016 is de gewijzigde Aanbestedingswet in werking getreden. Hierbij heeft Nederland de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen in nationale wetgeving geïmplementeerd, hetgeen doorwerkt in het eigen aanbestedingsbeleid en aanbestedingsprocedure. Deze wijzigingen zijn opgenomen in het lnkoopbeleid gemeente Geldrop-
Mierlo 2077 dat de Kadernota lnkoop 2013 vervangt.
ln het kader van het inkoopbeleid leeft de gemeente een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:
1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)
2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zíe verder hoofdstuk 4)
3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk S)
4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)
2
1.
DeÍinities
ln dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Aanbestedingswet: Aanbestedingswet 2012. Wet van 22 juni 2016 betreffende de regels omtrent aanbestedingen.
Contractant
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.
Diensten
Diensten als bedoeld ín artikel l.l Aanbestedingswet.
Gemeente
De gemeente Geldrop-Mierlo, zetelend in Geldrop te Hofstraat 4
lnkoop
(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van
werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten
tot gevolg hebben.
l.l Aanbestedingswet.
Leveringen
Leveringen als bedoeld in artikel
Offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te
verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de (gewijzigde) Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2074123 lEU, 2ot4l24l EU en 2ot4l25 | EU.
Opdracht
Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken,
leveringen of diensten of een raamovereenkomst
Ondernemer
Een 'aannemer', een 'leverancier' of een 'dienstverlener'
Werken
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet
3
2,
Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a.
Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het
inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkel'ljk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en het verlagen van de inzet van gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en
diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de
inkoopambitie, slagvaardíge besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de
ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c.
lnkopen tegen de meest optimale (integralel prijskwaliteit verhouding Bij het ínkopen van werken, leveringen en diensten betrekt de gemeente interne en andere
(externe) gemeentel'rjke kosten in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.
d
Maatschappelijke verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKBI Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden met de
maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu.
e.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente
lnkoop moet ondersteunend z'rjn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar
4
direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
f.
De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als
zichzelf voorop Zowel de gemeente als ondernemers verríchten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en
criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal de gemeente hiertoe digitaalinkopen (en aanbesteden). (Vanaf L juli2OIT is het overigens verplicht voor aanbestedende diensten om de gehele aanbestedingsprocedure voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden digitaal te laten verlopen. De gemeente maakt daarnaast gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) dat in plaats komt van het Nederlandse model Eigen verklaring).
Naast deze doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten:
1. 2.
stimuleren van de regionale economie; bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-
bedrijf;
3.
stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;
4.
stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van ondernemers.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en
organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
Dit inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
ln het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid: 1. Economisch Beleidsplan, 2. Re-integratieverordening, 3. Gedragscode voor ambtenaren, 4. Nota duurzaamheid Geldrop-Mierlo 2016-2019, 5. Beleid Maatschappelijk Verantwoord nkopen I
5
3.
Juridische uitgangspunten
3.1
Algemeen juridisch kader De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief
worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze weten regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
.
Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Ríchtlijnen 2Ol4l23/EU,2O74/24/EU en2Ot4l25/EU ('Aanbestedingsrichtlijnen') en Richtlijn 2OO7l66/EG ('Rechtsbeschermingsrichtlijn'). Deze wet biedt één kader voor
overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De 'Aanbestedingsrichtlijnen' en de Rechtsbeschermingsrichtl'rjn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, lnterpretatieve
Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.
. . .
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.
3.2
Uniforme documenten
De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit
niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zíjn. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:
.
Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016) bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten. Op grond van de in 2016 gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en het gewijzigde Aanbestedingsbesluit is een aanbestedende dienst verplicht om het ARW 2016
toe te passen voor overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het 'pas toe of leg uit"- principe. Aanbestedende diensten zijn vrij om het ARW 2015
te gebruiken bij opdrachten voor leveringen en diensten. Aanbestedende diensten zijn
6
bovendien vrij om het ARW 2016 te gebruiken bij opdrachten boven de Europese
drempelwaarden; Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken; Algemene lnkoopvoorwaarden van de gemeente, bestaande uit:
-
Algemene lnkoopvoorwaarden 2013 voor Leveringen en Diensten; DNR 2011 met aanvullende voorwaarden (herzien juli 2013) ;
Algemene lnkoopvoorwaarden voor Accountancy 2014;
Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij lT (GlBlT) 2016; UAV 2OLZ|UAV-Gc 2005.
Gids Proportionaliteit.
3.3
Algemene beginselen bij inkoop
a
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij al haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in
acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en
vertrouwensbeginsel b
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt naast bovengenoemde beginselen, bij overheidsopdrachten en
concessie overeenkomsten boven de Europese drempelwaarden en bij
overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
.
Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte
discriminatie is verboden.
. .
Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginselvan gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
.
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
7
Wederzijdse erkenning: Diensten en leveringen van ondernemingen uit andere lidstaten van
de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.
9.4
Mandaat en volmacht
lnkoop víndt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.5
Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het college is bevoegd om binnen de kaders van dit
inkoop- en aanbestedingsbeleid en de relevante wet- en regelgeving nadere uitvoerings- en uitwerkingsregels vast te stellen ten aanzien van juridische, ethische, ideële, economische en organisatorische uitgangspunten.
8
4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.t
lntegriteit
a
De gemeente stelt bestuurliike en ambtel'rjke integriteit voorop De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer
handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodesl . Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling
wordt
voorkomen. b
De gemeente contracteert enkel integere ondernemers De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden
met criminele of illegale prakt'tjken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de 'Gedragsverklaring Aanbesteden'.
4.2
Duurzaam inkopen
Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente
streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam ín te kopen en past minimaal de vastgestelde criteria toe of motiveert wanneer deze niet kunnen worden meegenomen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a.
tot uitdrukking door het volgende:
o Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld waarin mogelijke duurzame oplossingen in worden onderzocht. Hierbij wordt daar waar mogelijk verder gekeken dan de duurzaamheidscriteria opgesteld door Pianoo.
o De gemeente kiest ervoor om zo veel mogelijk digitaal in te kopen, vooruitlopend op de wettelijke verplichtingen hiertoe die gelden per l juli 2017.
o Bij inkooptrajecten wordt rekening gehouden met de doelstellingen zoals opgenomen in het Nota duurzaamheid Geldrop-Mierlo 2OL6-20L9 en de werkwijze volgend uit het "Beleid Maatschappelijk Verantwoord lnkopen".
Met betrekking tot een aantal 'productgroepen' zijn door Pianoo zogenaamde 'duurzaamheidscriteria' opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur,
1
De gedragscode voor ambtenaren en de gedragscode voor bestuurders
I
verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de 'RAW-Catalogus Bepalingen - Duurzaam lnkopen'.
b
lnkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreintegratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de
samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder
niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Bij inkooptrajecten wordt rekening gehouden met de doelstellingen uit de
"Reintegratieverordening" en de werkwijze volgend uit het "Beleid Maatschappelijk Verantwoord Inkopen".
4.3
lnnovatie De gemeente moedigt - daar waar mogelijk
- innovatiegericht inkopen (en aanbesteden)
aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan
bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.De gemeente moedigt - daar waar mogelijk
- innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een
innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand
product. Zie verder het "Economisch Beleidsplan".
10
5.
Economische uitgangspunten
5.1
Product- en marktanalyse
a
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit
gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door - indien mogelijk - een
product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het 'product' en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de
relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
s.2
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten)
zoweltijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar lnkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel
moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
b
Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door
bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen
ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheíd in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
Lokale economie en MKB
5.3 a
De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerleivorm van
discriminatie van ondernemers leidt. ln gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraagenlof een meervoudig
onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie
moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale,
11
Europese of mondiale kansen laten liggen. 'Local sourcing'kan bijdragen aan de
doelmatigheid van de inkoop. Bij inkooptrajecten wordt rekening gehouden met werkwijze volgend uit het "Beleid Maatschappelijk Verantwoord lnkopen" en de daarvan deel uitma kende uitvoeringswijzer.
b
De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKBl.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt
echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van
het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het
voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
5.4
Samenwerkingsverbanden
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt
zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere
gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactíviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, lCT, P&O en sociale regelgeving.
5.5
Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. Er worden geen
bedragen vastgelegd. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen
inkoopstrategie. Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er ondermeer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de
aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal
onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Om deze reden zijn er een drietal formats opgesteld; een verkorte strategie en een uitgebreide inkoopstrategie voor gebruik door medewerkers van de gemeente en een format voor gebruik door medewerkers van Bizob. De inkoopstrategie moet schriftelijk door de gemeente worden goedgekeurd.
De gemeente hanteert een drempel van € 5.000 voor leveringen en diensten waaronder geen
inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.
12
Het vastleggen van bovenstaande bepaling in het beleid leidt tot een financiële rechtmatigheid maar een juridische onrechtmatigheid. De gemeente weegt de belangen van het MKB en de
lastenvermindering voor haar organisatie zwaarder dan de juridische onrechtmatigheid op dit punt.
Leveringen en Diensten
Werken
excl. BTW
excl. BTW
Schriftelijke motivering op
Van€5.000tot € 30.000
Van € 15.000tot € 100.000
basis van een verkorte
(én alleen toepasbaar bij
(én alleen toepasbaar bij
inkoopstrategie
enkelvoudige procedures)
enkelvoudige procedures)
Schrift elijke motivering op
Vanaf€ 30.000
Vanaf € 100.000
basis van een uitgebreide
inkoopstrategie
Wanneer de geraamde waarde van de inkoop een lagere waarde heeft dan € 30.000 voor Leveringen en diensten of € 100.000 voor Werken en er toch geen enkelvoudige procedure wordt
doorlopen, wordt er een schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie opgesteld.
5.6
Raming en financiële budget
lnkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftel'rjke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat z'lj verplíchtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans
krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
13
6.
Organisatorische uitgangspunten
6.1
lnkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. lnkoopÍuncli e
AJnbesteding
1
Voortraject
uï@(; à&e4€ &au4!90. 46
r Bepalen van de inkoopbehoefte o Onderzoek naar de aanwezigheid van een bestaande raamovereenkomst
2
Specificeren
3
Selecteren
. Bepalen waarde van de opdracht of raamovereenkomst o Aanmakeninkoopdossier . Opstellenínkoopstrategie . Opstellenofferteaanvraag o Opstellen overige aanbestedingsdocumenten o Eventuelevoorselectiegeïnteresseerdeondernemers r Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website en/of TenderNed
4
Contracteren
5
Bestellen
6
Bewaken
7
Nazorg
o Offertes evalueren r Gunning aan winnende ondernemer o lnformeren afgewezen ondernemers o Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant o Registrerengetekendeovereenkomst o Opmaken inkoopdossier en ter archivering aanbieden o Uitvoeren van de opdracht o Eventueel met het doen van bestellingen o Bewaking budget en check op facturen r Overleg met en controle op de opdrachtnemer a
Evaluatie inkoopproces
14
Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek inkopen. ln dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en
doelmatig inkoopproces nagestreefd.
6.2
Inkoop in de organisatie
De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop (met
uitzondering voor Werken) te bundelen door deel te nemen in Bureau inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Bizob voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden er samen met andere
gemeenten inkoopprojecten doorlopen om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van prijs, kwaliteit en kennis. Bij de deelname aan deze trajecten wordt gewerkt conform de code gezamenlijke projecten (joint procurement) van 7 november 2OI2.
5.3
Verantwoordelijken
lnkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en
wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid.
6.4
Klachtenregeling
De gemeente stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor
overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten.
lndien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient zij dit bezwaar voor te leggen aan de gemeente zodat zij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig
weg te nemen- Mocht de ondernemer menen dat de gemeente het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. ln elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.
15