RV GM2022-1285674 Werkwijze inflatie - Voorgenomen Besluit.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp Werkwijze inflatie -Voorgenomen Besluit Beslispunten 1. In te stemmen met het gebruik mogen maken van een Voorgenomen Besluit, vooruitlopend op een aanpassing van de financiële verordening. Inleiding Op dit moment is er sprake van hevige inflatie. Hierdoor wordt alles in een snel stijgend tempo duurder. Dit geldt ook voor projecten en reguliere werkzaamheden binnen de bouw en infrastructuur. Voornamelijk de enorme prijsstijgingen van materialen en grondstoffen zorgen er voor dat offertes veel hoger uitvallen dan verwacht. Wat willen we bereiken Op dit moment biedt de financiële verordening geen ruimte om in te spelen op ontwikkelingen zoals extreme inflatie. Enkel in het geval van een brandzaak is het college gemachtigd om geautoriseerd budget of een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan € 50.000,- te overschrijden zonder voorafgaande rapportage aan de raad of een besluit van de raad. Dat is nu niet het geval, want het aanleggen of vervangen van een werk is in beginsel geen brandzaak. Vandaar dat op dit moment wordt geprobeerd om alle kostenstijgingen zo goed als mogelijk te verwerken via tussentijdse rapportages of een separaat raadsbesluit. Het is echter niet mogelijk om uit te sluiten dat offertes alsnog hoger kunnen uitvallen dan het (herijkte) budget. Hierdoor kunnen sommige projecten vertragen.

De financiële verordening wordt dit jaar geactualiseerd. Hierin zal een nieuwe bepaling worden voorgesteld waarbij het mogelijk is om het college via een Voorgenomen Besluit, nadat de raad in gelegenheid is gesteld om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, afzonderlijke verplichtingen aan te laten gaan die niet conform de begroting zijn vastgesteld. De raad krijgt twee weken de gelegenheid om de eventuele wensen en bedenkingen kenbaar te maken. En wanneer twee of meer fracties aangeven niet met het voorstel in te stemmen wordt het voorstel via de reguliere procedure zo snel mogelijk aan de raad voorgelegd. Hierdoor kan de termijn voor besluitvorming worden ingekort tot twee weken waarin de raad het besluit vooraf kan beoordelen en kan het college achteraf verantwoorden via de planning- en controlcyclus. Dat is dan in het geval bij een goed gemotiveerde uitzonderlijke situatie die niet zo nijpend is als een brandzaak, maar wel stagnatie in de uitvoering oplevert. Aan de bepaling zou uiteraard een bepaald plafond kunnen worden gekoppeld, maar dat is niet nodig omdat er ook gekozen kan worden om niet in te stemmen. Deze bepaling zorgt er voor dat er eerder ingespeeld kan worden op actuele ontwikkelingen. Middels dit raadsvoorstel willen wij u vragen om vooruitlopend op de aangepaste financiële verordening al op deze manier te mogen werken.

In bijlage 1 is een voorbeeld toegevoegd van het standaardformulier dat hiervoor gebruikt kan gaan worden. Dit geldt dan voornamelijk voor aanpassingen in investeringskredieten en/of exploitatiebudgetten die het gevolg zijn van de inflatie. Wanneer de prijs van de offerte hoger is dan het gevoteerde krediet kan er anders niet gegund worden. Daarop willen we op deze manier anticiperen. Bij politiek-gevoelige dossiers zal altijd vooraf gevraagd worden om een raadsbesluit en wordt de reguliere procedure gevolgd.

1285674

blad 1 van 3

Raadsvoorstel Argumenten 1.1 Projecten die nog aanbesteed moeten worden kunnen hun doorgang vinden Indien de prijs van de offerte hoger is dan het gevoteerde krediet of exploitatiebudget kan de opdracht niet gegund worden. Er zal dan eerst aan de gemeenteraad een keuze moeten worden voorgelegd om aanvullend krediet bij te laten ramen of om het project uit- of af te stellen. Dit proces kan vertragend werken. Het Voorgenomen Besluit zorgt ervoor dat er alsnog binnen twee weken besloten kan worden, waardoor aanbestedingen veel eerder afgerond kunnen worden. 1.2 Projecten die reeds zijn aanbesteed kunnen hun doorgang vinden Er wordt door ondernemers gevraagd om aanpassingen van de afgesproken tarieven. In het uitzonderlijke geval waarbij de ondernemer niet wist of had kunnen weten dat er een situatie zou ontstaan waarin sprake is van extreme prijsstijgingen die niet door zijn eigen doen of laten zijn veroorzaakt, kan deze kostenstijging voor vergoeding in aanmerking komen. Dit kan betekenen dat de kredieten van lopende investeringen hierdoor overschreden zullen worden. Dit zal dan in meerdere gevallen ook boven de 10% uitkomen, waardoor wij de 10%-regeling niet kunnen gebruiken. Het eerste uitgangspunt is dat een aanzienlijke prijsstijging zich voordoet wanneer een kostenstijging leidt tot een stijging van 5% of meer van de opdrachtwaarde.

Er is namelijk ook een bepaald ondernemersrisico bij de opdrachtnemer. Het tweede uitgangspunt is dat de prijzen die op moment van gunning golden in stand blijven en dat er over de prijsstijging een tijdelijke opslag wordt berekend en betaald. Hierbij is het van belang dat de kostenverhogende componenten goed worden gewogen in de totale prijsstelling. Een prijsstijging van een grondstof van 5% houdt daarom niet automatisch een prijsstijging van 5% van het product in, omdat een product vaak uit meerdere grondstoffen bestaat. Op deze manier kunnen verwachte overschrijdingen eerder gemeld worden en kan eerder aanvullend krediet of budget worden aangevraagd. Kanttekening 1.1 Het Voorgenomen Besluit is een aanvulling op de begrotingscyclus Het aangaan van verplichtingen kan alleen als het binnen het gevoteerde krediet of exploitatiebudget past. Het niet gunnen van de opdracht kan ongewenste vertraging in de uitvoering opleveren. In de huidige begrotingscyclus zijn verschillende momenten om de gemeenteraad een keuze voor te leggen. Als uitgangspunt wordt eerst de tussentijdse rapportage, begroting of separaat raadsvoorstel als instrument overwogen. Indien dit niet past wordt het Voorgenomen Besluit gehanteerd, dit als aanvulling op de bestaande begrotingscyclus in het geval van een uitzonderlijke situatie.

Wat gaan we daarvoor doen Werken met het Voorgenomen Besluit indien noodzakelijk, vooruitlopend op de nieuwe financiële verordening. Wat mag het kosten N.v.t. Duurzaamheid N.v.t. Burgerparticipatie N.v.t.

1285674

blad 2 van 3

-i\JLz--

l-J**.M*rro Ra ad SVOO fSte I

Evaluatie Bij het raadsbesluit over de nieuwe financiële verordening kan bekeken worden of de werkwijze passend is gebleken en of deze daadwerkelijk veniverkt moet worden in de nieuwe financiële verordening.

Bijlagen: Bijlage 1. Voorbeeld standaardformulier Voorgenomen Besluit

Geldrop, 5 juli 2022

1285674

blad 3 van 3

Raadsmemo op basis van de Financiële verordening gemeente Geldrop-Mierlo 2022 Geldrop

6 mei 2022

Onderwerp xxx Zaaknr.

xxx

Beste leden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo,

Op basis van de Financiële verordening gemeente Geldrop-Mierlo 2022 kan de raad zijn wensen en/of bedenkingen kenbaar maken aan het college over het volgende: Onderwerp en korte toelichting: Meerkosten voor xxx Korte beschrijving van de noodzaak om op korte termijn over de benodigde middelen te kunnen beschikken: In de begroting voor 2022 is rekening gehouden met xxx en een bedrag opgenomen van € x Nu de aanbesteding heeft plaatsgevonden is duidelijk dat dit bedrag niet toereikend is, in totaal is er een tekort van € x. Dit heeft de volgende oorzaken: -

xxx xxx

Bedrag incidenteel: € x,Toelichting incidenteel bedrag: xxx Bedrag structureel: xxx Artikel uit de verordening waarop de uitgave betrekking heeft: Artikel x. Informatieplicht lid x) lopende investeringen gaat overschrijden met minimaal 10%, met een minimum van € 10.000,- en bij alle overschrijdingen van meer dan € 25.000,-;

Bijlage 1 Voorbeeld standaardformulier Voorgenomen Besluit

Indien de raad geen wensen of bedenkingen uit, zal deze uitgave worden meegenomen in het volgende stuk uit de begrotingscyclus: 1e Turap 2e Turap Kadernota Jaarrekening Begroting

Vraag aan de raad: Kan uw raad instemmen met een verhoging van het bruto krediet xxx met € x. Wensen en/of bedenkingen kenbaar maken voor 23 mei 2022.

Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met xxx via xxx.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Geldrop-Mierlo,

secretaris,

burgemeester,

N.J.H. Scheltens

J.C.J. van Bree

Afspraken over deze procedure (conform financiële verordening): • •

De raad krijgt twee weken de gelegenheid wensen en/of bedenkingen kenbaar te maken Indien twee of meer fracties aangeven niet met het voorstel in te stemmen wordt het voorstel via de reguliere procedure aan de raad voorgelegd.

Bijlage 1 Voorbeeld standaardformulier Voorgenomen Besluit