RV GM2021-949499 Deelname Metropoolregio Eindhoven in Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp Deelname Metropoolregio Eindhoven in Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant Beslispunten De raad wordt gevraagd in te stemmen met het niet uitbrengen van wensen en bedenkingen aan het algemeen bestuur van de MRE inzake de voorgenomen deelname van de MRE in de Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant. Inleiding Het bestuur van de MRE wil per 1 januari 2022 deelnemen in de Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob). Conform de Wet gemeenschappelijke regelingen (art. 31a) worden de raden van de in de MRE deelnemende gemeenten in de gelegenheid gesteld om wensen en bedenkingen uit te brengen hierover. Wat willen we bereiken De MRE streeft naar inkopen en aanbestedingen die conform de wettelijke bepalingen verlopen en die tot de gewenste resultaten leiden op het gebied van prijs en kwaliteit. Door deel te nemen in Bizob wordt gebruik gemaakt van gespecialiseerde inkopers. Argumenten 1. Deelname van de MRE in Bizob is gewenst 1. 1 Deelname heeft belangrijke voordelen De MRE-organisatie is klein van omvang en beschikt niet over een zelfstandige inkoopfunctie. Door aan te sluiten bij Bizob voorziet de MRE zich van specialistische inkoopbegeleiding en kan de MRE via Bizob aanhaken bij inkopen en aanbestedingen van andere partijen in de regio.

Hierdoor bereikt de MRE: • Professionalisering van het inkoopproces en samenwerking in de regio; • Betere condities en lagere inkoopkosten door schaalvoordelen; • Verbeterde specificaties, verkorten van levertijden, een betere positie ten opzichte van leveranciers en toegang tot brede inkoopexpertise; • Continuïteit in de bedrijfsvoering op dit onderdeel. 1.2 De autonomie van MRE blijft in stand Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid van de MRE blijft in stand en voor de MRE specifieke criteria en keuzes blijven mogelijk. 1. 3 De ervaringen van de MRE met Bizob ondersteunen definitieve deelname De MRE heeft momenteel al een dienstverleningsovereenkomst met Bizob. Dit is zo vanaf 2019 en de inzet van Bizob is naar tevredenheid. 2. Het is noodzakelijk dat de MRE deze keuze nu maakt De dienstverleningsovereenkomst met Bizob loopt per 1 januari 2022 af. Het is voor Bizob niet wenselijk om dit construct te continueren. Om van Bizob gebruik te kunnen blijven maken, is een formele deelname van de MRE in Bizob nodig.

949499 blad l van 2

Raadsvoorstel 3. De MRE kan voldoen aan de verplichtingen die volgen uit de deelname in Bizob De belangrijkste verplichtingen voor de MRE zijn: • Zoveel als mogelijk samenwerken met Bizob bij de uitvoering van de inkoop- en aanbestedingstaken (op grond van de Aansluitovereenkomst); • Het afnemen van de in het jaarplan opgenomen dagen tegen de dagvergoeding (ter illustratie: in 2021 gaat het om 15 dagen tegen € 646 per dag); • Het naar rato (15 / 7.000 deel) opvangen van een eventueel exploitatietekort van Bizob.

4. Het inbrengen van wensen en bedenkingen is niet nodig Bij het aangaan van de dienstverleningsovereenkomst met Bizob bestond de intentie al om op enig moment tot een formele deelname over te gaan. Het besluit van het algemeen bestuur om dit nu per 1 januari 2022 te doen, is te zien als een formaliteit. Kanttekeningen Risico dat wensen en bedenkingen raden niet tijdig bekend zijn De vraag om wensen en bedenkingen kenbaar te maken is pas begin september 2021 bij de raden neergelegd. Mogelijk kunnen niet alle raden een raadsvoorstel behandelen over het al dan niet uiten van wensen en bedenkingen voorafgaand aan het besluitvormingstraject binnen de MRE. Dit heeft mogelijk gevolgen voor het moment waarop de MRE kan deelnemen in Bizob.

Wat gaan we daarvoor doen De wensen en bedenkingen van de raden worden betrokken in de behandeling van het voornemen tot deelname in Bizob in de Commissie van advies Financien op 2 december 2021. Vervolgens kan het algemeen bestuur van de MRE op 15 december een definitief besluit nemen.

Wat mag het kosten De financiële voorwaarden wijzigen niet voor de MRE met deze overstap van een dienstverleningsovereenkomst naar deelname in Bizob. Er zijn daardoor geen financiële consequenties voor de MRE aan dit voorstel verbonden. Duurzaamheid

Burgerparticipatie Evaluatie Bijlagen: Geldrop, 14 september 2021

--:::-----=:::::::::=------

secretaris 1 949499 blad 2 van 2