RV GM2021-168201 Benoemen accountant.docx

Raadsvoorstel Onderwerp Benoemen accountant Beslispunten 1. Benoemen van Crowe Foederer BV als accountant voor de boekjaren 2021 tot en met 2024 met twee optionele verlengingsopties van respectievelijk twee en één jaar. Inleiding De contractperiode met BDO Audit & Assurance BV loopt tot en met het boekjaar 2020. Voor het controlejaar 2021 en verder zijn de accountancywerkzaamheden opnieuw Europees aanbesteed voor de drie gemeenten en Dienst Dommelvallei. Het resultaat van deze aanbesteding is dit voorstel om Crowe Foederer BV te benoemen als accountant voor de boekjaren 2021 tot en met 2024 met twee optionele verlengingsopties van respectievelijk twee en één jaar. Wat willen we bereiken Overeenkomst aangaan met Crowe Foederer BV voor het uitvoeren van de accountancywerkzaamheden. Argumenten 1.1 Accountancywerkzaamheden zijn Europees aanbesteed. In de raadsvergadering van 29 juni 2020 is de inkoopstrategie “Accountancy diensten 2021 e.v.” niet vastgesteld. Het inkoopteam is verzocht de paragraaf "argumenten" van de inkoopstrategie aan te passen met het doel dat er een kandidaat wordt geselecteerd, die zich als medeverantwoordelijke partner van de gemeente inzet om de interne procesbeheersing te verbeteren, de kwaliteit te verhogen en de kosten te verlagen. En waarbij rekening gehouden wordt met duurzaamheid en social return.

Hiervoor is aan het inkoopteam genoemd in de inkoopstrategie opdracht gegeven de inkoopprocedure voor de “Accountancy diensten 2021 e.v.” verder inhoud te geven. De inkoopstrategie is door het inkoopteam gewijzigd en vastgesteld in het overleg van 26 oktober 2020 (zie bijlage). Deze strategie is gebruikt voor het opstellen van het Aanbestedingsdocument die als basis heeft gediend voor de Europese aanbesteding van de accountancywerkzaamheden. 1.2 Op 11 februari 2021 heeft het inkoopteam besloten Crowe Foederer BV de accountancywerkzaamheden te gunnen. Op 10 februari 2021 zijn de ingediende inschrijvingen individueel beoordeeld door de leden van het inkoopteam. Op 11 februari 2021 hebben de presentaties plaatsgevonden en is besloten Crowe Foederer BV de opdracht te gunnen als inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Via de inkoopstrategie heeft het inkoopteam het mandaat gekregen om de inschrijvingen te beoordelen. De projectleider heeft het mandaat gekregen om aan de hand van deze beoordeling de gunningsbeslissing te nemen. Kanttekeningen Niet van toepassing Wat gaan we daarvoor doen Benoemen van Crowe Foederer BV als accountant voor de boekjaren 2021 tot en met 2024 met twee optionele verlengingsopties van respectievelijk twee en één jaar.

168201 blad 1 van 2

Raadsvoorstel Wat mag het kosten Budget is opgenomen in de 1e begrotingswijziging 2021 van Dienst Dommelvallei. Eenmalig zijn de kosten voor 2021 € 8.500,- en structureel € 17.000,-. Het aandeel voor de gemeente Geldrop-Mierlo bedraagt respectievelijk € 4.080,- en € 8.160,-. Dekking wordt betrokken bij de 1e tussentijdse rapportage 2021. Evaluatie Eén keer per jaar wordt de dienstverlening met de accountant op organisatieniveau geëvalueerd. Dit gebeurt in ieder geval na de toezending van het verslag van bevindingen. Indien één van de partijen het wenselijk of noodzakelijk vindt zal een extra tussentijdse beoordeling worden ingepland, al dan niet met alle organisaties tezamen. Daarnaast wordt één keer per jaar in gezamenlijkheid de dienstverlening met de accountant geëvalueerd. De deelnemende organisaties nemen hiertoe het initiatief. Onderdeel van de evaluaties is het bespreken van de prestaties op basis van de vastgelegde KPI’s en eventuele consequenties. Daarnaast bieden de evaluaties de mogelijkheid om in overleg aanvullende KPI’s vast te leggen of juist KPI’s te laten vervallen. De evaluaties zijn tweezijdig: ook de inzet van de desbetreffende organisatie(s) maakt onderdeel uit van het gesprek. Aandachtspunten worden door zowel de accountant als de organisaties opgepakt en omgezet naar verbeterpunten die zullen worden doorgevoerd.

Van de jaarlijkse evaluatie op organisatieniveau wordt door de betreffende organisatie een verslag gemaakt en dit verslag, inclusief verbeterpunten, wordt verzonden aan de accountant en de betreffende gemeenteraad of bestuur. Ook van de jaarlijkse evaluatie van de gezamenlijke dienstverlening wordt door de organisaties een verslag gemaakt en dit wordt eveneens, inclusief de verbeterpunten, verzonden aan de accountant, de gemeenteraden en het bestuur. Bijlagen Inkoopstrategie “Accountancy diensten 2021 e.v.” versie 26 oktober 2020 (172633) ligt vertrouwelijk ter inzage bij de griffier. De auditcommissie, voor deze,

M.G.A.F. van Schaijk, voorzitter

168201 blad 2 van 2