RI GM2024-2348232 Archiefinspectie 26 maart 2024

Raadsinformatiebrief

Geldrop

3-12-2024

onderwerp registratienr

Raadsinformatiebrief Archiefinspectie 26-3-2024 2348232

Beste leden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo, Inleiding Op 26-3-2024 heeft het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) de archiefinspectie gedaan. De archiefinspectie wordt iedere twee jaar uitgevoerd en het RHCe maakt hiervan een rapport op. Op 14-8-2024 volgde het Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarbij het inspectierapport werd besproken. Ook hiervan is verslag gemaakt. Het college wil u hiervan en van het oordeel in kennis stellen. Samenvatting De uiteindelijke conclusie van RHCe voor alle vier de organisatie is het volgende: “De zorg en het beheer van archiefbescheiden voldoen gedeeltelijk aan toepasselijke wet- en regelgeving”. Vervolgstappen De aanbevelingen van de archivaris nemen we op als actiepunten in het verbeterplan archief- en informatiebeheer 2025-2026. De aanbevelingen zijn geen van alle verrassend, het zijn aanbevelingen die al gepland zijn of waar we al mee bezig waren zoals benoemd in het huidige verbeterplan archief- en informatiebeheer 2023-2024. Een aantal actiepunten zijn in de tussentijd ook al afgerond. Bijlagen 1 Rapportage archiefinspectie 2 Verslag SIO Burgemeester en wethouders van Geldrop-Mierlo,

N.J.H. Scheltens secretaris

J.C.J. van Bree burgemeester

Zaaknummer: 2348232, documentnummer: 2348244

Ondertekend op: 05-12-2024 10:42 Ondertekend door: Sandra Boeijenga Locatie: Geldrop-Mierlo Reden: Digitaal Uitgaand

blad 1 van 1

regionaal historisch centrum eindhoven

INSPECTIERAPPORT GEMEENTE GELDROP-MIERLO

Opsteldatum: 7 mei 2024

Vastgesteld door:

Directeur MRE,

Gemeentesecretaris

tevens piv. streekarchivaris

G.A.G.H. Wouters

NrSt^Keltens

Datum:

Datum:

rho

resionaal historiah centrum eindhoven

1. INLEIDING

Op grond van onder meer de Archiefwet oefent het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) toezicht uit op het informatie- en archiefbeheer van 1. bij het RHCe aangesloten overheden, en 2. overheden met welke het RHCe daartoe een dienstverleningsovereenkomst heeft afgesloten. In het kader van bedoeld toezicht voert het RHCe periodieke inspecties uit naar de naleving door die overheden van toepasselijke wet- en regelgeving. Informatie- en archiefbeheer betreft meer dan alleen de documenten die de organisatie beheert. Wet- en regelgeving aangaande dit beheer omvat ook het beleid en de inrichting ten behoeve van archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen, op basis van de Archiefwet, omschreven worden als documenten en bestanden (ongeacht de vorm) die door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt zijn.

Ter ondersteuning van de inspectie wordt gebruik gemaakt van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's), ontleend aan die van de VNG. KPI's kunnen tijdens de inspectie worden aangevuld en uitgebreid met verdiepende vragen. De vragen toetsen of het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normenkaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast.

Rood

=

voldoet niet

Oranje

=

voldoet gedeeltelijk

Groen

=

voldoet

Ik;!

n

Op 26 maart 2024 is bij gemeente Geldrop-Mierlo een inspectie van het informatiemanagement uitgevoerd. De organisatie heeft functionarissen aangewezen om het RHCe te woord te staan. Het RHCe dankt hen voor de antw/oorden op vragen en voor de begeleiding van de inspectie.

2

reg/onoa/ hiitori$ch centrum eindhoven

2. ALGEMENE CONCLUSIE

De zorg en het beheer van archiefbescheiden door gemeente Geldrop-Mierlo voldoet gedeeltelijk aan toepasselijke wet- en regelgeving. RHCe constateert o.a. de volgende onregelmatigheden/onrechtmatigheden: Ontbreken van een vastgesteld kwaliteitssysteem voor informatiebeheer o.b.v. toetsbare eisen (KPI 4.1). Geen voiledig overzicht van archiefbescheiden (KPI 5.1). Overschrijding wettelijke vernietigingstermijnen van archiefbescheiden (KPI 6.4). Overschrijding wettelijke overbrengingstermijn van informatie (KPI 7.1)

Verzuim om Besluiten beperking Openbaarheid te nemen ten aanzien van beperkt openbare informatie (i.c. bijzondere persoonsgegevens) die door de gemeente naar de archiefbewaarplaats is overgebracht (KPI 8.2). label 1: Algemeen beeld van het archief- en informatiebeheer

KPI KPI 1

TOELICHTING

RESULTAAT

Lokale regelingen Voldoet gemeente Geldrop-Mierlo aan toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder bestuurlijke besluitvorming rond bevoegdheden en verplichtingen?

KPI 2

Middelen en mensen Meent gemeente Geldrop-Mierlo gelet op diens wettelijke taken voor informatiemanagement en archiefbeheer, dat de gemeente beschikt over voldoende middelen en mensen, de laatsten op voldoende kwalitatief niveau.

KPIS

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en Edepot Voldoen de fysieke en digitale bewaaromstandigheden van gemeente Geldrop-Mierlo aan wet- en regelgeving?

KPI 4

Interne kwaliteitszorg en toezicht Is, voorzover van toepassing, de gemeente Geldrop-Mierlo structureel bezig met kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

KPIS

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

□

Is de ordening van informatie planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van informatie?

KPI 6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt gemeente Geldrop-Mierlo zorgvuldig af of er het bezit van informatie wel/niet van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

3

rho resionaai historisch centrum eindhoven

I

KPI 7

Overbrenging van archiefbescheiden Voldoet gemeente Geldrop-Mierlo aan wet- en regelgeving bij de overbrenging van informatie, waaronder het voldoen aan wettelijke overbrengingstermijnen?

KPI 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

n

Voldoet de gemeente Geldrop-Mierlo aan wet- en regelgeving waar het betreft aanduiden van beperking van openbaarheid van informatie waar dat van toepassing is?

label 2: Aanbevelingen RHCe

KPI

Aanbevelingen RHCe

PRIO

4.1

Vaststellen en toepassen van een kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen.

1

5.1

Beschikken over een compleet en actueel overzicht van (digitale) archiefbescheiden.

1

6.4

Binnen wettelijke termijnen vernietigen van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.

1

7.1

Tijdig overbrengen van informatie die daarvoor in aanmerking komt.

1

5.7

Integraal vaststellen en toepassen van beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie

2

5.2

Vastgesteld metadataschema toepassen op blijvend te bewaren informatie.

2

Beschikken over een overzicht dat waarborgt dat van elk digitaal archiefbescheid te alien tijde het gedrag kan worden vastgesteld (bijv. zaaktypen houdende 3D-object(en), CAD-tekening(en) of Exceldocunnent(en) met formules).

5

& 7.3

& 5.8

5.10

4

i reglonaal historisch centrum eindhoven

3. DETAILS CONCLUSIES INSPECTIE In tabel 3 zijn de conclusies per KPI beschreven. In de rechterkolom is vermeld wat de prioritering van de aanbevelingen is(1=hoogste prioriteit). Tabel 3: Resultaten per sub-KPI

KPI 1 LOKALE REGELINGEN T

KPI

RESULTAAT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

De Archiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2018 is rechtsgeldig. Een geconsolideerde tekst is raadpleegbaar op lokaleregelgeving.overheid.nl

I

1.1 LOKALE REGELINGEN

1.1

□ □

1.2 BEHEERREGELING INFORMATIEBEHEER

1.2

De Beheerregeling informatiebeheer Geldrop-Mierlo 2019 is rechtsgeldig.

I

1.3 STRATEGISCH IN FORM ATIEOVERLEG (SIO) Gemeente Geldrop-Mierlo heeft o.b.v. art. 4 Beheerregeling informatiebeheer Geldrop-Mierlo 2019 een Strategisch informatieoverleg ingesteld.

1.3

I

1.4 WIJZIGING OVERHEIDSTAKEN 1.4

n.v.t.

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft sinds 26 maart 2019 niet te maken gehad met opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan aangaande informatie.

/

1.5 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN EN ANDERE INTERGEMEENTELIJKE SAMENWERKINGSVORMEN

1.5

01

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt via organisaties.overheid.nl over een register van gemeenschappelijke regelingen.

I

1.6 WIJZIGING OVERHEIDSTAKEN 1.6

□ □

Het College van B&W van gemeente Mierlo verleent mandaten t.a.v. archiefzorg aan afdelingsmanagers en aan directeur Dienst Dommelvallei.

/

1.7 UITBESTEDEN ARCH IEFB EH EER(STAKEN) 1.7

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft dienstverleningsovereenkomsten gesloten met partijen aan wie archiefbeheertaken zijn uitbesteed.

/

1.8 PUBLICATIE EN BEKENDMAKING 1.8

Gemeente Geldrop-Mierlo publiceert bekendmakingen op officielebekendmakingen.nl

I

5

resionaal historisch centrum eindhoven

!

KPI 2 MIDDELEN EN MENSEM

KPI

RESULTAAT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

Gemeente Geldrop-Mierlo geeft aan dat voldoende middelen beschikbaar zijn om te voldoen aan de uitvoering van de Archiefwet

/

2.1 MIDDELEN

2.1

□

2.2 MENSEN, KWANTITATIEF T.B.V. BEHEER

2.2

Gemeente Geldrop-Mierlo geeft aan dat voldoende medewerkers beschikbaar zijn voor de zorg voor c.q. het beheervan informatie.

I

I.Z MENSEN, KWALITATIEF T.B.V. BEHEER

2.3

©

Gemeente Geldrop-Mierlo geeft aan dat de medewerkers gekwalificeerd zijn voor de aan hen opgedragen taken en deze naar behoren verrichten.

/

KPI 3 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS

KPI

RESULTAAT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

3.1 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES EN SERVERRUIMTEN Analoog

3.1

I

De archiefruimte van Geldrop-Mierlo voldoet aan de eisen die de archiefregeling hiervoor stelt Digitaal

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt over een overzicht van applicaties waarin informatie aanwezig is.

3.5 PLAN VEILIGHEID, CALAMITEITEN EN ONTRUIMING Gemeente Geldrop-Mierlo heeft een Calamiteitenplan 5 december 2023 waarvan het archief onderdeel is.

3.5

I

Het plan bevat de vereiste voorzieningen om bij calamiteiten t.a.v. het archief te kunnen handelen.

KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT

KPI

RESULTAAT ’

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

4.1 KWALITEITSSYSTEEM ARCHIEFBEHEER 4.1

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen.

1

6

regionaal historisch centrum eindhoven

KPI 5 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN

KPI

RESULTAAT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

5.1 GEORDEND OVERZICHT ANALOOG EN DIGITAAL

5.1

□

Het overzicht van informatie van gemeente Geldrop-Mierlo is slechts gedeeltelijk compleet omdat niet alle gemeentelijke werkprocessen dan wel applicaties hierin zijn opgenomen.

1

5.2 AUTHENTICITEIT EN CONTEXT ANALOOG EN DIGITAAL 5.2

n

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt niet over een volledig geimplementeerd metagegevensschema.

2

5.3 SYSTEEM VOOR TOEGANKELIJKHEID ANALOOG EN DIGITAAL Analoog

5.3

I

Analoge informatie is toegankelijk a.d.h.v. plaatsingscode in Corsa. Digitaal

Digitale informatie is toegankelijk a.d.h.v. metadata en de zaaktypencatalogus. 5.4 DUURZAME MATERIALEN EN GEGEVENSDRAGERS ANALOOG

5.4

Bij het opmaken en beheren van analogs archiefbescheiden worden duurzame materialen en gegevensdragers gebruikt.

!

5.5 DUURZAME VERPAKKINGSMATERIALEN BIJ OPSLAG ANALOOG De gemeente Geldrop-Mierlo gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen bij het opmaken en beheren van analoge archiefbescheiden.

5.5

!

5.6 SYSTEEM VOOR DUURZAAMHEID ANALOOG 5.6

□

Gemeente Geldrop-Mierlo monitort systematisch het klimaat in de archiefruimte.

!

5.7 OPBOUW DUURZAAM DIGITAAL INFORMATIEBEHEER

5.7

n

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft in diverse beleidsdocumenten instructies en afspraken omtrent duurzaam beheer van digitale informatie vastgelegd. Nochtans w/ordt toepassing daarvan niet altijd geborgd. Tevens is er geen integraal beleid

2

5.8 AANVULLENDE METAGEGEVENS DIGITAAL

5.8

Het metagegevensschema van gemeente Geldrop-Mierlo, waar aanvullende metagegevens onderdeel van uitmaken, is niet geimplementeerd in iedere applicatie waarin informatie wordt bewaard en/of beheerd.

2

7

resionaal histonsch centrum eindhoven

5.9 OPSLAGFORMATEN

^.9

n.v.t.

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft geen digitale informatie overgebracht naar de archiefbewaarplaats en heeft dus niet te maken met informatie die op het tijdstip van overbrenging in een open bestandsformaat dient te zijn opgeslagen.

I

5.10 FUNCTIONELE EISEN

5.10

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt niet over een overzicht waaruit blijkt dat van elk digitaal archiefbescheid te alien tijde het gedrag kan worden vastgesteld (bijv. zaaktypen behoudende 3D-object(en), CAD-tekening(en) of Exceldocument(en) met formulas)

5

5.11 VOORZIENINGEN COMPRESSIE EN ENCRYPTIE

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt over beleid t.a.v. compressie o.b.v. het Vervangingshandboek

5.11

/

KPI 6 VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

KPI

RESULT A AT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHGE

PRIO

6.1 VERVANGING, BESLUITEN EN VERKLARINGEN

6.1

o

Gemeente Geldrop-Mierlo past vervanging toe o.b.v. Besluit tot vervanging van archiefbescheiden Geldrop-Mierlo 2020

I

d.d. 07-12-2020.

6.2 CONVERTEREN EN MIGREREN

b.2

a

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft de afgelopen 5 jaar informatie gemigreerd, zoals bedoeld in art, 25 Archiefregeling. Hier is d.d. 22-2-2022 een Verklaring van migratie voor opgemaakt.

I

h.3 ARCHIEFSELECTIELIJST, HOTSPOTMONITOR EN STUKKENLIJST

Gemeente Geldrop-Mierlo hanteert de selectielijsten van de VNG en past o.b.v. van deze lijsten selectie en waardering toe.

6.3

I

6.3D LOKALE HOTSPOTMONITOR

6.3d

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft 27-6-2023 een hotspotmonitor vastgesteld en uitgevoerd. Deze hotspotmonitor kan vanwege diens inrichting slechts eenmalig worden uitgevoerd, terwiji structurele inrichting van een hotspotmonitor wettelijk vereist is. Indian in de toekomst geen nieuwe hotspotmonitor wordt vastgesteld en uitgevoerd, zal op termijn dus een onrechtmatige situatie ontstaan.

/

6.4 VERNIETIGING EN VERKLARINGEN

6.4

w

Gemeente Geldrop-Mierlo overschrijdt wettelijke vernietigingstermijnen van informatie. Dit geldt voor

1

8

rfgionaai historisch centrum eindhoven

informatie die in kalenderjaar 2022 in aanmerking kwam voor vernietiging.

6.5 VERVREEMDING, BESLUITEN EN VERKLARINGEN

6.5

n.v.t.

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft sinds 26 maart 2019 (5 jaar voor de inspectie) geen informatie vervreemd.

/

KPI 7 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

KPI

RESULTAAT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

7.1 OVERBRENGING NA BIJ WET VASTGESTELDE TERMIJN

Gemeente Geldrop-Mierlo overschrijdt de wettelijke overbrengingstermijn van bouwvergunningen opgemaaktt/m 1994 en van aanvullingen op al overgebrachte archieven.

7.1

1

7.2 VERKLARINGEN VAN OVERBRENGING

Gemeente Geldrop-Mierlo en de beheerder van de archiefbewaarplaats hebben t.a.v. meer analoge archieven die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht een Verklaring van Overbrenging opgemaakt.

7.2

/

7.3 NIET-OVERBRENGEN VANWEGE BEDRIJFSVOERING

1.2

. I

Gemeente Geldrop-Mierlo beschikt niet over een machtiging tot opschorting van overbrenging ten aanzien van de bouwvergunningen opgemaakt t/m 1989, waarvan de overbrengingstermijn overschreden wordt. Hier is sprake van onrechtmatigheid.

1

9

regionaal hiitorisch centrum eindhoven

KPI 8 TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

KPI

RESULTAAT

AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE

PRIO

8.2 BEPERKING OPENBAARHEID NA OVERBRENGING

8.2

Gemeente Geldrop-Mierlo verzuimt Besluiten beperking Openbaarheid te nemen ten aanzien van beperkt openbare informatie (i.c. bijzondere persoonsgegevens) die door de gemeente naar de archiefbewaarplaats is overgebracht. Dit is onrechtmatig.

1

RHCe constateert dit bij:

Ontslagverlening wegens ziekte en arbeidsongeschiktheid waarbij ontvanger met naam en toenaam genoemd staat. Behandeling bezwaarschriften o.b.v. de wet gehandicapten voorziening waarbij bezwaarmaker met naam en toenaam genoemd staat in vertrouwelijke besluiten. N.b.: Huidige archiefwetgeving en jurisprudentie hiertoe maken het onmogelijk om na het moment van overbrenging alsnog een beperking aan de openbaarheid te stellen in gevallen dat hier bij overbrenging geen rekening mee is gehouden. Ondanks het ontstaan van een onrechtmatige situatie in relatie tot archiefwetgeving, kunnen de dossiers in kwestie op grond van privacywetgeving door RHCe beschermd worden. Door bij toekomstige overbrengingen rekening te houden met beperkingen aan de openbaarheid kunnen meer onrechtmatige situaties voorkomen worden.

8.3 BEPERKING OPENBAARHEID NA 75 JAAR

8.3

n.v.t.

Gemeente Geldrop-Mierlo heeft geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld langer dan 75 jaar.

/

10

SAMENVATTING STRATEGISCH INFORMATIE OVERLEG REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM EINDHOVEN/DIENST DOMMELVALLEI EN GEMEENTEN SON & BREUGEL, NUENEN EN GELDROP-MIERLO.

Vastgesteld Op …………….

Op…………….

RHCe

Dienst Dommelvallei

J.H.M. Louwers-Smeets J. Nijland Manager Communicatie, Erfgoed & Toezicht

Algemeen directeur, vertegenwoordigend tevens gemeenten Son & Breugel, Nuenen en GeldropMierlo.

…………….

…………….

VERTEGENWOORDIGING Ol obv de wGR Dienst Dommelvallei

Jacqueline Nijland, directeur Ardi Daniels, teamleider informatiedienstverlening en facilitaire zaken.

Geldrop-Mierlo Son en Breugel Nuenen RHCe:

Nick Scheltens, gemeentesecretaris Jeroen Wesselink, gemeentesecretaris Nanne Kramer, gemeentesecretaris a.i. Jolanda Louwers-Smeets, manager communicatie, erfgoed en toezicht Pieter Jakobs, toezichthouder Gijs Bekker, toezichthouder

INLEIDING In het kader van het toezicht op het informatiebeheer van gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden heeft het RHCe op 26 maart ’24 een periodieke inspectie aangaande het archiefen informatiebeheer van Dienst Dommelvallei en gemeenten Son & Breugel, Nuenen en Geldrop-Mierlo uitgevoerd. Op 30 mei ’24 zijn de inspectierapporten aan de Dienst Dommelvallei en aan gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel gezonden, waarna aanbevelingen hieruit in het SIO op 18 aug. 24 met de Dienst Dommelvallei en gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel zijn besproken. Vertegenwoordigers van alle organisaties waren aanwezig bij het SIO. INHOUD BESPROKEN HOOFDPUNTEN 1. Aanbevelingen RHCe die gelden voor alle vier de organisaties: 1.1. Vaststellen en toepassen van een kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen (KPI 4.1). 1.2. Beschikken over een compleet en actueel overzicht van (digitale) informatie (KPI 5.1). 1.3. Binnen wettelijke termijnen vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt (KPI 6.4). 1.4. Binnen wettelijke termijnen overbrengen van informatie die daarvoor in aanmerking komt (KPI 7.1). 1. AANBEVELINGEN RHCE UIT INSPECTIERAPPORT 1.1 VASTSTELLEN EN TOEPASSEN VAN EEN KWALITEITSSYSTEEM O.B.V. TOETSBARE EISEN (KPI 4.1).

Tijdens de inspectie is geconstateerd dat Dienst Dommelvallei en desbetreffende gemeenten niet beschikken over een vastgesteld kwaliteitssysteem o.b.v. toetsbare eisen. (Inmiddels –mei 2024- heeft Dienst Dommelvallei een kwaliteitssysteem cf. art. 16 Archiefregeling vastgesteld.

1.2 BESCHIKKEN OVER EEN COMPLEET EN ACTUEEL OVERZICHT VAN DIGITALE INFORMATIE (KPI 5.1). Tijdens de inspectie is geconstateerd dat Dienst Dommelvallei en desbetreffende gemeenten niet beschikken over een compleet, actueel en samenhangend overzicht van informatie. Desgevraagd gaven Dienst Dommelvallei en gemeenten aan sinds juli 2024 te beschikken over een overzicht cf. art.18 Archiefregeling.

2

1.3 BINNEN WETTELIJKE TERMIJN VERNIETIGEN VAN INFORMATIE DIE DAARVOOR IN AANMERKING KOMT (KPI 6.4). Tijdens de inspectie is geconstateerd dat Dienst Dommelvallei en desbetreffende gemeenten, informatie die in 2022 vernietigd diende te worden niet heeft vernietigd, dus niet binnen de daarvoor staande wettelijke termijn. In het overleg gaf Dienst Dommelvallei aan, alle vernietigingslijst(en) van ’22 (Dienst Dommelvallei en de gemeenten Nuenen, Geldrop-Mierlo en Son en Breugel ter beoordeling te hebben aangeboden aan RHCe. Red. RHCe heeft dit nagekeken, dit blijkt alleen te gelden voor Dienst Dommelvallei. Desbetreffende gemeenten overschrijden de vernietigingstermijn van informatie die in 2022 voor vernietiging in aanmerking kwam. De vernietigingslijsten 2022 van de gemeenten zijn niet ingediend. 1.4 TIJDIG OVERBRENGEN VAN INFORMATIE DIE DAARVOOR IN AANMERKING KOMT (KPI 7.1). Tijdens de inspectie is geconstateerd dat gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel de wettelijke overbrengingstermijn overschrijden, dit geldt voor bouwvergunningen t/m 1994 van gemeente Geldrop-Mierlo en Nuenen, en voor bouwvergunningen van 1991 t/m 1994 van gemeente Son en Breugel. (Gemeenten gaven aan bezig te zijn met een aanvraag voor een machtiging tot opschorting.

Hierover is Dienst Dommelvallei namens de gemeenten in gesprek met het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant.) 2. AFSPRAKEN 1.

2.

In maart 2025 vindt een follow-up overleg tussen Dienst Dommelvallei en RHCe plaats waarbij de opstelling en voortgang van het Verbeterplan informatiebeheer (hoofd)onderwerp is. We hebben afgesproken dat de directeur Dienst Dommelvallei daarbij de desbetreffende gemeenten vertegenwoordigt. Bij de gesprekken n.a.v. een inspectie, dus in 2026, schuiven wel alle gemeentesecretarissen en de directeur Dienst Dommelvallei aan bij het SIO-gesprek. Inspectierapporten worden die alle vier de organisaties apart ondertekend. Deze samenvatting van het SIO -overleg wordt door de directeur Dienst Dommelvallei mede namens bedoelde gemeenten ondertekend.

3