Representatienota 2021 DEF versie 5

’Geldrop-Mierlo, een plek met hart!’ Representatienota 2021

September 2021 Afdeling Ondersteuning Team Communicatie

Versie 5

Inhoudsopgave Leeswijzer .......................................................................................................................................3 Inleiding ..........................................................................................................................................4 Deel A: Uitgangspunten..................................................................................................................5 1.

Boodschap: onze benadering ...........................................................................................................5 1.1

Definitie van representatie.......................................................................................................5

1.2

Boodschap ................................................................................................................................5

1.3

Bijpassende relatiegeschenken ................................................................................................5

2.

Doelstellingen: basis voor begrip......................................................................................................6

3.

Doelgroepen: persoonlijk en op maat!.............................................................................................6

4.

Randvoorwaarden: niet zomaar!......................................................................................................7 4.1

Randvoorwaarden eigen representatie activiteiten.................................................................7

4.2

Randvoorwaarden relatiegeschenken ......................................................................................8

4.3

Randvoorwaarden representatie activiteiten derden ..............................................................8

4.4

Evaluatie en -criteria.................................................................................................................9

Deel B: Procedure .........................................................................................................................10 1.

2.

Door wie? .......................................................................................................................................10 1.1

Uitnodigingen gericht aan het gemeentebestuur ..................................................................10

1.2

Uitnodigingen gericht aan werknemers .................................................................................10

1.3

Regie en uitvoering in handen van Communicatie .................................................................10

Activiteiten .....................................................................................................................................11 2.1

Inwoners, individuele aanleiding............................................................................................11

2.2

Inwoners, gezamenlijk ............................................................................................................16

2.3

Evenementen door derden georganiseerd (via representatieformulier) ...............................19

2.4

Bestuursaangelegenheden .....................................................................................................22

2.5

Bedrijven, verenigingen en instellingen .................................................................................23

2.6

Bezoeken andere overheden..................................................................................................25

Deel C: Begroting ..........................................................................................................................26 Bijlage 1. Representatiegeschenken.............................................................................................28 Bijlage 2: Evaluatieformulier.........................................................................................................30

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

2

Leeswijzer Deze nota is opgebouwd uit vier delen: A:. Uitgangspunten, B: Procedure en C: Begroting en D: Aanbevelingen. In Deel A: Uitgangspunten vindt u de uitgangspunten van onze representatiestijl. U treft in dit hoofdstuk de definitie van representatie die de gemeente als basis kiest voor de verdere uitwerking van haar representatiebeleid. Ook vindt u hier de uitwerking van de boodschap die voortaan leidend is voor de invulling van onze representatieactiviteiten. In dit hoofdstuk treft u verder een overzicht van onze representatiedoelstellingen en worden de doelgroepen waarop deze activiteiten gericht zijn kort omschreven. Ten slotte is een aantal randvoorwaarden omschreven waaraan onze representatie moet voldoen. In Deel B: Procedure is de procedure opgenomen waarmee de gemeentelijke representatie op een professionele manier handen en voeten krijgt. In dit deel is opgenomen wie in eerste instantie verantwoordelijk is voor de afzonderlijke activiteiten, wie de eindregie in handen heeft, welke activiteiten te onderscheiden zijn en welke relatiegeschenken bij de opgesomde activiteiten van toepassing zijn. In Deel C: Begroting is aangegeven op welke manier de post algemene representatie over de jaarlijks terugkerende activiteiten wordt verdeeld.

Bijlage 1 is een voorstel met relatiegeschenken en een overzicht van relatiegeschenken die onder meer bij evenementen en huldigingen worden uitgereikt. Dit voorstel is in 2016 toegevoegd aan de representatienota, maar nooit definitief vastgesteld. Bijlage 2 is een evaluatieformulier om de activiteiten vanuit Representatie te evalueren. Door opdrachtgever of voor collega’s als input voor een volgende keer.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

3

Inleiding In een maatschappij waarin het aanbod van diensten steeds groter wordt is het niet meer dan logisch dat mensen steeds vaker kijken naar de organisatie en het optreden van de organisatie in plaats van de geleverde dienst. Public Relations (PR) is daarom een belangrijk instrument om de organisatie op een gewenste manier naar buiten uit te dragen. Eén van de PR-pijlers is representatie. In deze notitie staat omschreven: wat we onder representatie verstaan, wat onze uitgangspunten zijn, wat we willen bereiken met onze representatieve activiteiten en welke acties we hiervoor ondernemen.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

4

Deel A: Uitgangspunten 1. Boodschap: onze benadering 1.1 Definitie van representatie Met eenduidige en doordachte representatie draagt het college bij aan de identiteit van de gemeente. Zij versterkt met haar representatieactiviteiten de kernwaarden waaruit de (gewenste) identiteit is opgebouwd. Zo toont het college actief haar betrokkenheid naar diverse relaties. In de intensieve contacten met onder meer externe instellingen, organisaties en inwoners ligt een kans om goodwill te creëren en uit te dragen waarvoor de gemeentelijke organisatie staat. In deze notitie beschouwen wij representatie als één van de middelen waarmee stelselmatig wederzijds begrip tussen de gemeentelijke organisatie en haar publieksgroepen kan worden gerealiseerd en bevorderd. Om een zo groot mogelijk effect te realiseren, moeten we onze representatieactiviteiten op een eenduidige en professionele wijze voorbereiden en uitvoeren. Hiervoor zijn in deze nota uitgangspunten en procedures omschreven.

1.2 Boodschap De boodschap die bij iedere activiteit in lijn van de strategische visie wordt uitgedragen luidt: ’Het college waardeert de inzet en de betrokkenheid van de inwoners van Geldrop-Mierlo. Er is sprake van tweerichtingsverkeer, participatie. We werken samen aan een gezond leefklimaat. Dit willen we realiseren door samen te werken aan zorg, te investeren in sport in de breedte én in de top, in een omgeving die in beweging is, brengt en blijft, in een omgeving die innovatief en duurzaam verweven is! Dé plek in Zuidoost Brabant waar het heersende gezonde klimaat zichzelf, als een echt krachtig kloppend hart, het hele jaar rond, elke dag weer in een voorwaartse beweging houdt. Zo´n plek is Geldrop-Mierlo, een plek met hart! Onder de mensen, verbinding maken, Het verweven van de twee kernen, instellingen, sportverenigingen en bedrijven, buurten en inwoners is daarbij een middel. Actief uitdragen dat Geldrop-Mierlo een echte gemeenschap is, die kan bouwen op een betrouwbare en professionele gemeentelijke organisatie.

1.3 Bijpassende relatiegeschenken Wij dragen onze identiteit uit in woord en daad, daarnaast maken onze (relatie)geschenken duidelijk wat we (willen) zijn. Door vooraf afspraken te maken over wat passende geschenken zijn voor diverse evenementen, kunnen we een beperkte voorraad aanleggen en kunnen we adequaat inspringen op wat zich op dat moment voordoet. Bovendien bereiken we met een doordachte keuze aan relatiegeschenken dat de identiteit van de gemeente Geldrop-Mierlo op een sterke wijze naar buiten wordt gebracht.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

5

2. Doelstellingen: basis voor begrip Representatie als onderdeel van alle gemeentelijke PR-activiteiten draagt bij aan:  Het versterken van het imago van de gemeente Geldrop-Mierlo als een betrokken en zelfbewuste gemeente. Het bestuur staat midden in de samenleving, staat voor haar inwoners. Mensen zoeken elkaar in onze gemeente op, het bestuur geeft hierin het voorbeeld. Het bestuur opereert zelfbewust en trots. Het draagt in haar representatieve taken bestuurlijke en ambtelijke professionaliteit uit.  Het creëren en onderhouden van goede en nuttige contacten met inwoners, instellingen, ondernemingen, verenigingen, provincie, buurgemeentes, regioraden en bedrijven buiten de regio.  Het creëren van een relatie van vertrouwen en geloofwaardigheid met in- en externe relaties: onder meer inwoners, instellingen, ondernemingen, verenigingen, provincie, gemeentes, regioraden en bedrijven buiten de regio.  Het creëren van draagvlak voor gekozen beleid en de uitvoering daarvan.

3. Doelgroepen: persoonlijk en op maat! Een goede bepaling van de doelgroepen is belangrijk om het instrument representatie gericht te kunnen inzetten. Hieronder volgt een omschrijving van de externe doelgroepen. Intern liggen er natuurlijk ook voldoende representatiemogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een jubileum of afscheid van een collega. Deze representatieactiviteiten vallen onder de werkgever Dienst Dommelvallei en buiten het aandachtsgebied van deze notitie. Extern De gemeente presenteert zich naar iedereen die met de gemeente een relatie heeft. Dit kunnen individuen en groepen zijn, maar ook rechtspersonen binnen of buiten Geldrop-Mierlo. Denk hier aan verenigingen, instellingen, bedrijven. Hieronder volgt een opsomming van de meest relevante doelgroepen. Inwoners (algemeen) Deze doelgroep bestaat uit inwoners uit diverse leeftijdscategorieën en verschillende achtergronden. Om verschillende redenen worden zij benaderd of krijgen zij te maken met een representatieve activiteit van de gemeente. Het kan gaan om een individuele aanleiding; een inwoner die bijvoorbeeld 100 jaar wordt, of bij een uitzonderlijke prestatie op sportief of zakelijk gebied. Of een gemeenschappelijke aanleiding, bijvoorbeeld de herdenking van 4 mei of het behalen van een bijzonder kampioenschap. In de benadering van deze doelgroep staat betrokkenheid centraal.

Een eventueel geschenk benadrukt dit. De communicatie over dergelijke representatieactiviteiten is persoonlijk en herkenbaar. Bedrijven Het gaat in het bijzonder om bedrijven uit Geldrop-Mierlo en bedrijven in de directe omgeving van Geldrop-Mierlo. In de benadering van deze doelgroep staat naast betrokkenheid en verweving met de samenleving door maatschappelijk bewust ondernemerschap, ook trots centraal. We zijn trots op bedrijven die zorg dragen voor een economisch gezond klimaat. Nieuwe initiatieven worden van harte omarmd en ondersteund. Daarnaast dragen we bedrijven in onze omgeving een warm hart toe, ook deze bedrijven dragen bij aan de verdere ontwikkeling van deze regio. Verenigingen en instellingen Deze doelgroep bestaat uit alle verenigingen en instellingen uit Geldrop-Mierlo. Representatieactiviteiten kunnen bestaan uit een voorwoord voor een jubileumboekje of een andere bijzonder gelegenheid, een uitnodiging voor bijvoorbeeld de opening van een toernooi of

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

6

georganiseerd evenement. Tegelijkertijd zullen uitzonderlijke prestaties ook een bijzondere waardering vragen met trots! Andere overheden Het gaat hier in het bijzonder om de omliggende gemeenten, We denken hierbij aan de Dommelvallei-gemeenten, Dommelvallei+ en Brainport-gemeenten.

4. Randvoorwaarden: niet zomaar! Klantgerichtheid staat hoog in het vaandel van de gemeente. Onze relaties verwachten ook wat representatie betreft een uniform en klantgericht beleid. Om succesvol te voldoen aan deze verwachting, moet representatie aan een aantal randvoorwaarden voldoen. Bovendien evalueren we iedere representatie-activiteit aan de hand van duidelijk omschreven criteria.

4.1 Randvoorwaarden eigen representatie activiteiten 1. Er is binnen de organisatie draagvlak voor de gekozen aanpak, zowel bij het bestuur als de ambtelijke organisatie. 2. De richtlijnen voor representatie zijn voor de betrokken partijen duidelijk. Er mag géén sprake zijn van willekeur. 3. Er zijn heldere afspraken over representatieverzoeken (van derden en intern), ontvangen en zelf te versturen uitnodigingen en het aanleveren van voorwoordjes en speeches.  Representatieverzoeken van inwoners, instellingen, verenigingen en bedrijven binnen de gemeente worden - mits deze verzoeken voldoen aan onze randvoorwaarden - zoveel mogelijk ingewilligd. Om aan verzoeken te kunnen voldoen, moet een uitnodiging minimaal vier weken voor de datum binnenkomen.  Er zijn duidelijke afspraken over de afhandeling van uitnodigingen. Het college van Burgemeester en Wethouders spreekt wekelijks af wie naar welke evenementen gaat op uitnodigingen van derden en wie naar eigen evenementen.  Communicatie ontvangt minimaal drie weken van tevoren een verzoek tot het aanleveren van een speech of voorwoord. Communicatie legt tijdig toespraken (minimaal een week van tevoren) en eventuele voorwoorden (vóór de aangegeven deadline) ter beoordeling voor aan de bestuurder.  Communicatie wordt over eigen representatieactiviteiten vanuit andere afdelingen minimaal 6 weken vooraf geïnformeerd.

Communicatie heeft hierbij een regisseursrol.  Ook verzorgt Communicatie de productie van onder meer uitnodigingen en persberichten.  Communicatie bewaakt een eenduidige en herkenbare representatie aanpak en geeft aan uit welke categorie het relatiegeschenk gekozen kan worden.  Uitnodigingen voor gemeentelijke evenementen worden minimaal vier weken van tevoren verstuurd. 4. De representatie wordt actief, professioneel en op een kwalitatief hoog niveau ingericht.  Dit betekent onder meer dat voor iedere activiteit procedures zijn vastgesteld en draaiboeken gemaakt zijn. Dit betekent overigens niet dat jaarlijks terugkomende activiteiten voortdurend dezelfde opzet hebben. Afwisseling in thema en opzet geeft onze betrokkenheid aan. Ook hier geldt dat de relatie voelt dat de gemeente er werk van heeft gemaakt.  Dit betekent ook dat er duidelijkheid is over welke attentie aan wie en wanneer wordt gegeven.  Dit betekent een professionele, eenduidige uitstraling bij gemeentelijke afvaardiging tijdens evenementen in de gemeente. Denk aan gelegenheidskleding voor momenten als curling, sleuteloverdracht.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

7

5. 6.

 Dit betekent dat alle facilitaire voorzieningen via het cluster Facilitaire Zaken worden geregeld. Dit cluster heeft hiervoor de expertise in huis.  Ten slotte zetten we representatie flexibel in bij activiteiten of gebeurtenissen die zich spontaan voordoen. De representatieactiviteiten worden origineel en onderscheidend ingezet. (Persoonlijke) aandacht en betrokkenheid bij de situatie van dat moment zijn belangrijk. Aan representatieactiviteiten wordt structureel via de eigen communicatiedragers aandacht geschonken.

4.2 Randvoorwaarden relatiegeschenken Ook onze relatiegeschenken dragen uit wie we zijn of willen zijn. Om dit te bereiken hebben we een aantal randvoorwaarden opgesteld. Uitgangspunten relatiegeschenken: 2.1

Het geschenk, of de (sponsor)activiteit is herkenbaar als cadeau / opsteker van de gemeente. Waar mogelijk wordt het geschenk gepersonaliseerd. Alle geschenken worden voorzien van een persoonlijke noot (een begeleidend handgeschreven kaartje) en zijn gegoten in de huisstijl van de gemeente.

2.2

Het geschenk past bij het thema “Geldrop-Mierlo, plek met hart!” is bij voorkeur duurzaam of vertelt het verhaal van “Verwevenheid”.

2.3

Het geschenk past bij de uitgangspunten van de Strategische Visie: Geldrop-Mierlo, plek met hart!  Zaken die het sportieve karakter van onze gemeente onderschrijven.  Zaken die laten zien dat de historie gekoppeld kan worden aan “in beweging zijn”. Te denken valt hierbij aan de vernieuwende samenwerking van het Weverijmuseum met Piet Hein Eek.  Zaken die laten zien dat Geldrop-Mierlo een duurzame gemeente is.  Zaken die laten zien dat Geldrop-Mierlo innovatief is en onderdeel uitmaakt van de Brainport-regio.

2.4

Het geschenk sluit indien mogelijk aan bij de historie van Geldrop en Mierlo. Weven en de textielhistorie voor wat betreft Geldrop en Mierlo. Voor wat betreft de kern Mierlo komt daar nadrukkelijk ook de Mierlose Zwarte (kers) bij.

2.5

De geschenken zijn bruikbaar of eetbaar en bij voorkeur duurzaam. We willen geen geschenken geven die direct in de prullenbak verdwijnen. Bij eetbare geschenken gaan we uit van lokale producten zoals kersen, asperges, wijn en bier, peperkoek, ijs en bonbons.

4.3 Randvoorwaarden representatie activiteiten derden De activiteit sluit aan bij onze representatiedoelstellingen. 1. Binnen de organisatie is draagvlak zijn voor de activiteit, zowel bij het bestuur als de ambtelijke organisatie. 2. De activiteit valt binnen de normen en waarden van de gemeente.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

8

4.4 Evaluatie en -criteria Communicatie evalueert samen met de betrokken vakinhoudelijke afdelingen en/of externe partijen de representatieactiviteit aan de hand van vastgestelde evaluatiecriteria. De randvoorwaarden hieronder vormen hierbij het uitgangspunt. Op basis van deze evaluatie stelt Communicatie eventueel draaiboeken bij, en past zij de voorraad representatie-artikelen aan. Onze representatieactiviteiten leiden tot de verwezenlijking van onze representatiedoelstellingen. Bovendien voldoen ze aan een aantal randvoorwaarden. Om na te gaan of het geheel aan activiteiten voldoet is onderstaande evaluatielijst opgesteld. Jaarlijks wordt bekeken of onze uitvoering van activiteiten bijgesteld moet worden. Het evaluatieformulier is toegevoegd als bijlage 2.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

9

Deel B: Procedure 1. Door wie? Hieronder sommen we alle representatieactiviteiten op die momenteel plaatsvinden. Bij iedere thema vermelden we welke actie er gevraagd wordt, wat het begrote budget is, wie de activiteit uitvoert en hoeveel uren er naar verwachting in gaan zitten.

1.1 Uitnodigingen gericht aan het gemeentebestuur Het gemeentebestuur vertegenwoordigt de gemeente. Dit kan de burgemeester zijn, maar ook andere collegeleden. Er is een aantal jaarlijks terugkerende activiteiten waarover duidelijke afspraken gemaakt zijn. Deze afspraken zijn hieronder vastgelegd. Andere uitnodigingen worden wekelijks tijdens het B&W-overleg verdeeld. Hierbij geldt dat portefeuille (bevoegdheid en verantwoordelijkheid) leidend is. Zo ligt het voor de hand dat de burgemeester vanuit zijn representatierol activiteiten onderneemt op het gebied van openbare orde en veiligheid.

1.2 Uitnodigingen gericht aan werknemers Werknemers die op basis van hun functie worden uitgenodigd voor bijvoorbeeld het bijwonen van een receptie, overleggen met het afdelingshoofd en de portefeuillehouder hoe zij hieraan gehoor kunnen geven.

1.3 Regie en uitvoering in handen van Communicatie Bij alle representatie-aanvragen vindt vooraf met Communicatie afstemming plaats. Bovendien kan Communicatie adviseren over onder meer: perscommunicatie, fotografie, huisstijl en randvoorwaarden (zie hierboven). In een aantal situaties ligt ook de uitvoering bij Communicatie en is fysieke aanwezigheid vereist. Bij het kopje ‘Uitvoering en ondersteuning geven we aan voor welke situaties dit geldt.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

10

2. Activiteiten 2.1 Inwoners, individuele aanleiding Aanleiding 50-jarig huwelijk

Actie Schriftelijke felicitatie van college (standaardbrief) Burgemeester brengt op verzoek een bezoek aan de bruidsparen die 60, 65 en 70 jaar getrouwd zijn.

Aandenken Bloemen en als mogelijk trouwakte Bloemen

Budget Per gelegenheid € 17,50 bloemen, € 10,- oorkonde Per gelegenheid € 20,00 bonbons € 50,- fotograaf

Bijzonderheden Geen bezoek bij 50-jaar.

Burgemeester brengt, desgewenst, een bezoek aan inwoners van Geldrop-Mierlo van 100 jaar en ouder.

Geschenk uit representatielijst

€ 50,- naar keuze € 50,- fotograaf

Schriftelijke gelukwens door ZKH WillemAlexander.

Lintjesregen

Persoonlijke uitreiking Koninklijke Onderscheiding door burgemeester thuis of op locatie

Bloemen en bonbons

€ 17,50 bloemen € 20,- bonbons € 50,- fotograaf

Gedecoreerden bijeenkomst

Bijeenkomst voor alle gedecoreerden uit Geldrop-Mierlo in aanwezigheid van collegeleden De gemeenteraad kent het ereburgerschap in een besloten vergadering toe. De uitreiking van de erepenning en de bijpassende oorkonde vindt plaats in een bijzondere raadsvergadering. Uitreiking door college van burgemeester en

-

€ 19,50 p.p. € 100, - fotografie

Erepenning in goud

€ 500,-

Huwelijksjubilea (60, 65 en 70jarig huwelijksfeest).

Verjaardagen 100+

Ereburgerschap

Geldrop-Mierlo zilveren draag insigne

Fotografie: PM Geschenk uit representatielijst

Zilveren draaginsigne

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

€ 500,Fotografie: PM

Bij geen bezoek; bloemen bezorgen € 17,50

In de toekomst zal het cadeau worden vervangen door een levensboom. Voordracht en advies wordt voorbereid door medewerker Kabinetszaken i.o.m. burgemeester. Besluitvorming door Kanselarij der Nederlandse Orden. Gezien de groepsgrootte (300 in 2018) is Hofdael een optie locatie Aanvraag wordt voorbereid door medewerker Kabinetszaken ter bespreking in het college en (nietopenbare) besluitvorming door de gemeenteraad Aanvraag wordt voorbereid door medewerker

11

Verwever van het jaar

wethouders in een feestelijke ontvangst. Toekenning door het college, na consultatie van commissie Algemene Zaken. Uitreiking door burgemeester tijdens Nieuwjaarsbijeenkomst gemeente

Geschenk uit representatielijst

Verwever van het jaar beeld

Kabinetszaken ter besluitvorming in het college.

€ 250,- beeld

Voordracht en toekenning vindt plaats door een onafhankelijk comité

Huwelijksjubilea Bruidsparen die 50 jaar getrouwd zijn ontvangen een schriftelijke felicitatie vanuit het college. Door het toenemende aantal bruidsparen is een persoonlijk bezoek te belastend voor de agenda. Indien beschikbaar ontvangen bruidsparen ook een afschrift van de trouwakte om in te lijsten. Bruidsparen die 60, 65 of 70 jaar getrouwd zijn ontvangen, indien gewenst, een bezoek van de burgemeester. Bij toestemming is hierbij ook een fotograaf aanwezig. Uitvoering en ondersteuning Secretariaat Ondersteuning: Stuurt naar alle 50-jarige paren een boeket bloemen en indien voorhanden een kopie van de trouwakte. Dit wordt met een persoonlijke felicitatie van de burgemeester bezorgd op de dag dat men 50 jaar getrouwd is. Bestuurssecretariaat Ook wordt de Particuliere Secretaresse van de Koning geïnformeerd en ontvangt de Commissaris van de Koning een afschrift. Hiervoor is een leidraad gelukwensen namens de Koning opgesteld. De regie van het bezoek ligt bij het Bestuurssecretariaat. Ureninschatting:14 uur Communicatie Communicatie ondersteunt burgemeester indien gewenst bij het bezoek. Ureninschatting: 12 uur

Verjaardag 100-jarige Op verzoek van de familie bezoekt de burgemeester een inwoners die de leeftijd van 100 jaar bereikt. Hierbij neemt de burgemeester een cadeau uit de representatielijst mee. Ook wordt de Particuliere Secretaresse van de Koning geïnformeerd en ontvangt de Commissaris van de Koning een afschrift. Hiervoor is een leidraad gelukwensen namens de Koning opgesteld. De regie van het bezoek ligt bij het Bestuurssecretariaat. Een wens voor de toekomst is het planten van een levensboom. Dit voorstel wordt opgenomen in de op te stellen natuurvisie. De levensboom wordt geplant op een centrale locatie in GeldropMierlo en wordt voorzien van een herdenkingsplaatje. Uitvoering en ondersteuning:

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

12

Bestuurssecretariaat: administratieve ondersteuning Ureninschatting:12 uur Buitendienst Ureninschatting: 12 uur Communicatie: regie, organisatie (invulling), , speech(es) en fotografie Ureninschatting: 20 uur

Lintjesregen Elk jaar vindt op de laatste werkdag voor de verjaardag van de Koning (27 april) de lintjesregen (KO) plaats. De burgemeester brengt een huisbezoek aan betreffende persoon om het lintje uit te reiken. Het uitreiken van een lintje gebeurt ook door het jaar heen aan individuen die zich op een bijzondere manier hebben ingezet voor de gemeenschap. Communicatie en voorlichting draagt zorg voor de afhandeling van de aanvragen, de persberichten, speeches en publicaties in het h-a-h blad. Communicatie en voorlichting begeleidt tijdens de uitreiking van de lintjes de burgemeester. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, afhandeling aanvragen, organisatie (invulling), uitnodigingen, speech(es), pers, artikelen en fotografie, begeleiding bijeenkomst en uitstapje. Ureninschatting: 80 uur (afhankelijk van aantal lintjes). Bestuurssecretariaat: administratieve ondersteuning, representatiegeschenk (indien van toepassing). Ureninschatting:10 uur

Gedecoreerdenbijeenkomst Op Koningsdag wordt voor alle personen die in Geldrop-Mierlo een lintje hebben ontvangen de gedecoreerdenbijeenkomst georganiseerd. Communicatie en voorlichting organiseert in samenwerking met het bestuurssecretariaat de gedecoreerdenbijeenkomst op Koningsdag. Deze bijeenkomst vindt jaarlijks plaats. Het College van Burgemeester en wethouders en Communicatie en voorlichting zijn hierbij aanwezig. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, organisatie (invulling), uitnodigingen, speech(es) en fotografie, Ureninschatting: 20 uur Facilitaire Zaken: organisatie (ondersteuning communicatie). Ureninschatting: 2 uur

Bijzondere prestaties gemeente Geldrop-Mierlo De gemeente Geldrop-Mierlo hanteert de volgende waardering voor bijzondere prestaties: - het ereburgerschap met de daarbij behorende erepenning in goud - Geldrop-Mierlo zilveren draag insigne - Verwever van het jaar

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

13

Ereburgerschap (gouden erepenning) De hoogste gemeentelijke onderscheiding. Wordt toegekend aan personen die nationaal bekendheid genieten (ingezetene en niet ingezetene) en voor Geldrop-Mierlo buitengewoon veel hebben betekend op sociaal, maatschappelijk, cultureel, sportief of economisch gebied. Zij hebben met hun excellente prestatie de naam Geldrop-Mierlo nadrukkelijk uitgedragen. Het ereburgerschap wordt slechts bij zéér hoge uitzondering toegekend. Criteria:  nationaal bekend  bij zeer hoge uitzondering  excellente prestatie op sociaal, maatschappelijk, cultureel, sportief of economisch gebied met de volgende kenmerken: o kwalitatief o gedenkwaardig en in hoge mate onderscheidend o relevant voor Geldrop-Mierlose gemeenschap o met (inter-) nationale uitstraling en bijdragend aan het imago van Geldrop-Mierlo  ingezetene en niet ingezetene  hij of zij moet van onbesproken gedrag zijn Het ereburgerschap wordt uitgereikt in een openbare zitting van de gemeenteraad en in aanwezigheid van het voltallige college van burgemeester en wethouders, na toekenning door de gemeenteraad in een besloten vergadering. Het ereburgerschap bestaat uit een erepenning in goud en een oorkonde met daarop een passende tekst en de volgende vaste elementen: naam, geboorteplaats en –datum van betrokkene, de motivering en de datum van de toekenning van het ereburgerschap.

Geldrop-Mierlo zilveren draaginsigne Het zilveren draaginsigne van de Gemeente Geldrop-Mierlo wordt toegekend aan:  Personen die zich minimaal 10 jaar op uitzonderlijke wijze en onbetaald hebben ingezet voor de Geldrop-Mierlose samenleving op sociaal, maatschappelijk, cultureel, sportief of economisch gebied.  Inwoners van Geldrop-Mierlo die een unieke (sport) prestatie hebben geleverd op nationaal of internationaal niveau. Criteria: o uitzonderlijk: met een grote regelmaat in het grootste deel van het jaar worden uitgevoerd of een groot aantal uren, intensief, in een korte tijd o vrijwilligerswerk: de activiteiten zijn niet gekoppeld aan een geldelijke of stoffelijke tegenprestatie; o unieke (sport) prestatie:  kwalitatief  relevant voor Geldrop-Mierlose gemeenschap  met regionale / nationale uitstraling en bijdragend aan het imago van GeldropMierlo o hij of zij moet van onbesproken gedrag zijn Het college reikt deze insigne tussentijds uit. Hiervoor wordt een feestelijke ontvangst geregeld. Het college van burgemeester en wethouders is hierbij aanwezig. De Geldrop-Mierlo zilveren draaginsigne is duidelijk herkenbaar en wordt voorzien van een oorkonde met daarop een passende tekst en de volgende vaste elementen: naam, geboorteplaats en –datum van betrokkene, de motivering en de datum van de uitreiking van het insigne.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

14

Een aanvraag voor een zilveren draaginsigne wordt ingediend bij het college van burgemeester en wethouders die hierover na interne toetsing door de medewerker Kabinetszaken een besluit nemen, na consultatie van commissie Algemene Zaken.

Verwever van het jaar Een waardering voor een bijzondere of opvallende prestatie in het afgelopen jaar. Uitreiking vindt plaats tijdens de jaarlijkse Nieuwjaarsbijeenkomst door de burgemeester. Criteria:  Personen die zich het afgelopen jaar op uitzonderlijke wijze en onbetaald hebben ingezet voor de Geldrop-Mierlose samenleving op sociaal, maatschappelijk, cultureel, sportief of economisch gebied. Hierbij wordt gekeken naar: o het nut van de activiteiten voor de gemeenschap o het aantal jaren dat de activiteiten worden verricht o de tijdsinvestering die hiermee gemoeid is o of de activiteiten nog actueel zijn of inmiddels beëindigd o de leeftijd van de vrijwilliger o of waardering al op een andere wijze tot uitdrukking is gebracht (bijv. erelidmaatschap, onderscheiding) o de spreiding binnen diverse groeperingen (man/vrouw/Geldrop/Mierlo) Voordracht en toekenning vindt plaats door een onafhankelijk comité op basis van deze criteria. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, organisatie (invulling), pers, fotografie en begeleiding. Ureninschatting: PM (afhankelijk van het aantal gedecoreerden) Bestuurssecretariaat: administratieve ondersteuning, representatiegeschenk (indien van toepassing).Ureninschatting: PM (afhankelijk van het aantal gedecoreerden) Griffier ondersteunt. Levert eventueel input voor speech.

Ureninschatting: PM (afhankelijk van het aantal gedecoreerden) Facilitaire Zaken: organisatie (zaalhuur en catering) Ureninschatting: PM (afhankelijk van het aantal gedecoreerden)

Nieuwe inwoners pakket Geldrop-Mierlo heet nieuwe inwoners van harte welkom. Zij ontvangen bij inschrijving een welkomstpakket. Publiekszaken houdt bij wie zich in onze gemeente inschrijft. Bij aanmelding ontvangen nieuwe inwoners een welkomstpakket.

Aandenken: Alle nieuwe inwoners ontvangen een welkomstpakket met informatie en wetenswaardigheden over Geldrop-Mierlo. Publiekszaken: draagt zorg voor uitreiking ‘welkomstpakket’. Publiekszaken houdt bij wie zich als nieuwe inwoner inschrijft en beheert de voorraad nieuwe welkomstpakketten. Communicatie en voorlichting: regie, samenstelling welkomstpakket Ureninschatting: 8 uur

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

15

2.2 Inwoners, gezamenlijk Aanleiding Nieuwjaarsbijeenkomst (begin januari)

Dodenherdenking (4 mei)

Indiëherdenking (15 augustus)

Bevrijdingssfeer (19 september, eens per 5 jaar)

Naturalisatiebijeenkomst (15 december)

Actie Informele ontmoeting van college met inwoners, instellingen en verenigingen om elkaar voorspoedig Nieuwjaar te kunnen wensen Ceremonie met kranslegging door college van B&W Scouts leggen blauwe iris bij 665 graven op het Brits Ereveld Bijeenkomst op de algemene begraafplaats ’t Zand in Geldrop. De burgemeester houdt een toespraak. Met muzikale omlijsting. Feestelijke herdenking aan bevrijding van Nederland en Geldrop-Mierlo. Burgemeester houdt toespraak tijdens een van de activiteiten. Informele bijeenkomst in aanwezigheid van voltallig college met eten en amusement Een fotograaf maakt een groepsfoto.

Aandenken N.v.t.

Budget € 6.500,€ 100,- foto’s

Bijzonderheden Organisatie i.s.m. Kommus (2019)

N.v.t.

€ 3.000,€ 200,- bloemen € 100,- foto’s

Organisatie i.s.m. Oranje Comités van beide kernen

N.v.t.

€ 100,- foto’s € … bloemen

Voorbereiding en regie door Representatie i.s.m. Buitenzorg voor Welzijn” uit Eindhoven)

€ 1.000,€ 100,- foto’s

Organisatie jaarlijkse herdenking i.s.m. Stichting Geldrop Anders

N.v.t.

(reservering per jaar)

Nederlandse vlag en cadeautje

€ 4.900,€ 100,- foto’s

Voor kinderen volgens overzicht bijlage 1.

Publiekszaken i.s.m. met Communicatie Budget Publiekszaken € 3.250,-

Nieuwjaarsbijeenkomst Op de eerste zondag van het nieuwe jaar organiseert de gemeente de nieuwjaarsbijeenkomst ‘Geldrop-Mierlo, een plek met hart’. Deze bijeenkomst staat in het teken van de strategische visie. Zij organiseert hiermee een gelegenheid waarbij het bestuur en inwoners en vertegenwoordigers van diverse instellingen en verenigingen elkaar op een informele manier kunnen ontmoeten en elkaar een voorspoedig Nieuwjaar kunnen toewensen. Locatie: schaatsbaan Wintersfeer Geldrop of bij slecht weer Hofdael.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

16

Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, organisatie (invulling), communicatie (uitnodiging, artikelen), speech, fotografie), pers en begeleiding. Ureninschatting: 24 uur Advies communicatie: Samenwerking met Kommus versterkt en werkt verbindend met de gemeenschap. Hebben eigen ingangen voor wat betreft muziek/variatie. Voor deze opzet is een budgetverhoging naar € 6.500,- noodzakelijk.

Dodenherdenking 4 mei Ter nagedachtenis van hen die vielen voor onze vrijheid wordt jaarlijks een herdenkingsbijeenkomst georganiseerd op het oorlogskerkhof aan het Brits Ereveld aan de Geldropseweg in Mierlo. Actie: Dodenherdenking vindt plaats op 4 mei op het Britse Ereveld in Mierlo. Het college van Burgemeester en wethouders is hierbij aanwezig. Om 20.00 uur nemen de aanwezigen een moment stilte in acht. Alle inwoners worden via de media uitgenodigd. De burgemeester houdt een toespraak. De burgemeester legt namens het gemeentebestuur een krans. Uitvoering en ondersteuning: Stichting De Drie Harten Geldrop / Oranjecomité Mierlo, in samenwerking met communicatie: regie, organisatie (invulling), communicatie (uitnodiging, artikelen), speech, fotografie), pers en begeleiding. Ureninschatting: 20 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering) / bodes. Ureninschatting: 8 uur

Bevrijdingsfeer; eenmaal in de 5 jaar op 19 september Jaarlijks wordt de Bevrijding van Nederland en Geldrop-Mierlo herdacht. De organisatie hiervan ligt in handen van de Stichting Geldrop Anders. Eenmaal per vijf jaar wordt bevrijdingsfeer in Geldrop-Mierlo grootser gevierd. De gemeente organiseert hiervoor een aantal aanvullende activiteiten. De burgemeester houdt daarbij een toespraak. Herdenkingen in 2014 en in 2019 in samenwerking met Operation Market Garden (2014) en Liberation Task Force (2019) op het Brits Ereveld in Mierlo. Dit soort evenementen staan meer en meer in de belangstelling van de jeugd, belangrijk om bij aan te blijven sluiten. Vandaar een jaarlijkse reservering van € 1.000,-. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie (in samenwerking met Stichting Geldrop Anders): regie, organisatie (invulling), speech, pers, fotografie en begeleiding. Ureninschatting: 30 uur

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

17

Indiëherdenking Op 15 augustus vindt de jaarlijkse Indiëherdenking plaats van de gevallenen in voormalig Nederlands-Indië tijdens de Japanse overheersing, de berisap en de politionele acties. De Indiëherdenking vindt plaats bij het gedenkteken bij de ingang van de algemene begraafplaats ’t Zand in Geldrop. Aanwezigen leggen bloemen. De burgemeester houdt een toespraak. Er is muzikale omlijsting. Het college nodigt uit (speciale uitnodiging, oproep in de media). Er zijn veel bezoekers uit Eindhoven aanwezig. Doelgroep wordt steeds kleiner en organisatie richt zich niet uitsluitend op de bevolkingsgroep met een Nederlands Indische achtergrond. De jongere generatie blijft betrokken bij organisatie. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, organisatie (i.sm. “Buitenzorg voor Welzijn” uit Eindhoven), speech, pers, fotografie en begeleiding. Ureninschatting: 40 uur Bestuurssecretariaat: administratieve ondersteuning. Ureninschatting:1 uur Facilitaire Zaken: ondersteuning bodes bij catering en op begraafplaats. Ureninschatting:10 uur

Naturalisatiebijeenkomst Op 15 december vindt de jaarlijkse Naturalisatiedag plaats voor mensen die in dat jaar de Nederlandse Nationaliteit ontvangen hebben. Tijdens de bijeenkomst komen alle nieuwe Nederlanders uit Geldrop-Mierlo met hun gezin en eventuele familieleden bij elkaar. Doel van de bijeenkomst is om gevoel van saamhorigheid te creëren door samen te eten. De bijeenkomst wordt opgeluisterd met muziek, een fotograaf maakt een groepsfoto als herinnering. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: medeorganisatie (representatie/programma), speech, pers, fotografie en begeleiding. Ureninschatting: 12 uur Facilitaire Zaken: catering. Ureninschatting: 3 uur Publiekszaken: medeorganisatie (organisatie/programma) en (administratieve) ondersteuning. Ureninschatting: 10

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

18

2.3 Evenementen door derden georganiseerd (via representatieformulier) Aanleiding Openingen/ onthullingen

Actie Opening en/of onthulling door de verantwoordelijke portefeuillehouder.

Organisatie Vakinhoudelij ke afdeling

Budget Fotografie: € PM

Carnaval Sleuteloverdracht (donderdag voor carnaval) en sleutelinname (woensdag na carnaval) Sportgala

Het college van burgemeester en wethouders is aanwezig bij de sleuteloverdracht op locatie en bij de sleutelinname op ‘t Plein Wethouder Sport heeft zitting in de jury, burgemeester reikt de onderscheiding van de verschillende categorieën uit.

Carnavalsverenigingen afwisselend Geldrop en Mierlo.

Sleutelinname: € 650, Fotografie: € 100,-

Leef GeldropMierlo

€ 100,- foto’s

Kermis (september)

Opening door verantwoordelijk wethouder. Hiervoor worden gasten uitgenodigd.

Intocht Sinterklaas (november)

Ontvangst door burgemeester om het jaar in Geldrop en Mierlo. In Mierlo ontvangst door een van de wethouders. Ontvangst in sporthal De Weijer door een collegelid.

€ 100,- foto’s

Stichting De Drie Harten in Geldrop. St. Nicolaascomité in Mierlo

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

€ 100,- foto’s

Bijzonderheden Incidentele evenementen in samenwerking en met en op budget van de vakinhoudelijke afdeling. Ieder evenement wordt op maat ingevuld Subsidie voor beide carnavalsverenigingen: € 3.150,-

Communicatie i.s.m. Leef. Gala wordt betaald vanuit budget Leef Geldrop-Mierlo Budget Leef 2020: € 7.200,Gildegroet van Gilde St Catharina en St Barbara op kermismaandag. Aansluitend koffie met vlaai, betaald vanuit budget Ruimte. Intocht wordt betaald uit subsidies. Subsidies voor beide kernen: € 3.150,-.

19

Vrijwilligers bedankmoment

Nieuwkomersfietstocht

Wethouder Welzijn zet vrijwilliger in het zonnetje tijdens een jaarlijks bedankmoment Collegeleden gidsen nieuwe inwoners langs mooie plekken binnen onze gemeente

LEV-groep / Kunstkwartier

€ 3.500,-

VillageMarketing

€ 3.000,-

Organisatie samen met LEVgroep/Hofdael Subsidie: budget LEV Organisatie i.s.m. Economische Zaken

Openingen / onthullingen Er vinden jaarlijks diverse openingen en/of onthullingen plaats. Het kan bijvoorbeeld gaan om een opening van een rotonde of de onthulling van een kunstwerk. Het gaat hier om incidentele evenementen die in samenwerking met de vakinhoudelijke afdeling plaatsvinden. Ieder evenement wordt op maat ingevuld. In principe wordt de opening en/of onthulling verricht door de verantwoordelijk portefeuillehouder. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie en voorlichting: regie, organisatie (invulling), uitnodiging, speech, pers, fotografie en begeleiding. Ureninschatting: 60 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering). Ureninschatting: 15 uur

Carnaval Sleuteloverdracht en -inname Jaarlijks vindt op carnavalszaterdag de sleuteloverdracht plaats. Dit gebeurt afwisselend in Geldrop en Mierlo. Het college van Burgemeester en wethouders is aanwezig bij de sleuteloverdracht. De sleutelinname vindt plaats op de woensdag na carnaval op het gemeentehuis. De prinsen / prinsessen carnaval worden door de burgemeester ontvangen op het Plein waar na een korte evaluatie de sleutel weer wordt ingeleverd. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, organisatie in samenwerking met carnavalsverenigingen. Ureninschatting: 4 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering) Ureninschatting: 4 uur

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

20

Kermis In september vindt de jaarlijkse zomerkermis plaats, eerst in Geldrop en aansluitend in Mierlo. De gemeente heeft geen betrokkenheid meer bij de kermis. We houden echter de traditionele gildegroet met koffiemoment in ere. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie Ureninschatting: 4 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering) Ureninschatting: 4 uur

Intocht St. Nicolaas Jaarlijks ontvangt Geldrop-Mierlo Sinterklaas. In Geldrop gebeurt dit in de haven op Hulst. In Mierlo wordt Sinterklaas ontvangen in sporthal De Weijer. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: ondersteuning burgemeester Ureninschatting: 4 uur Facilitaire Zaken: organisatie (openen gemeentehuis, microfoon enz.) Ureninschatting: 4 uur

Sportgala Na jaren afwezigheid dit jaar weer opgepakt door “Leef Geldrop-Mierlo” in samenwerking met gemeente. Inwoners kunnen stemmen op genomineerden in 4 categorieën: talent tot en met 18 jaar, sportprestatie van het jaar, coach van het jaar en de sportwaarderingsprijs. Tijdens een feestelijke bijeenkomst in Hofdael worden de prijswinnaars bekend gemaakt. Burgemeester reikt de medailles uit aan de winnaars. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: ondersteuning Leef Geldrop-Mierlo en medewerker Sport Ureninschatting: 16 uur

Vrijwilligersdag Vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan onze gemeenschap. Als gemeente willen we onze waardering uiten door hen in het zonnetje te zetten. In samenwerking met Steunpunt Vrijwilligerswerk en Hofdael wordt een activiteit ontwikkeld waarin vrijwilligers kunnen laten zien waarom zij vrijwilligerswerk doen en hoe belangrijk zij dit vinden. Daarnaast wordt een bijeenkomst georganiseerd met entertainment waar het zilveren draaginsigne wordt uitgereikt aan een vrijwilliger met een bijzondere staat van dienst. Evenement is jaren niet georganiseerd, wordt met nieuw concept weer opgepakt. Uitvoering en ondersteuning:

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

21

Communicatie: regie, organisatie in samenwerking met afdeling Strategie en Beleid Ureninschatting: 16 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering) Ureninschatting: 4 uur

Nieuwkomersfietstocht Een bijeenkomst om nieuwe inwoners welkom te heten in Geldrop-Mierlo. Met een persoonlijke ontvangst door burgemeester en wethouders en een uitgezette fietstocht langs toeristische, historische, culturele en natuurplekken in Geldrop-Mierlo. Tijdens de tocht zullen ook de gemeentelijke onderdelen (buitendienst, CMD, handhaving/politie/brandweer) voor het voetlicht komen. Naast een welkom ook een mogelijkheid om ons als gemeente te presenteren. Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: regie, organisatie in samenwerking met Village Marketing Ureninschatting: 20 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering) Ureninschatting: 4 uur Publiekszaken: administratieve ondersteuning Ureninschatting: 3 uur

2.4 Bestuursaangelegenheden Aanleiding Benoeming of afscheid van burgemeester

Actie Benoeming door CdK, waarna een receptie volgt.

Aandenken Combinatie van geschenken. (zie bijlage 1).

Installatie, jubileum of afscheid van wethouder

Installatie tijdens een reguliere Raadsvergadering in het zonnetje gezet door de voorzitter van de raad Bijzondere raadsvergadering bij afscheid, gevolgd door een receptie, als dat op prijs wordt gesteld.

Geschenk (zie

Installatie, jubileum, afscheid van een raadslid

Installatie en/of speech tijdens raadsvergadering door voorzitter raad.

Geschenk (zie

Budget

Bijzonderheden

P.M. Budget bepalen per gelegenheid

bijlage 1).

bijlage 1).

Uitvoering en ondersteuning: Communicatie: organisatie (invulling), communicatie, pers, fotografie en begeleiding. Ureninschatting: per aanleiding gemiddeld 30 uur

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

22

Griffier: organisatie (invulling) Ureninschatting: per aanleiding 10 uur Bestuurssecretariaat: (administratieve) ondersteuning, (mede)ontvangst Ureninschatting: per aanleiding gemiddeld 8 uur Facilitaire Zaken: organisatie (catering) / bodes Ureninschatting: per aanleiding gemiddeld 8 uur

2.5 Bedrijven, verenigingen en instellingen Aanleiding Jubilea, nieuwjaarsrece ptie, (her)opening bedrijven

Actie Bijwonen en als gewenst speech door de portefeuillehouder

Aandenken De directie of het bestuur ontvangt een passend geschenk. Zie overzicht bijlage 1.

Jubilea, kampioenschappen, toernooien enz. van verenigingen, instellingen, basis- en middelbare scholen

Wethouder sportzaken vertegenwoordigt college bij uitnodigingen voor recepties van sportverenigingen naar aanleiding van behaalde kampioenschappen

Geschenk (zie

Budget

bijlage 1).

Bij uitnodigingen jubilea van verenigingen gehoor bij jubilea van 25, 50, 75 enz. Bij andere jubilea verstuurt het bestuur een felicitatiebrief.

Bijzonderheden Uitnodigingen en verzoeken om voorwoorden moeten minimaal vier weken van tevoren aan het college zijn voorgelegd. Communicatie legt speech of concept voorwoord altijd voor aan de verantwoordelijke bestuurder. Verzoeken worden tijdens het B&W overleg besproken en verdeeld. Jubilea carnavalsverenigingen bij: 11, 22, 33, … jr. Bij jubilea van 5 en opeenvolgend (10,15, 20 enz.) wordt op verzoek een voorwoordje aangeleverd. Communicatie handelt het verzoek voor voorwoord af, in overleg met de bestuurder die het verzoek ontving.

Jubilea, nieuwjaarsreceptie, (her)opening bedrijven Uitvoering en ondersteuning Communicatie: regie, communicatie (artikel, voorwoord en foto), pers Ureninschatting: 20 uur Bestuurssecretariaat: (administratieve) ondersteuning

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

23

Ureninschatting: 10 uur

Jubilea, kampioenschappen, toernooien enz. van verenigingen, instellingen, basis- en middelbare scholen Uitvoering en ondersteuning (uitgaande van 5 aanleidingen per jaar): Communicatie: regie, communicatie (artikel, voorwoord en foto), pers Ureninschatting: 10 uur Bestuurssecretariaat: (administratieve) ondersteuning Ureninschatting: 5 uur

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

24

2.6 Bezoeken andere overheden Aanleiding Verzoek officieel bezoek andere gemeenten

Bezoek hogere overheden: - CdK en/of gedeputeerde van Provinciale Staten - Minister, staatssecretaris of Minister-president - H.M. de Koning of andere leden van het koninklijk huis

Actie Bijwonen en mogelijk speech door de portefeuillehouder

Aandenken De directie of het bestuur ontvangt een passend geschenk. Zie overzicht bijlage 1.

Budget P.M.

Geschenk (zie

P.M.

bijlage 1).

Bijzonderheden Voor de ontvangst wordt een speciaal programma opgesteld. Invulling is afhankelijk van de gasten en het doel van hun bezoek. Afspraken hierover worden direct tussen het Bestuurssecretaria at en medewerkers van de kabinetsafdelingen van de bezoeker(s), de RVD of de Hofhouding gemaakt.

Uitvoering en ondersteuning: Bezoek andere gemeenten Communicatie: regie, organisatie (invulling), communicatie (artikel, speech), persfotografie en begeleiding. Ureninschatting: 8 uur Bestuurssecretariaat: 1 uur Bezoek hogere overheden Communicatie: regie, organisatie (invulling), communicatie (artikel, speech), pers en fotografie. Ureninschatting: 10 uur Bestuurssecretariaat: 2 uur

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

25

Deel C: Begroting Activiteit Huwelijken 50/60/65/70 100 jarigen Koninklijke Onderscheiding Gedecoreerden bijeenkomst Bijzondere prestatie (ereburger/ draaginsigne Nieuwjaarsbijeenkomst Dodenherdenking Bevrijdingssfeer (reservering) Carnaval Sleuteloverdracht Sleutelinname Sinterklaas Welkomstpakket Relatiegeschenken Indiëherdenking Nieuwkomersbijeenkomst (i.s.m. Economische Zaken/VillageMarketing) Naturalisatiebijeenkomst (onder regie Publiekszaken) Kermis (onder regie van Ruimte) Sportgala (onder regie van MO) Vrijwilligersbedankmoment (onder regie van MO) Totaal

Uitgevoerd door representatie FCL: 6040501 6.500,2.000,1.000,6.500,1.000,-

Uitgevoerd door andere afdelingen

Structurele subsidie vereniging

6.500,3.500,1.000,Voor elke kern 3.150,650,100,1.500,-1 2.000,4.900,2.500,-

Voor elke kern 3.150,p.m.

3.250,-2 100,7.000,3.500,-4 39.650,-

13.850,-

1 Om het welkomstpakket wat meer aan te kleden is de samenwerking gezocht met

Villagemarketing. Afdeling Publiekszaken bekijkt of er aanvullend budget beschikbaar is. 2 Het programma van de naturalisatiebijeenkomst wordt opnieuw vormgegeven. Regie en

budget hiervoor ligt bij Afdeling Publiekszaken. 3 Voor de nieuwkomersbijeenkomst wordt een programma opgesteld in samenwerking met

Villagemarketing. Zij dragen een deel van het budget i.v.m. promotiemogelijkheden. 4 Het vrijwilligersbedankmoment wordt samen met Lev-groep vormgegeven. Voorstel ter

beoordeling bij MO. Dit budget is voor 2021, het is niet structureel opgenomen op de begroting.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

26

Niet in deze representatienota, organisatie door derden  

Kaarsen-ceremonie Brits Ereveld (24 december). Deelname aan dit evenement georganiseerd door de heer Van den Berg om aan te sluiten bij behoefte inwoners tot herdenken oorlogsslachtoffers. Hierbij sluiten ook vele veteranen vanuit heel de regio aan. ZLM-Wielerronde De gemeente Geldrop-Mierlo wil graag een meer regionale uitstraling en meer economische kansen creëren rondom evenementen. De ZLM heeft een internationale bekendheid en heeft een hoge promotionele waarde. Village Marketing en diverse partijen in GeldropMierlo pakken de organisatie, promotie en sponsorwerving voor editie 2022 op zich.

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

27

Bijlage 1. Representatiegeschenken Met representatie-artikelen, ook wel aangeduid als relatiegeschenken, geeft de organisatie te kennen dat zij een bepaald contact op prijs stelt. Goed gekozen relatiegeschenken blijven lang in herinnering. Slecht gekozen geschenken ook. Het is daarom van belang om een origineel relatiegeschenk te kiezen dat aansluit bij de huisstijl, het gewenste imago en de doelgroep. De representatie-artikelen worden op maat verzorgd, passend bij de gelegenheid, ontvanger en jaargetijde. Een aantal representatieartikelen wordt op voorraad gehouden, de zogenaamde giveaways of strooiartikelen. Luxere artikelen worden niet op voorraad gehouden in verband met de langere doorlooptijd. De kans dat ze niet meer actueel zijn is daarbij te groot. Village Marketing heeft in overleg met Communicatie een aantal voor Geldrop-Mierlo specifieke of herkenbare relatiegeschenken samengesteld. Vanuit het duurzaamheidsbeleid wordt zoveel mogelijk recyclebaar materiaal weggegeven. Als gezonde gemeente raden we af om alcohol/snoep aan te bieden / mee te nemen als relatiegeschenk.

Voorbeeldgeschenken Lokale producten Koekblik / Peperkoek Peijnenburg Theedoek Weverijmuseum / Piet Hein Eek Kersenpittenzakjes Vaas De Buitelaar, Atlant Boeken ‘Mierlo’, ‘Geldrop’ Boek “Zwarte Kersen van Maria” Peter van Vlerken (Mierlo) Bon arrangementen Weverijmuseum, Kasteel Geldrop, De Brug, Golfbaan (clinic, green fee) Kersengaard Mierlo, Patronaat (voorstelling), De Wiele (workshop), Volksuniversiteit,, Wintersfeer Giveaways met logo Lampje / uitje (senioren) Mok Pennen (pennensets) Paraplu Pin (revers) T-shirts Handwarmers (warme hand)

Duurzaamheid Vogelhuisje Waterflesje (sportief evenement kinderen) Zonne-energie-gadget Gezondheid IPhone armband Reflecterende armbanden (bij hardlopen ’s avonds) Earplugs (evenementen) Diversen Kersenboompje Karaf Foto in wissellijst Bloemen Receptenboekje (naturalisatiebijeenkomst) Gemeentevlag Kleurplaten met potloden Verpakking: Schaal met / zonder voet, etagère Dienblad / snijplank (met streekproducten) Cadeautasjes Rugzakjes (beurs en op Voorleesdagen) Presentatiemap Passe-partout

Representatienota Gemeente Geldrop-Mierlo 2020

28

Bijlage 2: Evaluatieformulier Evaluatieformulier representatie Geldrop-Mierlo Doelstelling ++ + Onze representatieactiviteiten versterken het imago van de gemeente Geldrop-Mierlo De boodschap Geldrop-Mierlo, plek met hart is bekend en wordt ook zo door betrokkenen en inwoners ervaren. Het bestuur komt in haar representatieactiviteiten professioneel en geloofwaardig over. De naamsbekendheid van het bestuur is onder inwoners dankzij de representatieactiviteiten duidelijk toegenomen. De naamsbekendheid van het bestuur is toegenomen Organisatie Aan representatieverzoeken wordt in de meeste gevallen gehoor gegeven. Onze representatieactiviteiten verlopen professioneel. Er zijn in het college duidelijke afspraken gemaakt over de verdeling van de representatieactiviteiten. Het college en/of de verantwoordelijke bestuurder zijn goed geïnformeerd over de geplande representatieactiviteit. Communicatie is tijdig geïnformeerd en geraadpleegd over een geplande representatie-activiteit. Het is duidelijk welke rol Communicatie heeft. Er zijn in het college duidelijke afspraken gemaakt over de verdeling van de representatieactiviteiten. Het college en/of de verantwoordelijke bestuurder zijn goed geïnformeerd over de geplande representatie-activiteit. Communicatie is tijdig geïnformeerd en geraadpleegd over een geplande representatie-activiteit. Het is duidelijk welke rol Communicatie heeft.

Facilitaire Zaken is tijdig geïnformeerd en geraadpleegd over de geplande representatie-activiteit. Het is duidelijk welke rol Facilitaire Zaken heeft. Grootschalige representatieactiviteiten verlopen aan de hand van een draaiboek waarbinnen ruimte is voor maatwerk. Uitnodigingen voor gemeentelijke evenementen zijn tijdig verstuurd (minimaal 4 weken van tevoren). De ontvangst van gasten verloopt probleemloos De aankleding is op orde en sluit aan bij de uitstraling van de gemeente Geldrop-Mierlo. De technische voorzieningen (beeld en geluid) zijn van kwalitatief hoog niveau.

++

+

-

--

-

--

29

De catering verloopt probleemloos en is goed verzorgd (niet overdadig, maar passend). Verzoeken voor voorwoorden worden tijdig afgehandeld. Voorwoorden worden op maat en in schrijfstijl geformuleerd. Relatiegeschenken Het aantal relatiegeschenken is toereikend. De relatiegeschenken zijn herkenbaar als cadeau van de gemeente Geldrop-Mierlo. De uitstraling voldoet aan onze huisstijlrichtlijnen. De relatiegeschenken worden altijd van een persoonlijke noot voorzien. Het pakket van relatiegeschenken voldoet en is samenhangend. Communicatie Inwoners van Geldrop-Mierlo weten wat de gemeente op representatiegebied onderneemt en waarom het op deze manier gebeurt. De richtlijnen zijn duidelijk. Inwoners, bedrijven, verenigingen en instellingen, weten binnen welke termijn uitnodigingen en verzoeken tot voorwoorden aan het college ingediend moeten worden. Communicatie rondom representatie verloopt eenduidig en in huisstijl. De representatie-activiteit is origineel en onderscheidend.

++

+

-

--

++

+

-

--

30