Reactie college Accountantsverslag 2021 Geldrop Mierlo.pdf

Reactie van het college van burgemeester en wethouders op het accountantsverslag bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Geldrop-Mierlo Conclusie accountant Voor de jaarrekening 2021 van de gemeente Geldrop-Mierlo geeft de accountant een goedkeurende verklaring af voor getrouwheid en rechtmatigheid. Opmerkingen accountant De controle van de accountant is afgerond. In het accountantsverslag informeert de accountant de raad over de uitkomsten van de controle van de jaarrekening 2021. Naast een aantal bevindingen laat de rapportage van de accountant een overwegend positief beeld zien: • De jaarrekening is overeenkomstig het BBV opgesteld. • De opstelling van de jaarrekening vereist dat het college oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt. De accountant heeft bij deze schattingen en onderliggende veronderstellingen geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. • Uit de jaarrekening 2021 blijkt dat het eigen vermogen van de gemeente met € 1,4 miljoen gestegen is naar € 44,7 miljoen. • De solvabiliteitsratio is gelijk gebleven op 33,6%. • De accountant heeft geconstateerd dat er binnen de programma’s geen budgetoverschrijdingen zijn die meetellen voor het rechtmatigheidsoordeel. • Ten aanzien van de investeringen heeft de accountant geen materiële kredietoverschrijdingen geconstateerd die meetellen in zijn oordeel.

• De accountant heeft geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd en met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Adviezen en bevindingen accountant Op de adviezen en bevindingen van de accountant in het verslag, staat hieronder de reactie van het college. Pag Bevindingen accountant 6 Management samenvatting In 2022 is een nieuwe nota reserves en voorzieningen vastgesteld. Wij merken in algemene zin op dat uw gemeente beschikt over een relatief groot aantal reserves, soms voor beperkte bedragen. Wij adviseren jaarlijks het nut en noodzaak van deze reserves te heroverwegen. Gezien de huidige renteontwikkeling adviseren wij tijdig na te gaan of een herfinanciering noodzakelijk is gebaseerd op de verwachte liquiditeitsbehoefte. 9 Ons oordeel Binnen de gemeente worden diverse specifieke uitkeringen en subsidies ontvangen met een gebonden bestedingsrichting. Deze gelden worden verantwoord als

Reactie college Bij het vaststellen van de nieuwe nota heeft deze heroverweging plaatsgevonden. De “FBW” bestemmingsreserves zijn na overleg met de vorige accountant per investering in het leven geroepen.

We zijn hier alert op, zeker met de huidige renteontwikkeling. Op basis van de daadwerkelijke liquiditeitsbehoefte en de verwachte inkomsten en uitgaven worden keuzes gemaakt in de herfinanciering. De te hoge waardering wordt in 2022 onderzocht en gecorrigeerd. Het financieel beheer van de inkomende specifieke uitkeringen en subsidies wordt

12

vooruitontvangen subsidies onder de schulden tot het moment er bestedingen plaatsvinden. Uit onze controle is gebleken deze positie te hoog is verantwoord. Wij hebben geadviseerd om het financieel beheer van inkomende specifieke uitkeringen en subsidies aan te scherpen. Wij denken in algemene zin dat de leesbaarheid en relevantie van uw jaarverslag en jaarrekening kan worden verbeterd door: • het aantal pagina’s terug te brengen en focus te leggen op de belangrijke onderwerpen en afwijkingen; • afwijkingen op lasten, baten en corresponderende reserves per taak te bundelen, zodat in een opslag duidelijk is wat het effect per taak is op het resultaat na reserves; • reserves zoveel mogelijk toe te rekenen aan het programma waar ook de corresponderende baten en lasten worden verantwoord. Aanbestedingsrechtmatigheid Op oude contracten resteert een bekende onrechtmatigheid met een financiële impact van € 232.000 in 2021.

Voor de inkoop van maaien bermen en sloten en de inkoop van rioolreiniging hebben wij een bedrag van € 406 000 aan inkooplasten 2021 als onrechtmatig aangemerkt omdat onterecht niet is Europees aanbesteed en jaarlijks aan dezelfde partijen wordt gegund. Wij hebben geadviseerd deze inkopen via een meerjarige overeenkomst Europees aan te besteden en hierbij aandacht te schenken aan de volledige waarde van opdracht inclusief verlengingsopties.

aangescherpt, conform advies van de accountant.

Wij ondersteunen mogelijke verbeteringen in de leesbaarheid van de jaarstukken. Nadat we hierover van gedachten gewisseld hebben met de accountant, doen we een voorstel aan de Auditcommissie hoe deze verbeteringen door te voeren in de jaarrekening 2022.

Dit betreft grondverwerving en zwerfaval. De rechtmatigheidsfout voor de grondverwering is ook in voorgaande jaren geconstateerd. Dit contract blijft onrechtmatig totdat het mogelijk is om deze opnieuw aan te besteden. Ook van het contract voor zwerfafval is meerdere jaren bekend dat het niet rechtmatig aanbesteed is. Vorig is dit niet gemeld omdat het contract in 2021 beëindigd zou worden. Beëindiging vindt plaats in 2022 waarmee deze onrechtmatigheid komt te vervallen. Deze inkopen hadden, voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole, onze aandacht. Door (te lang) gebruik te maken van de verleningsmogelijkheid zijn deze inkopen nu onrechtmatig. Beide contracten worden in 2022 Europees aanbesteed.

13

17

18

Grondexploitaties De huidig geldende nota grondbeleid dateert nog uit 2012. Wij hebben begrepen dat actualisatie hiervan gepland staan voor 2022. Wij adviseren hierbij aandacht te schenken aan de volgende financiële aspecten: • de methodiek van winstneming, risico inschatting en bepaling van de reserves en weerstandscapaciteit op het grondbedrijf; • de bepaling van het realisatiemoment van verkopen. Woningbouwimpuls Gezien de complexiteit van de regeling, de substantiële bedragen, de verschillende deelprojecten en de lange looptijd is het essentieel om dit totale project goed te monitoren. Wij zien met name een risico op stijgende (bouw)kosten. Voorziening groot onderhoud Meerjarenonderhoudsplan gebouwen Wij verwachten voor de jaarrekening van 2022 een onderbouwd plan. Wij adviseren hierin strategische keuzes ten aanzien van vastgoed en duurzaamheid te betrekken. Jeugdhulp en Wmo Wij constateren dat er door de werkzaamheden van de taskforce verscherpte aandacht is voor het budgetbeheer maar dat het realiseren van de besparingsdoelstellingen op dit moment niet realistisch lijkt.

Wij hebben geadviseerd om een pakket van maatregelen samen te stellen om zelfstandig een uitspraak te kunnen doen over de zorglevering en daarin de reeds bestaande acties (evaluatiegesprekken,

De actualisatie van de nota grondbeleid staat gepland voor dit jaar. Bij de actualisatie wordt rekening gehouden met het advies van de accountant.

Met de Auditcommissie zijn afspraken gemaakt om te komen tot een dashboard voor het monitoren van de (deel)projecten van de Woningbouwimpuls. Nadat de definitieve opzet gereed is, wordt het dashboard periodiek gedeeld met de gemeenteraad.

Actualisatie van het meerjarenonderhoudsplan gebouwen staat gepland voor 2022. Het advies van de accountant wordt daarbij betrokken.

Na het uitkomen van de septembercirculaire over de Algemene uitkering uit het Gemeentefonds bleek dat er structureel extra middelen voor Jeugd beschikbaar zijn gekomen. Aan de commissie Samenleving is op 5 april 2022 een presentatie gegeven hoe deze extra middelen in relatie tot de besparingsdoelstellingen verwerkt kunnen worden. Insteek is om de volledige doelstelling niet in 2023 maar in 2028 te realiseren. Bij de begrotingsbehandeling in november 2022 wordt de definitieve herinrichting van de budgetten Sociaal domein voor 20232026 vastgesteld. Daarnaast wordt dan voor de budgetten 2022 een begrotingswijziging vastgesteld. Conform de reactie op de management letter wordt in overleg met de accountant onderzocht hoe we de huidige wijze van monitoring verder kunnen door ontwikkelen. Afgesproken is om daar in de zomermaanden tijd voor vrij te maken.

clientonderzoeken, klachtenevaluatie etc.) te betrekken.

19

20

Overige bevindingen Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers Wij hebben geadviseerd om voor deze categorie een actuariële berekening te maken en te overwegen deze op te nemen in de voorziening.

Prestatie verklaringen bij inkopen In de management letter hebben wij geadviseerd om de procedures voor het vaststellen en vastleggen van prestatieverklaringen voordat een inkoopfactuur wordt geautoriseerd aan te scherpen. Overige aspecten in relatie tot onze controle Wij hebben geadviseerd om de frauderisicoanalyse te actualiseren en specifieke werkzaamheden op te zetten voor het voorkomen of detecteren van fraude. Door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)zijn een tweetal notities zijn een tweetal notities uitgebracht die daarbij mogelijk behulpzaam kunnen zijn.

Daarbij bespreken we ook de maatregelen die noodzakelijk zijn om zelfstandig een uitspraak te kunnen doen over de zorglevering. Het gaat hier om ex-wethouders (of geregistreerde partners i.v.m. overlijden) die al sinds 2005 een pensioenuitbetaling via de exploitatie krijgen. Wij stellen voor om dit niet te wijzigen. Op basis van artikel 44 lid 3 van het BBV is het niet nodig om deze alsnog binnen de voorziening op te nemen. Conform ons commentaar op de managementletter gaan we (in de zomermaanden) in overleg met accountant na voor welke categorieën inkopen het vastleggen van prestatieverklaringen echt noodzakelijk is

Voor de rechtmatigheidsverklaring van het college, bij de jaarrekening 2022, is het noodzakelijk om een fraudeanalyse op te stellen. De notities van de NBA worden daarbij betrokken.