Notitie personele bezetting Dienst Dommelvallei.pdf

Notitie personele bezetting Dienst Dommelvallei

Inleiding Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van 20 december 2022 heb ik een korte terugblik gegeven van mijn interim-periode als directeur van de Dienst Dommelvallei. Daarbij is door mij onder meer aangegeven dat de formatie van de dienst aan de krappe kant is. De afgelopen jaren is er te veel sprake geweest van het moeten uitvoeren van nieuwe taken, zonder dat daarvoor de benodigde formatie aanwezig was, dan wel dat er uitgebreid kon worden. Nu lopen we op allerlei vlakken tegen onze grenzen aan en zelfs er overheen. Het kraakt aan alle kanten. We zien dit bijvoorbeeld ook terug in het ziekteverzuim-percentage van momenteel 7,5%. Bij de afgelopen begrotingsbehandeling van de gemeenten is er -in ieder geval- bij Nuenen en Geldrop-Mierlo sprake geweest van een behoorlijke uitbreiding van de formatie. Hierbij is geen rekening gehouden met de hoeveelheid werk voor onze dienst. Naast een structureel effect hebben we hierbij ook nog te maken met incidentele werkzaamheden, die erbij zijn gekomen. Overigens is een formatie-uitbreiding straks ook nog aan de orde voor Son en Breugel. In het kader van ‘trap op trap af’ is het noodzakelijk dat hiervoor uitbreiding van de formatie plaats vindt. In deze AB-vergadering is ook aangekondigd dat er een voorstel in uw richting komt om de formatie van de dienst uit te breiden.

Naast de effecten van de nieuwe/uitgebreide taken lopen we ook tegen zaken aan als collega’s die binnenkort met pensioen gaan en die tijdig vervangen moeten worden. Dit betekent in feite dat we incidenteel te maken krijgen met dubbele lasten. Ook is gebleken dat er voor ongeveer 2.500 uur sprake is van een zogenaamd verlofstuwmeer, doordat in de afgelopen jaren verlof is gekocht. Het nu opnemen van het verlof brengt extra lasten met zich mee vanwege vervanging, waarvoor in het verleden eigenlijk een voorziening/reserve opgebouwd had moeten worden. In de jaarrekening 2022 nemen we hiervoor een bedrag op. Op het terrein van ICT is al eerder afgesproken dat er een onderzoek uitgevoerd moet worden naar de ‘state of art’ maar ook naar de formatieve bezetting in relatie tot de taken die verricht moeten worden. Het lijkt mij goed als er op een korte termijn een formatie-onderzoek wordt uitgevoerd voor de totale Dienst Dommelvallei. Hiermee kan een duidelijk beeld gekregen worden van de verhouding formatie versus taken. De kosten van een dergelijk onderzoek dekken we ten laste van onze lopende begroting. Het is zinvol om beide onderzoeken op elkaar af te stemmen. Maar voordat het zover is, is het volgens mij noodzakelijk om de formatie uit te breiden om te voorkomen dat we op meerdere terreinen achter de feiten moeten aanlopen.

Eerder is aangekondigd om de personele consequenties te verwerken in de 1e begrotingswijziging 2023 en vervolgens op te nemen in de begroting 2024. Voor de volledigheid nog de opmerking dat er geen rekening is gehouden met de mogelijke effecten van het onderzoek bij belastingen en invordering, het onderzoek bij de Wet open overheid, en bij het Privacy team slechts gedeeltelijk.

2

Formatie De formatie van onze Dienst bedraagt per 1 januari 2023 150,86 fte. In de begroting 2023 is rekening met de salarislasten behorende bij deze formatie. Deze formatie zou het uitgangspunt moeten zijn van het uit te voeren formatie-onderzoek. Op basis van deze notitie zou een uitbreiding van 11,7 fte noodzakelijk zijn, waardoor de formatie vooralsnog uitkomt 162,56 fte. De specificatie komt in het vervolg aan de orde. De opbouw hiervan is als volgt: Directeur Staf Directie en staf Afdelingshoofd Beleid en advies Beheer en administratie Belastingen en invordering Afdeling financiën Afdelingshoofd P&O Informatievoorziening IDV en FZ Afdeling POI Afdelingshoofd Dienstverlening KCC Werk en Inkomen Afdeling Dienstverlening Totaal formatie 01.01.2023

1,00 4,44 5,44 1,00 17,22 18,45 14,77 51,44 1,00 13,22 25,72 11,46 51,40 1,00 2,56 19,12 19,90 42,58 150,86

3

De specificatie van de voorgenomen uitbreidingen Staf: 1. Privacy team Afdeling financiën: 2. Juridisch medewerker WOZ 3. Verzekeringsfunctie 4. Rechtmatigheidsverantwoording

1,00

1,00

1,00 1,90 0,36 3,26

Afdeling POI: 5. Systeembeheer 6. Coördinator functioneel en applicatiebeheer

2,00 1,00 3,00

Afdeling Dienstverlening: 7. Toezicht en handhaving Participatiewet 8. Functioneel beheer W&I 9. Projectleider verkiezingen 10. Beleidsadviseur burgerzaken 11. Bezwaar en beroep W&I 12. Juridisch kwaliteitsmedewerker W&I 13. Huisvesting statushouders Totaal voorstellen

0,44 1,00 0,39 0,44 0,50 0,67 1,00 4,44 11,70

Toelichting op de voorstellen 1.

Doorontwikkeling Privacy team Er loopt een intern onderzoek naar de taken en de samenstelling van de zogenaamde privacy-activiteiten gekoppeld aan de werkzaamheden van de ‘functionaris gegevensbescherming’. We hebben inmiddels geconstateerd dat zowel de Dienst Dommelvallei als de vier organisaties op dit vlak heel kwetsbaar zijn. Ook op het gebied van onderlinge vervanging en waarneming. Uit de informatie tot nu toe hebben we geconstateerd dat er 2 fte extra nodig is om zowel het onderdeel privacy als gegevensbescherming goed te borgen. Vooralsnog willen wij volstaan met uitbreiding met 1 fte en een extra budget om de ontstane achterstand weg te werken. Hiervoor is een bedrag van € 50.000,- incidenteel noodzakelijk naast de salariskosten van 1 fte op schaal 9 (ter hoogte van € 76.000,-).

2.

Ontwikkelplan belastingen en invordering In de 1e begrotingswijziging van 2022 gaven we aan dat de uitvoering van de kerntaken voor Belastingen en Invordering in het geding kwamen door een disbalans tussen de hoeveelheid werk en de beschikbare capaciteit. In 2022 wendden we incidentele middelen aan om de acute problemen op te vangen en startten tegelijkertijd een onderzoek om een structurele oplossing te vinden. In de 1e berap van 2023 informeren wij u over het ontwikkelplan en leggen wij de financiële consequenties voor in een begrotingswijziging. In 2022 hebben we ervaring opgedaan met de inzet van een juridische medewerker WOZ. Deze is noodzakelijk om het groeiend aantal complexe bezwaren/beroepen af te handelen. Daarom zetten we deze 1 fte nu om in structurele formatie.

4

3.

Verzekeringsfunctie Op verzoek van de portefeuillehouders financiën hebben we in 2021/2022 een onderzoek uitgevoerd naar de verzekeringsfunctie binnen onze dienst. In samenwerking met de gemeenten hebben we dit onderzoek opgepakt en ook kunnen afronden. De conclusie is dat wanneer we de werkzaamheden die van ons verwacht worden willen uitvoeren, we hiervoor te weinig formatie hebben. Dit blijkt ook uit een uitgevoerde benchmark. We hebben nu 0,1 fte formatie en hebben in totaliteit 2,0 fte nodig om te voldoen aan de taken en de verantwoordelijkheden zoals die zijn geformuleerd in het onderzoek. Het gaat om 1 fte op schaal 9 en 1 fte op schaal 8. Totale extra structurele kosten € 136.000,-. Wanneer we deze extra formatie kunnen invullen, dan heeft dit tot gevolg dat een belangrijk deel van de extra werkzaamheden die nu worden uitgevoerd door de verzekeringsmakelaar kan komen te vervallen. Hoe hoog deze besparing gaat worden, is nu nog niet aan te geven. We moeten in 2023 ook een nieuwe aanbesteding doen voor onze verzekeringsportefeuille. Als we tijdig in staat zijn om de formatie-uitbreiding te realiseren, dan is het niet nodig om capaciteit in te huren voor de inhoudelijke begeleiding van dit aanbestedingsproces. We kunnen dit dan in eigen beheer doen.

4. Extra uren Control (rechtmatigheidsverantwoording) In 2023 wordt de verplichte rechtmatigheidsverantwoording gemeenten en gemeenschappelijke regelingen ingevoerd. Ook wordt in 2023 de Baseline Informatiebeveiliging Overheid verder uitgewerkt. Voor deze extra taken is naar verwachting 0,36 fte schaal 9 nodig. De kosten bedragen € 27.000,-. 5.

Structurele uitbreiding formatie systeembeheer met 2 fte. Uit analyse van benodigde versus beschikbare capaciteit ten behoeve van het informatieplan blijkt dat we onvoldoende capaciteit hebben in het team van informatievoorziening om de “basis op orde”-projecten uit te voeren. Daarvoor is 2 fte systeembeheer nodig vanaf 2023. Zonder deze uitbreiding kunnen we de ontwikkelingen niet meer bijbenen en lukt het niet om de komende jaren de basis op orde te houden. De kosten van de uitbreiding van 2 fte schaal 9 bedragen € 152.000,- per jaar. Budget tijdelijke capaciteitsuitbreiding Daarnaast is eenmalig extra budget noodzakelijk voor tijdelijke oplossingsrichtingen á € 170.000,- (‘de impuls’). Dit zetten we in voor inhuur op coördinatie en uitvoering van noodzakelijke projecten. Deze impuls is randvoorwaardelijk voor de basis op orde.

6. Coördinator functioneel en applicatiebeheer Het DOD stemde op 21 december 2022 in met het voorstel “ontwikkelplan functioneel beheer”. In het kader van het project "professionaliseren functioneel beheer" is een ontwikkelplan gemaakt. Met het ontwikkelplan en centrale coördinatie professionaliseren we functioneel en applicatiebeheer. De kosten voor het aanstellen van de coördinator functioneel beheer bedragen de komende twee jaar € 84.000,- per jaar (gebaseerd op schaal 10). 7.

Toezicht en handhaving Participatiewet Voor de ondersteuning bij RIEC-casussen en extra inzet voor het Dommelstroom Interventieteam (DIT) is jaarlijks € 33.000,- (0,44 fte, schaal 9) nodig voor de gemeente Son en Breugel en Nuenen samen.

8. Functioneel beheer Werk & Inkomen Door de wijziging van de software in het sociaal domein zijn er voor de 5 op zichzelf functionerende applicaties meer beheers- en administratieve handelingen nodig bij Werk & Inkomen dan voorheen. Hiervoor is een structurele uitbreiding van 1 fte schaal 9, dit is € 76.000,- per jaar, noodzakelijk.

5

9/10. Projectleider verkiezingen/beleidsadviseur burgerzaken De Kieswet en de Kiesraad stellen steeds uitgebreidere eisen aan de uitvoering van de verkiezingen. Daarnaast krijgen de gemeenten in toenemende mate te maken met buitenlandse wetgeving op gebied van burgerzaken. De huidige combinatie projectleider verkiezingen en specialist burgerzaken is door deze ontwikkelingen niet langer houdbaar. Gelijktijdig neemt de landelijke (media)aandacht voor identiteitsfraude en ondermijning toe. Om aan de groeiende burgerzaken wetgeving en de wensen vanuit de gemeentebesturen tegemoet te blijven komen is meer capaciteit voor beleid op gebied van burgerzaken nodig. Een gecombineerde functie projectleider verkiezingen en beleidsmedewerker burgerzaken is een beproefde en duurzame manier om de kwaliteit te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. We breiden onze formatie daarom structureel uit met 0,83 fte. Hiervoor ramen wij € 63.000,-. 11. Bezwaar en beroep werk en inkomen We zien het aantal bezwaren en beroepsprocedures de laatste jaren exponentieel toenemen. Dit komt onder andere door de mondigere samenleving en nieuwe regelingen zoals de Tozo, Tonk en de energietoeslag. Ook de complexiteit van casussen neemt toe. Het aantal bezwaar- en beroepszaken in 2022 was 49, waarvan 2 niet-ontvankelijk.

Gelet op de wettelijke termijnen, de toename van het aantal bezwaar-en beroepsprocedures en de benodigde kennistoename is een structurele uitbreiding van de formatie met 0,5 fte noodzakelijk. Hiervoor ramen wij € 38.000,-. 12. Juridisch kwaliteitsmedewerker Door diverse maatschappelijke ontwikkelingen, waar alle capaciteit op in is gezet, is er geen ruimte en tijd geweest om kwaliteitswerkzaamheden (constant) op te pakken binnen het team beleid van Werk en Inkomen. Gelet op het structureel oppakken van kwaliteit om duurzaam te investeren in de dienstverlening zetten we in op een structurele formatie-uitbreiding met een kwaliteitsmedewerker voor 0,67 fte. Hiervoor ramen wij € 56.000,-. 13. Huisvesting statushouders De huisvesting van statushouders kent voor 2023 een verdubbeling van de taakstelling. Daarnaast is het onduidelijk wat de nieuwe asielwet gaat betekenen voor de gemeenten en de daarbij behorende processen. Er zijn veel afhankelijkheidsfactoren zoals woningnood, problematiek bij gezinshereniging en toewijzen woningen. Geen enkele huisvesting is hetzelfde en zorgt voor veel afstemming (inburgering en Participatiewet) en maatwerk. Hierdoor wordt de taak steeds intensiever. Hiervoor is een structurele uitbreiding van 1 fte schaal 9 noodzakelijk. We nemen hiervoor een bedrag op van € 76.000,-.

Enkele overige ontwikkelingen met budgettaire gevolgen: 14. Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur en maakt toegang tot publieke informatie expliciet tot een recht van burgers. Via de meicirculaire 2021 hebben de gemeenten vanaf 2022 zowel incidenteel als structureel geld ontvangen voor de implementatie en de uitvoering van de Woo. Het plan van aanpak voor de implementatie van de Woo wordt begin 2023 vastgesteld. Diverse disciplines van onze organisatie hebben een rol bij de implementatie van de Woo. In de 1e bestuursrapportage 2023 informeren wij u over de noodzakelijke inzet en leggen wij de financiële consequenties voor in een begrotingswijziging. 15. Werving en selectie Het aantal te vervullen vacatures neemt enorm toe bij met name bij de drie gemeenten. De concurrentie op de arbeidsmarkt om die vacatures in te vullen is groot. Dit betekent dat er fors meer kosten gemaakt worden in het gehele proces van werving en selectie. Op basis van de cijfers van 2022 verwachten we voor 2023 € 100.000,- aan kosten. Dit is een toename van de kosten van € 62.000,- voor de vier organisaties.

6

16. Verlenging van inhuur functioneel beheer sociaal domein Voor de continuïteit en de kwaliteit binnen het sociaal domein is het van groot belang is dat er voldoende ondersteuning op het gebied functioneel beheer is en blijft. Hiervoor verlengen we de inhuur van een inhuurkracht tot 1 maart 2023. De kosten hiervoor bedragen € 30.000,-. 17. Afronding regelingen Tozo (corona) t/m 2028 Wij voeren de ‘Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers’ (Tozo) uit. In de komende zes jaar voeren we de wettelijke afronding van de regelingen uit. Het betreft de terugbetaling van kredieten en onterecht ontvangen bijstand. Mochten deze bedragen niet terugkomen of goed worden verantwoord verrekent het Rijk de bedragen met de gemeenten. Voor de periode tot en met 2028 hebben we middelen nodig. We nemen hiervoor jaarlijks een bedrag op van € 28.000,-. 18. Coördinator gezamenlijke beheerorganisatie sociaal domein Centrale coördinatie op de functioneel beheeractiviteiten is nodig om de systemen in het sociaal domein optimaal te gebruiken. Hiervoor zoeken we tijdelijk een coördinator voor 18 uur per week en inhuur op functioneel beheer voor 18 uur per week. We schatten de inhuurkosten op € 72.000,-.

Op te nemen in de 1e begrotingswijziging 2023 Personele consequenties 1e begrotingswijziging 2023

*

I/S

Incidenteel

Structureel

2023

2023

50.000

76.000

1 Privacy team (1,0 fte)

I/S

2 Juridische medewerker WOZ (1 fte)

S

76.000

3 Verzekeringsfunctie (1,9 fte)

S

136.000

4 Extra uren team Control (0,36 fte)

S

5 Structurele uitbreiding formatie systeembeheer (2 fte)

I/S

170.000

I

84.000

6 Coördinator functioneel- en applicatiebeheer (1 fte) (2023 en 2024)

27.000 152.000

7 Toezicht en handhaving Participatiewet (0,44 fte)

1

S

8 Functioneel beheer Werk & Inkomen (1 fte)

2

S

76.000

S

63.000

9/10 Projectleider verkiezingen/Beleidsadviseur burgerzaken (0,83 fte)

33.000

11 Bezwaar en beroep werk en inkomen (0,5 fte)

S

38.000

12 Juridisch kwaliteitsmedewerker cluster werk en inkomen (0,67 fte)

S

56.000

13 Huisvesting statushouders (1 fte)

2

S

14 Wet open overheid

1

I/S

76.000 pm

15 Werving en selectie

I

62.000

16 Verlenging inhuur functioneel beheer sociaal domein

I

30.000

17 Afronding regelingen Tozo (corona) t/m 2028 18 Coördinator gezamenlijke beheerorganisatie sociaal domein Totaal personele consequenties

2

S I

pm

28.000 72.000 468.000

837.000

Geldrop-Mierlo

204.674

224.160

Nuenen

150.798

343.600

Son en Breugel

112.528

269.240

Totaal bijdrage gemeenten personele consequenties

468.000

837.000

Bijdrage gemeenten personele consequenties

*1 Hiervoor ontvangen gemeenten een bijdrage via de Algemene uitkering. *2 Hiervoor is binnen de gemeenten een bestaande dekking. Exclusief de onderwerpen *1 en *2 (binnen de afdeling Dienstverlening) daalt de structurele bijdrage van de gemeente Nuenen en Son en Breugel, zie hieronder. Bijdrage gemeenten personele consequenties Geldrop-Mierlo

204.674

224.160

7

Nuenen

150.798

226.450

Son en Breugel

112.528

173.390

Totaal bijdrage gemeenten personele consequenties

468.000

624.000

Tenslotte Gevraagd wordt in te stemmen met: a. de bovengenoemde voorstellen, zodat dit verwerkt kan worden in de 1e begrotingswijziging 2023 van de Dienst Dommelvallei; b. het zo spoedig mogelijk uit laten voeren van een formatie-onderzoek van de benodigde formatie in relatie tot de uit te voeren taken, mede in relatie tot het onderzoek ICT; c. bij dit onderzoek ook de kwalitatieve en kwantitatieve verbeterpunten op te halen die benodigd zijn om de samenwerking tussen de vier organisatie verder te optimaliseren.

8