Notitie beleidskeuzes evenementen_versie 3.0
Tekst van het document
Notitie
Beleidskeuzes evenementen 9 juli 2024
Inhoud 1
Inleiding .................................................................................................................................................. 3
2
Ambitie, opgave en doel inzake evenementen ........................................................................................ 4
3
Evenementen in Geldrop-Mierlo ............................................................................................................. 5
4
Uitgevoerde participatie ......................................................................................................................... 6
5
Beleidskeuzes Evenementen ................................................................................................................... 8
Bijlage 1. Beleidsuitwerkingen ....................................................................................................................... 11 Bijlage 2. Doorwerking in lokale wet- en regelgeving ..................................................................................... 22 Bijlage 3. Activiteiten als gevolg van de beleidskeuzes ................................................................................... 23 Bijlage 4. Beleidsachtergronden die ten grondslag liggen ............................................................................... 26 Bijlage 5. Vooraf vastgestelde uitgangspunten ............................................................................................... 29 Bijlage 6. Enquêteresultaten inwonerparticipatie .......................................................................................... 30
2
1
Inleiding
Jaarlijks vinden diverse evenementen plaats in Geldrop-Mierlo, die op verschillende manieren bijdragen aan de aantrekkingskracht van de gemeente. Ze verbinden bewoners, ondernemers en bezoekers, en zorgen voor georganiseerde ontspanning. Deze evenementen, vaak met een lange traditie, komen voort uit het rijke verenigingsleven en de horeca. De gemeente is trots op het evenementenaanbod en ziet graag dat dit wordt vastgehouden en uitgebreid. In deze notitie draait het om de beleidskeuzes: richtinggevende, tactisch-strategische keuzes die door de raad worden vastgesteld. Door het vaststellen van deze beleidskeuzes wordt een belangrijke stap gezet naar een duidelijk beleidskader. Voor organisatoren van evenementen en ons als gemeente wordt hiermee goed gemarkeerd waarbinnen we kunnen opereren. Bovendien geeft het beleidskader duidelijkheid aan bezoekers, omwonenden en andere betrokkenen. Aan de raad wordt gevraagd de beleidskeuzes in hoofdstuk 5 vast te stellen. In deze notitie zijn ook hoofdstukken en bijlagen opgenomen die over de andere onderdelen van het beleidsraamwerk gaan. Dat is gedaan voor een volledig beeld, zodat ook de context van de beleidskeuzes zichtbaar is. De vastgestelde beleidskeuzes zullen online in te zien zijn en te gebruiken zijn door inwoners en ondernemers in GeldropMierlo, de raad, medewerkers binnen de gemeente en andere overheden.
Wat zijn beleidskeuzes Beleidskeuzes zoals ze nu voorliggen aan de raad kennen we nog niet zo lang in deze vorm. Sterker nog, het onderwerp ‘Evenementen’ is één van de eerste onderwerpen die op deze manier wordt aangepakt. Beleidskeuzes zijn onderdeel van het bredere beleidsraamwerk, wat bestaat uit beleid, het beleidskader en beleidsachtergronden. Waar het beleid beschrijft waar we naartoe bewegen, is het beleidskader te zien als wat mensen vandaag de dag van de gemeente mogen verwachten.
Het beleid bestaat uit de visie, de strategie en de uitvoeringsplannen die er binnen de programma’s gaan komen. Zo zal er ook een uitvoeringsplan Economische kracht zijn, waar we ook activiteiten gaan zien op het vlak van evenementen.
3
De beleidskeuzes – waar het in deze notitie om gaat – zijn onderdeel van het beleidskader en zijn door de raad vastgestelde richtinggevende keuzes. Via de beleidsuitwerkingen zijn of worden deze geoperationaliseerd naar bijvoorbeeld handreikingen, criteria, formats, etc. en naar lokale wet- en regelgeving. Ook worden ze waar nodig vertaald naar verordeningen en nadere regels. Het beleidskader geldt zowel voor de reguliere taakuitvoering als voor het werken binnen de programma’s. De beleidsachtergronden tenslotte zijn de kennis en inzichten die ten grondslag liggen aan het beleid en het beleidskader. Het is feitelijk de onderbouwing voor wat we denken en doen. In het verleden zaten alle deze elementen verstopt in de vele verschillende beleidsdocumenten. Wat daadwerkelijk de richtinggevende keuzes waren, was daardoor helemaal niet zo helder. Door met dit nieuwe raamwerk te werken, scheppen we meer duidelijkheid en transparantie. Bovendien zijn uitgebreide beleidsnota’s nu onnodig. Als beleidskeuzes voor een bepaald onderwerp moeten worden bijgesteld, dan volstaat het uitwerken of aanpassen van precies die beleidskeuzes.
2 Ambitie, opgave en doel inzake evenementen In de visie Geldrop-Mierlo zijn er enkele duidelijke ambities en opgaven verwoord die relevant zijn voor evenementen. Voor een belangrijk deel zijn het de evenementorganisatoren, Stichting Villagemarketing en de ondernemers die deze ambities werkelijkheid maken. Als gemeente dragen we er in verschillende rollen mede aan bij, conform de koers en doelen die we met de strategie op uiteenlopende thema’s hebben gekozen.
2.1
Relevante ambities en opgaven in de visie
In de visie komen elementen als woongeluk en levendigheid aan bod. In Geldrop-Mierlo zien we graag dat er grote evenementen in en rond de centra worden georganiseerd. Deze evenementen hebben een aantrekkende werking voor de centra, die het middelpunt van het dorpse leven zijn. In de eerste plaats voor inwoners, maar ook voor bezoekers van buiten. Daarnaast is er ruimte voor kleinschalige evenementen in buurten en wijken – passend bij de dynamiek daar – die bijdragen aan het ontmoeten en daarmee aan verbinding. Deze toekomstblik leidt tot de opgave om het evenementenaanbod uit te breiden, in het algemeen en voor jongeren in het bijzonder.
2.2
Beoogd doel in de strategie 2025-2028, relevant voor evenementen
Als in november 2024 de strategie 2025-2028 aan de raad wordt voorgelegd ter vaststelling, zal daarin ook op het vlak van evenementen een doel zijn opgenomen. Beoogd is namelijk dat in 2025 het aanbod van onder andere evenementen op het gewenste niveau is en bekend is binnen en buiten Geldrop-Mierlo. Daarbij is specifieke aandacht voor jongeren gewenst.
4
3 Evenementen in Geldrop-Mierlo Op dit moment is er een mooi aanbod van evenementen, zowel commercieel als niet-commercieel van aard. In lijn met de ambities is het echter gewenst om het aanbod te verbeteren, met het oog op levendigheid en verbinding. Bij het uitbreiden van het evenementenaanbod is het belangrijk dat er balans wordt gevonden tussen enerzijds het ruimte bieden aan evenementen zodat er een divers aanbod is en anderzijds het minimaliseren van de (ongewenste) impact op de omgeving. Dat vraagt om een duidelijk beeld van gewenste evenementen, een passend aantal evenementen en richtlijnen voor veiligheid, omgevingseffecten, duurzaamheid, inclusie en gezondheid. Definitie evenement In de APV (artikel 2:24, lid 1) is beschreven wat onder een evenement wordt verstaan: ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting gericht op vermaak’. Dit zijn bijvoorbeeld herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten, feesten, wedstrijden op of aan de weg, kermissen, etc. Los van dat evenementen voor vermaak zorgen, leveren ze ook een belangrijke bijdrage aan het verbinden van mensen en is het voor vrijwillige organisatoren een mooie mogelijkheid om zich te ontwikkelen.
Daarom wordt bij een eerstvolgende wijziging van de APV de definitie aangevuld: “…gericht op vermaak en verbinding.” De gemeente werkt nauw samen met organisatoren om de gemeenschapszin te bevorderen, levendigheid te creëren en een leefbare omgeving te behouden. Door de gezamenlijke inspanningen worden hoogwaardige, imagoversterkende evenementen georganiseerd in zowel Geldrop als Mierlo. De gemeente schakelt daarbij tussen de rol van netwerkpartner en het acteren als bevoegd gezag. Bovenstaande zaken zijn een belangrijke grondslag voor de beleidskeuzes. Met name het waarborgen van de veiligheid heeft er een belangrijke plek in. De ervaring leerde namelijk dat hier meer scherpte op nodig is. Daarnaast is in de beleidskeuzes tegemoetgekomen aan de behoefte om naast het aantal bezoekers ook andere factoren bepalend te laten zijn voor de ondersteuning en subsidiëring die de gemeente biedt.
5
4 Uitgevoerde participatie Binnen de gemeentelijke organisatie zijn veel disciplines betrokken bij het onderwerp evenementen. Evenementen blijken een knooppunt van beleidsterreinen, omdat het raakt aan cultuur, economie, veiligheid, duurzaamheid, inclusie. Ook buiten de gemeentelijke organisatie zijn evenementen een onderwerp dat veel mensen aangaat. Omwille van een breed draagvlak voor de beleidskeuzes is een participatief proces doorlopen met inwoners, horecaeigenaren, evenementorganisatoren en Stichting Villagemarketing. Hieronder wordt een korte indruk gegeven.
4.1
Uitvoering participatie
Inwoners zijn in juni 2024 via een enquête gevraagd om hun mening te geven over de huidige evenementen en hun ideeën in te brengen. De enquête is uitgereikt aan 1.200 huishoudens In Geldrop en Mierlo in de omgeving van locaties waar jaarlijks één of meer evenementen plaatsvinden. Ook is er een advertentie geplaatst in een lokaal medium, zodat ook andere inwoners de mogelijkheid hadden om de vragenlijst in te vullen. In totaal zijn er bijna 240 ingevulde vragenlijsten retour ontvangen. Alle leeftijdscategorieën waren vertegenwoordigd in de respondentengroep. Met horecaeigenaren heeft een bijeenkomst plaatsgevonden met vier afgevaardigden vanuit de horeca. Eenzelfde bijeenkomst is gehouden met tien afgevaardigden vanuit de evenementorganisatoren. Met hen is het conceptbeleidskader besproken om dit te toetsen. Ook met twee afgevaardigden van het bestuur van Stichting Villagemarketing is een bijeenkomst geweest.
4.2
Uitkomsten van de participatie
De inbreng van inwoners laat over de linie het volgende beeld zien (de volledige enquêteresultaten zijn opgenomen in bijlage 6): −
Jongeren bezoeken ten opzichte van andere leeftijdsgroepen vaker een evenement;
−
Jongeren vinden het evenementenaanbod gering, terwijl andere leeftijdsgroepen vinden dat er voldoende evenementen zijn;
−
Jongeren zijn iets meer tevreden over de evenementen dan andere leeftijdsgroepen;
−
In Mierlo ervaren omwonenden van evenementen minder overlast dan omwonenden in Geldrop;
−
In Mierlo vinden omwonenden van evenementen meer aanvaardbaar dan omwonenden in Geldrop;
−
Geluid blijkt de grootste bron van overlast.
Horecaeigenaren, evenementorganisatoren en Stichting Villagemarketing zijn in het algemeen tevreden dat er een duidelijk kader komt en zij zijn positief over het instellen van een gemeentelijk evenementencoördinatieteam. Zij omarmen dat alle nodige disciplines in dat team betrokken zijn en zij zien mogelijkheden voor het uitnodigen van de organisator voor overleg voor betere afstemming en evaluatie. Vanuit de horeca is er interesse in meer facilitering door de gemeente vanwege de oplopende kosten bij evenementen. Er is interesse in mogelijkheden op het gebied van subsidies en de inzet van Boa’s voor handhaving. De suggestie om een gemeentelijk inkoopbureau in te stellen wordt afgewezen vanwege het
6
benodigde maatwerk en omdat centrale inkoop nadelig kan zijn voor lokale ondernemers. De horeca ziet kansen om beveiliging gezamenlijk in te kopen, eventueel met advies van de gemeente. Evenementorganisatoren zien graag dat er qua subsidies ruimte is voor maatwerk en zien dit graag ook terug in de nieuwe subsidieregeling van de gemeente. Het instellen van een gemeentelijk inkoopbureau wordt niet omarmd, omdat zij de inkoop zelf sneller en goedkoper kunnen regelen. Stichting Villagemarketing benadrukte het belang dat in de beleidskeuzes duidelijk naar voren komt dat zij promotieactiviteiten verricht en geen uitvoerende of operationele taken vervuld bij evenementen.
7
5 Beleidskeuzes Evenementen In dit hoofdstuk zijn de beleidskeuzes Evenementen op een rij gezet. Deze beleidskeuzes gaan deel uitmaken van de totale verzameling aan beleidskeuzes. Dit wordt een online verzameling waarin de beleidskeuzes geordend zijn op programma, thema en vervolgens onderwerp. De beleidskeuzes Evenementen vallen binnen het thema Economische kracht en daarmee binnen het programma Toekomstbestendig Geldrop-Mierlo. Er is geen termijn verbonden aan de beleidskeuzes. Als in de toekomst blijkt dat aanpassing van (een deel van) de beleidskeuzes noodzakelijk is, dan wordt hier actie op ondernomen. Hier kan een directe aanleiding voor zijn. Daarnaast wordt standaard eens per jaar gemonitord of er beleidskeuzes zijn die moeten worden geactualiseerd. Op deze manier is de verzameling beleidskeuzes altijd actueel. Zoals gezegd gaat het om richtinggevende tactisch-strategische keuzes. Daarom zijn ze op een redelijk abstract niveau. In de handreiking Evenementen – één van de beleidsuitwerkingen – zal de doorvertaling naar meer operationele keuzes worden opgenomen. Basisuitgangspunten voor evenementen
Evenementen hebben een duidelijke meerwaarde voor de leef kwaliteit in Geldrop-Mierlo;
Evenementen versterken het imago van Geldrop-Mierlo en de regio;
Evenementen zijn kwalitatief hoogwaardig;
Evenementen hebben bij voorkeur een duidelijke lokale identiteit en brede toegankelijkheid;
Evenementen bedienen een breed publiek;
De gemeente stuurt op veilige, leefbare, inclusieve, duurzame en gezonde evenementen.
Rollen en taken gemeente
De gemeente heeft geen verantwoordelijkheid voor de evenementen die worden georganiseerd;
De gemeente heeft op basis van wet- en regelgeving een toetsende en handhavende rol;
De gemeente heeft op basis van beleid een stimulerende en faciliterende rol, met name voor nietcommerciële evenementorganisatoren;
De gemeente waarborgt een transparant proces en een gelijkwaardige benadering bij vergunningverlening, toezicht en handhaving en bij ondersteuning en subsidiering bij evenementen;
In de stimulerende en faciliterende rol onderneemt de gemeente niets wat strijdig is met de toetsende en handhavende rol of wat een goede vergunningverlening en handhaving in de weg staat.
Verantwoordelijkheden organisatoren
Evenementorganisatoren zijn verantwoordelijk voor het organiseren van hun evenement;
Evenementorganisatoren zijn gehouden om goede praktijken te implementeren op het vlak van veiligheid, overlastbeheersing, inclusie, duurzaamheid en gezondheid.
8
Evenementencoördinatieteam
De gemeente stelt voor een goede invulling van diens stimulerende, faciliterende, toetsende en handhavende rol een evenementencoördinatieteam in, waarin verschillende disciplines bij elkaar komen;
Het evenementcoördinatieteam is verantwoordelijk voor het coördineren van communicatie tussen gemeente, evenementorganisatoren, inwoners en ondernemers.
Evenementclassificaties
De gemeente hanteert evenementclassificaties op basis van de risicoclassificatie, maatschappelijke meerwaarde en impact op de leefbaarheid;
De evenementclassificaties zijn bepalend voor de vereisten aan de vergunningsaanvraag en voor de ondersteuning en de subsidiering door de gemeente;
De gemeente past voor een objectieve bepaling van de evenementclassificatie een gestandaardiseerde werkwijze toe.
Ondersteuning en subsidiëring
De gemeente stemt de ondersteuning af op de evenementclassificatie die van toepassing is op het evenement en maakt onderscheid tussen niet-commerciële en commerciële organisatoren;
De gemeente verstrekt subsidies voor het organiseren van evenementen conform de Algemene Subsidieverordening en de subsidieregeling vrijwilligersorganisaties;
De gemeente past voor een objectieve bepaling van de ondersteuning en/of subsidiëring een gestandaardiseerde werkwijze toe.
Evenementlocaties
Het college wijst via de ‘Aanwijzing evenementlocaties’ gemeentelijke locaties aan die geschikt zijn voor bepaalde type evenementen (conform de evenementclassificatie), om hiermee een gevarieerde en kwalitatieve evenementenkalender gedurende het jaar te bevorderen;
In de ‘Aanwijzing evenementlocaties’ wordt per evenementlocatie opgenomen hoeveel evenementen er maximaal per jaar en/of per seizoen op die locatie mogen worden georganiseerd;
Evenementen vinden -in overleg- op een van de planologisch geborgde evenementlocaties plaats, gemotiveerd afwijken is incidenteel mogelijk;
Evenementen met een kleinschalig, buurtgericht karakter kunnen buiten de aangewezen evenementlocaties worden georganiseerd.
Spreiding van evenementen
Evenementen worden via de vergunningverlening en via de aanwijzing van evenementlocaties verspreid over verschillende locaties binnen de gemeente;
Vergunningverlening
De gemeente bepaalt in het Omgevingsplan welke evenementen een meldingsplicht hebben, dan wel voor welke evenementen een omgevingsvergunning vereist is;
Voor het stellen van eisen aan een evenement maakt de gemeente gebruik van evenementclassificaties;
9
Er worden geen concessies gedaan op criteria omtrent openbare orde en veiligheid.
Toezicht en handhaving
Evenementorganisatoren zijn in beginsel zelf verantwoordelijk voor het toezicht op en handhaven op ongewenst gedrag van bezoekers (o.a. wat betreft alcohol- en drugsgebruik);
Voor, tijdens en na evenementen ziet de gemeente (waar relevant samen met andere toezichthoudende overheden) erop toe dat een evenementorganisator zich houdt aan de voorwaarden in de vergunning;
De gemeente hanteert een boeteclausule voor het niet naleven van de gestelde voorschriften.
Samenwerking
De gemeente is het centrale aanspreekpunt en coördineert gezamenlijke inspanningen om een veilige en gecontroleerde evenementenomgeving te garanderen;
Ongeacht de coördinerende rol van de gemeente blijft de verantwoordelijkheid voor veiligheid en het beperken van hinder bij de evenementorganisator liggen.
Promotie
Evenementorganisatoren promoten in beginsel zelf hun evenement via de kanalen die hen ter beschikking staan;
De gemeente en Stichting Villagemarketing bieden ondersteuning in het promoten van evenementen;
Stichting Villagemarketing is – op basis van een contract met de gemeente – verantwoordelijk voor het uitdragen en onder de aandacht brengen van het evenementenaanbod.
10
Bijlage 1. Beleidsuitwerkingen De beleidskeuzes verwoorden de strategische, richtinggevende kaders en worden door de raad vastgesteld. Deze worden waar nodig geoperationaliseerd – of anders gezegd verdiept – via beleidsuitwerkingen. Dit operationele deel van het beleidskader is doorgaans ter competentie van het college.
Operationalisering beleidskeuzes evenementen De beleidskeuzes zijn richtinggevend, op een tactisch-strategisch niveau. In de handreiking evenementen zijn de keuzes geoperationaliseerd. De handreiking wordt door het college vastgesteld. De onderstaande operationalisering is beoogd. Onderstaand is steeds in de kaders de beleidskeuze opgenomen en daarbij de operationalisering. Basisuitgangspunten voor evenementen
Evenementen hebben een duidelijke meerwaarde voor de leef kwaliteit in Geldrop-Mierlo;
Evenementen versterken het imago van Geldrop-Mierlo en de regio;
Evenementen zijn kwalitatief hoogwaardig;
Evenementen hebben bij voorkeur een duidelijke lokale identiteit en brede toegankelijkheid;
Evenementen bedienen een breed publiek;
De gemeente stuurt op veilige, leefbare, inclusieve, duurzame en gezonde evenementen.
Meerwaarde evenementen voor Geldrop-Mierlo en regio
Evenementen liggen in het verlengde van het gemeentelijk beleid op het vlak van ontmoeting en levendigheid en ontwikkelen;
Evenementen dragen bij aan het uitstralen van een levendige, verbonden en groene gemeente;
Evenementen versterken het imago van Geldrop-Mierlo en de regio, doordat ze aansluiten bij de uitstraling van een levendige, verbonden en groene gemeente;
Evenementen zijn kwalitatief hoogwaardig door een doeltreffende samenwerking tussen organisatoren en gemeente en door het inbedden van inclusiviteit en duurzaamheid;
Evenementen hebben bij voorkeur een duidelijke lokale identiteit en brede toegankelijkheid;
Met de variatie aan evenementen wordt een breed publiek bediend, dat zich daardoor thuis voelt in Geldrop-Mierlo en de regio;
Er is een gebalanceerde spreiding van evenementen over verschillende locaties in de gemeente en in de tijd om aanbod te creëren voor alle inwoners in Geldrop-Mierlo, hinder voor de omgeving te spreiden en veiligheid te waarborgen;
Er is aanbod voor alle inwoners in Geldrop-Mierlo;
Er worden jaarlijks in beide kernen evenementen voor en door jongeren georganiseerd.
Kwaliteit evenementen
Evenementen komen tot stand door een doeltreffende samenwerking tussen organisatoren en gemeente.
11
Rollen en taken gemeente
De gemeente heeft geen verantwoordelijkheid voor de evenementen die worden georganiseerd;
De gemeente heeft op basis van wet- en regelgeving een toetsende en handhavende rol;
De gemeente heeft op basis van beleid een stimulerende en faciliterende rol, met name voor nietcommerciële evenementorganisatoren;
De gemeente waarborgt een transparant proces en een gelijkwaardige benadering bij vergunningverlening, toezicht en handhaving en bij ondersteuning en subsidiering bij evenementen;
In de stimulerende en faciliterende rol onderneemt de gemeente niets wat strijdig is met de toetsende en handhavende rol of wat een goede vergunningverlening en handhaving in de weg staat.
Toetsende rol gemeente
De gemeente toetst vergunningaanvragen ten behoeve van het waarborgen van veilige en ordelijke evenementen, gebruik makend van adviezen van VRBZO, GGD en Politie;
De gemeente beoordeelt objectief de vergunningsaanvragen voor evenementen middels een gestandaardiseerde werkwijze aan de hand van vereisten die gelden op basis van de evenementclassificatie, rekening houdend met lokale, landelijke en Europese wet- en regelgeving;
De gemeente hanteert een transparant proces voor het behandelen van vergunningaanvragen;
De gemeente verstrekt duidelijke informatie over regels, procedures en subsidiemogelijkheden;
De gemeente stelt formats beschikbaar die evenementorganisatoren helpen bij hun vergunningaanvraag.
Handhavende rol gemeente
De gemeente ziet in afstemming met relevante partners toe op naleving van de vergunningsvereisten en van wet- en regelgeving;
De gemeente treft bij het niet naleven van vergunningvereisten en wet- en regelgeving passende maatregelen om het niet naleven te beëindigen en te beboeten.
Stimulerende rol gemeente
De gemeente stimuleert (potentiële) organisatoren tot het organiseren van evenementen, zodat er een afgewogen evenementenaanbod is wat bijdraagt aan de levendigheid en sociale cohesie in Geldrop-Mierlo en omgeving;
De gemeente stimuleert een open dialoog tussen organisatoren, waarbij het gemeenschappelijke belang van een gevarieerd en hoogwaardig evenementenaanbod centraal staat;
De gemeente stimuleert onderlinge samenwerking met het oog op planning van evenementen, kennisdeling en het behalen van financiële voordelen (aan de uitgaven- en inkomstenkant);
De gemeente bevordert aansluiting op de regionale initiatieven;
De gemeente laat evenementenorganisatoren vrij in hun organisatie en moedigt het organiseren van evenementen aan.
Faciliterende rol gemeente
De gemeente deelt kennis ten behoeve van het organiseren van evenementen;
De gemeente begeleidt samenwerking tussen evenementorganisatoren;
12
De gemeente subsidieert evenementen op basis van aantallen bezoekers en op basis van de evenementclassificatie;
De gemeente kan in overleg incidenteel bepaalde voorbereiding ter hand nemen, mits dit past binnen de gemeentelijke taakuitvoering en de beschikbare capaciteit.
Verantwoordelijkheden organisatoren
Evenementorganisatoren zijn verantwoordelijk voor het organiseren van hun evenement;
Evenementorganisatoren zijn gehouden om goede praktijken te implementeren op het vlak van veiligheid, overlastbeheersing, inclusie, duurzaamheid en gezondheid.
Organiserende rol organisatoren
Evenementorganisatoren dragen verantwoordelijkheid voor het naleven van wettelijke voorschriften en regelgeving;
Evenementorganisatoren dragen verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de voorwaarden die in vergunningen zijn gesteld;
Evenementorganisatoren dragen verantwoordelijkheid voor een veilig verloop ten tijde van de voorbereiding, het evenement zelf en de afbouw;
Evenementorganisatoren dragen verantwoordelijkheid voor overlastbeheersing ten tijde van de voorbereiding, het evenement zelf en de afbouw;
Evenementorganisatoren dragen verantwoordelijkheid voor het tijdig informeren omwonenden van evenementen over activiteiten, eventuele verkeersmaatregelen, eventuele hinder en hoe zij deze hinder beperken.
Evenementencoördinatieteam
De gemeente stelt voor een goede invulling van diens stimulerende, faciliterende, toetsende en handhavende rol een evenementencoördinatieteam in, waarin verschillende disciplines bij elkaar komen;
Het evenementcoördinatieteam is verantwoordelijk voor het coördineren van communicatie tussen gemeente, evenementorganisatoren, inwoners en ondernemers.
Uitgangspunten evenementencoördinatieteam
Het gemeentelijk evenementencoördinatieteam is verantwoordelijk voor de communicatie met evenementorganisatoren;
Het gemeentelijk evenementencoördinatieteam is verantwoordelijk voor het coördineren van communicatie tussen gemeente, evenementorganisatoren, inwoners en ondernemers;
In het gemeentelijk evenementencoördinatieteam zijn alle relevante disciplines vertegenwoordigd.
Evenementclassificaties
De gemeente hanteert evenementclassificaties op basis van de risicoclassificatie, maatschappelijke meerwaarde en impact op de leefbaarheid;
De evenementclassificaties zijn bepalend voor de vereisten aan de vergunningsaanvraag en voor de ondersteuning en de subsidiering door de gemeente;
13
De gemeente past voor een objectieve bepaling van de evenementclassificatie een gestandaardiseerde werkwijze toe.
Evenementclassificaties
De gemeente hanteert voor het classificeren van evenementen de risicoclassificaties welke worden toegepast binnen Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost;
De gemeente hanteert voor het classificeren van evenementen criteria op het vlak van aantallen bezoekers, veiligheidsaspecten, geluidsdruk en verkeersdruk;
De gemeente voorziet in een format aan de hand waarvan evenementorganisatoren kunnen opmaken in welke evenementclassificatie hun evenement valt.
Ondersteuning en subsidiëring
De gemeente stemt de ondersteuning af op de evenementclassificatie die van toepassing is op het evenement en maakt onderscheid tussen niet-commerciële en commerciële organisatoren;
De gemeente verstrekt subsidies voor het organiseren van evenementen conform de Algemene Subsidieverordening en de subsidieregeling vrijwilligersorganisaties;
De gemeente past voor een objectieve bepaling van de ondersteuning en/of subsidiëring een gestandaardiseerde werkwijze toe.
Het college kan conform de subsidieregeling vrijwilligersorganisaties op basis van de evenementclassificatie een aanvullende subsidie verstrekken ten opzichte van het normbedrag dat in de subsidieregeling staat.
Evenementlocaties
Het college wijst via de ‘Aanwijzing evenementlocaties’ gemeentelijke locaties aan die geschikt zijn voor bepaalde type evenementen (conform de evenementclassificatie), om hiermee een gevarieerde en kwalitatieve evenementenkalender gedurende het jaar te bevorderen;
In de ‘Aanwijzing evenementlocaties’ wordt per evenementlocatie opgenomen hoeveel evenementen er maximaal per jaar en/of per seizoen op die locatie mogen worden georganiseerd;
Evenementen vinden -in overleg- op een van de planologisch geborgde evenementlocaties plaats; gemotiveerd afwijken is incidenteel mogelijk;
Evenementen met een kleinschalig, buurtgericht karakter kunnen buiten de aangewezen evenementlocaties worden georganiseerd.
Aanwijzing evenementlocaties
Voor het aanwijzen van evenementlocaties stelt het college de wensen van de lokale gemeenschap centraal en houdt het college rekening met de historische en actuele omstandigheden;
Voorafgaand aan het wijzigen van de ‘aanwijzing evenementenlocaties’ dient er overleg plaats te hebben met de omgeving (in lijn met het beleid voor participatie en de Omgevingswet);
Voor elke evenementlocatie wordt aangegeven welk evenementclassificaties er kunnen plaatsvinden;
14
De gemeente neemt in het Omgevingsplan regels en bepalingen op omtrent ruimtelijke relevante evenementen.
Spreiding van evenementen
Evenementen worden via de vergunningverlening en via de aanwijzing van evenementlocaties verspreid over verschillende locaties binnen de gemeente.
Aanwijzingen voor de spreiding van evenementen
Bij het toewijzen van evenementen aan locaties houdt de gemeente rekening met de intentie van het evenement: het evenement wordt toegewezen aan een locatie die past bij de doelstelling van het evenement;
De gemeente ziet middels afstemming met evenementorganisatoren toe op het spreiden van evenementen over het jaar, met het oog op een gebalanceerde evenementenkalender;
De gemeente houdt bij de vergunningverlening voor grote evenementen rekening met de regionale evenementenkalender, met het oog op voldoende preparatieve (voorbereidend) en repressieve (beteugelend) beschikbaarheid van hulpdiensten.
Vergunningverlening
De gemeente bepaalt in het Omgevingsplan welke evenementen een meldingsplicht hebben, dan wel voor welke evenementen een omgevingsvergunning vereist is;
Voor het stellen van eisen aan een evenement maakt de gemeente gebruik van evenementclassificaties;
Er worden geen concessies gedaan op criteria omtrent openbare orde en veiligheid.
Uitgangspunten vergunningverlening
Het is de verantwoordelijkheid van de organisator van een evenement om na te gaan binnen welke classificatie het evenement valt en om zich te informeren over de meld- of vergunningsplicht die hieraan verbonden is;
De gemeente hanteert via vergunningscriteria duidelijke voorschriften voor het organiseren van evenementen, o.a. op het vlak van veiligheid en minimaliseren van hinder;
In de vergunning worden eisen gesteld aan de begintijd en eindtijd bij het evenement, gebaseerd op het type evenement en de locatie van het evenement;
Het toetsen van vergunningsaanvragen vindt plaats conform erkende toetsingsmethoden;
Toezicht en handhaving
Evenementorganisatoren zijn in beginsel zelf verantwoordelijk voor het toezicht op en handhaven op ongewenst gedrag van bezoekers (o.a. wat betreft alcohol- en drugsgebruik);
Voor, tijdens en na evenementen ziet de gemeente (waar relevant samen met andere toezichthoudende overheden) erop toe dat een evenementorganisator zich houdt aan de voorwaarden in de vergunning;
De gemeente hanteert een boeteclausule voor het niet naleven van de gestelde voorschriften.
15
Uitgangspunten toezicht en handhaving
In gevallen van overtredingen en verstoringen van de openbare orde dient de evenementorganisator hier melding van te maken bij de relevante instantie;
Voor, tijdens en na evenementen ziet de gemeente (waar relevant samen met andere toezichthoudende overheden) erop toe dat een evenementorganisator zich houdt aan de voorwaarden in de vergunning.
Samenwerking
De gemeente is het centrale aanspreekpunt en coördineert gezamenlijke inspanningen om een veilige en gecontroleerde evenementenomgeving te garanderen;
Ongeacht de coördinerende rol van de gemeente blijft de verantwoordelijkheid voor veiligheid en het beperken van hinder bij de evenementorganisator liggen.
Uitgangspunten samenwerking
De samenwerking tussen organisatoren, gemeente en andere betrokkenen is erop gericht om: ▪
elkaar te versterken ten behoeve van het realiseren van een goed evenementenaanbod en een goede spreiding van evenementen in de tijd en over locaties, met inachtneming van ieders rollen;
▪
te borgen dat evenementen voldoen aan de basisuitgangspunten;
▪
te borgen dat evenementen voldoen aan randvoorwaarden op het vlak van veiligheid, leefbaarheid, inclusie, gezondheid en duurzaamheid & milieu;
▪
een gezamenlijke evenementenkalender te hanteren;
De gemeente werkt samen met relevante organisaties zoals de politie, VRBZO (incl. GHOR), GGD en ODZOB om kennis te delen, vergunningaanvragen te toetsen, de inzet bij calamiteiten voor te bereiden en handhavend op te treden; hiervoor vindt periodiek overleg plaats;
De gemeente voert bij evenementen vanaf risicoclassificatie B overleg met de veiligheidsregio (brandweer en GHOR) en de politie over de eisen die aan de veiligheid gesteld dienen te worden en om af te stemmen over het optreden in crisissituaties. De organisator blijft ook dan verantwoordelijk voor het zo goed mogelijk borgen van de veiligheid op en om het evenement.
Promotie
Evenementorganisatoren promoten in beginsel zelf hun evenement via de kanalen die hen ter beschikking staan;
De gemeente en Stichting Villagemarketing bieden ondersteuning in het promoten van evenementen;
Stichting Villagemarketing is – op basis van een contract met de gemeente – verantwoordelijk voor het uitdragen en onder de aandacht brengen van het evenementenaanbod.
Evenementorganisatoren kunnen voor het promoten van hun evenement gebruik maken van kanalen die door de gemeente en Stichting Villagemarketing ter beschikking worden gesteld;
Stichting Villagemarketing is verantwoordelijk voor het plaatsen van een online evenementoverzicht op de website visitgeldrop-mierlo.nl;
Stichting Villagemarketing spant zich in om evenementen meer zichtbaar te maken in de buitenruimte.
16
Werkwijze gemeente inzake evenementen Na instelling van het evenementencoördinatieteam stellen zij een ‘Werkwijze evenementen’ op. Hiermee wordt voorzien in een standaardwerkwijze, om zo te waarborgen dat alle evenementen op een gelijkwaardige wijze worden behandeld. Het uitwerken hiervan komt terug in het uitvoeringsplan Economische kracht.
Subsidiëring Voor het organiseren van een evenement kan een subsidie worden ontvangen op basis van de Algemene Subsidieverordening (ASV) en de subsidieregeling vrijwilligersorganisaties. Op basis van evenementclassificatie kan het college een aanvullende subsidie verstrekken ten opzichte van de normbedragen in de subsidieregeling. Subsidies worden in afstemming met de organisatoren eenmalig, jaarlijks of vierjaarlijks toegekend. Normbedragen op basis van bezoekersaantallen In de verordening en regeling is opgenomen dat subsidies voor evenementen worden verstrekt op basis van bezoekersaantallen. In de subsidieregeling zijn algemene vereisten opgenomen waar een subsidieaanvraag aan moet voldoen. Ook is erin vastgesteld welke normbedragen er gelden op basis van de bezoekersaantallen. Afwijken van normbedragen op basis van evenementclassificatie In de subsidieregeling is ruimte gelaten voor maatwerk. Het college kan het normbedrag aanvullen. De bepaling van de aanvullende subsidie komt tot stand door een gestandaardiseerde werkwijze. Door het goed toepassen van ambtelijke advisering en bestuurlijke afweging door het college wordt objectiviteit gewaarborgd en wordt willekeur voorkomen. De evenementclassificatie en de gestandaardiseerde werkwijze dienen nog te worden uitgewerkt en vastgesteld. Dit wordt ingepland binnen het uitvoeringsplan Economische kracht.
Evenementclassificatie Evenementen vallen binnen een zekere evenementclassificatie. Daar wordt het proces voor de vergunningaanvraag, de ondersteuning en de subsidiering op afgestemd. Ook weegt de classificatie mee in het toewijzen van een evenementlocatie en voor het stellen van eisen aan een evenement. De systematiek moet nog worden uitgewerkt en zal worden gebaseerd op verschillende factoren. Vooruitlopend hierop kan een globale beschrijving worden gegeven: De risicoclassificatie: Het waarborgen van veiligheid heeft de hoogste prioriteit bij het beoordelen van vergunningaanvragen. De evenementorganisator dient een risicoanalyse te maken en op basis van de risicoanalyse maatregelen te treffen om risico’s te beheersen, zowel in preventieve, voorbereidende als repressieve zin. VRBZO beoordeelt of er een laag of hoog risico is voor de openbare orde veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en deelt het evenement hierop in risicoklasse A, B of C in. De risicoklasse weegt mee voor het indelen van een evenement in een evenementklasse. De maatschappelijke meerwaarde: beleidsdoelen op het vlak van levendigheid, verbinding en ontwikkeling zullen worden geoperationaliseerd naar concrete elementen, zodat deze kunnen worden meegewogen in de
17
classificering. Er kan bovendien worden gekeken naar het bereik van evenementen voor bepaalde doelgroepen, de duur van het evenement, etc. De impact op de leefbaarheid: een evenement zorgt ook voor een zekere belasting op de omgeving. Ook dit is een factor die meeweegt in de evenementclassificatie. Hiervoor kan gedacht worden aan de geluidsdruk, de verkeersdruk en belasting van het milieu. Op basis van de evenementclassificatie worden vervolgens vereisten gesteld aan het evenement. Denk hiervoor aan de volgende onderdelen: Openbare orde
De evenementorganisator dient op basis van de risicoanalyse maatregelen te treffen om
en veiligheid
risico’s te beheersen, zowel in preventieve, voorbereidende als repressieve zin.
Leefbaarheid
In een vergunning zullen voorschriften zijn opgenomen voor het voorkomen of beperken van hinder. Voor, tijdens en na het evenement zullen hier inspecties op plaatsvinden.
Inclusie
In een inclusieve samenleving is het van belang dat evenementen zo veel als mogelijk toegankelijk worden gemaakt voor alle mensen. Daarom worden eisen gesteld aan de inrichting van het evenement en aan de faciliteiten die er zijn.
Volksgezondheid
Organisatoren worden verplicht om aandacht te besteden aan gezondheidsaspecten. Zij zullen regels moeten hanteren inzake rookvrije gebieden en (het denormaliseren van) alcohol- en drugsgebruik; hierbij wordt gebruik gemaakt van de richtlijn van het Openbaar Ministerie voor het differentiëren naar bezoekersprofiel. Organisatoren kunnen worden verplicht tot het deelnemen aan of uitvoeren van bewustwordingscampagnes. Er zal geen vergunning worden verleend aan evenementen met een zeer hoog risico op drugsgebruik en -handel.
Bereikbaarheid
Er worden vereisten gesteld aan de bereikbaarheid voor de hulpdiensten (in het algemeen en ten aanzien van een eventuele inzet bij het evenement). Ook dient de organisator de verkeersveiligheid en bereikbaarheid van het evenement te waarborgen en de impact op het reguliere verkeer te minimaliseren. Er kunnen eisen aan de evenementorganisator worden gesteld voor het nemen van verkeer regulerende maatregelen. Als de bereikbaarheid niet in voldoende mate kan worden gewaarborgd, wordt geen vergunning verleend.
Duurzaamheid
Van de evenementorganisator wordt verwacht dat deze het evenement op een duurzame wijze vorm geeft en uitvoert. Er worden duurzaamheidseisen gesteld op het vlak van energie, circulariteit en klimaatadaptatie. Waar relevant worden ook eisen gesteld ten aanzien van de impact op oppervlakte- en grondwater, luchtkwaliteit, bodemkwaliteit. Er zal een basisniveau worden gehanteerd waar alle evenementen aan moeten voldoen. Bij grotere evenementen worden extra duurzaamheidsmaatregelen verplicht gesteld.
18
Los van deze vereisten is op elk evenement de wet- en regelgeving van toepassing. Denk hiervoor aan o.a. de Algemeen Plaatselijke Verordening, het Omgevingsplan, de Alcoholwet, de Alcoholverordening en de Wegenverkeerswet.
Format vergunningsaanvraag en planformats Bij het indienen van de vergunningsaanvraag moet hier specifieke informatie over worden aangeleverd. Welke informatie moet worden aangeleverd is afhankelijk van de omvang, de aard en de locatie van het evenement. Afhankelijk van de evenementclassificatie die van toepassing is, moet de evenementorganisator diverse ‘disciplineplannen’ bij de aanvraag voegen. Denk hierbij aan een veiligheidsplan, een mobiliteitsplan (conform CROW-richtlijnen), een duurzaamheidsplan, een communicatieplan, etc. Om evenementorganisatoren te helpen bij de aanvraag van een vergunning zal een ‘Format vergunningsaanvraag’ beschikbaar worden gesteld wat de vergunning aanvrager stapsgewijs meeneemt en waaruit blijkt welke informatie dient te worden aangeleverd. Ook voor de verschillende aan te leveren plannen komen formats beschikbaar.
Aanwijzing evenementlocaties Het college van burgemeester en wethouders heeft de volgende locaties aangewezen als evenementlocatie: Plaats
Eigenschappen terrein
Soort evenementen
Max. frequentie
Groot plein in het
Medium tot grotere evenementen
5-10 evenementen
centrum, omringd door
met mogelijkheid tot versterkt
horecagelegenheden
geluid en vooral gericht op
met terrassen
muziekpodia, zomer- en
Geldrop Horecaplein
winterfeesten (in samenspraak met horeca) De Bleek
Kleinschalig plein aan
Kleinere evenementen met
(Cultuurplein)
de rand van het
mogelijkheid tot beperkt versterkt
centrum
geluid en vooral gericht op
5-10 evenementen
culturele activiteiten zoals creatieve markt/braderie of muziek Kasteeltuin
Parkachtige omgeving
Kleinere tot medium evenementen
zonder nabijgelegen
met mogelijkheid tot versterkt
woningen
geluid en vooral gericht op
3-5 evenementen
culturele activiteiten zoals exposities of festivals (in samenspraak met eigenaar van dit privéterrein) Dommeldalseweg
Grote
Grotere evenementen met
evenementenlocatie
mogelijkheid tot versterkt geluid en
aan de rand van het
vooral gericht op weekmarkt
centrum
braderieën, kermis, muziekpodia
3-5 evenementen
19
Plaats
Eigenschappen terrein
Soort evenementen
Max. frequentie
Heuvel
Grote
Grotere evenementen met
3-5 evenementen
(Marktplein)
evenementenlocatie in
mogelijkheid tot versterkt geluid en
het centrum,
vooral gericht op weekmarkt braderieën, kermis, muziekpodia
De Beekweide
Grasveld achter het
Medium tot grotere evenementen
station
met mogelijkheid tot zeer beperkt
1-3 evenementen
versterkt geluid en vooral gericht op sportactiviteiten, circus Parkeerterrein
Parkeerterrein in een
Kleinere tot medium evenementen
Winkelcentrum de
buitenwijk
met mogelijkheid tot beperkt
Coevering
1-3 evenementen
versterkt geluid en vooral gericht op braderieën/markten, muziek (met name wijk gerelateerd)
Skandia
Grasveld in een
Kleinere tot medium evenementen
woonwijk
met mogelijkheid tot beperkt
1-3 evenementen
versterkt geluid en vooral gericht op braderieën/markten, muziek (met name wijk gerelateerd) De Kievit
Sporthal
Kleinere tot medium evenementen
3-5 evenementen
met mogelijkheid tot beperkt versterkt geluid en vooral gericht op sport, maar ook mogelijk voor rommelmarkt, carnaval, sinterklaasintocht. De Coevering
Sporthal
Kleinere tot medium evenementen
3-5 evenementen
met mogelijkheid tot beperkt versterkt geluid en vooral gericht op sport, maar ook mogelijk voor rommelmarkt, carnaval, sinterklaasintocht. Mierlo Molenplein
Plein in het centrum
Grotere evenementen met
5-10 evenementen
mogelijkheid tot versterkt geluid en vooral gericht op weekmarkt braderieën, kermis, muziekpodia Pastoor de
Middelgroot plein in het
Kleinere evenementen met
Winterstraat
oude Mierlo
mogelijkheid tot beperkt versterkt
(Kerkplein)
3-5 evenementen
geluid en vooral gericht op
20
Plaats
Eigenschappen terrein
Soort evenementen
Max. frequentie
culturele activiteiten zoals creatieve markt/braderie of muziek Kasteelweg - Heer
Weiland aan de
Grotere evenementen met
de Heuschweg
zuidelijke rand van
mogelijkheid tot versterkt geluid en
Mierlo
vooral gericht op sportactiviteiten
1-3 evenementen
en muziek (in samenspraak met eigenaar van dit privéterrein) De Weijer
Sporthal
Kleinere tot medium evenementen
3-5 evenementen
met mogelijkheid tot beperkt versterkt geluid en vooral gericht op sport, maar ook mogelijk voor rommelmarkt, carnaval, sinterklaasintocht.
21
Bijlage 2. Doorwerking in lokale wet- en regelgeving Bij het vaststellen van nieuwe of aangepaste beleidskeuzes kan dit doorwerken in de lokale wet- en regelgeving. De beleidskeuzes inzake evenementen werken door in het Omgevingsplan en mogelijk ook in de APV.
Omgevingsplan Opnemen aanwijzing evenementlocaties De locaties die door het college zijn aangewezen als evenementlocatie worden planologisch geborgd in het Omgevingsplan. Dit houdt in dat de locaties formeel zijn aangewezen, ten behoeve van een efficiëntere vergunningverlening en effectievere omgang met klachten. Dit is een project binnen het uitvoeringsplan Economische kracht. Evenementen met een meldingsplicht of die een omgevingsvergunning vereisen De gemeente kan in het Omgevingsplan vastleggen welke evenementen een meldingsplicht hebben, dan wel voor welke evenementen een omgevingsvergunning nodig is. De gemeente is geadviseerd om dit te doen.
Algemeen Plaatselijke Verordening Eventueel aanpassen definitie evenementen In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zijn in ‘Afdeling 3. Evenementen’ diverse specifieke regels opgenomen met betrekking tot evenementen. Het betreft art. 2:24 tot en met art. 2:26. Deze regels zijn in lijn met de beleidskeuzes. De definitie van een evenement wordt bij de eerstvolgende aanpassing van de APV uitgebreid door de toevoeging van ‘en verbinding’ in artikel 2:24, lid 1: “In deze afdeling wordt onder evenementen verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak en verbinding, …”. Eventueel vervallen van voorschriften omtrent meldings- en vergunningsplicht Zoals hiervoor aangegeven in de paragraaf over de doorwerking van beleidskeuzes in het omgevingsplan, kan ervoor worden gekozen om een regels en bepalingen over meldingsplicht en vergunningsplicht op te nemen in het omgevingsplan. In dat geval moeten de voorschriften in de APV vervallen.
22
Bijlage 3. Activiteiten als gevolg van de beleidskeuzes In de beleidskeuzes zijn diverse zaken opgenomen die moeten worden geïmplementeerd. Dit gebeurt enerzijds op een programmatische wijze binnen het uitvoeringsplan Economische kracht. Anderzijds landt de implementatie van de meer organisatorische en procesmatige zaken binnen de lijnwerkzaamheden.
Uitvoeringsplan Economische kracht In het uitvoeringsplan Economische kracht worden zowel activiteiten opgenomen waarmee aan de doelen in de strategie gewerkt, als activiteiten met betrekking tot het ontwikkelen, aanpassen en implementeren van beleidskeuzes. In de strategie 2025-2028 is met betrekking tot evenementen het doel beoogd dat in 2025 het aanbod van onder andere evenementen op het gewenste niveau is en bekend is binnen en buiten Geldrop-Mierlo. Daarbij is specifieke aandacht voor jongeren gewenst. Daar zijn twee activiteiten aan gekoppeld in het uitvoeringsplan Economische kracht. Met betrekking tot het ontwikkelen, aanpassen en implementeren van beleidskeuzes is ook een serie activiteiten opgenomen in het uitvoeringsplan Economische kracht: Activiteit Doelen
Het aanbod van
Jongerenevenement in
evenementen is op het
centrum Geldrop
gewenste niveau en is
Jongerenevenement in
bekend binnen en buiten
centrum Mierlo
2024
2025
2026
2027
2028
x x
Geldrop-Mierlo (waarbij specifieke aandacht voor jongeren) [2025] Beleidskeuzes
Implementeren in
Vaststellen
september 2024 vast te
operationalisering
stellen beleidskeuzes
beleidskeuzes
x
evenementen door college Aanwijzing
x
evenementlocaties Realiseren benodigde * Faciliteiten betreffende de Dommeldalseweg worden gepland
x
faciliteiten op
afhankelijk van centrum
evenementlocaties*
ontwikkelingen.
Criteria extra subsidie
x
o.b.v. maatschappelijke meerwaarde Aanvullen
x
vergunningscriteria standaardwerkwijze
x
vergunningverlening
23
Activiteit
2024
standaardwerkwijze
2025
2026
2027
2028
x
ondersteuning en subsidiëring evenementclassificaties Uitwerken format
x x
evenementclassificaties Uitwerken format
x
vergunningsaanvraag Uitwerken formats
x
veiligheidsplan, mobiliteitsplan, duurzaamheidsplan en communicatieplan Planologisch borgen
x
aangewezen evenementlocaties Uitwerken regels en
x
bepalingen omtrent meldingsplicht en vergunningsplicht (incl. laten vervallen voorschriften in APV)
Implementeren beleidskeuzes binnen lijnwerkzaamheden Inregelen evenementencoördinatieteam Het inregelen van een evenementencoördinatieteam vindt binnen de lijnwerkzaamheden plaats. Hierin zullen de relevante disciplines een plek in krijgen. Zij hanteren een integrale blik, gaan als centraal aanspreekpunt dienen voor afstemming, zijn verantwoordelijk voor een goede relatie en afstemming met evenementorganisatoren en faciliteren het aanvragen van vergunningen. Hier worden processen waar nodig op aangepast, o.a. ten behoeve van efficiëntie, transparantie, samenhang en duidelijkheid. Hiermee team bevordert de samenhang tussen evenementen, ziet toe op een lokale evenementenagenda en levert een bijdrage aan gezamenlijke communicatie over evenementen. Effectieve communicatie tussen organisatoren en de gemeente is daarbij een randvoorwaarde voor het onderlinge begrip en de samenwerking tussen alle betrokken partijen. Het gemeentelijk evenementencoördinatieteam is een samenstel van verschillende disciplines en fungeert als: ▪
Regievoerder op de evenementenkalender en het verdelen van evenementen in de tijd en over locatie
▪
Kennisbaken, zowel intern als voor evenementorganisatoren;
▪
Schakel tussen gemeentelijke teams, maar ook met politie, VRBZO, GGD en ODZOB;
▪
Schakel tussen gemeente en evenementorganisatoren;
24
▪
Aanjager voor samenwerking tussen evenementorganisatoren;
▪
Facilitator voor communicatie over evenementvergunningen;
▪
Regievoerder op het monitoren en evalueren van de kwaliteit van het samenstel van evenementen en de invulling van de gemeentelijke rollen hierbij.
Er wordt nog uitgewerkt welke disciplines deel uitmaken van het team, hoe het operationeel overleg eruit gaat zien en hoe de interactie met evenementenorganisatoren gaat zijn. Het team kan vragen beantwoorden gedurende het gehele proces, van het voortraject tot en met de afronding van evenementen. Het hebben van een centraal aanspreekpunt bevordert kwaliteit van dienstverlening, efficiëntie, transparantie en duidelijkheid. Door geregeld operationeel overleg te voeren met evenementorganisatoren, kunnen de positieve aspecten van evenementen naar voren worden gebracht en kunnen knelpunten worden besproken en aangepakt. Implementeren standaardwerkwijzen in processen en rollen Als de standaardwerkwijzen voor de vergunningverlening en de ondersteuning en subsidiëring zijn uitgewerkt, dan worden deze ingeregeld in de processen en rollen binnen disciplines en binnen het evenementencoördinatieteam.
Inzet en capaciteit Uitgangspunt is dat disciplines binnen de gemeente de stimulerende, faciliterende, toetsende en handhavende rollen effectief, efficiënt en kostenbewust uitvoeren. Relevante punten in dit kader: ▪
De nadruk van de gemeentelijke ondersteuning ligt op niet-commerciële evenementen;
▪
Er is vroeg in het traject zicht op wat voor soort evenement het is en wie de organisator is zodat kan worden bepaald welke ondersteuning geboden kan worden;
▪
Door tools, kennis en coaching te bieden worden (vrijwillige) organisatoren waar mogelijk geholpen;
▪
Er is transparantie over kosten en er is heldere communicatie over betrokken partijen.
25
Bijlage 4. Beleidsachtergronden die ten grondslag liggen De kennis en inzichten die ten grondslag liggen aan de beleidskeuzes zijn niet opgenomen in de beleidskeuzes zelf. Hier is voor gekozen omwille van duidelijke, compacte beleidskeuzes. Dat neemt niet weg dat we wel zicht willen hebben en geven op de beleidsachtergronden. Deze zullen daarom worden uitgewerkt. Naar de toekomst toe is beoogd dat er hyperlinks staan in de beleidskeuzes, zodat mensen bij interesse in de achtergronden deze makkelijk kunnen inzien. In deze bijlage zijn compacte onderbouwingen opgenomen voor diverse beleidskeuzes inzake evenementen.
Verantwoordelijkheden bij evenementen Een ruim en gevarieerd evenementenaanbod komt het beste tot stand via initiatieven vanuit de samenleving. Inwoners en ondernemers zijn rijk aan ideeën en zijn bekend met de behoeften die er zijn. Daarnaast draagt het samen organiseren van evenementen bij aan doelen op het vlak van ontmoeten en ontwikkelen. Ook wordt voorkomen dat de gemeente eventuele eigen evenementen moet toetsen en moet handhaven op naleving van vereisten en wet- en regelgeving. Hiervoor is wel noodzakelijk dat er enige vrijheid en ruimte is voor evenementorganisatoren om het evenement naar hun hand te zetten. De gemeente kan hier enerzijds in meedenken en zal anderzijds als bevoegd gezag grenzen stellen op basis van wet- en regelgeving en het waarborgen van het algemeen belang. Via het beleidskader dient te worden geborgd dat er voldoende balans is tussen het zijn van het bevoegd gezag en het invullen van de rollen van stimulator en facilitator.
Evenementlocaties Een voldoende beschikbaarheid van evenementlocaties is essentieel voor een ruim en gevarieerd evenementenaanbod. Tegelijkertijd is het van belang dat de druk op de omgeving acceptabel is. Denk hierbij aan geluidshinder, verkeershinder, etc. Door het aanwijzen van evenementlocaties wordt enerzijds ruimte gecreëerd voor het organiseren van evenementen en wordt anderzijds een goed leefklimaat geborgd. Het biedt mogelijkheden voor een evenwichtige toedeling van evenementen aan locaties, waardoor de druk kan worden gespreid. Bovendien kan worden gestuurd op het verdelen van evenementen over de gemeente, wat eraan bijdraagt dat er evenementen in de nabijheid van alle inwoners zijn. Of een evenement op een locatie kan worden georganiseerd moet afhangen van de impact op de omgeving, de benodigde faciliteiten (zoals omvang, nabijheid horeca, versterkt geluid, tijdelijke aangepaste inrichting, etc.) en de frequentie waarin evenementen op die plek gewenst zijn.
Spreiding van evenementen Het spreiden van evenementen over een groter aantal locaties zorgt voor spreiding van de druk en daarmee voor behoud van de leefbaarheid in de omgeving van evenementen. Het is onwenselijk dat een locatie in een hoge frequentie wordt gebruikt voor evenementen. Dit legt een grote druk op de omgeving van die locaties, wat bovenmatige hinder oplevert voor de omwonenden. Een ander belangrijk oogmerk van het spreiden van evenementen is dat er in de nabijheid van alle inwoners van Geldrop-Mierlo een aanbod van evenementen is.
26
Ook een spreiding in de tijd is gewenst. Dit is om door het jaar heen een aanbod van evenementen te hebben. Hierdoor is er het jaar door levendigheid in Geldrop-Mierlo en zijn er steeds gelegenheden waar inwoners elkaar ontmoeten. Daarnaast is spreiding over seizoenen nodig om piekbelasting te voorkomen en om toeristische drukte en economische activiteiten te verdelen. Om voldoende beschikbaarheid en inzetbaarheid van hulpdiensten te waarborgen moet worden voorkomen dat er meer grote evenementen tegelijkertijd in de regio plaatsvinden. Hiervoor kan worden gekeken naar de regionale evenementenkalender en is afstemming met de politie, VRBZO en de GGD noodzakelijk.
Een gelijke benadering bij vergunningverlening Een behoorlijk bestuur vereist dat er transparantie is over het beleid dat wordt gevoerd en over de uitoefening van bevoegd gezag. Consistentie in en duidelijkheid over de vergunningverlening en handhaving bij evenementen is dus noodzakelijk. Dit bereiken we door een gestandaardiseerde werkwijze toe te passen, waarbinnen duidelijk is op welke punten striktheid wordt toegepast en op welke punten er ruimte wordt geboden voor flexibiliteit. De werkwijze is gedifferentieerd, afgestemd op het type evenement.
Een gelijke benadering bij subsidiëring Het is de verantwoordelijkheid van de evenementorganisator om een beroep te doen op extra subsidie en dit te onderbouwen. Omwille van behoorlijk bestuur is een gelijke benadering bij subsidiering essentieel. De objectiviteit van het college moet worden gewaarborgd en willekeur of de schijn daarvan moet worden voorkomen. Tegelijkertijd is enige flexibiliteit gewenst om in te kunnen spelen op bijzonderheden van de verschillende evenementen. Om een objectieve bepaling van subsidies te waarborgen dient een zorgvuldige besluitvorming plaats te vinden en dient een duidelijke motivering te worden gegeven. Er zal niet altijd een zwart-witbepaling kunnen plaatsvinden. Met name bij het afwegen van de maatschappelijke meerwaarde zal er enige subjectiviteit bij kunnen komen kijken. Voor een zorgvuldige besluitvorming kan een gestandaardiseerde werkwijze worden toegepast. Er kan een routine worden ingebouwd waarbij betrokken medewerkers in eerste instantie een afweging maken aan de hand van een zo concreet mogelijke handreiking. Vervolgens wordt de gemaakte de afweging ambtelijk getoetst, waarna bestuurlijke toetsing door het college kan plaatsvinden. Het college dient zijn besluit duidelijk te motiveren en daarbij aan te geven waarom het ambtelijk advies is gevolgd of waarom ervan wordt afgeweken.
Deze motivering dient te worden vastgelegd in de verslaglegging en tegelijk met het besluit op de subsidieaanvraag mede te worden gedeeld aan de aanvrager van de subsidie.
Risicoclassificaties Onderdeel van de evenementclassificatie is het classificeren van de risico’s die het evenement met zich meebrengt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de risicoclassificatie die de veiligheidsregio hanteert. Dat houdt in dat als een evenementorganisator bij de gemeente melding maakt van of een vergunning aanvraagt voor een evenement, dat de gemeente het evenement dan classificeert op basis van aard en omvang. De gemeente zal afhankelijk van de classificatie en in afstemming met relevante partners eisen stellen aan het
27
evenement, met oog op het waarborgen van de openbare orde en veiligheid en van een goed woon- en leefklimaat. De veiligheidsregio hanteert de volgende risicoclassificaties: Classificatie A
Omschrijving
Bijzonderheden
Regulier evenement
Het is (zeer) onwaarschijnlijk dat de gebeurtenis leidt tot noemenswaardige risico’s voor de openbare, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Verwacht wordt dat er geen maatregelen of voorzieningen worden gevergd van het daartoe bevoegd gezag om dreigingen weg te nemen of schadelijke gevolgen te beperken.
B
Aandacht evenement
Het is mogelijk dat de gebeurtenis leidt tot noemenswaardige risico’s voor de openbare, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Verwacht wordt dat er maatregelen of voorzieningen worden gevergd van het daartoe bevoegd gezag om dreigingen weg te nemen of schadelijke gevolgen te beperken.
C
Risicovol evenement
Het is (zeer) waarschijnlijk dat de gebeurtenis leidt tot noemenswaardige risico’s voor de openbare, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu.
Voor het bepalen van de benodigde evenementvergunning wordt de risicoclassificatie meegenomen in de afweging. De meeste evenementen in Geldrop-Mierlo vallen in risicocategorie A.
28
Bijlage 5. Vooraf vastgestelde uitgangspunten De raad heeft op 10 juni 2024 uitgangspunten vastgesteld. Op hoofdlijnen is daarin het volgende gezegd met betrekking tot het opstellen van beleidskeuzes:
Alle evenementen zijn in principe mogelijk in Geldrop-Mierlo, mits ze veilig en met zo min overlast voor de omgeving plaatsvinden (o.a. geluidsoverlast dient te worden beperkt);
De voorkeur gaat uit naar beeldbepalende en imagoversterkende evenementen;
Er moeten gelijke kansen zijn voor alle evenementen, met prioriteit voor lokale betrokkenheid;
Er moet diversiteit in evenementen zijn, waarbij inclusiviteit, gezondheid, veiligheid, duurzaamheid en sociaaleconomische verbinding een rol spelen;
Er moet een uniforme benadering vanuit de gemeente zijn, afgestemd op de typen evenementen;
De gemeente moet uitvoering geven aan de wettelijke rol als vergunningverlener en daarnaast de rol van stimulator en facilitator invullen;
De gemeente dient transparantie over de gemeentelijke ondersteuning te waarborgen;
Er moeten eisen worden gesteld aan aanvangs- en eindtijden afhankelijk van het geluidsniveau, op basis van een evenwichtige afweging van belangen;
Minimale overlast van verkeer en parkeren moet worden geborgd;
Er moeten eisen worden gesteld op het vlak van duurzaamheid;
Er moeten kaders worden gesteld voor effectieve communicatie tussen gemeente, organisatoren, ondernemers, omwonenden en andere belanghebbenden;
Er dient periodiek te worden geëvalueerd.