Memorie van toelichtingDEF jan2021 (003).pdf

y'iI -:\--, T -r-

Memorie van toe cht n g

Geldrop-Míerlo

Getdrop 25-01-2021

onderwerp OnderzOeknaarCOmmunity platformen

registratienr MvT GM betreft raadsvoorstel 202001 041

I

Beste leden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo,

lnleiding Op 5 oktober 2020 is het raadsvoorstel 'onderzoek naar community platformen' in de commissie Samenleving behandeld. ln deze vergadering liepen de standpunten van raadsfracties over het faciliteren van een digitaal platform erg uiteen. Aan het einde van de behandeling is geconcludeerd dat het voorstel niet door kon naar besluitvorming. Uw raad heeft gevraagd om nadere vragen te beantwoorden. ln deze memorie van toelichting leest u de beantwoording op deze vragen alsook de context van het onderzoek. Op 19 januari 2021 is het raadsvoorstel inclusief deze memorie opnieuw besproken in de commissievergadering. ln deze vergadering is besloten dat het voorstel door mag naar de raadsvergadering van B februari met de volgende aanvullingen: "De voorzitter van de commissie heeft geconcludeerd dat er twee punten toegevoegd moeten worden: de beantwoording van de vragen van SAMEN; en een jaarlijkse evaluatie.

l. 2.

Daarnaast zijn twee toezeggingen gedaan: 1. het opzeften van een communicatieplan in de planning meenemen; en, een verslag met opdrachtformulering aan de raad toezenden."

2.

De beantwoording van de vragen van SAMEN zijn toegevoegd als bijlage aan deze memorie, zie bijlage 1. De jaarlijkse evaluatie is zoals besproken in de commissievergadering opgenomen in het raadsvoorstel onder het kopje 'evaluatie'. De planning is aangepast volgens bovenstaande toezeggingen en is opgenomen in deze memorie.

blad I van 4

y'iI -i\ -t,

t

e.j

Samenvatting Context onderzoek: Sinds 2016 wordt uitvoering gegeven aan OnsPlatform TV, een community platform waar inwoners en organisaties kosteloos een eigen community kunnen aanmaken en beheren. ln 2019 is het huidige digitale platform OnsPlatform TV geëvalueerd. Deze evaluatie heeft geleid tot een geamendeerd raadsbesluit. Het geamendeerde raadsbesluit verzocht het college in overleg met gebruikers naar de beste oplossing te zoeken voor community building ten behoeve van de wijken. Het onderzoek betreft dus géén evaluatie gericht op Onsplatform TV, het onderzoek richt zich, in opdracht van de raad, op het vinden van de beste oplossing van community-building in Geldrop Mierlo. Dit betekent ook dat de platformen in het onderzoek niet worden vergeleken met Onsplatform TV maar dat aan de hand van de opgestelde criteria gekeken is naar welke platformen het beste passen bij Geldrop - Mierlo. De criteria binnen het onderzoek zijn opgesteld aan de hand van de volgende aspecten: - De visie / strategie Sociaal Domein als beleidsmatig kader. - lnput van stakeholders in het opstellen van de criteria (eisen waaraan een platform moet voldoen) middels een enquête en/of vragenlijst. - lnput van raadsleden middels een interview.

Proces meervoudiq onderhandse aanbestedinq lndien uw raad positief besluit ten aanzien van het voorliggende raadsvoorstel, zal het onderstaande proces ten uitvoer worden gebracht.

Wanneer

Stap met toelichtinq

Februari 2O21

Eventueel akkoord raadsvoorstel Onderzoek naar community platformen. Gemeente stelt een concept opdracht (concrete uitwerking van eisen waar een digitaal platform in Geldrop - Mierlo aan moet voldoen) op voor het opvragen van offertes. Daarbijwordt enerzijds de visie en strategie Persoonlijk, Dichtbij en Verbonden als kader gehanteerd. Anderzijds wordt er een financieel kader van maximaal 43.560,- gehanteerd. Ook worden eisen m.b.t. het onderzoek en de toegezonden documentatie van 'T Saam opgenomen.

Maart2O21

Gemeente bespreekt de concept opdracht met de afvaardiging van gesubsidieerde partijen voor raadpleging ('f Saam, Scc Hofdael, CoeveringS0, PleiniG, wijkvereniging Den Akert, wijkvereniging Braakhuize n-Zuid en buurtvereniging HulstSkandia) met als doel aanscherping van de opdracht gericht op

de behoefte van gebruikers. Op deze manier komen we gezamenlijk tot een definitieve opdracht.

Aan de hand van bovenstaand gesprek past de gemeente de opdracht aan tot de definitieve versie. De definitieve versie van de opdrachtformulering wordt aan

de raad toesezonden.

Memorie van toelichtingDEF jan202l (003)

blad 2 van 4

y'iI -:\--,

T

ej

April2021

Gemeente stelt de definitieve opdracht vast en vraagt offertes op (min. 3 - max. 5). De offertes worden o.a. opgevraagd bij BUURbook en MijnBuurtje (conclusie onderzoek). Ook OnsplatformTV en eventuele andere digitale platformen hebben de mogelijkheid tot het indienen van een offerte, met een maximum van vijf partijen.

Mei / Juni 2021

Offertes worden beoordeeld door de gemeente en bij de beoordeling wordt de afvaardiging van de gesubsidieerde partijen geraadpleegd. Gemeente is eindverantwoordelijk en neemt daadwerkelijk het besluit. Na de vaststelling van het college van B&W worden alle partijen geïnformeerd over het genomen besluit. Afhankelijk van het besluit komt er een eventuele nieuwe overdracht. Afhankelijk van het besluit wordt er eventueel een nieuw platform ingericht.

Erwordt een communicatieplan opgesteld gericht op de bekendmaking van het platform en het bewerkstelligen van het doel van het communíty platform conform de opdrachtbeschrijving en visie / strategíe Socíaal Domein. Toelichtinq meervoudiqe onderhandse aanbestedinq: Van een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure is sprake wanneer aan meerdere marktpartijen wordt gevraagd om een offerte om kans te maken op de overheidsopdracht. Een van de (voor de praktijk) belangrijkste wijzigingen vanuit de Aanbestedingswet 2012is dat, in tegenstelling tot voorheen, ook deze procedure wordt omgeven door regelgeving. Voor de volledige procedure rondom een meervoudige onderhandse aanbesteding zie bijlage 1, pagina 12 tot en met 15. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding dient de gemeente minimaal 3 offertes (tot 5 offertes) op te vragen bij mogelijke partijen. Dit proces is gebaseerd op de prijsindicaties van verschillende platformen uit het onderzoek (inkoop en aanbestedingswetgeving; drempelbedragen). Om de offertes op te vragen, dient de gemeente een opdracht te formuleren. Het advies luidt om deze opdracht in raadpleging met de gesubsidieerde partijen (of een afvaardiging van de partijen) te formuleren omdat zij de uiteindelijke gebruikers zijn van het platform.

De resultaten van het onderzoek (en de toegezonden stukken vanuit'T Saam) kunnen breder besproken worden tijdens het formuleren van de opdracht voor de meervoudige onderhandse aanbesteding. Er is gekozen voor de subsidieerde partijen (of een afvaardiging daarvan) zodat we maximaal met zeven partijen om tafel zitten voor het schrijven van de opdracht Tevens luidt het advies om de beoordeling van de offertes in raadpleging met de gesubsidieerde partijen te doen. Dit om ervoor te zorgen dat het digitale platform wat gekozen wordt past bij zowel de visie van Geldrop-Mierlo als de gebruikers uit de wijk. Gemeente blijft eindverantwoordelijk en neemt daadwerkelijk het besluit. Mocht er sprake zijn van een eventuele overstap naar een andere marktpartij is het noodzakelijk rekening te houden met het volgende aspecten:

Memorie van toelichtingDEF jan202l (003)

blad 3 van 4

-:\)rz--r" -

Gebruikers moeten begeleid worden in de overstap naar het vervangende digitale platform Gebruikers moeten hun informatie en opgeslagen data mee kunnen nemen naar het vervangende platform. Voor de migratie van data is een bedrag gereserveerd in het raadsvoorstel (uitgangspunt is 10% van het beschikte bedrag). Het is helaas niet mogelijk een 100% vlekkeloze overstap te garanderen.

Vervolgstappen Op B februari2O20 wordt het raadsvoorstelopnieuw aan u voorgelegd met deze memorie van toelichting. lndien uw raad positief besluit ten aanzien van het voorliggende raadsvoorstel, zal het bovenstaand proces ten uitvoer worden gebracht.

Bijlagen

1. Beantwoording vragen SAMEN 2. Toelichting meervoudige onderhandse aanbesteding

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Bree secretaris

Memorie van toelichtingDEF jan202l (003)

blad 4 van 4