Memorie van toelichting Community Platformen.pdf

y'i-i\l --lï*",.

Geldrop

Míerlo

12-12-2020

Memorie van toelichting

onderwerp CommUnityplatfOrmen registratienr MvT GM betreft raadsvoorstel 2020010419

Beste leden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo,

Inleiding Op 5 oktober 2020 is het raadsvoorstel 'ondezoek naar community platformen' (zie bijlage 1) in de commissie Samenleving behandeld. ln deze vergadering liepen de standpunten van raadsfracties over het faciliteren van een digitaal platform erg uiteen. Aan het einde van de behandeling is geconcludeerd dat het voorstel niet door kon naar besluitvorming. Uw raad heeft gevraagd om nadere informatie omtrent de volgende onderwerpen: Duidelijkheid over hoe een meervoudige onderhandse aanbesteding vormgegeven wordt; Duidelijkheid over eisen die gesteld worden met betrekking tot een eventuele overstap; Evaluatie moet breder besproken worden. ln deze memorie van toelichting leest u de beantwoording op deze vragen alsook de conteÍ van het ondezoek.

-

Samenvatting Evaluatie moet breder besproken worden: Sinds 2016 wordt uitvoering gegeven aan OnsPlatform TV, een community platform waar inwoners en organisaties kosteloos een eigen community kunnen aanmaken en beheren. ln 2019 is het huidige digitale platform OnsPlatform TV geëvalueerd. Deze evaluatie heeft geleid tot een geamendeerd raadsbesluit. Het geamendeerde raadsbesluit vezocht het college in overleg met gebruikers naar de beste oplossing te zoeken voor community building ten behoeve van de wijken. Om dit besluit te honoreren is een ondezoek uitgevoerd waartoe bijgaand raadsvoorstel (bijlage 1) heeft geleid. Het ondezoek betreft dus géén evaluatie gericht op Onsplatform TV, het ondezoek richt zich, in opdracht van de raad, op het vinden van de beste oplossing van community-building in Geldrop - Mierlo. Dit betekent ook dat de platformen in het ondezoek niet worden vergeleken met Onsplatform TV maar dat aan de hand van de opgestelde criteria gekeken is naar welke platformen het beste passen bij Geldrop - Mierlo. De criteria binnen het ondezoek zijn opgesteld aan de hand van de volgende aspecten: De visie / strategie Sociaal Domein als beleidsmatig kader. lnput van stakeholders in het opstellen van de criteria (eisen waaraan een platform moet voldoen) middels een enquête en/of vragenlijst. lnput van raadsleden middels een interview.

-

blad 1 van 4

y'i-i\l

--l--

Het is de bedoeling om de uitkomsten van het ondezoek tijdens de meervoudige onderhandse aanbesteding te bespreken met een afuaardiging van gesubsidieerde partijen. Op deze manier raadplegen wij in breder verband - op basis van het onderzoek - de wensen en eisen voor een platform. Vervolgens wordt deze raadpleging venrverkt in een opdracht binnen in het proces van de meervoudige onderhandse aanbesteding en kunnen er minimaal drie / maximaal vijf offertes worden aangevraagd. Proces meervoudiq onderhandse aanbestedinq lndien uw raad positief besluit ten aanzien van het voorliggende raadsvoorstel, zal het onderstaande proces ten uitvoer worden gebracht.

Wanneer

Stap met toelichtinq

Februari 2021

Eventueel akkoord raadsvoorstel Onderzoek naar community platformen. Gemeente stelt een concept opdracht (concrete uitwerking van eisen waar een digitaal platform in Geldrop - Mierlo aan moet voldoen) op voor het opvragen van offertes. Daarbij wordt enerzijds de visie en strategie Persoonlijk, Dichtbij en Verbonden als kader gehanteerd. Anderzijds wordt er een financieel kader van maximaal 43.560,- gehanteerd. Ook worden eisen m.b.t. het onderzoek en de toegezonden documentatie van 'T Saam opgenomen.

Maart2021

Gemeente bespreekt de concept opdracht met de atuaardiging van gesubsidieerde partijen voor raadpleging ('f Saam, Scc Hofdael, CoeveringS1, Plein6G, wijkvereniging Den Akeft, wijkvereniging Braakh uizen-Zuid en bu u rtveren iging Hul stSkandia) met als doel aanscherping van de opdracht gericht op de behoefte van gebruikers. Op deze manier komen we gezamenlijk tot een definitieve opdracht. Aan de hand van bovenstaand gesprek past de gemeente de opdracht aan tot de definitieve versie.

April2021

Gemeente stelt de definitieve opdracht vast en vraagt offertes op (min. 3 - max. 5). De offertes worden o.a. opgevraagd bij BUURbook en MijnBuurtje (conclusie onderzoek). Ook OnsplatformTV en eventuele andere digitale platformen hebben de mogelijkheid tot het indienen van een offerte, met een maximum van vijf partijen.

Mei I Juni 2021

Offertes worden beoordeeld door de gemeente en bij de beoordeling wordt de afuaardiging van de gesubsidieerde partijen geraadpleegd. Gemeente is eindverantwoordelijk en neemt daadwerkeliik het besluit.

blad 2 van 4

y'i-i\l

--r--

Na de vaststelling van het college van B&W worden alle partijen geïnformeerd over het genomen besluit. Afhankelijk van het besluit komt er een eventuele nieuwe overdracht. Afhankelijk van het besluit wordt er eventueel een nieuw platform ingericht.

Toelichtino meervoudiqe onderhandse aanbestedinq :

Van een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure is sprake wanneer aan meerdere marktpartijen wordt gevraagd om een offerte om kans te maken op de overheidsopdracht. Een van de (voor de praktijk) belangrijkste wijzigingen vanuit de Aanbestedingswet 2012 is dat, in tegenstelling tot voorheen, ook deze procedure wordt omgeven door regelgeving. Voor de volledige procedure rondom een meervoudige onderhandse aanbesteding zie bijlage 2, pagina 12 tot en met 15. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding dient de gemeente minimaal 3 offertes (tot 5 offertes) op te vragen bij mogelijke partijen. Dit proces ls gebaseerd op de prijsindicaties van verschillende platformen uit het ondenoek (inkoop en aanbestedingswetgeving; drempelbedragen). Om de offertes op te vragen, dient de gemeente een opdracht te formuleren. Het advies luidt om deze opdracht in raadpleging met de gesubsidieerde partijen (of een afvaardiging van de partijen) te formuleren omdat zij de uiteindelijke gebruikers zijn van het platform. De resultaten van het onderzoek (en de toegezonden stukken vanuit 'T Saam) kunnen breder besproken worden tijdens het formuleren van de opdracht voor de meervoudige onderhandse aanbesteding. Er is gekozen voor de subsidieerde partijen (of een afuaardiging daarvan) zodat we maximaal met zeven partijen om tafel zitten voor het schrijven van de opdracht.

Tevens luidt het advies om de beoordeling van de offertes in raadpleging met de gesubsidieerde partijen te doen. Dit om ervoor te zorgen dat het digitale platform wat gekozen wordt past bij zowel de visie van Geldrop-Mierlo als de gebruikers uit de wijk. Gemeente blijft eindverantwoordelijk en neemt daadwerkelijk het besluit.

Eisen voor eventuele overstap Mocht er sprake zijn van een eventuele overstap naar een andere marktpartij is het noodzakelijk rekening te houden met het volgende aspecten: Gebruikers moeten begeleid worden in de overstap naar het vervangende digitale platform Gebruikers moeten hun informatie en opgeslagen data mee kunnen nemen naar het vervangende platform. Voor de migratie van data is een bedrag gereserveerd in het raadsvoorstel (uitgangspunt is 10% van het beschikte bedrag). Het is helaas niet mogelijk een í 00% vlekkeloze overstap te garanderen.

-

Vervolgstappen Op I februari 2020 wordt het raadsvoorstel opnieuw aan u voorgelegd met deze memorie van toelichting. lndien uw raad positief besluit ten aanzien van het voorliggende raadsvoorstel, zal het bovenstaand proces ten uitvoer worden gebracht.

Bijlagen

1. Raadsvoorstel incl. bijlagen

blad 3 van 4

_:\lrr_ --l-2. Toelichting meervoudige onderhandse aanbesteding Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Bree secretaris

blad 4 van 4