Jaarrekening 2020 GR PlusTeam.Pdf
Tekst van het document
Naar aanleiding van de rapporten Dock 4 en Radar Advies hebben de managers van de twee gemeenten en PlusTeam een memo aan de colleges en bestuur voorgelegd. Op basis daarvan is gekeken hoe we de werkdruk kunnen verlagen. Afspraken die gemaakt zijn om de werkdruk te verlagen: ✓ Overdracht waakvlam casussen (juli 2021). ✓ Overdracht (her)indicaties Beschermd Wonen naar CMD’s (nov 2020). ✓ Verdere afbouw caseload naar 23 en deze in 2021 opnieuw evalueren. ✓ Toevoegen van management met 0,8 Fte ( als we samen blijven) of 0,5 Fte als we ontvlechten. ✓ PlusTeam niet verder te belasten dan 575 ( als GR)) casussen per jaar (pieken zelf opvangen). ✓ Als onderdeel van de Taskforce Sociaal Domein de managers een voorzet laten doen voor taakstelling. (extra toevoeging aan project). ✓ Met CMD’s in gesprek gaan over kritische op- en afschalen van de casussen.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
49
5.6. Structuur PlusTeam Het Algemeen Bestuur. Het algemeen bestuur bestaat uit 6 leden. De colleges van de deelnemende gemeenten benoemen, elk uit hun midden, twee leden en hun burgemeester in het bestuur. Wethouder R. van Otterdijk Wethouder L. Smit-Volkers1 Wethouder P. Looijmans Wethouder L. Kruip1 Burgemeester J. van Bree Burgemeester J. Brenninkmeijer2 Waarnemend burgemeester J Boelhouwer3 Wethouder L Sjouw 4 Wethouder M Pieters4 Manager A.M.F. van der Velden-Coolen
voorzitter vicevoorzitter bestuurslid bestuurslid bestuurslid bestuurslid bestuurslid vicevoorzitter bestuurslid secretaris/adviseur
Het Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit 4 leden. Zij kiezen, uit hun midden, een voorzitter. Wethouder R. van Otterdijk voorzitter Wethouder L. Smit-Volkers1 vicevoorzitter Wethouder P. Looijmans bestuurslid Wethouder L. Kruip1 bestuurslid Wethouder L Sjouw 4 vicevoorzitter Wethouder M Pieters4 bestuurslid Manager A.F.M. van der Velden-Coolen secretaris/adviseur 1
van 01-01-2020 t/m 24-11-2020 van 01-01-2020 t/m 25-08-2020 3 van 26-08-2020 t/m 31-12-2020 4 van 24-11-2020 t/m 31-12-2020 2
Het Algemeen Bestuur heeft vier vergaderingen gehad in 2020, waarvan één per mail werd afgedaan. Het Dagelijks Bestuur kwam zes maal bij elkaar.
De Manager en assistente De Manager (1,0 FTE) heeft de dagelijkse leiding en verantwoordelijkheid in handen. Zij wordt door het bestuur benoemd en ontslagen. De Manager is eindverantwoordelijke voor het gehele PlusTeam en wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de generalisten en sinds april 2017 door een management assistente (0,67 FTE) die steeds meer als P&O medewerker wordt ingezet. De Manager is tevens ambtelijk secretaris/adviseur van het bestuur.
De Generalisten De generalisten vormen samen de spil van het PlusTeam. Het zijn professionals in de zorg met minimaal één specialisatie. De specialisatie kan bestaan uit: · Psychiatrie zowel volwassenen als jeugd; · Jeugdzorg algemeen; · Algemeen Maatschappelijk Werk; · Mensen met een verstandelijk beperking; · Verslavingszorg; · Autisme; . Systemisch werken, etc.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
50
Zij faciliteren, samen met een collega de hulpvrager(s) en zijn of haar sociaal netwerk, bij het maken van hun eigen (gezins)plan. Daarbij worden alle facetten, van het leven meegenomen. Van huisvesting tot financiën, van dagelijkse bezigheden tot psychisch en sociaal welzijn en opvoeding. De formele formatieruimte voor generalisten is 22,38 FTE. In 2020 was de formatieruimte 23,48 fte generalisten waarvan 1fte met subsidiegeld werd ingevuld. De flexibele schil zit buiten onze organisatie. Afhankelijk van de hoeveelheid hulpvragers kan de PlusTeam medewerker zelf ondersteuning en coaching bieden of een andere aanbieder inzetten en naast de hulpvrager de regierol op zich nemen. Door de lange looptijd van trajecten komt dit steeds meer onder druk te staan en moeten we meer uitbesteden dan wenselijk en slibben we dicht. Langdurige betrokkenheid: Ik ben nu 5 jaar betrokken bij dit gezin. Moeder (vader overleden in 2011) en 3 kinderen met ASS problematiek. Jongste dochter is ook vermoedelijk hoogbegaafd. Door de ASS problematiek is het altijd lastig geweest om contact te hebben met jongste dochter. Het duurt lang voor ze mensen vertrouwt. Maar door mijn langdurige betrokkenheid, soms op de voorgrond en soms op de achtergrond, wist ze mij wel te vinden op het moment dat ze zelf ervoer dat ze last kreeg van haar ASS problematiek.
Tot dan toe hadden anderen er last van en zij zelf niet. En heeft ze zelf een hulpvraag voor mij kunnen formuleren en deze samen met haar moeder kunnen verwoorden. Waar ze anders weinig tot niks zegt tegen volwassenen, als het om problemen gaat, lukt het nu wel ten opzichte van mij.
Het gaf uitdaging om de wijze van aanmelding en de wat indirecte hulpvraag om te buigen naar faciliteren en ouders ondersteunen bij het komen tot een eigen plan. De besluitvorming lag onvoldoende bij ouders en de verwachtingen over wat het PlusTeam zou gaan doen kwam niet overeen. Met Sociale Netwerk Strategie aan de slag gegaan wat met name voor moeder positieve resultaten heeft gebracht. We hebben het aanmeldproces met desbetreffende CMD medewerker geëvalueerd. Na enkele bijeenkomsten heeft het gezin aangegeven het weer zelf te kunnen en verder geen gebruik meer te maken van het PlusTeam. In het proces prettig kunnen sparren en samenwerken met duo om binnen de context op een passende wijze vorm te geven aan onze rol als facilitator.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
51
6. Jaarrekening Inleiding De jaarrekening bestaat uit de balans met toelichting en overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting. Bedragen in de jaarrekening dienen, door afronding, vermenigvuldigd te worden met € 1.000,-
6.1 Balans Balans
2019
2020
Activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen
17
14
Rekening-courantverhouding met het Rijk
0
259
154
125
Nog te ontvangen voorschotbedragen van overheidslichamen
0
117
Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen
15
1
Totaal activa
186
516
101
129
0
200
Nog te betalen bedragen
82
163
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen
2
23
186
516
Liquide middelen Banksaldi Overlopende activa
Passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Banksaldi Overlopende passiva
Totaal passiva
6.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben (stelsel van baten en lasten wordt dus toegepast). Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
52
Waarderingsgrondslagen Algemeen Het Algemeen Bestuur heeft de verordening ex artikel 212 Gemeentewet vastgesteld. Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan 1 jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan 1 jaar De vlottende schulden zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Overlopende passiva De overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
6.3 Toelichting op de Balans Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan 1 jaar Balans
2019
2020
Vorderingen op openbare lichamen
17
14
Rekening-courantverhouding met het Rijk
0
259
Totaal uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan 1 jaar
17
273
2019
2020
154
125
2019
2020
Nog te ontvangen voorschotbedragen van overheidslichamen
0
117
Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen
15
1
Totaal Overlopende activa
15
118
Liquide middelen Balans Liquide middelen Banksaldi
Overlopende activa Balans Overlopende activa
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
53
Schatkistbankieren Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
250 Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal 1 2 3 4
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
1066
1205
955
437
0
0
0
0
816
955
705
187
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar
(4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
1.986
(4b)
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
1.986
(4c)
Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000
Drempelbedrag
0 250
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal 1 2 3 4 (5a)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b)
Dagen in het kwartaal
(2) - (5a) / (5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
95.950 109.640
87.839
40.165
90
91
92
92
1.066
1.205
955
437
Het drempelbedrag werd in alle vier kwartalen overschreden, hierdoor hebben we een rekening bij de schatkist geopend.
Vlottende passiva Balans
2019
2020
Overige schulden
101
129
Banksaldi
0
200
Totaal
101
329
Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
Er staat posten open van Dienst Dommelvallei en schatkistbankieren. Daarnaast staan er nog enkele kleinere bedragen open.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
54
Overlopende passiva Balans
2019
2020
Nog te betalen bedragen
82
163
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen
2
23
Totaal Overlopende passiva
84
187
Het nog te betalen bedrag bestaat grotendeels uit het jaarrekeningresultaat ad € 156.807 dat terugbetaald dient te worden aan Waalre en Geldrop-Mierlo.
6.4 Niet in de balans opgenomen verplichtingen Het PlusTeam heeft op dit moment geen "niet in de balans opgenomen verplichtingen".
6.5 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Programma’s Exploitatie
Primaire begroting 2020 Baten
Lasten
Begroting 2020 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Onze opdracht
0
1.759
-1.759
41
1.848
-1.807
299
1.977
-1.678
Resultaat
0
1.759
-1.759
41
1.848
-1.807
299
1.977
-1.678
Algemene dekkingsmiddelen Exploitatie
Primaire begroting 2020 Baten
Lasten
Begroting 2020 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Overige algemene dekkingsmiddelen
2.027
0
2.027
2.075
0
2.075
1.939
0
1.939
Resultaat
2.027
0
2.027
2.075
0
2.075
1.939
0
1.939
Onvoorzien, overhead en Vpb Exploitatie
Primaire begroting 2020 Baten
Lasten
Begroting 2020 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Overhead
0
268
-268
0
268
-268
0
261
-261
Resultaat
0
268
-268
0
268
-268
0
261
-261
Totaal saldo baten en lasten Exploitatie
Primaire begroting 2020 Baten
Lasten
Begroting 2020 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Totaal saldo baten en lasten
2.027
2.027
0
2.116
2.116
0
2.238
2.238
0
Resultaat
2.027
2.027
0
2.116
2.116
0
2.238
2.238
0
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
55
Mutaties reserves Exploitatie
Primaire begroting 2020 Baten
Lasten
Begroting 2020 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Mutatie reserves
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Resultaat
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Resultaat Exploitatie
Primaire begroting 2020 Baten
Lasten
Begroting 2020 na wijziging
Saldo
Baten
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Het geraamde versus het gerealiseerde resultaat
2.027
2.027
0
2.116
2.116
0
2.238
2.238
0
Resultaat
2.027
2.027
0
2.116
2.116
0
2.238
2.238
0
6.6 Overzicht van baten en lasten per taakveld Verdelingsprincipe Exploitatie
Primaire begroting 2020
Begroting 2020 na wijziging
Baten
Lasten
Saldo
Baten
0
268
-268
0
268
-268
0
261
-261
6.71 Maatwerkdienstverlening 18+
1.014
880
134
1.058
922
136
1.119
988
130
6.72 Maatwerkdienstverlening 18-
1.014
879
134
1.058
926
132
1.119
988
130
Resultaat
2.027
2.027
0
2.116
2.116
0
2.237
2.237
0
0.4 Overhead
Lasten
Realisatie 2020
Saldo
Baten Lasten Saldo
De gemeentelijke bijdragen worden bepaald aan de hand van verdeelsleutels. De bijdrage per gemeente voor de salarislasten, de opleidingskosten en de mobiele werkplekken is gebaseerd op de verdeelsleutel 75% voor Geldrop-Mierlo en 25% voor Waalre. Voor de overige posten is de verdeling gebaseerd op basis van het aantal inwoners per 1-1-2020. Voor de verdeling van kosten aan taakvelden zijn afspraken vastgelegd in de 1ste begrotingswijziging 2018. Het betreft hier de verdeling naar de drie taakvelden (overhead, maatwerkvoorzieningen 18-, maatwerkvoorzieningen 18+), de verantwoording van de overhead en enkele verplichte beleidsindicatoren (o.a. overhead, bezetting en formatie en externe inhuur). Omdat het PlusTeam werkt met 1 gezin - 1 plan zijn de kosten niet op basis van cijfers te generen. Het gezinsplan is zowel WMO als Jeugdwetkosten gerelateerd. We kiezen er daarom voor om na verantwoording van de overhead de overige kosten op 50-50% basis te verdelen over WMO / maatwerkvoorziening 18- en Jeugdwerk/maatwerkvoorziening 18+ te verdelen.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
56
6.7 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Inleiding In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op diverse aspecten van het overzicht baten en lasten. Achtereenvolgens zal ingegaan worden op: • de begrotingsrechtmatigheid; • een analyse van de verschillen tussen de raming en realisatie; • overzicht van de incidentele baten en lasten; • wet normering topfunctionarissen. Begrotingsrechtmatigheid Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, evenals de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, de toereikendheid van het begrotingsbedrag en het begrotingsjaar van belang zijn”. De toets op rechtmatigheid richt zich op de beschikbare uitgavenbudgetten en de in werkelijkheid gedane uitgaven.
Uit het overzicht van baten en lasten en hieronder gecomprimeerd weergegeven blijkt dat er een overschrijding op de lasten is. De bedragen in onderstaande tabel moeten vermenigvuldigd worden met € 1.000,-. Programma
Begroting na wijziging
1. Onze opdracht
Realisatie
Saldo
2.116
2.237
-121
Deze begrotingsoverschrijding past binnen het bestaand beleid en wordt veroorzaakt door meerkosten a.g.v. digitalisering en het project Scheiden zonder Schade. Deze meerkosten worden gedekt via extra subsidieopbrengsten. Analyse overzicht van baten en lasten
Voor een nadere toelichting op het overzicht van baten en lasten verwijzen wij naar pagina 35 in de programmaverantwoording als onderdeel van het jaarverslag Overzicht van de incidentele baten en lasten
Programma
2020
1. Onze opdracht
Baten
Lasten
Opbrengst beschermd wonen gemeente Eindhoven
19.500
Zwangerschapsverlof
18.938
Subsidie Scheiden zonder Schade
133.000
133.000
Subsidie ZonMW
47.000
47.000
Subsidie E-Health
50.000
50.000
Btw teruggave
20.064
Totaal
288.502
230.000
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
57
6.8 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De WNT is van toepassing op Gemeenschappelijke Regeling Plusteam. Het voor Gemeenschappelijke Regeling Plusteam toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000 (het algemeen bezoldigingsmaximum). Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking bedragen x € 1
A.M.F. vd Velden-Coolen
Functiegegevens
Manager
Aanvang en einde functievervulling in 2020
1/1 - 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
100.602
Beloningen betaalbaar op termijn
10.365
Subtotaal
110.967
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
201.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
110.967
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2019 Aanvang en einde functievervulling in 2019
1/1 - 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
92.442
Beloningen betaalbaar op termijn
9.689
Subtotaal
102.131
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
194.000
Bezoldiging
102.131
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
58
Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2020 een bezoldiging boven het individueel toepasselijk drempelbedrag hebben ontvangen. Namen van het dagelijks bestuur (DB) en het algemeen bestuur (AB)
Algemeen Dagelijks Naam Functie Bestuur Bestuur Jaar J.van Bree Burgemeester x 1.1.20-31.12.20 J.W. Brenninkmeijer Burgemeester x 1.1.20-25.08.20 J. Boelhouwer Burgemeester x 26.08.20-31.12.20 R.van Otterdijk Wethouder x x 1.1.20-31.12.20 L. Smit-Volkers Wethouder x x 1.1.20-24.11.20 P.Looijmans Wethouder x x 1.1.20-31.12.20 L.Kruip Wethouder x x 1.1.20-24.11.20 L.Sjouw Wethouder x x 24.11.20-31.12.20 M.Pieters Wethouder x x 24.11.20-31.12.20
6.9 Controleverklaring
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
59
T: +31 (0)40 269 82 22 E: info@bdo.nl www.bdo.nl
BDO Audit & Assurance B.V. Postbus 229, 5600 AE Eindhoven Dr. Holtroplaan 15, 5652 XR Eindhoven Nederland
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling PlusTeam
A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020
Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van gemeenschappelijke regeling PlusTeam te Geldrop gecontroleerd. WIJ CONTROLEERDEN De jaarrekening bestaande uit: 1. het overzicht van baten en lasten over
2020 (pagina 55 en pagina 56); en 2. de balans per 31 december 2020 (pagina 52); 3. de toelichting (pagina 53 tot en met pagina 55) met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen (pagina 52, pagina 53 en pagina 55); 4. de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld (pagina 56).
ONS OORDEEL Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken op pagina 52 tot en met pagina 59 opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling PlusTeam op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Naar ons oordeel zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader d.d. 18 november 2020.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 18 november 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020.
Statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 17171186. BDO Audit & Assurance B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam “BDO” optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO netwerk en van elk van de BDO Member Firms.
Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling PlusTeam zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op EUR 22.370.
De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2020. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de EUR 10.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
2 | nieuwe perspectieven
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader d.d. 18 november 2020.
In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
3 | nieuwe perspectieven
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 18 november 2020, het Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het college van burgemeester en wethouders en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het college van burgemeester en wethouders gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is.
Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen;
4 | nieuwe perspectieven
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin
opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende
transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties. Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Eindhoven, 14 april 2021 BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
drs. D.O. Meeuwissen RA
5 | nieuwe perspectieven
paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:
Bijlage 1: Verslag archief- en informatiebeheer 2020
PlusTeam
Opgesteld door cluster Informatie DienstVerlening (IDV) Dienst Dommelvallei
Februari 2021
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
60
Inhoudsopgave
1. Inleiding
3
2. Bevindingen en aanbevelingen
3
2.1 Verordening archiefzorg 2.2 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 2.3 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 2.4 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 2.5 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
3
6
3. Conclusie Bijlagen
6
Bijlage 1: Werkwijze archiveren PlusTeam
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
61
1. Inleiding Cluster Informatie DienstVerlening (IDV) van Dienst Dommelvallei heeft het Verslag archief- en informatiebeheer 2020 opgesteld. Met dit verslag rapporteert het PlusTeam aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling (GR) PlusTeam in het kader van horizontaal toezicht op het archiefbeheer. Het verslag wordt in het kader van interbestuurlijk toezicht aan de provincie NoordBrabant gestuurd. Hiermee wordt voldaan aan de uitgangspunten van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Dienst Dommelvallei voert namens het PlusTeam het archief- en informatiebeheer uit. Hiertoe is een dienstverleningsovereenkomst opgesteld. In de GR wordt beperkt aandacht gegeven aan het beheer van het archief van het Plusteam. Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in het jaar 2020. Daarnaast laat het zien dat het PlusTeam voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995. Beëindiging gemeenschappelijke regeling Plusteam In maart 2021 wordt een besluit genomen over de opheffing van de gemeenschappelijke regeling c.q. de uittreding van de gemeente Waalre. Dit heeft consequenties voor de archivering: • • •
Het archief van de gemeenschappelijke regeling dient te worden afgesloten. Het contract met Topicus dient te worden opgezegd en de digitale cliëntendossiers dienen veilig gesteld te worden (de dossiers zijn opgeslagen in de cloud via Topicus). Indien in de toekomst de werkzaamheden voor de gemeente Geldrop-Mierlo worden verricht, dient een nieuwe (of aangepaste) overeenkomst met Topicus te worden afgesloten.
Het is nog onbekend in welke vorm de dienstverlening voor de gemeente Geldrop-Mierlo zal worden verleend. Mogelijkheden zijn een stichting, gemeentelijke afdeling of onderdeel van Dienst Dommelvallei. Bij een zelfstandige vorm wordt geadviseerd vooraf samen met het cluster IDV van Dienst Dommelvallei een indeling te maken voor de digitale opslag van informatie over de bedrijfsvoering met duidelijke afspraken om dubbel werk te voorkomen.
2. Bevindingen en aanbevelingen Dit verslag is opgesteld op basis van 5 van de 10 kritische prestatie indicatoren (KPI’s) die het VNG opgenomen heeft in haar raamwerk ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995. Deze 5 KPI’s zijn door de provincie Noord-Brabant als speerpunten meegegeven in het Beleidskader interbestuurlijk toezicht 2020-2023. 2.1
Verordening archiefzorg
KPI 1. VERORDENING ARCHIEFZORG Beschikt de gemeenschappelijke regeling over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg, die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? De GR PlusTeam is in werking getreden op 1 januari 2015. Dit is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Geldrop-Mierlo en Waalre. De gemeente Geldrop-Mierlo fungeert als centrumgemeente. Dit betekent dat het PlusTeam gebruik maakt van de selectielijst, de gemeentearchivaris, de Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
62
archiefverordening en de beheerregeling van de gemeente Geldrop-Mierlo. Dit is niet op de correcte wijze geformuleerd in de GR van het PlusTeam. Daarnaast moeten in de GR de artikelen inzake archiefbeheer goed geformuleerd worden. Dit zal gedaan worden nadat de toezichthouder archieven van de provincie Noord-Brabant met aanbevelingen hierover is gekomen in een ‘handreiking verbonden partijen’. Planning De verwachting van de toezichthouder archieven van de provincie was om medio 2018 en later in 2019 met een advies te komen voor de archiefparagrafen van gemeenschappelijke regelingen. Echter, de zo genoemde ‘handreiking verbonden partijen’ is ook in 2020 nog niet gepubliceerd. Cluster IDV heeft de toezegging dat het definitieve advies toegezonden wordt. Met de correct geformuleerde bepalingen kan het PlusTeam de GR aanpassen voor wat betreft de bepalingen over archiefzorg en –beheer. Het PlusTeam wil deze aanpassingen meenemen in de eerstkomende wijziging van de GR. De gewijzigde GR moet aansluitend medegedeeld worden aan de provincie. Overigens hoeft dit punt niet meer opgepakt te worden, vanwege de voorziene opheffing van de gemeenschappelijke regeling PlusTeam. Mocht de GR toch voortgezet worden, dan blijft dit verbeterpunt onverkort van kracht. Verbeterpunt De GR van het PlusTeam kan worden aangepast op het moment dat de toezichthouder archieven komt met een advies.
Het cluster IDV formuleert op basis van dit advies de correcte tekst voor bepalingen in de GR om: 1. de gemeente Geldrop-Mierlo als centrumgemeente aan te wijzen, en 2. archiefzorg en -beheer goed te regelen. 2.2
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
KPI 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Analoge archivering bedrijfsvoering Sinds 2016 wordt in de gemeente Geldrop-Mierlo digitaal zaakgericht gewerkt met het zaaksysteem InProces en vanaf 2020 met het zaaksysteem Djuma. Het PlusTeam maakt geen gebruik van dit zaaksysteem omdat de archieven dan niet in een gescheiden omgeving opgeslagen zijn. Een eigen zaaksysteem of document management systeem aanschaffen en inrichten is erg kostbaar en daar kiest PlusTeam op dit moment niet voor. De gemaakte keuze is analoge archivering voor de bedrijfsvoering en digitale archivering van clientdossiers middels het Gidso systeem van Topicus. Voor het archief van het orgaan PlusTeam gelden de bepalingen in de dienstverleningsovereenkomst tussen Dienst Dommelvallei en het PlusTeam. Uit de verkenning kwam naar voren dat de wijze waarop deze informatie wordt beheerd conform dienstverleningsovereenkomst en conform Archiefwet 1995 uitgevoerd wordt. Het analoge archief van het PlusTeam omvat circa een meter aan documenten. De archiefstukken zijn op zuurvrij papier geprint en in zuurvrije mappen opgeborgen.
Het archiveren van de documenten van het PlusTeam gebeurt volgens de in 2017 vastgestelde werkwijze (zie bijlage 1). Het archief staat apart in de archiefruimte van de gemeente Geldrop-Mierlo. Een eenvoudige inventaris maakt de dossiers toegankelijk. Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
63
De ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de analoge archiefbescheiden van het PlusTeam zijn hiermee geborgd. Voor digitale archiefbescheiden, zie KPI 4.
Digitale archiefbescheiden in het bijzonder
2.3
KPI 4. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN IN HET BIJZONDER Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Het PlusTeam beheert digitale informatie die in 2 categorieën te verdelen is: • Informatie die besloten ligt in de cliëntendossiers: digitaal; • Informatie over het orgaan PlusTeam en personeelsdossiers: analoog leidend (in kopie digitaal), zie KPI 3. Beide categorieën vallen onder de Archiefwet. Clientdossiers digitaal Voor de clientdossiers wordt gebruikt gemaakt van de applicatie Gidso van leverancier Topicus. De mantelovereenkomst, de nader overeenkomst en de bewerkingsovereenkomst zijn beoordeeld op de artikelen rond de archivering. Het systeem is volledig digitaal en voldoet aan de eisen ten aanzien van de archivering, b.v. ingebouwde mogelijkheden ten aanzien van de vernietiging. Digitale informatie bedrijfsvoering Digitaal qua informatie bedrijfsvoering wordt gewerkt met digitale kopieën op netwerkschijven om niet telkens de analoge versie op te vragen. De indeling die daarbij gehanteerd is : • • •
•
Plusteam Wordt gebruikt door alle medewerkers. Bevat instructies en algemene richtlijnen. Plusteam Personeelsdossiers Wordt gebruikt door het management. De analoge personeelsdossiers zijn leidend en opgeslagen bij Dienst Dommelvallei. Plusteam management Wordt gebruikt door het management. Digitale kopieën van stukken bestuur Plusteam b.v. advisering rond klachten. Deze worden analoog opgeslagen bij Dienst Dommelvallei. Plusteam Beheer Wordt gebruikt door het management. Zaken rondom applicatiebeheer van Gidso.
Bij controle op 17 februari j.l. is geconstateerd dat behoudens de digitale documenten rond de salarisadministratie (salarisstroken en jaaroverzichten) alle documenten in feite digitale kopieën zijn. Nagegaan dient te worden of de digitale salarisgegevens elders opgeslagen moeten worden. Uit de eerdergenoemde controle kwam naar voren dat de wijze waarop de informatie wordt beheerd conform de afgesloten dienstverleningsovereenkomst en conform Archiefwet 1995 wordt uitgevoerd.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
64
2.4
Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats
KPI 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet “te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed” correct in de praktijk? Het archief van het PlusTeam is gevormd vanaf 1 januari 2015. Er is nog geen sprake van overbrenging naar de archiefbewaarplaats (RHCe). Overigens zal bij opheffing van de gemeenschappelijke regeling PlusTeam een apart archiefblok gevormd worden, dat overgedragen zal worden aan de archiefbewaarplaats. 2.5
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots
KPI 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? PlusTeam maakt voor haar dynamische archief gebruik van de archiefruimte van de gemeente GeldropMierlo. Deze ruimte is goedgekeurd voor tijdelijke bewaring van archiefstukken. Voor wat betreft archiefbewaarplaatsen en e-depots: dit is nog niet aan de orde omdat nog geen sprake is van analoge of digitale overbrenging (zie KPI 6).
3. Conclusie Het PlusTeam heeft in samenwerking met het cluster IDV aandacht besteed aan de 5 aandachtspunten op gebied van archief- en informatiebeheer die aangewezen zijn door de provincie. In de verslagen van de afgelopen jaren stond als verbeterpunt het aanpassen van de GR op het gebied van archiefbeheer. In afwachting van het advies van de provinciale archiefinspectie is dit verbeterpunt ook in 2020 nog niet afgerond. De verbeterpunten rond de digitale archivering zijn opgepakt. In feite is er geen sprake van digitale archivering. De digitale opgeslagen documenten zijn kopieën van analoge documenten die middels de afgesloten dienstverleningsovereenkomst worden beheerd door Dienst Dommelvallei. Geconcludeerd kan worden dat het analoge archiefbeheer op een verantwoorde manier uit wordt gevoerd. Ten aanzien van de digitale opslag zal overleg gevoerd worden over de opslag van de digitale salarisstroken/jaaroverzichten. De eventuele beëindiging van de Gemeenschappelijke regeling eind 2021 is een nieuw ijkpunt om na afsluiting van de betreffende archieven de werkwijze opnieuw te bezien.
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
65
Bijlage 1: Werkwijze archiveren PlusTeam Januari 2017 Aanleiding Plus Team (PT) heeft een overeenkomst met Dienst Dommelvallei waarin is opgenomen dat IDV alle stukken van het orgaan PT beheert. Archiefwettelijk gezien moet het archief van het PT als orgaan gescheiden zijn van dat van Dienst Dommelvallei of de gemeenten die Dienst Dommelvallei bedient. Dit houdt in dat de archiefstukken van het PT niet in InProces of Corsa ondergebracht kunnen worden. DIV heeft in overleg met het PT gekozen voor een eenvoudige manier om het archief van het orgaan PT te beheren en toch te voldoen aan de Archiefwet. Deze manier wordt hieronder bij Werkwijze beschreven. Werkwijze •
DIV archiveert alle stukken van het Plus Team (PT) analoog in de archiefkluis van gemeente Geldrop-Mierlo. • Het PT vraagt telefonisch of per e-mail (IDVgeldrop-mierlo@dienstdommelvallei.nl) bij IDV GeldropMierlo de stukken op die ze willen inzien. • DIV verstuurt de gevraagde stukken binnen 2 werkdagen naar het PT via de interne post. • De inventaris van de stukken van het orgaan PT staat op schijf van Dienst Dommelvallei H:/clusterDIV/PlusTeam/inventaris PlusTeam.xlsx Het PT heeft hier geen toegang toe en daarom de hierna volgende regel: • IDV stuurt na elke mutatie van de inventaris de nieuwe versie naar e-mailadres (annemiek.weel@plusteam.nu van het PT)
Jaarverslag/jaarrekening PlusTeam 2020 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN BDO Audit & Assurance B.V. Datum: 14/04/2021 Behorende bij briefnr. 2105157 Paraaf:
66