Bijlage 2. Herijkte opdracht PlusTeam.docx

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 25

III. IV.

Het PlusTeam laat het “Gidso Inzicht” opnieuw inrichten, zodat ook PlkusTeam deze nieuwe gegevens eenvoudig kan aanleveren. Dit zal een eenmalige investering vragen. Tijd om te mogen leren en continue processen/kwaliteit te kunnen verbeteren in samenwerking tussen opdrachtnemer en opdrachtegevers, zodat e.e.a. efficienter kan en dus meer tijd beschikbaar is voor inhoud.

1.3.7 Opgelegde ontwikkelopgave 2022 in het totale sociale domein Taakstelling. De gemeenten leggen gezamenlijk het PlusTeam een ontwikkelopgave/bezuiniging op ter hoogte van €150.000,00 voor 2022. Naast de bovenstaande bezuinigingen wil de GR PlusTeam daartoe het volgende voorstel doen. Zij wil dit bedrag inzetten als maatwerkbudget. Dit budget zet PlusTeam in op die momenten dat een (snelle) doorbraak vereist is en er nog onduidelijkheid is over wie welke verantwoordelijkheid op zich neemt. Als instrument gebruikt PlusTeam de doorbraaktool van het IPW. Deze doorbraaktool maakt ook een doorrekening in de kosten. De huidige kosten, de te verwachten kosten als niet snel of maatwerkgericht gehandeld wordt en de kosten als men wel het maatwerk kan leveren. Achteraf vult die gemeenten waarvoor het budget is ingezet dit bedrag weer aan, zodat de “pot” beschikbaar blijft. We willen dit uitwerken in een plan, inclusief beschrijving van interne procedure/processen. Belangrijke voorwaarden is dat de gemeenten zich aansluiten bij het landelijke netwerk van “Maatwerk Multi Probleem huishoudens” Hiervoor is het noodzakelijk, dat er één persoon namens de organisatie wordt aangewezen als contactpersoon die ook het mandaat heeft om intern processen door te zetten en knopen kan door hakken.

Deze verantwoordelijkheid wordt belegd bij de managers Samenleving, beide gemeenten zullen dit formaliseren. Ook voor de doorbraakcasussen is deze functie/persoon met doorzettingsmacht nodig. ✓ PlusTeam brengt per kwartaal het aantal doorbraakcasussen en het financiële effect in beeld. Daarnaast haalt men verhalen op over de tevredenheid van de inwoners zelf. Pilot kleinere caseload. Als het aantal casussen lager is, dan kunnen medewerkers meer tijd investeren met het gezin zelf. Zij kunnen direct aan de slag en de problematiek loopt niet op, doordat er wachttijden zijn. Per saldo zou de hoeveelheid zorg inzet door externe aanbieders dan terug gebracht moeten kunnen worden. Met name bij die gezinnen die niet vallen onder de Triple L problematiek. Als voorbereiding op de discussie in de loop van 2022 wordt dit idee verder uitgewerkt. We verwachten daarmee beter en gerichter te kunnen starten met de ondersteuning,. Ook is het dan duidelijker wanneer het traject zal gaan eindigen omdat er doelgerichter gewerkt wordt. Herijkte opdracht PlusTeam 2022 26

Het resultaat zou moeten zijn dat de gemiddelde caseload naar beneden gaat en dat ook de hoeveelheid zorginzet door externe aanbieders zal minderen. Dit gaat PlusTeam de komende maanden in een businesscase verder uitwerken. Om dan meer op casusniveau het verschil te kunnen aangeven, nemen zij deze casussen mee bij het intern onderzoek zoals beschreven in paragraaf 3.3.4. De kwaliteit van het PlusTeam inzichtelijk maken voor inwoners, bestuur en samenwerkingspartners. Zoals we ook al in 3.1 beschreven hebben is dit een belangrijke opgave. Hoe brengen we kwaliteit in beeld? Zijn er landelijke goede voorbeelden die PlusTeam samen met de gemeenten verder kan ontwikkelen. De Associatie Wijkteams is een belangrijke broedplaats waar informatie gehaald en gebracht wordt. We zien eenzelfde vraag bij heel veel wijkteams in Nederland. PlusTeam zal deze ontwikkelingen actief volgen en kijken waar er zich kansen voordoen om bij aan te haken. Nieuwe ontwikkelingen Daarnaast heeft het PlusTeam in de afgelopen jaren diverse nieuwe dingen ontwikkeld, of binnen gebracht, omdat ze het werk van het PlusTeam vereenvoudigen. Soms behoren deze niet tot de daadwerkelijke opdracht en eigenlijk zouden deze meer in het kader van preventie moeten worden gedaan door anderen. Denk aan het ontwikkelen van groepsaanbod voor kinderen van gescheiden ouders.

Of het toe leiden van autistische jongeren naar het reguliere jongerenwerk, maar daar is iets extra’s voor nodig om die jeugdigen daar te krijgen en extra scholing van de jeugd- en jongerenwerkers. En de implementatie van een (digitaal)scheidingsloket, waarmee we meer vragen buiten de deur kunnen houden en meer een beroep doen op de zelfredzaamheid van de inwoners. Op dit moment wordt er b.v. een vragenlijst ontwikkeld voor een betere triage aan de poort rondom scheidingsproblematiek. Het PlusTeam wil deze zaken die zij (mede) ontwikkeld heeft en/of in ontwikkeling zijn, graag onderbrengen bij de partners in het voorliggende veld/Toegang. Hierover gaan we samen in overleg. Het PT blijft zich mede inzetten op zaken die in het kader van preventie een bijdrage kunnen leveren op de ontwikkelingen in het totale Sociale Domein.

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 27

Bijlage 2. Bedrijfsvoering PlusTeam 2.1 Inleiding De bedrijfsvoering heeft als doel het optimaal ondersteunen en faciliteren van de generalisten, zodat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. In de praktijk zal dit tot uiting komen in het goed bedienen van de hulpvragers van de gemeente, interne en externe processen efficiënt laten verlopen en zorgvuldige besluitvorming garanderen. Wil men de kanteling in het sociaal domein goed vormgeven, dan moet ook de organisatie kantelen. Dat wil zeggen dat onze professionele medewerkers de ruimte krijgen om hun werk en hun werkprocessen optimaal in te richten. Dat betekent luisteren naar de professionals. Zij weten immers het beste wat hun werk ten goede komt. Dus niet top down, maar bottom up. Dat vraagt een managementstijl van gelijkwaardigheid en (durven te) vertrouwen op je medewerkers. Onze professionals faciliteren onze huishoudens in hun proces om te komen met een eigen plan, waarmee zij ook verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leven. Het bestuur ondersteund door management en staf faciliteren de professionals in hun proces om te komen met verbeterplannen, waarmee zij ook verantwoordelijkheid nemen voor onze organisatie. Uiteindelijk vertaalt zich dat naar een goede dienstverlening aan de hulpvrager.

Concreet moeten we zorgdragen voor: • een efficiënt werkende organisatie; • een zorgvuldig besluitvormingsproces; • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden; • de beschikbaarheid van gemotiveerd en gekwalificeerd personeel. Organisatievorm De onderzoeken van Dock4 (2019) en RadarAdvies (2020) benadrukken het belang van het onafhankelijk kunnen functioneren als een belangrijke meerwaarde. Met als meerwaarde: • Vernieuwend besturen met een zo licht mogelijke organisatievorm. • Een samenwerkingsvorm die de toekomstige ontwikkelingen het best mogelijk maakt, waarbij de gemeente eigenaar blijft van de opgebouwde kennis en ervaring. De gemeente is dus gebaat bij continuïteit in uitvoering en het veilig stellen van expertise bij (eventuele) wisselingen. • Een organisatievorm die relatief het goedkoopst, het snelst te realiseren en het meest aanpasbaar is om voldoende bestuurskracht en doorzettingsmacht te organiseren. • Een organisatievorm die de minst bestuurlijke drukte geeft, maar wel recht doet aan de democratische legitimiteit. • Positionering naar de buitenwereld van een club professionele hulpverleners die onafhankelijk in duo’s hun taak uitvoeren. 2.2 De Generalisten De generalisten vormen samen de spil van het PlusTeam. Het zijn professionals in de zorg met minimaal één specialisatie.

De specialisatie kan bestaan uit: • Verstandelijke beperking zowel volwassen als jeugd • Psychiatrie zowel volwassenen als jeugd • Jeugdzorg algemeen en gedwongen kader • Algemeen Maatschappelijk Werk • Verstandelijk Gehandicapten Herijkte opdracht PlusTeam 2022 28

• Verslavingszorg • Systeemspecialisten • Ervaringsdeskundige • Autisme • Hoogbegaafdheid, etc. Zij faciliteren de hulpvrager en zijn of haar sociaal netwerk bij het maken van hun eigen (gezins)plan. Daarbij worden alle facetten, indien gewenst, van het leven van huisvesting tot financiën, van dagelijkse bezigheden tot psychisch en sociaal welzijn en opvoeding meegenomen. Regisseur en duo Bij de verdeling van de casussen wordt rekening gehouden met de vraagstukken die er liggen bij de huishoudens. Welke specialist kan het PlusTeam het beste inzetten bij dit huishouden, gezien de problematiek? Het gaat hier om de regisseursfunctie. Daarnaast zet het PlusTeam in elke casus minimaal 1 duo generalist in, die aanvullend is op de vraagstukken. Zo is altijd nog minimaal 1 collega op de hoogte bij verlof op ziekte. Daarmee kunnen zij hun verantwoordelijkheid direct delen met een collega, waardoor dit zware werk draaglijk en werkbaar blijft. Indien nodig gaat men samen in gesprek of men bespreekt samen de actuele ontwikkelingen en de gewenste koers. Consultatie bij een andere generalist met een andere specialisatie is ook mogelijk, door de diversiteit van specialisten in ons team. Op onze organisatie is de Cao Sociaal Werk van toepassing en pensioenfonds PFZW. Kengetallen (peildatum 31-12-2021) Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime Fulltime

Parttime

Totaal

Mannen

(6)4

(3)3

(9) 6

Vrouwen

(4)5

(17)18

(21) 23

Totaal

(10) 9

(20) 21

(30) 29

Afdeling

Factor

Werkelijk 2021

Begroting 2022

generalisten

fte

staffuncties

fte

Totale formatie

fte

Verhouding man / vrouw 21/79 %

Benodigde formatie 2022 (caseload 23 per fte)

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 29

25,00 2,56

2,56 27,56

2.3 Staffunctie(s) Zoals onze generalisten de huishoudens faciliteren, zo faciliteert de staf de medewerkers. We hebben een stafmedewerker voor met name uitvoerende P&O zaken (dicht bij het team gepositioneerd) (0,67 fte); tevens is zij belast met privacybeheer. Zij ondersteunt management daar waar nodig. Daarnaast is er per 1 juli 2021 een adjunct-directeur voor (0,89 fte) naast de directeur (1 fte) beschikbaar. 2.4 Personeelsvertegenwoordiging (PVT) Het personeel wordt vertegenwoordigd door 3 collega’s. Zij hebben dezelfde rechten/bevoegdheden als een Ondernemingsraad. Elke 4 jaar kiest het team hun PVT. 2.5 Samenwerking met Dienst Dommelvallei Voor de uitvoering van personeelszaken, salarisadministratie, ICT en financiën is ondersteuning gezocht bij de GR Dienst Dommelvallei. Dit is een samenwerkingsverband van de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son & Breugel. Middels een dienstverleningsovereenkomst worden afspraken m.b.t. de uitvoering en de dienstverlening opnieuw vastgelegd begin 2022. In 2021 heeft de Dienst Dommelvallei opnieuw bijgehouden hoeveel uur zij besteden aan taken voor het PlusTeam, zodat we voor 2022 een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst (DVO) kunnen afsluiten. Informatievoorziening en ICT De dienst ICT ondersteunt het PlusTeam bij het implementeren van onze mobiele apparatuur en is de helpdesk.

Begin 2022 gaat de gemeente Geldrop-Mierlo de werkplekken op kantoor anders inrichten. Men gaat over naar meer hybride werken, zowel thuis als op kantoor. Dat vereist nieuwe apparatuur. De GR PlusTeam is volgend in dit proces. Verzekeringen De verzekeringen zijn afgesloten bij Achmea. Een medewerker van Dienst Dommelvallei bewaakt mede dit proces. • Goed werkgeverschap. • Aansprakelijkheidsverzekering. • Rechtsbijstand Gezondheidszorg. • Ongevallenverzekering (voor meereizende klanten in de auto van de medewerkers). Salarisadministratie • De salarisadministratie verloopt via de Dienst Dommelvallei en wordt uitgevoerd door IJk. Arbodienst • Een viertal momenten in het jaar is er een mogelijkheid voor afstemming tussen de arboarts en de manager over de zieke medewerkers. De Arbodienst wordt per 1 januari 2022 uitgevoerd door ArboNed. Privacy en datalekken Het PlusTeam verwerkt persoonsgegevens, dat wil zeggen elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Privacy speelt daarbij een belangrijke rol. Wet- en regelgeving spreken in dat kader veelal van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het algemeen juridisch kader voor privacy is sinds 25 mei 2018 neergelegd in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening heeft een rechtstreekse werking in ons land.

Aparte wetgeving, zoals voorheen de Wet Herijkte opdracht PlusTeam 2022 30

bescherming persoonsgegevens, is nu niet meer nodig. Op grond van de AVG dienen persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze te worden verwerkt. In verwerkingsovereenkomsten zijn afspraken met de gemeenten en andere partijen zoals Topicus Overheid vastgelegd. Vanuit Dienst Dommelvallei is een coördinator informatiebeveiliging / Chief Information Security Officer (CISO) aangesteld en een Functionele gegevensbeheerder. Samen met hen en onze eigen P&O medeweker wordt de focus gelegd op informatieveiligheid. Planning en control • Dienst Dommelvallei verzorgt voor het PlusTeam de (volledige) uitvoering van de financiële administratie. • Ze ondersteunen het PlusTeam bij hun eigen P&C cyclus, die gelijk van opzet en realisatie is als de P&C-cyclus van Dienst Dommelvallei en haar gemeenten. • Dienst Dommelvallei draagt zorg voor de verstrekking van noodzakelijke gegevens, aanlevering - in overleg - aan afgesproken instanties, zoals provincie, belastingdienst en overige partijen, waartoe PlusTeam wettelijk verplicht is. • Dienst Dommelvallei is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het interne controleplan. • Voor de accountant wordt gebruik gemaakt van dezelfde accountant als van Dienst Dommelvallei. Informatie- en archiefbeheer Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor goed bestuur.

Ook de stichting moet haar archiefzorg goed op orde hebben. Het gaat over het tijdig openbaar maken, vernietigen en correct beheren en bewaren van informatie. De provincie heeft over het verslag van 2020 een aantal aanbevelingen gegeven. Er wordt samen met de Dienst Dommelvallei en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven een verbeterplan opgesteld. 2.6 Overige P&O P&O taken worden voor een deel uitgevoerd door een medewerker in dienst van het PlusTeam voor m.n. het uitvoerende deel van P&O zoals contracten, verlofuren, ouderschapsverlof, controle, etc. Voor de beleidsmatige ondersteuning voor P&O zijn we in overleg met Stichting WijEindhoven. Huisvesting De generalisten zijn in principe volledig mobiel en werken vooral bij de hulpvragers thuis. Maar teamleden/duo-partners en ook leden van het CMD moeten elkaar laagdrempelig kunnen consulteren. Daarnaast is er behoefte aan een centrale plek, waar je binnen kunt lopen met je verhaal, kunt sparren met je collega’s, om snel even je administratie bij te werken óf rustig te kunnen bellen met andere (professioneel) betrokkenen. De gemeente Geldrop-Mierlo heeft ons een eigen ruimte gegeven binnen het gemeentehuis. Met de gemeente Waalre worden ook werkplekken voor het PlusTeam geregeld. Voor teamoverleg en grotere groepsgesprekken met klanten maken we o.a. gebruik van Heppie (t)Huis.

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 31

2.7 Medezeggenschap: Leerstructuren met inwoners, medewerkers, managers en bestuurders Op 1 juli 2020 is de “Wet medezeggenschap cliënten in zorginstellingen” in werking getreden. Het PlusTeam is een publiekrechtelijk rechtspersoon. Als een rechtspersoon (jeugdhulpaanbieder) zelf met meer dan 25 personen Jeugdhulp verleent dan moet er een cliëntenraad worden ingesteld. Dus ook het PlusTeam moet aan deze eis voldoen. Passend bij de transformatiegedachte en onze ambitie om maatwerk te leveren hebben we niet gekozen voor een vaste cliëntenraad. Samen met andere wijkteams in Nederland onderzoeken we welke methodiek het beste past bij de opdracht van het PlusTeam. De strategische visie van de gemeente Geldrop-Mierlo kiest nadrukkelijk om samen leerstructuren te ontwikkelen op meerdere niveaus. Het PlusTeam gaat samen met inwoners, professionals en organisaties onderzoeken wat wel of niet werkt binnen onze dienstverlening en leren hiervan. Dit betekent dat wij uitkomsten monitoren, daar op reflecteren en verbeteracties doorvoeren. Dit doen we op een manier waarbij wij leerstructuren creëren aan de hand van concrete vraagstukken, problemen of ervaringen over meerdere niveaus (inwoners, professionals, management en bestuurders).

Het is belangrijk dat er op meerdere niveaus wordt geleerd want als je met alle actoren leeromgevingen rondom concrete situaties organiseert, begrijpt iedereen wat er niet goed gaat. Op deze manier gaan we elkaars positie beter begrijpen en kunnen nieuwe manieren van denken, doen en organiseren ontstaan. Zo zorgen we voor continue (zelf)verbetering en ontwikkeling. Vanaf 2021 nemen wij met onze partners die voor deze werkwijze open staan, minimaal acht praktijksituaties onder de loep. Aan de hand van de methode ‘Service Design Thinking’ gaan we gezamenlijk actiegericht leren om samen tot nieuw beleid en werkpraktijken te komen.

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 32

Bijlage 3. Financiën Verdeelsystematiek De bijdrage van de deelnemende gemeenten bestaat uit de financiering van de volgende kosten:: - personeel en organisatie (salarislasten, opleidingskosten en mobiele werkplekken); - management en secretariële ondersteuning; - informatisering en automatisering; - financiën en control; - facilitaire zaken. De verdeelsleutel van 75%-25% met betrekking tot personeel en organisatie worden tweejaarlijks herzien op basis van de vier voorgaande jaren en vastgesteld door het AB. Bij deze herziening is de verhouding tussen het aantal huishoudens van de gemeente Waalre en het aantal huishoudens van de gemeente Geldrop-Mierlo dat geholpen wordt door het PlusTeam leidend. Als blijkt dat het aandeel van de gemeente Waalre onder de 15% zakt, vindt een herevaluatie plaats en een bestuurlijke heroverweging. Voor de overige kosten is de verdeling gebaseerd op het aantal inwoners van het lopende jaar minus 1 jaar (t-1). Voor 2022 gaan we dan uit van 1-1-2021. Aantal inwoners Waalre per 2021: 17.532 Aantal inwoners Geldrop-Mierlo per 2021: 40.062

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 33

Werkwijze overdracht naar het PlusTeam. • • •

• •

• •

•

Het CMD maakt de afweging of het dossier wordt opgepakt door het CMD zelf of wordt overgedragen naar het PT. Het CMD beoordeelt conform afwegingskader (wordt nog nader vastgesteld door werkgroep). Aanmelden van een casus vindt altijd plaats door de casus op te voeren via het aanmeldteam. Plusteam@plusteam.nu Elke casus die bij het PlusTeam wordt aangemeld, wordt door het PlusTeam opgepakt. Er vindt geen discussie plaats of die wel of niet moet worden opgepakt. Als afspraken niet helder blijken te zijn dan communiceert de medewerker dit met diens aanspreekpunt (kwaliteitsmedewerkers bij CMD Geldrop, coördinator bij CMD Waalre en adjunctdirecteur bij PlusTeam) en wordt op dat niveau, los van de specifieke casus, later beoordeeld of het voorval tot aanpassing van de procedure moet leiden. Dit gremium komt eens per maand bij elkaar. Kleine aanpassingen worden naar aanleiding van dit overleg direct in de systemen verwerkt in Waalre en in GM gelijkelijk. Zie ook Structureel verbeteren. Het PT maakt de inschatting welke casus het meest urgent is en dus als eerste moet worden opgepakt. Aanvullende vragen Door het PlusTeam kunnen aanvullende vragen worden gesteld als het dossier niet compleet genoeg is om verder te gaan.

Deze worden beantwoord door het CMD (Bijvoorbeeld is bij de andere ouder bekend dat deze zaak is aangemeld?) De aanvullende vragen zijn nodig voor het goed kunnen oppakken van de casus door het PlusTeam. Bij overdracht vindt geen consultatie plaats. Overdracht bij casus met historie (casus is al enige tijd in beeld bij het CMD) Er vindt een warme overdracht plaats als de casus al langer in behandeling is bij het CMD. Een warme overdracht is een gesprek samen met de betrokken burgers, de CMD'er en de PT-er waarin mondeling toegelicht wordt waarbij vragen beantwoord worden. De papieren overdracht is al eerder gebeurd, met toestemming van de burgers, bij de aanmelding. Binnen 2 weken neemt PT contact op met het CMD en wordt een afspraak gemaakt voor de warme overdracht. In de twee weken daarna vindt de warme overdracht plaats. De beschikbaarheid van het huishouden/inwoner is hierbij uiteraard randvoorwaardelijk. Nadat de warme overdracht heeft plaats gevonden is het PlusTeam verantwoordelijk voor het dossier. Overdracht bij casus zonder historie (casus is niet bekend bij CMD) Er vindt geen warme overdracht (een gesprek samen met de betrokken burgers, de CMD'er en de PT-er plaats) bij een nieuw aangemelde casus. Nadat de aanmelding heeft plaatsgevonden en de inwoner/het gezin is akkoord met de aanmelding naar het PT toe, is het PT verantwoordelijk voor het dossier.

Binnen twee weken na aanmelding wordt een afspraak gepland met de inwoner/het gezin. In de twee weken daarna vindt het eerste gesprek met het de inwoner/het gezin plaats.

Herijkte opdracht PlusTeam 2022 34