Bijlage 1 - memorie van toelichting - Schriftelijke vraag SAMEN over community platform.docx

Vragen Commissie Commissie en datum: Samenleving 19-01-2021 Datum indienen vragen: 11-1-2021 Aan de voorzitter van de raad, Steller vragen en fractie: Miranda Verdouw (SAMEN) Onderwerp: Community Platform Het college / de burgemeester* wordt verzocht de volgende vraag, vragen schriftelijk te beantwoorden: In de Memorie van Toelichting wordt aangegeven dat de raad heeft gevraagd om nadere informatie omtrent de volgende onderwerpen:  Duidelijkheid over hoe een meervoudige onderhandse aanbesteding vormgegeven wordt;  Duidelijkheid over eisen die gesteld worden met betrekking tot een eventuele overstap;  Evaluatie moet breder besproken worden. We zien dat er inderdaad stappen gezet worden maar sommige dingen blijven nog steeds erg vaag. We hebben dus nog enkele verdiepende vragen.  In de Memorie wordt aangegeven dat de gemeente 3 tot 5 offertes op gaat vragen. In ieder geval bij BUURbook en MijnBuurtje.

Kunt u aangeven waarom OnsPlatformTV daar niet bij genoemd wordt als huidige leverancier? Hoe gaat u vaststellen van welke 3 tot 5 aanbieders de offerte in behandeling genomen gaat worden? Stel dat er meer offertes binnenkomen? Kunt u ook aangeven hoe de vraag naar offertes uitgezet gaat worden? Benadert u partijen? Of komt er een openbare aanbesteding?  U geeft aan dat de raad duidelijkheid wil hebben over de eisen die gesteld worden met betrekking tot een eventuele overstap, maar er is heel nadrukkelijk ook gevraagd naar meer duidelijkheid naar de eisen die gesteld zijn aan de community zelf. Iets wat naar nu blijkt niet heel duidelijk op papier staat. Of hebben we die over het hoofd gezien? En zo ja kunt u die dan nog eens doorsturen? Als we die niet over het hoofd gezien hebben. Gaan we die nu dan met de gesubsidieerde partijen samen vaststellen?  Voor een eventuele migratie is 10% van de som uitgetrokken. Kunt u aangeven waarop dit bedrag gebaseerd is en hoe dat moet gaan gebeuren (welke partij is bijvoorbeeld verantwoordelijk)? En dan nog een vraag die ook al gesteld is tijdens de eerdere commissievergadering, maar niet beantwoord werd:  Waarom wordt Coevering50 steeds genoemd? Coevering50 vertegenwoordigt slecht een klein deel van de Coevering.

Wijkcentrum De Coevering zou veel meer voor de hand liggen (zeker als je het vergelijkt tot de andere genoemde gesubsidieerde partijen.

* Aangeven wat van toepassing is. Indien nodig Toelichting:

Pagina 1 van 3

Datum beantwoording: 12-01-2021

Antwoord: Aantal offertes: In het raadsvoorstel zijn BUURbook en mijnbuurtje op basis van de uitkomsten van het onderzoek in elk geval benoemd als partijen voor het opvragen van een offerte. In de memorie van toelichting is aangegeven dat ook PlatformTV de vraag naar een offerte zal ontvangen. We zijn verplicht minimaal 3 en maximaal 5 offertes aan te vragen. Deze partijen worden benaderd op basis van de opdrachtbeschrijving. In de opdrachtbeschrijving worden de eisen / voorwaarden van een community beschreven. Deze opdrachtbeschrijving maken we samen met een afvaardiging van de gesubsidieerde partijen. Er worden dus minimaal 3 en maximaal 5 partijen benaderd met de vraag om een offerte in te dienen waaronder BUURbook, Mijnbuurtje en Platform TV. Er vindt geen openbare aanbesteding plaats want het proces dat wordt uitgevoerd, voor het vinden van een passend community platform, heet een onderhandse meervoudig aanbesteding. In de bijlage bij de memorie van toelichting staat het gehele proces van een onderhandse meervoudige aanbesteding nader toegelicht. We kunnen onmogelijk meer dan 5 offertes opvragen / ontvangen.

Duidelijkheid naar de eisen die gesteld zijn aan de community zelf: In het onderzoek zijn communities met elkaar vergeleken op basis van de volgende criteria: - privacy; - gegevensoverdracht; - persoonlijke helpdesk; - basismogelijkheden; - extra mogelijkheden; - gebruiksvriendelijkheid; - e-health; - app; - kosten. Deze criteria zijn o.a. terug te vinden in de matrix, bijlage 1 van de memorie van toelichting. Om deze criteria te concretiseren en verder aan te passen op de wensen van de gebruikers is in de memorie van toelichting aangegeven dat we samen met de gesubsidieerde partijen een opdracht gaan schrijven voor de meervoudige onderhandse aanbesteding. In de opdracht komt te staan wat we verwachten / wat de voorwaarden zijn die we hanteren bij het vinden van een passend communityplatform. De beschrijving van de opdracht moet gedegen als ook juridisch juist; daarom kennen wij binnen de gemeente Geldrop-Mierlo hiervoor een format (bijlage bij deze beantwoording). Op basis van de opdracht worden minimaal drie en maximaal vijf partijen gevraagd om een offerte in te dienen. Na de indiening van de offertes door de betreffende partijen worden de offertes gelezen, vergeleken en beoordeeld. In dit proces worden de gesubsidieerde partijen wederom geraadpleegd.

Migratie: Indien blijkt dat uit het proces van de meervoudige onderhandse aanbesteding dat de keuze is gevallen op een ander platform dan PlatformTV, zal een proces van overdracht moeten plaats vinden en is er dus sprake van migratie. PlatformTV zal de gebruikers van het platform minimaal de gelegenheid moeten bieden om de content over te zetten naar het andere platform. Om dit proces te faciliteren is er in het raadsvoorstel een bedrag opgenomen. De facilitering kan in de praktijk worden

Pagina 2 van 3

uitgevoerd door PlatformTV of het nieuwe platform. Dat is afhankelijk van nadere gesprekken. De gemeente heeft m.b.t. de facilitering geen mogelijkheden om dienstverlening af te dwingen (buiten wettelijke kaders om). Het bedrag voor de migratie is een inschatting waarbij het uitgangspunt 10% van het beschikte bedrag is. Het uitgangspunt ‘10% van het beschikte bedrag’ is gebaseerd op de implementatiekosten bij andere gemeentelijke projecten. Dit is het bedrag waar we op zullen sturen, echter is het een indicatief bedrag. Mocht gemotiveerd blijken dat het toch meer zal kosten met zich mee brengt dan zullen we dit t.z.t met de betreffende partij bespreken. Alleen dan kunnen we ervoor zorgen dat de opgebouwde data zo goed als mogelijk wordt overgezet en bruikbaar is binnen het nieuwe medium. Coevering 50: Vanaf de start van Platform TV is gekozen om de subsidiering / betaling via Coevering 50 te laten lopen. De ervaring hiermee is positief. Het is niet van belang hoe groot of klein een partij is. Het gaat erom dat platform TV middels de gesubsidieerde partijen betaald wordt. Aangezien dit vanaf 2016 de formele lijn is zijn we niet voornemens deze op dit moment noch in de toekomst aan te passen naar wijkcentrum de Coevering.

Pagina 3 van 3