080221 RB GM104895 Instructie griffier Geldrop-Mierlo 2020.pdf

-i\)rz--lï*""

-Míerlo

Raadsbesluit 1

lnstructie voor de griffier van de gemeente Geldrop - Mierlo 2020 De raad van de gemeente Geldrop-Mierlo;

voorgezien het voorstel van het presidium van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 15 december 2020 gehoord de commissie Algemene Zaken d.d. 26 januari 2021; gelet op artikelen 107a,1O7b en 147 van de Gemeentewet;

besluit: "de instructie voor de griffier van de gemeente Geldrop-Mierlo 2020" vast te stellen.

AÉikel í begripsomschrijving ln deze instructie wordt verstaan onder: -griffier:de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet; -griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; -werkgeverscommissie: de werkgeverscommissie zoals bedoeld in de Verordening werkgeverscom m issie gemeente Geldrop-M ie rlo 2020 ; -presidium: het presidium zoals bedoelde in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo 2020.

Artikel 2 Algemene ondersteuning

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de door hem ingestelde commissies en werkgroepen en van de leden van de raad. 2. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

3. De griffier faciliteert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve beslu itvorming. 4. De griffier is het eerste aanspreekpunt voor raads- en commissieleden in contacten met de 5.

6.

ambtelijke organisatie; hijvormt de verbinding tussen de raad(sleden) en de secretaris en d iens gemeentelijke organisatie. De griffer bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties en het stellen van (schriftelijke) vragen.

AÉikel 3 Voorbereiding vergaderingen

1. De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en com m issievergaderingen. 2. De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raads- en commissievergaderingen.

RB GM104895 lnstructie griffier Geldrop-Mierlo 2020

blad 1 van 4

3. De griffier is verantwoordelijk voor de procedurele afhandeling van de ingekomen stukken van de raad.

4. De griffier is verantwoordelijk voor de ondersteuning van burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

5. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en burgercommissieleden.

AÉikel 4 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging.

2. De griffier of een door hem aangewezen medewerker van de griffie is aanwezig bij de vergadering van de raadscommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging

3. De griffier ondertekent mede de stukken die van de gemeenteraad uit gaan.

Artikel 5 ondersteuning raads- en commissievoorzitter 1. de griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2. De griffier of een door hem aangewezen medewerker van de griffie staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. AÉikel 6 Ondersteuning presidium 1. de griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. lndien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier et zorg voor dat deze wordt gegeven. AÉikel 7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel 8 Organisatie griffie 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. Artikel 9 Verhindering en vervanging 1. lndien de griffier meer dan tien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. De plaatsvervangend griffier neemt dan de taken over. AÉikel 10 Slotbepaling

f . in alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

rb 9m104895 instructie griffier geldrop mierlo 2020

blad 2 van 4

3. Deze instructie wordt aangehaald als "instructie voor de griffier gemeente Geldrop-Mierlo 2020"

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 8 februari 2021. De raad

Geboers

rb 9m104895 instructie giffier geldrop mierlo 2020

Bree

blad 3 van 4

Toelichting op de instructie voor de griffier Artikel I De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en individuele raadsleden.

Artikel2 De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt verleend door de griffie.

Artikel 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. ln zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de voorzitter van de raad tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Veelal zullen de commissiegriffiers van de raadscommissies, en niet de griffier, aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5 De griffier en de medewerkers van de griffie staan het presidium bij in de uitoefening van de taken.

AÉikel6 lndien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning Deze ondersteuning zal worden verschaft vanuit de griffie omdat een enquêtecommissie een raadscommissie is. Wellicht dient voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel te worden aangenomen vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

ArtikelT De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand wordt verleend. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

ArtikelS De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier, voor zover het de werkzaamheden betreft die betrekking hebben op de ondersteuning van de raadscommissies dan wel het werkzaamheden betreft die voortkomen uit aan de griffie opgedragen taken.

Artikel9 ln die gevallen dat de griffier gedurende een periode van tenminste tien dagen verhinderd is zijn werkzaamheden te vervullen, doet hij hiervan mededeling aan de raad. De plaatsvervangend griffier neemt dan zijn taken over. De functie van plaatsvervangend griffier is gekoppeld aan die van de beleidsmedewerker werkzaam bij de griffie.

AÉikel 10 Dit artikel behoeft geen toelichting

rb 9m104895 instructie griffier geldrop mierlo 2020

blad 4 van 4