Raadsvoorstel Protocol geheimhouding en actieve informatieplicht

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20231026109390 : Raad van Geertruidenberg : 19 juni 2025 : : Protocol Geheimhouding en Protocol Actieve informatieplicht : M. Witte

Voorstel 1. Het Protocol Geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025 vast te stellen (bijlage 1); 2. Het Protocol Actieve informatieplicht gemeente Geertruidenberg 2025 vast te stellen (bijlage 2); Samenvatting Het convenant Geheimhouding en het convenant Actieve informatieplicht zijn in 2015 vaststelt. Deze convenanten zijn nu geactualiseerd naar twee nieuwe protocollen en worden aan uw raad voor vaststelling voorgelegd. Het Protocol actieve informatieplicht geeft een verdere invulling aan de wettelijke verplichting tot actief informeren van de raad en het Protocol geheimhouding geeft nadere invulling aan de bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding. Inleiding Na aanbevelingen uit het adviesonderzoek “Dongeburgh en Bouwen binnen Strakke contouren” hebben de gemeenteraad, het college en de burgemeester samen twee convenanten opgesteld, het convenant geheimhouding en het convenant actieve informatieplicht. Deze convenanten zijn door de raad in de vergadering van 30 april 2015 vastgesteld. Daarbij is ook besloten om over één jaar een evaluatie uit te voeren over de wijze waarop de informatievoorziening vanuit het college richting de gemeenteraad heeft plaatsgevonden. Het college is in december 2016 een aantal vragen en aandachtspunten voorgelegd m.b.t. deze evaluatie. Ook zijn deze vragen en aandachtspunten voorgelegd aan het presidium (januari 2017).

De uiteindelijke conclusie was dat er toen geen aanleiding was om de convenanten aan te passen. Op 4 april 2023 heeft uw raad met een initiatiefvoorstel voorgesteld om beide convenanten te actualiseren. Het college en de burgemeester hadden deze actualisering, mede vanwege een aantal wetswijzigingen, al op de planning staan en hebben daarom het initiatiefvoorstel van de raad aangenomen en zijn van start gegaan met de actualisatie. AKD heeft twee concept protocollen aangereikt die als basis zijn gebruikt. De protocollen zijn aangepast naar de Geertruidenbergse praktijk en met drie bestuursorganen doorgenomen/besproken. Hiervoor zijn twee themasessies met het college gehouden en is een aparte bijeenkomst georganiseerd met de raad (27 maart 2025). Omdat tijdens deze raadsbijeenkomst veel informatie is verstrekt, heeft uw hierna nog twee weken de gelegenheid gehad om via de griffie met eventuele aanvullingen, voorstellen of opmerkingen te komen. Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect Transparantie en openheid dragen bij aan de betrouwbaarheid van de overheid. Het geeft de raad en tot op zekere hoogte de inwoners en ondernemers inzicht in het door het college en de burgemeester gevoerd bestuur. Het zijn dan ook dé te hanteren uitgangspunten voor het college en de burgemeester.

Het op de juiste momenten en op de juiste wijze actief informeren van de raad en het terughoudend omgaan met oplegging van geheimhouding, draagt bij aan het vertrouwen tussen de bestuursorganen en maakt dat de raad haar controlerende en kaderstellende taken correct kan uitvoeren. Met het vastleggen van afspraken in bijgevoegde protocollen wordt een begin gemaakt. Argumenten 1.1 Het huidige convenant geheimhouding is achterhaald want met het wetsvoorstel Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is per 1 april 2023 een nieuwe geheimhoudingshoofdstuk toegevoegd aan de Gemeentewet, Hoofdstuk Va. Geheimhouding.

Hiermee zijn de bepalingen over op het opleggen en opheffen van de verplichting tot geheimhouding op informatie gewijzigd. Dit met als doel die bepalingen te verduidelijken en te vereenvoudigen.1 Verder heeft per 1 mei 2022 de Wet Open Overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) vervangen. Nu de WOB en de oude geheimhoudingsbepalingen in het convenant geheimhouding de grondslag voor het opleggen van geheimhouding bepaalde, heeft dit tot gevolg dat het convenant aangepast moet worden. 2.1 Afspraken vastleggen in een protocol geeft meer houvast want de actieve informatieplicht is in de Gemeentewet open geformuleerd. Daarom wordt landelijk door veel gemeenten op verschillende wijze nadere invulling gegeven aan deze verplichting. In de Gemeentewet is aan het college en aan de burgemeester de verplichting opgelegd de gemeenteraad alle informatie te verstrekken, die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak.2 Door de raad op de juiste wijze en op het juiste moment actief te informeren of zelfs te betrekken door toepassing van de wensen en bedenkingenprocedure, kan de raad correct uitvoering geven aan zijn de kaderstellende-, controlerende- en volksvertegenwoordigingstaken.

2.2 Nieuwe afspraken over actief informeren zijn nodig In het convenant actieve informatieplicht hebben de bestuursorganen van de gemeente Geertruidenberg tien jaar geleden nadere invulling gegeven aan de actieve informatieplicht door afspraken vast te leggen in het convenant Actieve informatieplicht en recenter in de Financiële Verordening. Nu tien jaar later zijn de afspraken in het convenant Actieve informatieplicht niet meer van deze tijd. Het updaten van het convenant is nodig. Kanttekeningen 1.2 en 2.1 Geen verplichting Het is niet verplicht om afspraken te maken over de actieve informatieplicht en geheimhouding. In principe geeft de Gemeentewet de kaders waarbinnen gehandeld mag worden. Toch wordt voorgesteld om gezamenlijk (alle drie de bestuursorganen) duidelijke afspraken te maken over deze twee onderwerpen. De afspraken die ogenomen staan in beide protocollen dienen gezien te worden als richtlijnen. Ze zijn niet uitputtend bedoeld. Het is nog altijd afhankelijk van de specifieke context of en zo ja, welke informatie actief wordt verstrekt aan de raad en of op informatie geheimhouding wordt opgelegd. Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële gevolgen verbonden. Communicatie Na besluitvorming zullen de protocollen gepubliceerd worden in de decentrale regelingenbank (www.overheid.nl). Inclusieve samenleving Dit is in onderhavig geval niet van toepassing.

Uitvoering De gemeenteraad besluit om de volgende protocollen vast te stellen: • Het Protocol Geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025 • Het Protocol Actieve informatieplicht gemeente Geertruidenberg 2025 De gemeenteraad moet voor de uitvoering van zijn taken actief geïnformeerd worden door het college en de burgemeester. Wij hebben besloten om hier afspraken over vast te leggen in een protocol. Ook hebben we besloten om nieuwe afspraken te maken over de bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding op informatie. Deze afspraken zijn ook opgenomen in een protocol. Het Protocol actieve informatieplicht geeft een verdere invulling aan de wettelijke verplichting tot actief informeren van de raad en het Protocol geheimhouding geeft nadere invulling aan de bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding. Bijlagen 1. Protocol Geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025 2. Protocol Actieve informatieplicht gemeente Geertruidenberg 2025

1 2

Kamerstukken II 2019/20, 35546, nr. 3, p. 3. Dit wordt de actieve informatieplicht genoemd en staat opgenomen in artikel 169, tweede lid en 180, tweede lid van de Gemeentewet

Onderwerp: Protocol Geheimhouding en Protocol Actieve informatieplicht

p. 2/3

Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris, de burgemeester,

R. Brekelmans

M. Witte

De raad van de gemeente Geertruidenberg; gelezen het voorstel van het college van B&W en de burgemeester van 13 mei 2025; gelet op: - hoofdstuk Va. van de Gemeentewet; - artikel 5.1 van de Wet open overheid; - artikel 60, artikel 81, artikel 169, tweede en vierde lid en artikel 180, tweede lid van de Gemeentewet; besluit: de raad besluit: 1. Het Protocol Geheimhouding gemeente Geertruidenberg 2025 vast te stellen (bijlage 1); 2. Het Protocol Actieve informatieplicht gemeente Geertruidenberg 2025 vast te stellen (bijlage 2); Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 19 juni 2025, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

G. Brunsveld

M. Witte

Onderwerp: Protocol Geheimhouding en Protocol Actieve informatieplicht

p. 3/3