Raadsvoorstel Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20231211110888 : Raad van Geertruidenberg : 1 februari 2024 : : Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027 :

Voorstel 1. In te stemmen met de regionale aanbesteding van de accountantscontrole. 2. De centrale en lokale beoordelingscommissie namens de gemeenteraad te machtigen om de aanbesteding uit te voeren. 3. De lokale beoordelingscommissie te laten bestaan uit één of meer leden van de auditcommissie aangevuld met de controller. 4. Te besluiten dat het ‘programma van eisen accountantsdiensten 2024-2027’ op grond van artikel 23, vierde lid Gemeentewet achter gesloten deuren wordt behandeld. 5. Op het ‘programma van eisen accountancy-diensten 2024-2027’, de beraadslagingen hieromtrent en het afzonderlijke verslag hiervan geheimhouding op te leggen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1 eerste lid onder b Wet open overheid (Woo). 6. De opgelegde geheimhouding te laten vervallen op het moment van publicatie van het ‘programma van eisen accountancy-diensten 2024-2027’ op Tenderned. 7. Het ‘programma van eisen voor de accountantsdiensten 2024-2027’ vast te stellen. 8. In de raadsvergadering van 4 juli 2024 de accountant aan te wijzen. Samenvatting In de afgelopen weken is gezamenlijk met de gemeenten Geertruidenberg, Halderberge, Rucphen en Tholen een Europese aanbesteding accountantsdiensten voorbereid.

De gemeenteraad wordt gevraagd in te stemmen met het programma van eisen, de beoordelingscommissie te machtigen en tijdelijk geheimhouding op te leggen op het programma van eisen tot publicatie op Tenderned. Inleiding Op 24 september 2020 heeft uw raad, na een regionaal georganiseerde Europese aanbesteding, besloten om voor de jaren 2020 t/m 2022 BDO Accountants opdracht te geven tot het uitvoeren van de accountancydiensten voor de gemeente Geertruidenberg. Vervolgens is eenmaal gebruik gemaakt van de mogelijkheid om het contract met een jaar te verlengen. Het contract kan niet nogmaals verlengd worden. Daarom is een nieuwe aanbesteding voorbereid voor de controles over de jaren 2024 t/m 2027. De aanbesteding is voorbereid door een ambtelijke projectgroep accountancy-diensten bestaande uit de controllers dan wel hoofden Financiën van de aanbestedende diensten en een afvaardiging van het inkoopbureau. De aanbestedende diensten zijn de gemeenten Geertruidenberg, Halderberge, Rucphen, en Tholen. Dit voorstel legt de basis voor de verdere gezamenlijke Europese aanbesteding. Uitgangspunten daarbij zijn dat er een verdeling in percelen plaats vindt en dat voor de gunning collectief wordt uitgegaan van de ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’.

Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect Conform artikel 213 van de gemeentewet moet iedere gemeente een accountant aanwijzen die haar jaarrekening controleert. Door middel van het doorlopen van deze aanbestedingsprocedure verwachten we in juli 2024 een accountant door de gemeenteraad te kunnen laten aanwijzen en te voldoen aan deze wettelijke verplichting. Argumenten 1.1 Door in te stemmen met de regionale aanbestedingsprocedure zetten de gemeente naar verwachting een qua omvang interessantere opdracht in de markt. Door de opdrachten van de aanbestedende gemeenten als een gezamenlijke opdracht in de markt te zetten verwachten de gemeenten een interessantere opdracht in de markt te zetten dan als iedere gemeente dit afzonderlijk zou doen.

1.2 Door gezamenlijk aan te besteden kan gezamenlijk kennis en ervaringen worden gedeeld met betrekking tot de accountantscontrole. Door gezamenlijk de opdracht aan te besteden kan kennis en ervaring met betrekking tot de uitvoering van de opdracht met elkaar gedeeld worden. 2.1 Uit praktisch oogpunt en in het belang van een vlotte aanbestedingsprocedure en efficiency is noodzakelijk dat de beoordelingscommissies zijn gemachtigd om namens de raad de aanbesteding uit te voeren en het voorlopige gunningsbesluit te nemen. De centrale beoordelingscommissie bestaat uit maximaal 4 personen (1 persoon per aanbestedende dienst). De inschrijvingen worden door elke aanbestedende dienst in een lokale beoordelingscommissie beoordeeld. Ten aanzien van de presentaties door de inschrijver is vanuit efficiency-oogpunt gesteld dat maximaal 2 vertegenwoordigers per aanbestedende dienst de presentaties bijwonen. Het uiteindelijke oordeel van de lokale beoordelingscommissie wordt in de centrale beoordelingscommissie door de afgevaardigde van de aanbestedende dienst ingebracht. 3.1 De auditcommissie heeft een rol in het aanwijzen van de accountant. Voorgesteld wordt om één of meer leden van de auditcommissie plaats te laten nemen in de lokale beoordelingscommissie, zodat zij invulling kan geven aan de in de verordening auditcommissie benoemde taak.

De voorzitter van de auditcommissie heeft aangegeven deze taak op zich te willen nemen. 4.1/ 5.1/ 6.1/7.1 Het is voor de gemeente van economisch en financieel belang dat deze procedure correct verloopt en er geen sprake is van onevenredige bevoor- of benadeling van een van de inschrijvende partijen. Het bijgaande (concept-)programma van eisen accountantscontrole 2024-2027 dient tot publicatie van de aanbesteding geheim te blijven, zodat alle mogelijke inschrijvende partijen gelijktijdig over dit programma van eisen beschikken en ieders concurrentiepositie niet onevenredig wordt bevoor- of benadeeld in deze aanbestedingsprocedure door voorkennis. Het kan de gemeente schade en financieel nadeel berokkenen als informatie voortijdig bekend is en de aanbestedingsprocedure hierom wordt doorkruist. Daarom wordt u geadviseerd om geheimhouding op te leggen in het kader van artikel 87 Gemeentewet en het belang van artikel 5.1, eerste lid onder b (de economische en financiële belangen van de gemeente) van de Wet open overheid. De geheimhouding vervalt op het moment van publicatie van dit programma van eisen, het moment waarop de termijn van inschrijving start. 8.1 Het aanwijzen van de accountant is een raadsbevoegdheid daarom zal het aanwijzen van de accountant in een afzonderlijk raadsbesluit worden voorgelegd.

De aanwijzing van de accountant uit de voorlopige gunning door de beoordelingscommissie wordt ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad naar verwachting in juli 2024. Kanttekeningen 1.1 Het kan zijn dat er door geen enkele partij wordt ingeschreven op de aanbesteding. Mocht dit scenario zicht voordoen zullen we u informeren over de mogelijke vervolgscenario’s. 2.1 Indien de beoordelingscommissie niet wordt gemachtigd om de aanbesteding uit te voeren moeten voor de verschillende stappen afzonderlijke raadsbesluiten genomen worden. Gelet op de doorlooptijden van raadsbesluiten voor deze afzonderlijke stappen en het wachten op de raadsbesluiten van andere deelnemers gaat het aanbestedingsproces te lang duren en is het niet efficiënt. 4.1/ 5.1/ 6.1/7.1 Indien het programma van eisen openbaar wordt behandeld kunnen partijen voor publicatie er kennis van nemen en daarmee een onevenredig voordeel verkrijgen. De huidige accountant zou hiermee bijvoorbeeld een voordeel kunnen verkrijgen aangezien deze op de hoogte is van de procedure. Financiën In de begroting is structureel een budget beschikbaar van € 99.000 inclusief controle van de SISAregelingen. Als het beschikbare budget niet toereikend is, zal dit meegenomen worden bij het aanwijzingsvoorstel van de accountant.

Communicatie De projectgroep aanbesteding accountantsdiensten zal in samenwerking met het Inkoopbureau WestBrabant zorgdragen voor publicatie van het programma van eisen accountantsdiensten 2024-2027.

Onderwerp: Programma van eisen aanbesteding acountantsdiensten 2024-2027

p. 2/4

Inclusieve samenleving Niet van toepassing. Uitvoering De Europese aanbesteding kent de volgende stappen: 1. Het vastgestelde programma van eisen in de markt zetten door het inkoopbureau West-Brabant (maart 2024). 2. De ontvangen offertes beoordelen en scoren op basis van de in het programma van eisen opgenomen gunningscriteria en de daarbij behorende wegingsfactoren door de leden van de beoordelingscommissie (april/mei 2024). 3. De opdrachtgunning (mei 2024). 4. De aanwijzing van de accountant door de Raad (juli 2024). Bijlagen Programma van eisen accountantsdiensten 2024-2027. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, de griffier,

de burgemeester,

drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere

M. Witte

Onderwerp: Programma van eisen aanbesteding acountantsdiensten 2024-2027

p. 3/4

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van het presidium van Geertruidenberg. Gelet op: artikel 213 van de gemeentewet, Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geertruidenberg, en artikel 5.1, eerste lid onder b van de Wet open overheid; overwegende, dat het voor ieders concurrentiepositie van belang is dat alle mogelijke inschrijvende partijen gelijktijdig over het programma van eisen accountancy-diensten 2020-2022 gaan beschikken en zij niet onevenredig worden bevoor- of benadeeld in deze aanbestedingsprocedure door voorkennis van het programma van eisen; overwegende, dat het voor de gemeente van economisch en financieel belang is dat risico’s van onevenredige bevoor- of benadeling van alle mogelijke partijen worden voorkomen en de aanbestedingsprocedure correct verloopt; overwegende, dat op grond van deze belangen geheimhouding door de raad is opgelegd op het programma van eisen accountantsdiensten 2024-2027 (tot het moment van publicatie)

Besluit: De raad besluit: 1. In te stemmen met de regionale aanbesteding van de accountantscontrole. 2. De centrale en lokale beoordelingscommissie namens de gemeenteraad te machtigen om de aanbesteding uit te voeren. 3. De lokale beoordelingscommissie te laten bestaan uit één of meer leden van de auditcommissie aangevuld met de controller. 4. Te besluiten dat het ‘programma van eisen accountantsdiensten 2024-2027’ op grond van artikel 23, vierde lid Gemeentewet achter gesloten deuren wordt behandeld. 5. Op het ‘programma van eisen accountancy-diensten 2024-2027’, de beraadslagingen hieromtrent en het afzonderlijke verslag hiervan geheimhouding op te leggen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1 eerste lid onder b Wet open overheid (Woo). 6. De opgelegde geheimhouding te laten vervallen op het moment van publicatie van het ‘programma van eisen accountancy-diensten 2024-2027’ op Tenderned. 7. Het ‘programma van eisen voor de accountantsdiensten 2024-2027’ vast te stellen. 8. In de raadsvergadering van 4 juli 2024 de accountant aan te wijzen. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 1 februari 2024, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere

M. Witte

Onderwerp: Programma van eisen aanbesteding acountantsdiensten 2024-2027

p. 4/4