Raadsvoorstel Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp

Zaaknummer : 2020102872987 : Raad van Geertruidenberg : 8 april 2021 : : Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024

Voorstel 1. Het gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024 vast te stellen. 2. De incidentele kosten te dekken uit de reserve I&A en de structurele kosten op te nemen in de meerjarenbegroting 2022. 3. De meerjarenbegroting 2021-2024 te wijzigen overeenkomstig de bijgevoegde begrotingswijziging. Inleiding In het dagelijks leven ervaren inwoners en ondernemers verregaande (online)dienstverlening. Zij stellen dezelfde eisen aan de digitale dienstverlening van de gemeente. Continu ontwikkelen is dan ook een vereiste om aan te kunnen sluiten bij de verwachtingen van de maatschappij. We willen dan ook niet voor niets een wendbare organisatie zijn die optimaal schakelt op veranderingen. Vanuit het dienstverleningsconcept bouwen we met het gemeentelijk plan digitale dienstverlening verder aan de dienstverlening naar onze inwoners en ondernemers. Beoogd effect Met het gemeentelijk plan digitale dienstverlening geven we richting aan onze informatievoorziening tot 2024. Hiermee borgen we de doorontwikkeling van de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers. Argumenten 1.1 Uitgangspunt: “Van transactie naar interactie” Het plan digitale dienstverlening werkt toe naar een doorontwikkeling van onze informatievoorziening met 2024 als stip op de horizon.

Twee pijlers vormen de basis:  Betrouwbare dienstverlening De vraag van inwoners en ondernemers is leidend bij de uitvoering van onze dienstverlening. Voor het beantwoorden van deze vraag maken wij optimaal gebruik van onze informatievoorziening.  Open, toegankelijk en duurzaam Informatie die wij hebben zetten wij in om onze bedrijfsprocessen optimaal te ondersteunen. Hierbij houden we regie zodat informatie vindbaar, uitwisselbaar en toegankelijk is én blijft naar de toekomst toe. We hebben oog voor de minder digivaardigen zodat iedereen er gebruik van kan maken binnen de wet- en regelgeving. Vanuit 3 sporen geven we uitvoering aan het uitgangspunt van transactie naar interactie.  Dienstverlening Digitaal toegankelijk zijn voor inwoners en ondernemers. We sturen op het gebruik van digitale middelen zodat we snel en efficiënt kunnen helpen.  Bedrijfsvoering Het realiseren van een goed werkende en samenhangende informatievoorziening. Standaarden, producten en voorzieningen dragen bij aan het digitaal werken in de primaire processen.  Informatiebeveiliging en privacy Het verlagen van de kwetsbaarheid van de informatievoorziening. We richten ons op het voorkomen van misbruik, beschadiging en verlies van gegevens. 1.2 Trends en ontwikkelingen De informatievoorziening van de gemeente sluit aan op de trends en ontwikkelingen ‘buiten’.

De snelheid en complexiteit van de ontwikkelingen vraagt een goede inrichting van de informatievoorziening. De rol van de gemeente verandert door de ontwikkelingen in de maatschappij. In het dagelijks leven ervaren inwoners en ondernemers verregaande (online)dienstverlening. Als gemeente volgen wij deze ontwikkeling waarbij het echter altijd mogelijk is om ook op andere manieren contact met de gemeente te hebben. Digitaal waar mogelijk, persoonlijk waar nodig.

1.3 Wet- en regelgeving De eisen die voortkomen uit wet- en regelgeving zullen met voorrang bepalend zijn voor de inrichting van de informatievoorziening. Nieuwe wet- en regelgeving stelt nieuwe eisen aan de informatievoorziening waarbij openheid en transparantie een steeds meer nadruk krijgt. Met nieuwe digitale ontwikkelingen komen ook nieuwe risico’s die beperkt moeten worden. De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) vormen hierbij de basis voor een veilige (digitale) gemeente. 1.4 Technologische ontwikkelingen De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Steeds nieuwe technieken brengen nieuwe mogelijkheden. Steeds meer ontwikkelingen richtingen zich op de ‘cloud’. Hierdoor ontstaat er een verschuiving van het technisch beheer. Updaten en beschikbaar houden van de systemen wordt door specialisten van de leverancier gedaan. Functionele inrichting blijft in beheer van de gemeente. Gegevens worden op een veilige, slimme en efficiënte manier uitgewisseld. De hervorming ‘common ground’ zal er de komende jaren voor zorgen dat we anders met gegevens om gaan. Door de groei van data ontstaan hier meer mogelijkheden. Data biedt enorm veel kansen waarbij goed gelet moet worden op de veiligheid en privacy aspecten.

1.5 Dienstverleningsconcept Het gemeentelijk digitaal plan sluit aan op het “Dienstverleningsconcept Gemeente Geertruidenberg 2021”. De speerpunten die in het dienstverleningsconcept zijn verwerkt komen voornamelijk terug in de pijler ‘dienstverlening’ van het gemeentelijk digitaal plan. Op deze manier geven we met het gemeentelijk digitaal plan direct uitvoering aan het dienstverleningsconcept. 1.6 Samenwerking & uitbesteding Kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid en continuïteit zijn motieven om te gaan voor samenwerking. Daarnaast zijn er ook zaken waarbij rekening gehouden dient te worden bij samenwerking of outsourcing op het gebied van flexibiliteit, klantgerichtheid of invloed die je als (kleine) deelnemer kunt uitoefenen. Ontwikkelingen als ‘cloud’ zorgen ervoor dat je een deel van het beheer laat verzorgen door een externe partij. Deze partij, in veel gevallen de leverancier, heeft alle kennis in huis van het product. Hierdoor ontstaat er ruimte binnen de gemeente om nieuwe ontwikkelingen vorm te geven. Uit de impactanalyse ICT (februari 2020) komt naar voren dat de ICT van de gemeente Geertruidenberg goed functioneert. Op basis van de discussie in de raad van februari 2020 zijn is een ‘rondje langs de velden’ gedaan. Gesprekken met Equalit en Breda bevestigen het beeld dat de ICT van de gemeente Geertruidenberg goed functioneert.

Dagelijks wordt hier met een vast team aan gewerkt. Naar de toekomst toe blijven we dit monitoren zodat we de continuïteit blijven borgen. Het samenwerkingsonderzoek uit 2015 laat zien dat uitbesteding van ICT hoge kosten met zich mee brengt zowel eenmalig als structureel. De verwachting op basis van de gesprekken met Equalit en Breda is dat de kosten van toen een goede indicatie geven van de nu te verwachten kosten. Deze wegen op dit moment niet op tegen de baten. 2.1 Middelen inzetten voor uitvoering activiteiten De gevraagde middelen zetten we in om het uitgangspunt van de plan ‘van transactie naar interactie’ te realiseren. We starten op de drie sporen activiteiten die zorgen voor een doorontwikkeling van onze informatievoorziening: - Dienstverlening Inwoners en ondernemers worden steeds meer in staat gesteld om producten en diensten af te nemen op de manier die hem het beste past. Op deze manier borgen we ook de invoering van nieuwe wet- en regelgeving zoals de omgevingswet. We zijn digitaal toegankelijk zodat we snel en efficiënt kunnen helpen. - Bedrijfsvoering Een goed werkende en samenhangende informatievoorziening zorgt voor een betere dienstverlening. In dit spoor werken we aan activiteiten die zorgen voor volledig digitaal werken in onze primaire processen.

Onderwerp: Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024

p. 2/4

-

Informatiebeveiliging en privacy Een betrouwbare informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van de gemeentelijke organisatie en de basis voor het beschermen van rechten van inwoners en ondernemers. Activiteiten richten zich op het verlagen van de kwetsbaarheid van de informatievoorziening. Hiermee voorkomen we misbruik, beschadiging en verlies van gegevens.

Financiën Om de ambitie uit dit plan tot uitvoering te brengen zijn financiële middelen nodig. Om nieuwe ontwikkelingen te implementeren zijn eenmalige investeringen nodig. Deze investeringen dekken we uit de reserve I&A. Incidenteel 3.1 Dienstverlening 3.2 Bedrijfsvoering 3.3 Informatiebeveiliging en privacy Totaal

2021 € 70.000 € 37.000 € 31.000 € 138.000

2022 € 15.000 € 35.000

2023

2024

€ 50.000

De structurele kosten zoals opgenomen in het onderstaande overzicht zijn extra kosten die we moeten maken nadat de nieuwe ontwikkelingen zijn geïmplementeerd. De kosten zorgen voor een verhoging van de totale exploitatie I&A. De verhoging van de structurele kosten wordt meegenomen in de meerjarenbegroting van 2022 en verder. De extra structurele kosten voor 2021 zijn opgenomen in de begroting 2021. Structureel 3.1 Dienstverlening 3.2 Bedrijfsvoering 3.3 Informatiebeveiliging en privacy Totaal

2021 € 15.500 €0 €0 € 15.500

2022 € 35.500 € 1.350 € 11.250 € 48.100

2023 € 43.500 € 8.350 € 11.250 € 63.100

2024 € 43.500 € 8.350 € 11.250 € 63.100

Communicatie Bij de implementatie van nieuwe ontwikkelingen nemen we de communicatie mee in de projectaanpak. Afhankelijk van het project bepalen we de communicatiestrategie. Uitvoering Het plan digitale dienstverlening geeft richting aan de informatievoorziening voor een aantal jaar. We starten met de uitvoering van de projecten zoals die zijn beschreven in het plan. Jaarlijks actualiseren we de projecten die we uitvoeren zodat we daarmee de ontwikkelingen op het gebied van ICT en dienstverlening kunnen volgen. Volgens de PDCA-cyclus borgen we nieuwe ontwikkelingen:  Plan: jaarlijks activiteiten- en financieel overzicht in de begroting.  Do: uitvoering activiteiten.  Check: rapportage over de voortgang van de uitvoering van het plan digitale dienstverlening. Hierbij wordt aangesloten bij de reguliere planning en control cyclus.  Act: bepalen nieuwe activiteitenoverzicht op basis van trends en ontwikkelingen. Bijlagen 1. Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024 2. Begrotingswijziging 6 gemeentelijk plan digitale dienstverlening Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris, de burgemeester,

R.C.J. Nagtzaam

M. Witte

Onderwerp: Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024

p. 3/4

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg. Gelet op: Besluit: De raad besluit: 1. Het gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024 vast te stellen. 2. De incidentele kosten te dekken uit de reserve I&A en de structurele kosten op te nemen in de meerjarenbegroting 2022. 3. De meerjarenbegroting 2021-2024 te wijzigen overeenkomstig de bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 8 april 2021, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere

M. Witte

Onderwerp: Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-2024

p. 4/4