Raadsvoorstel Controleprotocol 2024

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20241115125425 : Raad van Geertruidenberg : 6 februari 2025 : : Controleprotocol 2024 : H.H.M. de Jongh

Voorstel 1. Het “Controleprotocol Geertruidenberg 2024” vast te stellen en het “Controleprotocol 2023 gemeente Geertruidenberg en de nota rechtmatigheidsverantwoording in te trekken. 2. De verantwoordingsgrens voor afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid, waarboven een rechtmatigheidsverantwoording door het college moet worden opgenomen in de jaarrekening, vast te stellen op 2% van de totale lasten inclusief stortingen in de reserve. 3. De rapporteringsgrens, waarboven afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid moeten worden toegelicht in de programma’s of in de paragraaf Bedrijfsvoering, vast te stellen op € 25.000. 4. Het minimum bedrag voor budgetoverhevelingen voor 2024 vast te stellen op € 25.000. Samenvatting Door middel van het vaststellen van het controleprotocol inclusief normenkader geeft de gemeenteraad de accountant nadere aanwijzingen voor de controle van de jaarrekening 2024. Inleiding Elk jaar geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole voor de jaarrekening. Dit gebeurt aan de hand van de vaststelling van het controleprotocol door de gemeenteraad met als bijlage toegevoegd het normenkader. Het normenkader bestaat uit opsomming van wet- en regelgeving die de accountant meeneemt in zijn controle van de jaarrekening.

Over het boekjaar 2023 is door het college van de gemeente Geertruidenberg voor de eerste keer verantwoording over de rechtmatigheid afgelegd door middel van het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alle afwijkingen (overschrijdingen en onderschrijdingen) op programmaniveau als onrechtmatig aangemerkt. Indien deze afwijkingen, op programmaniveau afzonderlijk, boven de verantwoordingsgrens uitkomen moeten deze worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Vóór het verantwoordingsjaar 2023 werd in het controleprotocol aangeven welke begrotingsonrechtmatigheden de accountant niet mee hoefde te tellen in zijn oordeel. Dit werd gedaan om te voorkomen dat door begrotingsafwijkingen die de raad acceptabel vindt er vrij snel een afkeurende verklaring voor de rechtmatigheid zou worden verstrekt met de nodige impact. In dit controleprotocol wordt voorgesteld welke begrotingsafwijkingen als acceptabel worden aangemerkt. Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect “We zorgen ervoor dat bestedingen rechtmatig worden gedaan”. Met het vaststellen van het controleprotocol en bijbehorend normenkader dragen we bij aan de toetsing van de rechtmatigheid van bestedingen.

De uitkomsten van de toetsing aan de hand van het controleprotocol worden omgezet in verbeterpunten voor de rechtmatigheid.

Argumenten 1.1 De accountant heeft nadere aanwijzingen nodig voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole. Over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij behorende goedkeurings- en rapporteringstoleranties, heeft de accountant nadere aanwijzingen nodig. Door vaststelling van het controleprotocol 2024 en bijbehorende normenkader vinden deze aanwijzingen plaats en zijn de bepalingen uit het controleprotocol van 2023 en de nota rechtmatigheidsverantwoording herzien of herbevestigd. Als gevolg hiervan kunnen het controleprotocol 2023 en de nota rechtmatigheid worden ingetrokken. 2.1 Het verhogen van de verantwoordingsgrens naar het maximaal toelaatbare van 3% geeft een tegenstrijdig signaal ten opzichte van de strategische doelstelling uit het collegeakkoord. Tot en met de jaarstukken 2022 bedroeg de verantwoordinggrens voor rechtmatigheidsfouten 1%. Ondanks dat bij de jaarrekening 2023 de grens voor totale afwijkingen is overschreden kan worden geconcludeerd dat de acceptabele afwijkingen ruim onder de grens van 2% zijn gebleven. Daarnaast zou gelet op de doelstelling vanuit het collegeakkoord een verhoging van de maximale norm niet wenselijk zijn en zou deze 3 keer hoger liggen dan voor de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording.

3.1 Door de rapporteringsgrens vast te stellen op € 25.000 wordt aangesloten op de financiële verordening. In de financiële verordening 2022 van de gemeente Geertruidenberg is opgenomen dat over financiële afwijkingen van € 25.000 of meer moet worden gerapporteerd. In het kader van de eenduidigheid is voor de rapporteringsgrens voor de rechtmatigheid hier aansluiting bij gezocht. 4.1 Door het minimumbedrag voor budgetoverheveling op € 25.000 te stellen sluit deze aan op de financiële verordening. Aangezien in de financiële verordening, vanuit het principe sturen en verantwoorden op hoofdlijnen, de gehanteerde minimale bedragen € 25.000 bedragen willen we deze hierop laten aansluiten. Kanttekeningen 1.1 Het niet vaststellen zorgt ervoor dat de accountant zijn werkzaamheden niet efficiënt kan uitvoeren. Door het niet vaststellen van het controleprotocol zal de accountant bij aanvang van de jaarrekeningcontrole zijn controlewerkzaamheden niet of niet efficiënt kunnen uitvoeren. Een niet helder kader zorgt voor stagnatie in de controlewerkzaamheden en kosten voor meerwerk. 2.1 Het vaststellen van de verantwoordingsgrens op het maximale percentage van 3% geeft meer ruimte om rechtmatigheidsfouten te maken alvorens het college een rechtmatigheidsverklaring moet opstellen in de jaarstukken.

De verantwoordingsgrens bij het maximale percentage van 3% zou op basis van de begroting na wijziging 2024 in dat geval € 2,72 miljoen bedragen. 3.1 Indien niet aangesloten wordt bij de rapporteringsgrens van de financiële verordening leidt dit tot inefficiëntie in de verantwoording bij de jaarstukken. Met name bij het lager vaststellen van de rapporteringgrens zullen extra werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om ook de kleinere afwijking te inventariseren en te beoordelen. Financiën Niet van toepassing. Het vaststellen van het controleprotocol 2024 bevat geen financiële consequenties. Communicatie Niet van toepassing. Inclusieve samenleving Niet van toepassing. Dit voorstel betreft een aanwijzing voor de accountant en heeft geen raakvlakken met de inclusieve samenleving Uitvoering De auditcommissie bespreekt in haar vergadering van januari 2025 onderliggend controleprotocol. De accountant zal met het controleprotocol en bijbehorende normenkader de jaarrekening 2024 gaan controleren.

Onderwerp: Controleprotocol 2024

p. 2/4

Bijlagen 1. Controleprotocol 2024 2. Bijlage 1. Normenkader 2024 behorende bij Controleprotocol 2024 3. Bijlage 2. Modelverantwoording Rechtmatigheid 4. Bijlage 3. De monitor rechtmatigheidsverantwoording 5. Bijlage 4. Kadernota rechtmatigheid 2024 Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris a.i., de burgemeester,

R. Brekelmans

Onderwerp: Controleprotocol 2024

M. Witte

p. 3/4

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg van 3 december 2024. Gelet op: het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV en de Controleverordening gemeente Geertruidenberg.

Besluit: De raad besluit: 1. Het “Controleprotocol Geertruidenberg 2024” vast te stellen en het “Controleprotocol 2023 gemeente Geertruidenberg en de nota rechtmatigheidsverantwoording in te trekken. 2. De verantwoordingsgrens voor afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid, waarboven een rechtmatigheidsverantwoording door het college moet worden opgenomen in de jaarrekening, vast te stellen op 2% van de totale lasten inclusief stortingen in de reserve. 3. De rapporteringsgrens, waarboven afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid moeten worden toegelicht in de programma’s of in de paragraaf Bedrijfsvoering, vast te stellen op € 25.000. 4. Het minimum bedrag voor budgetoverhevelingen zoals opgenomen in nota rechtmatigheidsverantwoording op € 25.000 te stellen

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 6 februari 2025, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

G.M. Brunsveld

M. Witte

Onderwerp: Controleprotocol 2024

p. 4/4