Raadsvoorstel Controleprotocol 2023

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20231220111178 : Raad van Geertruidenberg : 14 maart 2024 : : Controleprotocol 2023 : H.H.M. de Jongh

Voorstel 1. Het “Controleprotocol Geertruidenberg 2023” vast te stellen 2. Het “Controleprotocol 2022 gemeente Geertruidenberg in te trekken. 3. Het minimum bedrag voor budgetoverhevelingen zoals opgenomen in nota rechtmatigheidsverantwoording op € 25.000 te stellen Samenvatting Door middel van het vaststellen van het controleprotocol inclusief normenkader geeft de gemeenteraad de accountant nadere aanwijzingen voor de controle van de jaarrekening 2023. Inleiding Elk jaar geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole voor de jaarrekening. Dit gebeurt aan de hand van de vaststelling van het controleprotocol door de gemeenteraad met als bijlage toegevoegd het normenkader. Het normenkader bestaat uit opsomming van wet- en regelgeving die de accountant meeneemt in zijn controle van de jaarrekening. In verband met de uitgestelde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording naar boekjaar 2023 heeft de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) medio oktober de Kadernota Rechtmatigheid 2023 geactualiseerd voor het boekjaar 2023. In de kadernota rechtmatigheid worden door de commissie stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen. De stellige uitspraken moeten worden opgevolgd of worden gemotiveerd in begroting en jaarrekening.

De stellige uitspraken uit de Kadernota rechtmatigheid 2023 zijn in de nota rechtmatigheidsverantwoording (vastgesteld december 2023) en in bijgevoegde controleprotocol opgenomen. In de rechtmatigheidsverantwoording voor boekjaar 2023 worden alle afwijkingen (overschrijdingen en onderschrijdingen) op programma-niveau als onrechtmatig aangemerkt. Indien deze afwijkingen op programma niveau afzonderlijk boven de verantwoordingsgrens uitkomen moeten deze worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. In het controleprotocol is mede na consultatie van de auditcommissie voorgesteld welke begrotingsafwijking als acceptabel worden aangemerkt. In voorgaande jaren kon in het controleprotocol worden aangeven welke begrotingsonrechtmatigheden de accountant niet mee hoeft te tellen voor in zijn oordeel. Dit werd gedaan om te voorkomen dat door begrotingsafwijkingen die de raad acceptabel vind er vrij snel een afkeurende verklaring voor de rechtmatigheid zou worden verstrekt met de nodige impact. Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect “We zorgen ervoor dat bestedingen rechtmatig worden gedaan”. Met het vaststellen van het controleprotocol en bijbehorend normenkader dragen we bij aan de toetsing van de rechtmatigheid van bestedingen.

De uitkomsten van de toetsing aan de hand van het controleprotocol worden omgezet in verbeterpunten voor de rechtmatigheid. Argumenten 1.1/2.1 De accountant heeft nadere aanwijzingen nodig voor het uitvoeren van de jaarrekening controle. Over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij behorende goedkeurings- en rapporteringstoleranties, heeft de accountant nadere aanwijzingen nodig. Door vaststelling van het controleprotocol en bijbehorende normenkader vinden deze aanwijzingen plaats.

3.1 Door het minimumbedrag voor budgetoverheveling op € 25.000 te stellen sluit deze aan op de financiële verordening. Abusievelijk is in de nota rechtmatigheidsverantwoording (vastgesteld december 2023) een minimumbedrag van € 10.000 opgenomen. Aangezien in de financiële verordening, vanuit het principe sturen en verantwoorden op hoofdlijnen, de gehanteerde minimale bedragen € 25.000 bedragen willen we deze hierop laten aansluiten. Kanttekeningen 1.1/2.1 Het niet vaststellen zorgt ervoor dat de accountant zijn werkzaamheden niet efficiënt kan uitvoeren. Door het niet vaststellen van het controleprotocol zal de accountant bij aanvang van de jaarrekening controle zijn controle werkzaamheden niet of niet efficiënt kunnen uitvoeren. Een niet helder kader zorgt voor stagnatie in de controle werkzaamheden en kosten voor meerwerk. Financiën Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Inclusieve samenleving Niet van toepassing. Uitvoering De auditcommissie heeft in vergadering van 6 december 2023 ten aanzien van de begrotingsafwijkingen een advies gegeven welke afwijkingen als acceptabel aangemerkt kunnen worden, dit advies is verwerkt in onderliggende controleprotocol. De auditcommissie bespreekt in haar vergadering van januari 2024 onderliggende controleprotocol. De accountant zal met het controleprotocol en bijbehorende normenkader de jaarrekening 2023 gaan controleren.

Bijlagen 1. Controleprotocol 2023 2. Normenkader 2023 behorende bij Controleprotocol 2023 3. Kadernota rechtmatigheid 2023 Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris a.i., de burgemeester,

R. Brekelmans

Onderwerp: Controleprotocol 2023

M. Witte

p. 2/3

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg van 9 januari 2024. Gelet op: het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV en de Controleverordening gemeente Geertruidenberg. Besluit: De raad besluit: 1. Het “Controleprotocol Geertruidenberg 2023” vast te stellen 2. Het “Controleprotocol 2022 gemeente Geertruidenberg in te trekken. 3. Het minimum bedrag voor budgetoverhevelingen zoals opgenomen in nota rechtmatigheidsverantwoording op € 25.000 te stellen

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 14 maart 2024, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

K.M.C. Millenaar-Rammelaere

M. Witte

Onderwerp: Controleprotocol 2023

p. 3/3