Raadsvoorstel Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20240405118088 : Raad van Geertruidenberg : 20 juni 2024 : : Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming : M. Witte

Voorstel 1. Dhr. R. Glas aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad van de gemeente Geertruidenberg; 2. Het college van Burgemeester en Wethouders te mandateren om namens de gemeenteraad eventuele toekomstige Functionarissen Gegevensbescherming voor de gemeenteraad aan te wijzen. Samenvatting Aan uw raad wordt gevraagd om, conform wettelijk verplichtingen, een Functionaris Gegevensbescherming aan te wijzen. Ook wordt uw raad gevraagd het college te mandateren om namens uw raad eventuele toekomstige FG’s voor uw raad aan te wijzen. Inleiding Medio 2023 heeft onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) een andere werkkring aanvaard en samen met de gemeente Drimmelen zijn wij op zoek gegaan naar een vervanger. Het is niet eenvoudig deze functie structureel in te vullen, maar wij zijn wij er in geslaagd deze functie tijdelijk op te vullen. Op grond van artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is elk bestuursorgaan verplicht tot het aanstellen van een FG. Als gemeente verwerken wij namelijk persoonsgegevens en de wijze waarop die gegevens worden verwerkt is aan strikte eisen verbonden. De FG ziet er op toe dat dit geschiedt volgens die vereisten. De gemeente kent een drietal bestuursorganen, te weten de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.

De burgemeester is verantwoordelijk voor alle gegevensverwerkingen die te maken hebben met haar (veiligheids)taken, de gemeenteraad is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door de griffie, diverse raadsvergaderingen en alle HRM-verwerkingen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor alle overige gegevensverwerkingen. Inmiddels hebben wij het aanstellingsbesluit van de FG voor het college van burgemeester en wethouders en voor de burgemeester genomen, echter ook uw raad dient over te gaan tot het aanstellen van de FG. De FG voert voor uw raad de volgende taken uit die zijn omschreven in artikel 39 van de AVG: 1. Toezien op naleving van de AVG en andere EU wet- en regelgeving, nationale bepalingen en het door de bestuursorganen gevoerde beleid inzake gegevensbescherming; 2. Op verzoek adviseren met betrekking tot de voorgenomen Data Protection Impact Assessment (DPIA) besluitvorming (als bedoeld in artikel 35 AVG) en toezien op de uitvoering daarvan; 3. Samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens; 4. Optreden als contactpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect Het zorgvuldig omgaan met de verwerking van persoonsgegevens is een wettelijk taak en draagt bij aan transparante en betrouwbare overheid.

Argumenten 1.1 Op grond van artikel 37 van de AVG dient uw raad een FG aan te wijzen Wij hebben dhr. R. Glas aangesteld als FG voor het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Het voorstel is nu om dhr. Glas tevens aan te wijzen als FG voor uw gemeenteraad. 1.2 Door het college te mandateren wordt voorkomen dat voor het aanwijzen van elke nieuwe FG uw raad een separaat besluit moet nemen

Zoals al is vermeld, zijn wij er samen met de gemeente Drimmelen in geslaagd deze functie tijdelijk in te vullen. Omdat de markt voor deze functie beperkt is, willen we voorkomen dat u iedere keer voor iedere nieuwe FG die aangewezen een afzonderlijk besluit moet nemen. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 10:1 kan uw raad ons namelijk mandateren om de FG voor uw raad aan te stellen. Hierbij blijft u uiteraard eindverantwoordelijk voor dat door ons genomen besluit. De aard van bevoegdheid (aanwijzing FG) verzet zich niet tegen mandaatverlening, waardoor mandatering van deze bevoegdheid mogelijk is. Kanttekeningen 1.1 Het niet aanwijzen van een FG is niet aan de orde, het betreft namelijk een wettelijke verplichting Wanneer de gemeente geen FG benoemd heeft, loopt de gemeente een groot risico op hoge boetes. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan organisaties die de AVG overtreden een boete opleggen van maximaal € 20.000.000. Daarnaast kunnen burgers terughoudend worden met het vragen van hulp of het delen van informatie met de gemeente. Dit kan ten koste gaan van de effectiviteit van het gemeentelijke beleid en het vertrouwen in de overheid beschadigen. Financiën Dit voorstel kent geen extra financiële gevolgen. De functie van FG is opgenomen in de bestaande formatie. Communicatie Nvt.

Inclusieve samenleving Dit voorstel is niet getoetst aan de uitgangspunten van de inclusieve samenleving. Het betreft hier het uitvoeren van een wettelijke verplichting. Uitvoering Na uw besluitvorming zal de aanwijzing worden bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad (officielebekendmakingen.nl). Bijlagen Nvt. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris a.i., de burgemeester,

R. Brekelmans

M. Witte

Onderwerp: raadsvoorstel Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming

p. 2/3

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg. Gelet op: artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht Besluit: De raad besluit: 1. Dhr. R. Glas aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad van de gemeente Geertruidenberg; 2. Het college van Burgemeester en Wethouders te mandateren om namens de gemeenteraad eventuele toekomstige Functionarissen Gegevensbescherming voor de gemeenteraad aan te wijzen.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 20 juni 2024, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

I. de Groot

M. Witte

Onderwerp: raadsvoorstel Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming

p. 3/3