Raadsvoorstel aanwijzing accountant boekjaren 2024 tm 2026_def

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20231211110888 : Raad van Geertruidenberg : 12 september 2024 : : Aanwijzing accountant boekjaren 2024 t/m 2026 : H.H.M. de Jongh

Voorstel 1. Kennis te nemen van het resultaat van het aanbestedingsproces van de accountantsdiensten voor boekjaren 2024 t/m 2026 met een verlengingsoptie van twee keer met één boekjaar. 2. WHS registeraccountants conform artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant. Samenvatting In verband met het aflopende contract met de huidige accountant is een aanbestedingsprocedure doorlopen. De accountant die uit deze aanbestedingsprocedure naar voren is gekomen, dient te worden aangewezen door de gemeenteraad als accountant van de gemeente Geertruidenberg. Inleiding Het contract met BDO Accountants en Adviseurs voor de jaarrekening controle liep na de afronding van de controle van boekjaar 2023 af. Derhalve heeft er voor de controle van de boekjaren 2024 en verder er een aanbesteding plaatsgevonden. In oktober 2023 is hiermee gestart door vier gemeenten in samenwerking met het inkoopbureau Karel. De vier gemeenten zijn Geertruidenberg, Halderberge, Rucphen en Tholen. Door de regionale ambtelijke werkgroep is onder leiding van het inkoopbureau een Programma van Eisen (PvE) opgesteld voor een Europese aanbesteding. De volgende procedure is hierbij doorlopen • • • • • • •

Het opgestelde Programma van Eisen (PVE) is in de raadsvergadering van 1 februari 2024 door de gemeenteraad vastgesteld. Op 16 februari 2024 is op Tenderned, het aankondigingsplatform voor aanbestedingen, de opdracht gepubliceerd. Tot 28 februari 2024 bestond de mogelijkheid om inlichtingen op te vragen over het PvE. Op 8 maart 2024 is de nota van inlichtingen verstrekt aan de geïnteresseerden in de opdracht. Tot 13 maart 2024 bestond de mogelijkheid om vragen te stellen over de nota van inlichtingen. Op 18 maart 2024 is een tweede nota van inlichtingen verstrekt. Op 28 maart 2024 sloot de mogelijkheid van inschrijven op de opdracht.

Resultaten aanbestedingsprocedure Na opening van de kluis met inschrijvingen bleken er voor het perceel van de gemeente Geertruidenberg geen inschrijvingen te hebben plaatsgevonden. Bij de percelen Halderberge en Rucphen was er één inschrijving en bij het perceel Tholen waren er twee inschrijvingen. De gemeenteraad is hierover op 5 april 2024 met een raadsinformatiebrief geïnformeerd. • 11 april 2024 zijn door de inschrijvers presentaties gegeven aan de werkgroepleden en afgevaardigden van de betreffende gemeenten. • Op 22 april 2024 zijn door de werkgroepleden de inschrijvingen beoordeeld en zijn de voorlopige uitkomsten op de overige percelen vastgesteld. Uit de reacties op de gestelde vragen aan de inschrijvers bij de presentaties is gebleken dat de beperkte beschikbare capaciteit bij de inschrijvers de reden was dat er geen inschrijvingen zijn gedaan op het perceel Geertruidenberg. Medio mei 2024 is in overleg met het Inkoopbureau het vervolgproces afgestemd en is er gekozen voor de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging. Deze procedure geeft de gemeente de mogelijkheid om één op één te onderhandelen met een partij over de opdracht.

Door BDO accountants is naar aanleiding van de mislukte aanbesteding alsnog een voorstel gedaan voor de accountantscontrole 2024-2026 maar gelet op de forse prijsstijging (+24%) ten opzichte van opdrachtwaarde van boekjaar 2023 is hierop in afstemming met de griffie (vooralsnog) niet ingegaan. De concerncontroller heeft binnen zijn netwerk geïnformeerd naar mogelijke accountantsorganisaties voor de opdracht. Hierbij heeft WHS registeraccountants zich bereid getoond om een offerte uit te brengen op basis van de vastgestelde Programma van Eisen. In de onderhandelingen over de voorwaarden is op een tweetal punten iets van de inkoopvoorwaarden in het programma van eisen afgeweken: 1. Schadevergoeding met een maximum van € 3.000.000 is teruggebracht naar 3 maal de opdrachtwaarde, hetgeen voor de accountancybranche gebruikelijk is. 2. De optie tot twee maal éénzijdig te verlengen vanuit de opdrachtgever met één boekjaar is wederkerig gemaakt, hiermee heeft de accountant ook de mogelijkheid heeft om geen gebruik te maken van de verlengingen voor boekjaar 2027 en 2028. De door WHS registeraccountants uitgebrachte offerte ligt fors onder (-26%) de opdrachtwaarde van boekjaar 2023.

Geheimhouding Op de twee offertes (bijlage 1 en bijlage 2) is door het college geheimhouding opgelegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet op grondslag van een belang genoemd in artikel 5.1, tweede lid, van de Wet open overheid (Woo). De offertes bevatten de sterke en de zwakke punten van de offrerende partijen en daarmee concurrentiegevoelige gegevens. Uit de gegevens kunnen wetenswaardigheden worden afgeleid met betrekking tot de opbouw van de facturering en de kosten. Ook de geoffreerde bedragen kunnen worden beschouwd als concurrentiegevoelige gegevens. Als die informatie openbaar wordt kan dit ertoe leiden dat bedrijven daarmee in de toekomst concurrentievoordeel behalen ten koste van de offrerende partijen. Dit is niet wenselijk. De bescherming van dit belang weegt zwaarder dat het belang van openbaarheid. Daarom wordt geadviseerd om op grond van artikel 87 van de Gemeentewet en in het belang van artikel 5.1, tweede lid, onder f, van de Woo geheimhouding op te leggen. Dit in het belang van de bescherming van andere dan vertrouwelijk aan de overheid verstrekte concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens.

Verder kan openbaring maken dat er sprake kan zijn van onevenredige bevoor- of benadeling van de betrokken partijen wat (uiteindelijk) financieel nadeel met zich mee kan brengen voor de gemeente (artikel 5.1, tweede lid, onder b, van de Woo).Voorgesteld wordt om geheimhouding op deze stukken te leggen voor een onbepaalde tijd. De raad dient de opgelegde geheimhouding te respecteren. Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect Onze inwoners en partners hebben inzicht in de wijze waarop wij conform wet en regelgeving onze middelen besteden en de mate waarin we de doelen realiseren. Door het aanwijzen van een accountant voor de boekjaren 2024 t/m 2026 voldoen we aan de wettelijke eisen en is er een onafhankelijke partij die toetst of de middelen conform wet en regelgeving worden besteed. Argumenten 1.1 Uit de beoordelingen van offertes is WHS registeraccountants economisch meest voordelig uit de bus gekomen. De offerte van WHS registeraccountants is aanzienlijke lager dan de gedane aanbieding van de huidige accountant BDO. Gelet op de landelijk voorschriften vanuit de NBA en de offerte van WHS registeraccountants staat de eventuele meerwaarde van de huidige accountant niet in relatie tot de meerkosten. 2.1 De raad is degene die bevoegd is om de accountant aan te wijzen.

De raad is degene die op grond van artikel 213, tweede lid Gemeentewet de accountant aanwijst. Kanttekeningen 2.1 Het niet aanwijzen van WHS registeraccountants als accountant. Indien WHS registeraccountants niet door de raad wordt aangewezen als accountant zal er nieuwe aanbestedingsprocedure moeten worden doorlopen. Daarmee komt het uitvoeren van een Interimcontrole (als voorbereiding op de jaarrekeningcontrole) in het najaar van 2024 door de nieuwe accountant in de knel en kan dit er mede toe leiden dat de jaarrekeningcontrole 2024 niet tijdig kan worden afgerond. Dit laatste kan leiden tot opschorting van de Algemene Uitkering.

Onderwerp: Aanwijzing accountant boekjaren 2024-2026

p. 2/4

Financiën De kosten voor de uitvoering van de jaarrekeningcontrole zorgen in 2025 voor € 24.500 structureel aan lagere kosten. Deze effecten zullen worden meegenomen in de Meerjarenbegroting 2025-2028. Communicatie Niet van toepassing Inclusieve samenleving Niet van toepassing. Uitvoering Na behandeling van het voorstel in het college zullen alle stukken voorgelegd worden aan de Auditcommissie. De auditcommissie is namelijk belast met de voorbereiding van de besluitvorming aan de raad aangaande de aanwijzing van de accountant1. Na aanwijzing van WHS registeraccountants als accountant door de gemeenteraad zal de overeenkomst ter ondertekening voorgelegd worden aan de burgemeester. Bijlagen 1. Voorstel accountantscontrole 2024-2026 d.d. 9 juli 2024 van WHS registeraccountants (GEHEIM) 2. Brief voorstel accountantscontrole 2024-2027 d.d. 3 juni 2024 BDO accountants (GEHEIM) . Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris a.i., de burgemeester,

R. Brekelmans

M. Witte

1 Artikel 2, onder a van de Verordening Auditcommissie 2023 gemeente Geertruidenberg

Onderwerp: Aanwijzing accountant boekjaren 2024-2026

p. 3/4

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg van 13 augustus 2024. Gelet op: artikel 213 van de gemeentewet, de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geertruidenberg, en gelet op artikel 87 van de gemeentewet en artikel 5.1 tweede lid onder b en f, van de Wet open overheid, Overwegende dat de bijlagen bedrijfsgevoelige informatie bevatten en als die informatie openbaar is dit er toe kan leiden dat bedrijven daarmee in de toekomst concurrentie voordeel behalen, dat op grond van deze belangen geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 van de gemeentewet en artikel 5.1 tweede lid onder b en f, van de Wet open overheid. Besluit: 1. Kennis te nemen van het resultaat van het aanbestedingsproces van de accountantsdiensten voor boekjaren 2024 t/m 2026 met een verlengingsoptie van twee keer met één boekjaar. 2. WHS registeraccountants conform artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 12 september 2024, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

H.J. Dammingh

M. Witte

Onderwerp: Aanwijzing accountant boekjaren 2024-2026

p. 4/4