raadsbesluit 2 juli 2015 nota verbonden partijen

3.2 Vertegenwoordiging in een privaatrechtelijke participatie Bij privaatrechtelijke participaties gaat het om de deelname van de gemeente in private rechtspersonen zoals vennootschappen, stichtingen en verenigingen. Voor deelnemingen in het aande lenkapitaal is de vertegenwoordiging via de zeggenschapsrechten verbonden aan het aandeelhouderschap geregeld. Het college van burgemeester en wethouders vervult formeel de rol van aandeelhouder van Verbonden Partijen (vennootschappen) namens de gemeente. De gemeente wordt als aandeelhouder altijd vertegenwoordigd door een portefeuillehouder. Met een verdergaande vertegenwoordiging wordt terughoudend omgesprongen. Een gemeentelijke vertegenwoordiging in de raad van bestuur (directie) en de raad van commissarissen is minder gewenst. De bestuurder / commissaris van een vennootschap moet namelijk wette lijk de belangen van de vennootschap laten prevaleren boven elk ander belang. Zodra de belangen van de gemeente en de vennootschap uiteenlopen kan de bestuurder derhalve in een lastig parket komen. 3.3 Klant- en eigenaarsrol De gemeente vervult ten aanzien van de Verbonden Partijen twee rollen: de rol van klant en de rol van eigenaar. In de rol van eigenaar van de Verbonden Partij dient de gemeente de belangen van de Verbonden Partij te behartigen.

Als klant neemt de gemeente producten of diensten van de Verbonden Partij af en moet zij de belangen van de gemeente behartigen. Per samenwerkingsverband zal duidelijk moeten zijn hoe het bestuurlijke belang in de gemeenschappelijke regeling is (invulling klant- en eigenaarsrol). Klantrol De klantrol kent de volgende aspecten: Formuleren van programma van eisen (welke producten wil je afnemen?); De klant is in principe vrij om te kiezen waar producten worden afgenomen; Contracteren van de te realiseren producten; Bewaken van de prestatielevering; Beoordelen van de prijs; Beoordelen van de positie van de verzelfstandigde organisatie (er kunnen redenen zijn om over te gaan tot uitbesteden of tot volledige privatisering). 1 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Eigenaarrol Met de invulling van de eigenaarrol door de gemeenten wordt met name bedoeld de wijze waarop door de gemeenten de bewaking van de levensvatbaarheid (continuïteit) van de organisatie plaatsvindt. Hierbij moet o.a. worden gedacht aan het bewaken van de bedrijfsvoering, de omzet, klanttevredenheid, kostenbeheersing, marketing en innovatie. Het belang dat een gemeente hecht aan een goede invulling van de eigenaarrol is ook verbonden met het belang dat de gemeente hecht aan behoud van zeggenschap. Zeggenschap gericht op de belangen van de burger, ingeval van een lokale monopoliesituatie of in geval van politieke belangen. De gemeenten kunnen dan ingrijpen in beslissingen van het samenwerkingsverband. De rol van eigenaar kent voor de gemeente de volgende aspecten: formuleren van te voeren beleid; nemen van beslissingen die aan de eigenaar zijn voorbehouden; bewaken van rendement en continuïteit (aan de hand van periodieke rapportages, jaarrekening, begroting); formuleren van te voeren beleid met betrekking tot de vorming van reserves en voorzieningen; voorbereiding vergaderingen Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur. Hoe de invulling van de rol van klant en eigenaar binnen individuele gemeenten plaatsvindt kan per gemeente verschillen. Zo kunnen gemeenten er voor kiezen om een scheiding aan te brengen tussen de klantrol en de eigenaarrol.

De portefeuillehouder die invulling geeft aan de eigenaarrol zal worden afgevaardigd naar het DB / AB. Voordeel van deze constructie is dat geen verstrengeling van belangen optreedt en dat de verhoudingen zakelijk worden gehouden. Het alternatief is om één portefeuillehouder op te laten treden als klant én als eigenaar (met daarbij een mentale scheiding van rollen). Voordeel van deze constructie is éénduidigheid waardoor de communicatieproblemen beperkt kunnen blijven ("minder bureaucratie"). Er is immers voor de ambtelijke organisatie één bestuurlijk aanspreekpunt. Bijkomend voordeel is dat bij de eigenaar meer materiedeskundigheid ontstaat vanuit zijn optreden als klant. De gemeente kiest er voor per individuele verbonden partij te bekijken of de rollen van klant en eigenaar in één gemeentelijke vertegenwoordiger verenigd worden óf verdeeld over twee vertegenwoordigers. 3.4.

Gemeenschappelijke Regelingen en bestuurlijke vertegenwoordiging

Gemeenschappelijke regeling

Vertegenwoordiger o.b.v. richtsnoer

Gemeenschappelijke Reaelinq Sociaal Economische Samenwerkinq Gemeenschappelijke Reqelinq Veiliqheidsreqio Midden- en West Brabant Gemeenschappelijke Regeling ter behartiging van de openbare gezondheidszorq Gemeenschappelijke Reaelina Reaionale Ambulancevoorzieninq Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap

Portefeuillehouder Economie Burqemeester Portefeuillehouder Volksgezondheid

NV Bank Nederlandse Gemeenten Verqaderinq van Aandeelhouders Etcetera

Portefeuillehouder Financiën

Portefeuillehouder Volksqezondheid Portefeuillehouder Sociale Zaken

13 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Bijlage 4 Ondersteuning 4.1 Contactambtenaar Een organisatorisch aspect betreft de invoering van de contactambtenaar. De contactambtenaar is diegene die inhoudelijke, beleidsmatige en financiële ondersteuning biedt aan alle belanghebbende partijen. Dit zullen met name individuele collegeleden zijn (in hun rol als klant en /of eigenaar), maar soms ook het gehele college als bestuurlijk orgaan. De contactambtenaar is werkzaam binnen de afdeling waar het gemeentelijk beleid wordt ontwikkeld. Hij/zij moet dus vanuit de "eigen" functie kunnen adviseren over de klantrol. ("Welk samenwerkingsverband sluit met zijn beleid het beste aan bij het gemeentelijk beleid"). Een contactambtenaar is dus per definitie niet de functionaris die vanuit de gemeente invulling geeft aan de bedrijfsmatige control op de Verbonden Partij. Hij/zij is er wel zelf verantwoordelijk voor dat de control-aspecten in voldoende mate worden meegewogen in de advisering. 4.2 Informatiestroom Een tweede organisatorisch aspect betreft de organen c.q. de personen aan wie de informatiestroom is gericht. Hierbij moet een onderscheid gemaakt worden tussen beleidsgevoelige informatie waarbij door het bestuur van de Verbonden Partij een standpunt van de gemeente wordt gevraagd en overige informatie (o.a. vergaderstukken).

Hoewel hierbij van een "grijs gebied" sprake kan zijn dient in de regel de informatie waar een standpunt van de gemeente wordt gevraagd gericht te zijn aan het bestuursorgaan (college c.q. raad als geheel) en niet aan een individuele bestuurder of ambtenaar. De overige informatie (m.n. vergaderstukken) kunnen wel rechtstreeks worden gericht aan de beleidsverantwoordelijke portefeuillehouder. Deze portefeuillehouder is er verantwoordelijk voor, dat deze stukken (al dan niet in kopie) bij zijn/haar contactambtenaar terechtkomen. Een derde organisatorisch aspect betreft de wijze waarop de informatiestroom binnen de individuele gemeenten moet worden geregeld. Deze dient per definitie via de contactambtenaar te lopen. Het is hierbij de verantwoordelijkheid van de contactambtenaar om de noodzakelijke procedures in gang te zetten. In die gevallen waar van de gemeente een standpunt wordt gevraagd dienen door de contactambtenaar de volgende stappen te worden doorlopen (waarbij ervan wordt uitgegaan dat de contactambtenaar zelf invulling kan geven aan de klantrol). Als een portefeuillehouder is vertegenwoordigd in het Dagelijks Bestuur: Op initiatief van de portefeuillehouder: feedback geven / adviseren door contactambtenaar over inhoud van ontwerpstukken (eventueel na overleg met organisatieonderdelen die over eigenaarrol kunnen adviseren).

Bevindingen kunnen door de portefeuillehouder worden ingebracht in de DB-vergadering Vervolgens (als portefeuillehouder al dan niet in DB is vertegenwoordigd): Bestuderen ontwerpstukken afkomstig van Verbonden Partij; Overleg voeren met en advies vragen van de onderdelen van de organisatie die invulling (kunnen) geven aan de eigenaarrol. Hierbij moet met name gedacht worden aan de sector Middelen; Formuleren van een collegevoorstel waarin het gemeentelijke standpunt 14 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

wordt verwoord. Bij de totstandkoming van dit voorstel dient met alle benodigde partijen vooroververleg te worden gevoerd. Voorbespreken collegevoorstel met de portefeuillehouder(s) met de rol van klant en van eigenaar; Eventueel opstellen raadsvoorstel; Advies / bevindingen raad schriftelijk kenbaar maken aan AB van Verbonden Partij. Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Economische Samenwerking Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West Brabant Gemeenschappelijke Regeling ter behartiging van de openbare gezondheidszorg Gemeenschappelijke Regeling Regionale Ambulancevoorziening Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap NV Bank Nederlandse Gemeenten Vergadering van Aandeelhouders Etcetera

Afdeling contactambtenaar Werk en Inkomen Veiligheid Zorg en Welzijn Zorg en Welzijn Werk en Inkomen Financiën

4.3 Regionale ambtelijke afstemming Contactambtenaren zullen zitting hebben in regionale contactambtenarenoverleggen. De overleggen hebben als doel: Beoordelen van de P&C documenten; advies formuleren voor gemeenten en het betreffende vakinhoudelijke portefeuillehoudersoverleg; Het bewaken en maken van afspraken op het gebied van planning en control op vier deelterreinen, te weten: - productdefiniëring en prestaties; - de beleidscyclus (vooral begroting.voortgangsrapportages en jaarverslag); - financieel technisch instrumentarium (bewaking index e.d.); - kwaliteitszorg (welke kwaliteitseisen zijn er en op welke wijze kunnen deze worden gewaarborgd); Per gemeenschappelijke regeling zal dan ook worden bepaald hoe bovenstaande wordt vormgegeven. Uitgangspunt is dat deelname aan contactambtenarenoverleggen pragmatisch en praktisch wordt ingestoken en waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande overleggen. In situaties waarin de ontwikkelingen bij een Verbonden Partij daartoe aanleiding geven zullen gemeenten krachten bundelen. De regionale ambtelijke afstemming zal hier aan bijdragen. Uitgangspunt is dat één bepaalde gemeente een voortrekkersrol vervult en mede namens andere deelnemende gemeenten opereert in de richting van een Verbonden Partij. De gemeenten spreken zo zoveel mogelijk met één mond richting Verbonden Partij.

15 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Bijlage 5

P&C producten gemeenschappelijke regelingen

5.1 Wettelijk kader In de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan de ontwerpbegroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk zes weken voordat zij door het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toezendt aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 5.2 Praktische toepassing In de huidige praktijk blijkt de termijn van zes weken te kort. De oorzaak hiervan is met name te vinden in aanlevertermijnen voor raadsvergaderingen. De planning en control cyclus van Verbonden Partijen en de deelnemende gemeenten dienen derhalve beter te worden afgestemd. Hiervoor gelden de volgende randvoorwaarden: Gemeenteraden moeten de mogelijkheid krijgen om zienswijze kenbaar te maken; De aanlevering van de begroting dient derhalve uiterlijk 1 mei maar bij voorkeur eerder plaats te vinden zodat deze kan worden meegenomen in de gemeentelijke begroting.

In het bijzonder indien sprake is van een voorziene uitzetting van uitgaven dient dit bekend zijn vóór vaststelling van het Beleidskader; Gemeenschappelijke regelingen moeten aan de wettelijke plicht kunnen voldoen om vóór 15 juli een begroting aan te leveren bij de provincie. Raadsbehandeling begrotingen Dit leidt ertoe dat de begrotingen van gemeenschappelijke regelingen in de raadsvergadering van juli moeten worden geagendeerd (mits voor 15 juli wordt vergaderd). Raadsstukken voor de vergadering van juni dienen te worden aangeleverd. Derhalve dienen begrotingen van gemeenschappelijke regelingen begin mei te worden aangeleverd aan de deelnemende gemeenten. Schematisch levert dat het volgende voorbeeld op: Ambtelijke voorbereiding collegenota / raadsvoorstel I Beqin mei

Collegebehandeling I Half mei

Verzending raadsstukken I Eind mei

Raadbehandeling I Juni (voor 15 iuli)

I

Begrotingswijzigingen Voor gemeenschappelijke regelingen is het veeleisend om een begroting voor volgend jaar zo vroeg in het lopende jaar op te stellen. Daarom wordt voorgesteld om gemeenschappelijke regelingen de mogelijkheid te geven om in september begrotingswijzigingen voor te stellen. Deze mogelijke begrotingswijzigingen worden in de raadsvergadering van oktober behandeld. Schematisch levert dat het volgende voorbeeld op: Ambtelijke voorbereiding collegenota / raadsvoorstel Beqin september 2008: 1 t./m 8 september

Collegebehandeling

Verzending raadsstukken

Raadbehandeling

Half september 2008: 15 september

Eind september 2008: september

Oktober 2008: 30 oktober

De concrete toepassing zal jaarlijks aan de Verbonden Partijen en gemeenteraad worden medegedeeld.

16 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Bijlage 6

Beslissingskader aangaan Verbonden Partijen

6.1 Algemeen Om te besluiten tot het al dan niet aangaan van een Verbonden Partij is hieronder een afwegingskader opgesteld. 6.2 Afwegingskader 1) Is er sprake van een publiek belang bij de uitvoering van de taak? (zo ja. vraag 2) Uitgangspunt is dat de gemeente alleen taken uitvoert of laat uitvoeren die een publiek belang hebben. De term publiek belang is niet in de wet gedefinieerd. De Wetenschappelijke Raad voor Regeringbeleid heeft publiek belang gedefinieerd als: "Er is sprake van een publiek belang indien de overheid zich de behartiging van een maatschappelijk belang aantrekt op grond van de overtuiging dat dit belang anders niet goed tot zijn recht komt". Dit impliceert dat er een toegevoegde waarde moet zijn voor de overheid om zich met de activiteit te bemoeien. Het gaat hier uiteindelijk om een politiek-bestuurlijke keuze. Opgemerkt dient te worden dan bij wettelijk opgedragen taken het publieke belang reeds is vastgesteld. 2)

Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk? (zo nee, vraag 3) Als het publieke belang van de taak is vastgesteld dient vervolgens onderzocht te worden welke onderdelen daarvan wel of niet kunnen worden uitbesteed. Een publiek belang impliceert namelijk niet dat de gehele taak door de gemeente moet worden uitgevoerd. Er dient dan ook een analyse te worden gemaakt van de taak in relatie tot het publiek belang. Indien volledige gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk is komt uitvoering via een Verbonden Partij niet aan de orde (bijvoorbeeld als gevolg van een wettelijke verplichting). 3)

Kan het publieke belang voldoende behartigd worden door middel van subsidies, regelgeving, toezicht of het inkopen van diensten of producten tegen een redelijke prijs?(zo nee, vraag 4) Het publieke belang kan bijvoorbeeld ook via subsidies worden gewaarborgd. Via subsidies bevordert de gemeente de totstandkoming van bepaalde activiteiten die noodzakelijk zijn voor borging van het publieke belang. Verder kan door gemeentelijke regeling sturing en inhoud worden gegeven aan het publieke belang. Bij het inkopen van diensten en producten wordt het publiek belang geborgd door de beschrijving van de opdracht en afspraken in overeenkomsten. 4)

Is voor de borging van het publieke belang het oprichten c.q. het aangaan van een Verbonden Partij, voor de uitvoering van de taak, de beste organisatievorm? (zo ja, vraag 5) Deze vraag geeft als opdracht dat moet worden nagegaan of het publieke belang beter kan worden gediend door een Verbonden Partij. De meerwaarde van een Verbonden Partij zal derhalve expliciet moeten worden aangegeven. Als daar geen goede argumenten voor zijn zal de activiteit door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd. De meerwaarde zal worden verduidelijkt aan de hand van concrete effecten ten aanzien van financiën en de benodigde bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid. Dit zal worden afgezet tegen alternatieven waarmee de beoogde effecten ook kunnen worden bereikt (wederom in relatie tot financiën en wat de gevolgen zijn voor bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid).

17 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

5)

Welke rechtsvorm van verzelfstandiging past het beste bij de uitvoering van deze taak (publiek of privaatrechtelijk)? Bij de vraag wordt onderzocht wat de beste organisatievorm is om de taak uit te voeren. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de voorkeursvolgorde uit de gemeentewet en jurisprudentie. Dit betekent dat als hetzelfde resultaat kan worden bereikt, gebruik gemaakt dient te worden van de publiekrechtelijke weg, dus de gemeenschappelijke regeling (in één van de vier mogelijke varianten). Pas als deze vorm niet geschikt is komt een private rechtsvorm zoals een vennootschap of de stichting (zware privaatrechtelijke vorm) in beeld. Dit evenwel onverlet dat gemeenten bij lichtere vormen van samenwerking de keuzevrijheid hebben en behouden om te kiezen voor een samenwerkingsvorm gebaseerd op het privaat- dan wel publiekrecht. Echter, bij "lichtere "privaatrechtelijke vormen als overeenkomsten (convenanten, samenwerkingsovereenkomsten, dienstverleningsovereenkomsten), laat de WGR de keuze tussen beide wegen van samenwerking (publiek- dan wel privaatrechtelijk) wel vrij. In de wetgeving is niet, zoals bij het oprichten van of deelnemen in privaatrechtelijke vormen (zware privaatrechtelijke vorm), een voorkeur uitgesproken voor de publiekrechtelijke vorm.

Partijen kunnen dus in plaats van een gemeenschappelijke regeling ook voor deze lichtere privaatrechtelijke vorm kiezen, als deze het beste past bij de uitvoering van de publiek- of privaatrechtelijke taak.

6)

Staar het (financiële) risico dat de gemeente met de Verbonden Partij neemt in redelijke verhouding tot het daarmee te dienen publiek belang? Bij deze vraag worden de risico's die de gemeente loopt afgezet tegen het publieke belang. Om deze afweging te kunnen maken dienen de financiële gevolgen en risico's duidelijk in kaart gebracht te zijn. Deze afweging is een politieke keuze. Om die keuze te maken is het wel van groot belang dat die risico's zo concreet mogelijk in beeld worden gebracht.

18 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

6.3

Beslissingsboom

1. Is er een publiek belang bij de uitvoering van de taak? nee

i

ja 1[ 2. Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de uitvoering noodzakelijk?

afstoten en/of overlaten aan private markt of maatschappew lijk middenveld

zelf uitvoeren

ia nee 3. Kan het publieke belang voldoende behartigd worden met voorlichting, regelgeving, subsidie, inkoop of toezicht?

ia

Zelf uitvoeren of o.b.v. voorlichting, regelgeving, subsidie, inkoop of toezicht

nee 4. Is het aangaan van een Verbonden Partij de beste wijze om het publieke belang te behartigen?

zelf uitvoeren

nee

ja Privaatrechtelijk vorm (vennootschap, overeenkomst of stichting)?

5. Is een publiekrechtelijke vorm het meest geschikt? (gemeenschappelijke regeling) nee

6. Staat het (financiële) risico van deze verbonden partij in redelijke verhouding tot het te dienen publiek belang?

Zelf uitvoeren

nee

Aangaan Verbonden Partij (GR, Vennootschap of Stichting)

Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Bijlage 7 Financieel instrumentarium 7.1 Nieuw beleid Nieuw beleid binnen de begroting van een gemeenschappelijk regeling moet separaat inzichtelijk gemaakt worden en hierover moet expliciete besluitvorming plaatsvinden. In het bijzonder indien sprake is van een voorziene uitzetting van uitgaven voor het daarop volgend jaar dient dit bekend zijn vóór vaststelling van het Beleidskader. 7.2 Financiering Het samenwerkingsverband dient zelf te voorzien in de financiering. Bij voorkeur bankiert zij bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Mocht dit vanwege praktische redenen niet mogelijk zijn dan bankiert zij bij een Nederlandse bank met minimaal een AA-rating. De keuze van bankier is een bevoegdheid van het algemeen bestuur. Voor het aantrekken van geldleningen c.q. het uitzetten/beleggen van kasoverschotten is eveneens toestemming van het algemeen bestuur vereist. Middelen worden uitgezet bij financiële partijen met minimaal een AA-rating. 7.3 Risicobeheer Conform de voorschriften moet er in de planning & control producten van de gemeenschappelijke regelingen aandacht worden besteed aan de risicoparagraaf. Hierdoor ontstaat er duidelijkheid en eenduidigheid in de risico's die gemeenten lopen vanuit hun eigenaarschap ten aanzien van de gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden.

7.4 Maatwerkafspraken Over een aantal zaken is het niet zinvol om uniforme afspraken te maken die gelden voor alle Verbonden Partijen. Hierbij is het van belang om per Verbonden Partij deze afspraken uit te werken. Dit is onderdeel van de uitwerking van het project Implementatie Basismodel Gemeentelijke Samenwerking, zoals in 2005 vastgesteld is. De gevolgen van de financiële crisis zullen er toe leiden dat er voor gemeenten aanzienlijke kortingen op het Gemeentefonds te verwachten zijn. Dit kan niet anders dan tot consequenties leiden voor het gemeentelijk takenpakket en dus ook voor het af te nemen takenpakket bij verbonden partijen. In tijden van economische voorspoed zal het omgekeerde opgeld doen (trap op- trap af mechanisme). Per Verbonden Partij worden maatwerkafspraken gemaakt over: Indexering van loon- en materiaalkosten. De kosten van lonen en prijzen stijgen normaal gesproken ieder jaar voor iedere organisatie. Voor de indexering wordt voorgesteld uit te gaan van de bestaande afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen en deze parameters duidelijk vast te stellen. Om het systeem eenvoudig en transparant te houden wordt er voor gekozen om achteraf geen nacalculatie door te voeren, wanneer blijkt dat de inflatie hoger en/of lager is.

Reservevorming Reserves kunnen een belangrijke rol spelen in het financieel afdekken van risico's en in het opvangen van eventuele financiële problemen. Voorgesteld wordt om reservevorming binnen gemeenschappelijke regelingen toe te staan, waarbij zowel de minimale als de maximale omvang van deze reservevorming vastgesteld wordt door het algemeen bestuur. De omvang is afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de daarmee samenhangende risico's die het samenwerkingsverband loopt. 20 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Levering van basispakketten en maatwerkproducten per gemeente Per gemeenschappelijk regeling is het van belang in kaart te brengen: het basispakket: welke gestandaardiseerde producten/ diensten levert de gemeenschappelijke regeling concreet; Maatwerkpakket: welke aanvullende producten (inclusief kosten per product) kunnen gemeenten optioneel afnemen. Kostprijsberekeningen Voor de producten die een samenwerkingsverband levert moet een onderbouwde kostprijsberekening opgesteld zijn, waarbij in principe uitgegaan moet worden van een integrale kostprijs. Rapportages voor klant- en eigenaarsrollen Samenwerkingsverbanden leggen verantwoording af over hun functioneren, zowel gericht ten behoeve van de eigenaarrol als ten behoeve van de klantrol. Verantwoording wordt afgelegd via de geëigende P&C documenten: begroting en jaarrekening. Als eigenaar heeft de gemeente behoefte aan inzicht in: omzet, kosten en resultaat (per product/segment) inclusief de ontwikkeling hiervan; mate van klanttevredenheid; solvabiliteit, liquiditeit, rentabiliteit en rendement; algemene vooruitzichten voor de toekomst; e.d.. Als klant heeft de gemeente behoefte aan inzicht in: voortgang lopende contracten en geleverde prestaties; kwaliteitswaarborgen; tarieven en prijzen; klachtengegevens; e.d..

Van belang is dat er per gemeenschappelijke regeling maatwerkafspraken worden gemaakt met betrekking tot de op te stellen rapportages, zodat deze voldoen aan de informatiebehoeften van de gemeenten.

21 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels

Schematische weergave doorlooptijd begroting Rekening houdend met de spelregels 4 en 6 van de Nota Verbonden Partijen is het belangrijk dat de doorlooptijden van de begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen zijn afgestemd op de processen van besluitvorming van de deelnemende gemeenten. De doorlooptijd van het proces van de begroting van verbonden partijen bij de deelnemende gemeenten is als volgt. Ambtelijke voorbereiding Begin/half april

Collegebehandeling

Verzending raadsstukken

Raadbehandeling

Half mei

Eind mei

Eind juni/ begin juli

De doorlooptijd van de begroting van de gemeenschappelijke regeling afstemmend op het bovenstaande schema, betekent dat de planning voor deze begroting er uitzien zoals in de onderstaande tabel staat beschreven.

Tijdpad februari

Actie Start begrotingsvoorbereiding

Uiterlijk 1 mei

Vaststellen ontwerpbegroting door dagelijks bestuur en verzending naar gemeenten met verzoek binnen 8 weken reactie Raadsbehandeling ontwerpbegroting en berichtgeving n.a.v. behandeling aan de gemeenschappelijke regeling.

Eind juni- begin juli

Organisatie Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling

Deelnemende gemeenten

Eind juni-begin juli

Vaststelling begroting door algemeen bestuur gemeenschappelijke regeling .

Gemeenschappelijke regelingen

Voor 15 juli

Indiening begroting bij Gedeputeerde Staten

Gemeenschappelijke regeling

22 Nota Verbonden Partijen, zes kaderstellende spelregels