Notitie voor presidium Evaluatie Hermenzeil

Memo voor presidium 12 december 2023: evaluatie proces AZC Hermenzeil Inleiding Tijdens de behandeling van de motie vreemd aan de orde van de dag “stekker halen uit project AZC Hermenzeil” op 23 november jl. is zowel door de gemeenteraad als door het college de wens uitgesproken behoefte te hebben aan een evaluatie van het gelopen proces. Hieronder wordt ingegaan op de mogelijkheden en randvoorwaarden die er zijn voor het doen van onderzoek. Vormen van onderzoek Gemeenteraden hebben meerdere mogelijkheden om een onderzoek te doen: A. Een raadsenquete ex 155a Gw. Vorm Een onderzoekscommissie bestaande uit raadsleden die zelf een onderzoek instellen, al dan niet met externe ondersteuning (lokaal voorbeeld: WSG-affaire) Betrokkenheid raad Raad is direct betrokken door leden in de commissie. De commissie wordt ingesteld op basis van een verordening. Bevoegdheden Artikel 155a geeft vergaande bevoegdheden, zoals de mogelijkheid om (ex-)raadsleden, (ex-)bestuurders en (ex-)ambtenaren onder ede te horen en de verplichting voor ambtenaren om alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. Voordelen Zwaarste instrument om ‘de onderste steen’ boven te krijgen. Het instrument dient wel in verhouding te staan tot het doel van het onderzoek. Nadelen Door het zwaarste instrument van stal te halen, is er een risico van vertillen; er moet dan wat boven water komen.

Raad is direct betrokken; en dus kost tijd van raad en griffie. B. Zelf onderzoekscommissie vormen Vorm Een raadscommissie wordt ingesteld met raadsleden en/of burgerleden die zelf onderzoekt, al dan niet met externe ondersteuning (lokaal voorbeeld: onderzoek BIZ-bizar) Betrokkenheid raad Raad is direct betrokken door leden in de commissie. Bevoegdheden Er is een wettelijke inlichtingenplicht voor het college van B&W richting de raad. Voordelen Niet-raadsleden kunnen zitting hebben; raad doet het zelf, en is daarmee het gezicht van het onderzoek. Voordeel tegenover enquête onderzoek is dat het politiek minder beladen is. Nadelen Raad is direct betrokken, en dus kost het tijd van raad en griffie. C. Onderzoek door een extern bureau, universiteit of deskundige waarbij de verantwoordelijkheid bij de gemeenteraad ligt Vorm De raad stelt een onderzoeksbureau, universiteit of deskundige aan, die voor de raad een onderzoek doet of opdracht geeft tot het doen van onderzoek. Betrokkenheid raad Bij dit onderzoek neemt een begeleidingsgroep bestaande uit raadsleden de verantwoordelijkheid voor het onderzoek. Bevoegdheden De raad heeft weliswaar de regie, maar staat wat meer op afstand van het onderzoeksproces. Voordelen Specifieke deskundigheid kan worden ingeschakeld, kan snel.

Nadelen Kost tijd van raad en griffie, afhankelijk van bereidheid college om mee te werken, raad is niet gecommitteerd aan uitvoering en kan dus makkelijk afstand doen van uitkomsten.

D. Onderzoek door een extern bureau, universiteit of deskundige waarbij de verantwoordelijkheid bij het externe bureau wordt gelegd Vorm De raad geeft een onderzoeksbureau, universiteit of deskundige opdracht tot het uitvoeren van een onderzoek. Betrokkenheid raad Raad is opdrachtgever, kan periodiek op proces afstemmen met onderzoekers/uitvoerders. Bevoegdheden Geen, afhankelijk van medewerking van college B&W, organisatie en derden. Voordelen Specifieke deskundigheid kan worden ingeschakeld, kan snel; politiek blijft er manoeuvreerruimte Nadelen Afhankelijk van bereidheid college om mee te werken; raad is niet gecommitteerd aan uitvoering en kan dus makkelijk afstand nemen van uitkomsten. E. Anders Ook de rekenkamer of een accountant kunnen gevraagd worden onderzoek uit te voeren. >Rekenkamer: een dergelijke mogelijkheid is er wel maar de onafhankelijkheid van de accountant heeft tot gevolg dat de rekenkamer ook de vrijheid zou hebben de onderzoeksvragen aan te passen. Met een onderzoek door de rekenkamer zet het gemeentebestuur zich op afstand. >Accountant: de scope van het dit onderzoek zal naar verwachting met name gericht zijn op de juridische en communicatie aspecten van het proces.

Wat te doen met de financiële gevolgen ervan? Er kan voor gekozen worden om de financiële aspecten van de casus buiten de scope van het onderzoek te houden, of deze er juist wel bij te betrekken of dit punt apart te laten onderzoeken door bijvoorbeeld de accountant. Onderwerp van onderzoek: Het scherp formuleren van het onderwerp (hoofdvraag plus deelvragen), doel en de tijdsspanne van het onderzoek dragen in hoge mate bij aan het succesvol doorlopen van een onderzoek. Hieronder treft u daartoe een mogelijke opzet. Geconstateerd kan worden dat de discussie zich in hoofdzaak heeft voltrokken langs twee sporen: • De juridische lijn: wie beslist lokaal over de opvang van asielzoekers? Welke rollen en bevoegdheden zijn weggelegd voor raad en college? • De communicatie: hoe is de communicatie verlopen? ➢

➢

Deelvragen bij de juridische lijn - Schetsen feitelijk tijdspad besluitvorming college. - Schetsen feitelijk tijdspad besluitvorming gemeenteraad. - Schetsen kader wet- en regelgeving op nationaal en regionaal vlak waarmee lokale bestuurders rekening hebben te houden bij het aanwijzen van lokale asielopvang. Wat is de status van deze wet- en regelgeving? Wat is hard en wat is zacht? - Hoe is het besluitvormingsproces ervaren door raad en college? Deelvragen bij communicatie - Schetsen feitelijk tijdspad communicatie college-gemeenteraad - Schetsen feitelijk tijdspad communicatie college-direct omwonenden/inwoners van de gemeente - Zijn er derden ingehuurd bij het communicatieproces? Hoe luidde hun opdracht? Wat was hun rol? - Welke overwegingen hebben gespeeld bij het opleggen van geheimhouding door het college en het bekrachtigen ervan door de gemeenteraad? - Hoe is de communicatieproces ervaren door raad en college?

Doel onderzoek: Het doel van het onderzoek is gelegen in het lering trekken uit het verleden voor de toekomst (aanbevelingen op basis van de bevindingen van het onderzoek) en het afleggen van verantwoording Vorm onderzoek: Op grond van waarheidsvinding die wordt vergaard uit openbare en geheime documenten en het houden van interviews wordt een rapport opgesteld inclusief aanbevelingen.

Tijdsspanne onderzoek en doorlooptijd: - Tijdsspanne onderzoek: december 2022/januari 2023 - december 2023 - Doorlooptijd onderzoek: max. 3 maanden Financiering Indien gestuurd wordt op een onderzoek van maximaal € 25.000,-- hoeft niet aanbesteed te worden en kan onderhands opdracht worden gegeven. Regie onderzoek: Raad-College? Zowel raad als college hebben de behoefte uitgesproken om het proces AZC Hermenzeil te evalueren. Beide bestuursorganen zijn bevoegd een onderzoek op te starten naar de juridische context en de rollen en bevoegdheden van de een en de ander. In de verhouding tussen raad en college is het evenwel de raad die kaders stelt en die het college controleert. Het ligt dan ook in de lijn dat het onderzoek onder regie van de raad plaats gaat vinden. Om recht te doen aan de behoeften en belangen van beide organen wordt voorgesteld om: -

-

Een onderzoek uit te laten voeren door een onderzoeksbureau, universiteit of deskundige die het rapport onder zijn verantwoordelijkheid uitvoert (variant D)* Hiermee kan zo neutraal mogelijk gekeken worden naar de rollen van raad, college, ambtelijke organisatie respectievelijk griffie. Een begeleidingsgroep voor dit onderzoek samen te stellen, bestaande uit de leden van het presidium inclusief de burgemeester, ondersteund door de griffier. Een raadslid is voorzitter van de begeleidingsgroep. Door de voorzitter van raad en college op te nemen in de begeleidingsgroep worden de belangen van raad en college gewaarborgd.

Uiteindelijk zal voor de precieze formulering van de definitieve hoofd- en deelvragen door de gemeenteraad ook wat ruimte moeten worden gelaten voor de onderzoekers, omdat de formulering erg nauw luistert. Uitgangspunt moet daarbij zijn dat de onderzoekers wel dicht bij de kern en bedoeling van de vragen moeten blijven. PRESIDIUM 12 december ➢ Bespreken notitie; ➢ Op grond van deze input een raadsvoorstel te maken voor de raad debatteert van 18-1 (**) waarbij tevens een voorzet zal worden gedaan voor een onderzoeksbureau, universiteit of deskundige. (*) Het college heeft op 5 december uitgesproken voorstander te zijn van variant D. (**) Snelste optie is 14 december, maar niet haalbaar. Eerstvolgende optie is 18 januari; indien gewenst zou dan ook besluitvorming kunnen plaatsvinden.