Nota rechtmatigheidsverantwoording gemeente Geertruidenberg

Nota rechtmatigheidsverantwoording gemeente Geertruidenberg Aanleiding Met ingang van het verslagjaar 2023 gaat het college van burgemeester en wethouders (verder: het college) via de jaarrekening 2023 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De resultaten daarvan zullen voor het eerst te zien zijn in 2024 bij het vaststellen van de jaarstukken 2023. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.

Doel van de nota Met deze nota reiken wij de bouwstenen aan voor invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, de raad i.c. de (audit-)commissie kan hiermee het gesprek aangaan met het college. Uiteindelijk is het de bedoeling om deze nota met de "visie en ambitie", de "inhoudelijke kaderstelling" en de "wijze van rapporteren" (monitor) door de gemeenteraad vast te laten stellen.

Leeswijzer en inhoud Deze nota bestaat uit 4 delen met 3 bijlagen, te weten: • Deel 1 Korte samenvatting van de veranderingen (samenvattend beeld) • Deel 2 Visie en ambitie • Deel 3 De beleidskaders • Deel 4 Monitor Rechtmatigheidsverantwoording • Bijlagen De delen 2 tot en met 4 staan in een bepaalde verhouding tot elkaar. Met de onderstaande bestuurlijke duiding lichten we dat kort toe. Deel 2 De Visie en ambitie voor rechtmatigheidsverantwoording Als eerste leggen we de visie en ambitie vast. Dat is nodig om een basis te hebben voor de beleidskaders en de keuzes die we voorstellen. Ook het vaststellen van een visie en ambitie voor de rechtmatigheidsverantwoording behoort tot de kaderstellende rol van de raad. Deel 3 De beleidskaders voor rechtmatigheidsverantwoording Het college is verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. Het college heeft daarvoor duidelijke spelregels en richtlijnen nodig in de vorm van beleidskaders. Het vaststellen van de beleidskaders voor de rechtmatigheidsverantwoording behoort eveneens tot de kaderstellende rol van de raad. De basis voor die beleidskaders wordt onder meer gevormd door de landelijke wetgeving en de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (Besluit, Begroting en verantwoording).

Deel 4 De Monitor Rechtmatigheidsverantwoording De operationele vertaling van de beleidskaders vindt plaats in de "Monitor Rechtmatigheidsverantwoording". Op die manier wordt de raad navolgbaar meegenomen in de ontwikkeling en het verloop van de rechtmatigheid. Het college legt op die manier op transparante en daarmee zichtbare wijze verantwoording af. Met deze monitor kan de raad invulling geven aan zijn toetsende en controlerende rol. Bovendien stelt die monitor het college in staat af te wegen of zij wel of niet een model Verklaring Rechtmatigheid voor de raad moet opstellen. De monitor wordt, met toelichting, elk jaar opgesteld en opgenomen in de paragraafbedrijfsvoering van de jaarrekening.

Focus op kernbegrippen rechtmatigheid In de nota komen meerdere keren enkele kernbegrippen voor. Deze kernbegrippen lichten we hieronder, en bewust aan het begin van deze nota, toe.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie- en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma's, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Documentatie en vastlegging rechtmatigheidsverantwoording De commissie BBV adviseert de kaderstelling op het gebied van de rechtmatigheid niet bij de begroting in de paragraaf Bedrijfsvoering vorm te geven. Het heeft daarentegen de voorkeur de kaderstelling aan de raad voor te leggen door middel van de financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet of een beleidsnotarechtmatigheid/normenkader. Voor de duidelijkheid, de transparantie en het expliciet zijn van de nieuwe kaderstelling voor rechtmatigheid is er vooralsnog voor gekozen deze in een afzonderlijke nota op te nemen. In de beginfase van deze nieuwe ontwikkeling heeft het integraal, samenhangend en overzichtelijk presenteren in één nieuwe nota de voorkeur. Daarbij kan ook overwogen worden om de kaderstelling te zijner tijd alsnog op te nemen in de financiële verordening.

Deel 1 De veranderingen in essentie; een samenvatting in vijf punten In januari 2023 heeft de controller een presentatie gegeven aan de gemeenteraad over de wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarin is kort stilgestaan bij de betekenis en het belang van de veranderingen en wat dit betekent voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad. In samenvattende zin schetsen we nog een keer de belangrijkste veranderingen. Daarmee beogen we om het onderwerp rechtmatigheidsverantwoording inzichtelijk en overzichtelijk te houden en ook om deze nota zelfstandig leesbaar te maken. Een overzicht van de veranderingen in vijf punten en het waarom: 1. De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid gaat van accountant naar college (doel: niet de accountant is verantwoordelijk voor bijvoorbeeld een begrotingsoverschrijding, maar het college; de raad voert daarover het gesprek met het college en niet (meer) met de accountant). 2. De verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen moeten worden toegelicht, wordt bepaald door de raad en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (doel: door het stellen van een duidelijke "norm" is voor college en raad duidelijk waar de "grens" ligt voor bijvoorbeeld begrotingsoverschrijdingen; dit draagt bij aan scherpte in de financiële beheersing en het financieel vinger aan de pols houden). 3.

De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording (doel: zie ad.1 en verder om vast te stellen of het college een juiste en volledige rechtmatigheidsverantwoording heeft afgelegd en tevens de toets door de accountant of het college terecht tot de oordeelsvorming is gekomen). 4. Getrouwheidsfouten zijn niet meer per definitie rechtmatigheidsfouten; bijvoorbeeld het niet correct toepassen van de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en getrouwheidsfouten hoeven niet in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen (doel: scheiding aan brengen in de verantwoordelijkheden; accountant gaat over de getrouwheid en college over de rechtmatigheid). 5. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en geeft een toelichting op de (financiële) rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering (doel: verantwoording college aan raad over rechtmatigheid expliciet zichtbaar maken en in verklarende zin de oorzaken, de beheersing en de maatregelen naar de toekomst nader toelichten).

Deel 2 Visie en ambitie rechtmatigheidsverantwoording Als eerste leggen we de visie en ambitie vast. Dat is nodig om een basis te hebben voor de beleidskaders en de keuzes die we voorstellen. Ook het vaststellen van een visie en ambitie voor de rechtmatigheidsverantwoording behoort tot de kaderstellende rol van de raad.

2.1. Samenvatting visie en ambitie Onze visie en ambitie kan als volgt worden samengevat: "We willen een gemeente zijn die het gemeenschapsgeld op een zorgvuldige, doelmatige en rechtmatige manier besteed” Belangrijke trefwoorden hierbij zijn; basis op orde, transparante verantwoording rechtmatigheid en stap voor stap beter willen worden. In dit deel van de nota schetsen wij een drietal varianten voor de "diepgang en reikwijdte" van de rechtmatigheidsverantwoording. Een keuze voor één van de varianten heeft gevolgen voor de (organisatie)van de interne beheersing en bedrijfsvoering en raakt ook de kaderstellende rol van de raad. Wij stellen een keuzevariant voor om mee te starten en we geven koers en richting voor de toekomst door onze ambitie uit te spreken.

2.2.Uitwerking visie en ambitie; keuzevarianten verantwoording Onze accountant BDO heeft in de managementletters en accountantsverslagen van de afgelopen twee jaar de gemeenteraad al geïnformeerd over de vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording. In iets andere bewoordingen heeft de accountant daarbij in zijn visiepaper “Rechtmatigheidsverantwoording, een kans op meer control” een tweetal varianten geschetst, te weten: 2.2.1. Variant Basis; gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het College die alleen iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving en die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waarbij de accountant ook op dit moment al over de rechtmatigheid een oordeel geeft. De interne beheersing is dus ook specifiek gericht op die rechtmatigheidsverantwoording. Dat geldt ook voor de interne controles. Die worden zodanig systeem- of gegevensgericht gepland, dat het college tot een gedegen onderbouwdoordeel kan komen over de rechtmatigheid. 2.2.2. Variant ICS, gericht op de bredere verantwoording, zogenaamde het In Control Statement (ICS) Deze variant gaat nog een stap verder.

In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing, kan het een logische stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een "In Control Statement" af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van(risicomanagement)processen en ICT-systemen. Elke gemeente kan zelf besluiten om een In Control Statement in te voeren. Deze variant stelt nog hogere eisen aan het systeem van interne beheersing en risicomanagement. Het gaat ook verder dan alleen interne procedures. Het gaat ook om beheersmaatregelen voor operationele en strategische doelen, bijvoorbeeld over prestaties van duurzaamheid. Het bereiken van deze variant vraagt een veel langere doorlooptijd en navenant extra controle-inspanningen. 2.2.3. Keuze visie en ambitie en de overwegingen daarbij Het vanaf 2023 opnemen van een In Control Statement (ICS) in de jaarstukken is geen verplichting voor gemeenten. Wat de gemeenten vanaf 2023 wel in de jaarrekening moeten opnemen, is een rechtmatigheidsverantwoording. Het staat de gemeenten echter vrij om die verantwoording uit te breiden. De rechtmatigheidsverantwoording zoals de wet die voorschrijft, betreft alleen de rechtmatigheid. Dit is qua inhoud hetzelfde als waarover de accountant in de huidige situatie een oordeel geeft.

De overwegingen die bij de visie en ambitie een rol spelen zijn: a. De gemeente handelt op dit moment niet rechtmatig vanwege aanbestedingsfouten. Binnen de organisatie leeft wel het besef dat financiële transacties rechtmatig moeten zijn. Dat besef en ook de bewustwording kunnen en moeten nog verder verbeterd worden. De controleverklaring van de accountant en het bijbehorende verslag bevestigen dit. b. De variant ICS, vraagt om extra werkzaamheden en dus extra tijd en middelen. Uitgangspunt is om de vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording vooralsnog in te voeren en uit te voeren binnen de bestaande formatie en bezetting. De formatie voor de interne controlefunctie is niet zodanig dat deze werkzaamheden erbij gedaan kunnen worden. Wij pleiten daarom voor een realistische, haalbare en uitvoerbare invoering en uitvoering op niveau Variant Basis en door te groeien naar een tussen variant. De accountant BDO geeft in haar rapporten aan dat een keuze voor de ICS variant voor gemeenten van onze omvang geen logische keuze is. c. De grote verandering is dat de gemeente nu zelf de rechtmatigheid van baten en lasten moet vaststellen. Tot op heden liggen deze werkzaamheden bij de accountant.

De werkzaamheden die de gemeente gaat verrichten om de rechtmatigheid vast te stellen, vragen op zich al een extra inspanning en moeten, als het zo ver is, wel de toets der kritiek van de accountant kunnen doorstaan. De conclusie is dat de Variant Basis al de nodige inspanning vraagt. Meer vragen en doen dan de Variant Basis zou op dit moment niet realistisch, haalbaar en uitvoerbaar zijn. d. Onze ambitie is te groeien in de richting van Variant ICS en stap voor stap beter te willen worden. In dat kader is in 2023 voor de vastlegging en ondersteuning van de verbijzonderde interne controles het gebruik van softwarepakket geïntensiveerd. Daar komt bij dat wij op middellange termijn voorzien dat controles meer "gedigitaliseerd" kunnen worden. In die nieuwe digitale technieken zien wij ook kansen om stap voor stap beter te worden. Budgetneutraal groeien is de uitdaging en tegelijk onze werkzaamheden efficiënter kunnen gaan doen. Daarmee ontstaat er ook ruimte om te groeien.

2.3.Samenvattende conclusie en afweging; keuze visie en ambitie Kader visie en ambitie rechtmatigheidsverantwoording De visie voor de gemeente Geertruidenberg is op dit moment te kiezen voor de Variant Basis en als ambitie uit te spreken om via een groeimodel stap voor stap te bewegen in de richting van Variant ICS Variant Basis betekent voor ons "basis op orde, transparant verantwoorden, rechtmatigheid en stap voor stap verbeteren". We zullen moeten gaan ervaren hoe dat uitpakt in de praktijk. Daarom gaan we Variant Basis na één of twee jaar evalueren.

Deel 3 De beleidskaders voor rechtmatigheidsverantwoording Het college is verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. Het college heeft daarvoor duidelijke spelregels en richtlijnen nodig in de vorm van beleidskaders. Het vaststellen van de beleidskaders voor de rechtmatigheidsverantwoording behoort eveneens tot de kaderstellende rol van de raad. De basis voor die beleidskaders wordt ondermeer gevormd door de landelijke wetgeving en de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (Besluit, Begroting en verantwoording).

Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Burgemeester en wethouders leggen verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie hiervoor bijlage 3 van deze nota voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium. Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording: • Begrotingscriterium; de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. • Voorwaardencriterium; voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden. • Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium; er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. In totaal stellen we zeven beleidskaders voor. We beginnen telkens met de omschrijving van het beleidskader.

Daarna volgt de nadere toelichting en motivering.

3.1. Artikel 1 De verantwoordingsgrens Voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden (de afwijkingen) hanteren burgemeester en wethouders een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Toelichting en motivering artikel 1 De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverklaring. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als vooronduidelijkheden afzonderlijk geldt het zelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverklaring worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen.

Voor iedere gemeente (ongeacht de schaalgrootte) geldt dat de raad een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn, aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Dit gesprek binnen de gemeente tussen college en de raad moet ten tijde van het bepalen van de verantwoordingsgrens gevoerd worden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordinggrens is de informatiebehoefte van de raad het vertrekpunt. Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken.

In artikel 1 is de verantwoordingsgrens bepaalt op 2%. Die keuze is ingegeven door de keuze Variant Basis(variant 1) zoals verwoord in deel 1 van deze nota over de visie en ambitie. Een keuze die aansluit bij de mate van interne beheersing en bedrijfsvoering en die op dit moment haalbaar en verantwoord is. De verantwoordingsgrens ligt hiermee hoger dan grens van de goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid van 2022, deze bedroeg 1%. We achten een verantwoordingsgrens van 2% voor 2023 verantwoord. Omdat we wel ambitie hebben en willen doorgroeien naar een lagere verantwoordingsgrens, zullen we in de monitor rechtmatigheid ook inzichtelijk maken wat de ontwikkeling van de rechtmatigheid is bij een lager verantwoordingspercentage.

3.2. Artikel 2 De rapportagegrens Voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden (de afwijkingen) hanteren burgemeester en wethouders per individuele afwijking een rapportagegrens van € 25.000. Toelichting en motivering artikel 2 De rapportagegrens voorkomt detailverantwoording, helpt het sturen op hoofdlijnen en beperkt de administratieve belasting en draagt daarmee bij aan een efficiëntere verantwoording. Beneden de rapportagegrens wordt er niet in de jaarrekening gerapporteerd. Rechtmatigheidsfouten beneden de verantwoordingsgrens en boven de rapportagegrens kunnen heel goed in algemene zin toegelicht worden bij de programma's, als onderdeel van de verschillenverklaring begroot versus realisatie. Eventueel kan toelichting ook plaatsvinden in de paragraaf bedrijfsvoering. In artikel 2 is de rapportagegrens bepaalt op € 25.000. Er is voor dit bedrag gekozen, omdat dit aansluit bij het bedrag vanaf welke omvang verschillen tussen begroot en realisatie in de jaarrekening nader worden toegelicht. Het bedrag heeft daarmee herkenbaarheid en sluit tevens goed aan bij de materialiteitsgrens in relatie tot de grootte van onze gemeente. Door voor de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens duidelijk, toetsbare kaders vast te leggen wordt de beleidsruimte die de raad heeft concreet ingevuld en vertaald naar de eigen gemeente.

3.3. Artikel 3 Wijze waarop het college de raad informeert over afwijkingen in de rechtmatigheid 1. Burgemeester en wethouders geven in de Monitor Rechtmatigheidsverantwoording inzicht in het bedrag van de verantwoordingsgrens alsmede in het verloop en de ontwikkeling van de rechtmatigheid. 2. De Monitor Rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. 3. Burgemeester en wethouders vermelden in de Monitor Rechtmatigheidsverantwoording alle bedragen van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, die boven en onder de verantwoordingsgrens liggen en voor zover deze per individueel geval hoger zijn dan een bedrag van € 25.000 (rapportagegrens). 4. Burgemeester en wethouders nemen in de Rechtmatigheidsverklaring per afzonderlijk bedrag alle afwijkingen op, voor zover het totaal van de rechtmatigheidsfouten ligt boven de verantwoordingsgrens. Deze afwijkingen worden nader toegelicht in de Rechtmatigheidsverklaring. 5. Burgemeester en wethouders nemen per programma per afzonderlijk bedrag alle afwijkingen op, voor zover deze liggen boven de rapportagegrens. Deze afwijkingen worden nader toegelicht in de verschillenverklaring bij de programma's. In de paragraafbedrijfsvoering worden de afwijkingen die onrechtmatige zijn opgesomd. 6. Burgemeester en wethouders nemen in de paragraaf Bedrijfsvoering een overzicht i.c.

een verbeterplan op met (beheers-)maatregelen ter voorkoming dan wel opheffing van rechtmatigheidsfouten.

Toelichting en motivering artikel 3 Lid 1 en 2 De operationele vertaling van de beleidskaders vindt plaats in de "Monitor Rechtmatigheidsverantwoording". Op die manier wordt de raad navolgbaar meegenomen in de ontwikkeling en het verloop van de rechtmatigheid. Het college legt op die manier op transparante en daarmee zichtbare wijze verantwoording af. Met deze monitor kan de raad invulling geven aan zijn toetsende en controlerende rol. Bovendien stelt die monitor het college in staat af te wegen of zij wel of niet een model Verklaring Rechtmatigheid voor de raad moet opstellen. De monitor wordt, met toelichting, elk jaar opgesteld en opgenomen in de paragraafbedrijfsvoering van de jaarrekening. Voor een nadere toelichting op (de werking) de monitor wordt verwezen naar deel 4 van deze nota. Lid 3 tot en met 5 Er wordt onderscheid gemaakt tussen de "Rechtmatigheidsverantwoording" en de "Rechtmatigheidsverklaring". Afwijkingen bestaan uit rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Een goed en transparant inzicht in de ontwikkeling en het verloop van de rechtmatigheid is voor de controlerende rol van de raad belangrijk. Bovendien moet aan de hand van de verantwoordingsgrens en de rapportagegrensbepaald worden wat er wel en niet moet worden opgenomen in de Rechtmatigheidsverklaring. Dat inzicht wordt verkregen door de Monitor Rechtmatigheidsverantwoording.

Deze monitor wordt, zoals gezegd, opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Burgemeester en wethouders leggen via het verplichte model (het Model Rechtmatigheidsverklaring) verantwoording af in de jaarrekening. Dit is een aparte, verplichte verklaring bij de jaarrekening. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden kort en bondig in de Rechtmatigheidsverklaring benoemd. In de verklaring zelf moet ook een nadere toelichting gegeven worden. Als het totaal van de afwijkingen beneden de verantwoordingsgrens ligt, is het wettelijk zo geregeld dat burgemeester en wethouders geen verplichting hebben om een Rechtmatigheidsverklaring op te stellen. Deze afwijkingen worden uit een oogpunt van transparantie als bedrag wel opgenomen in de monitor. De nadere toelichting op die bedragen vindt vervolgens plaats in de verschillenverklaring bij de programma's. De paragraaf bedrijfsvoering i.c. de Monitor Rechtmatigheidsverantwoording is verder de plek om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven.

Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad, of de reden waarom deze achterwege is gebleven, alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. Lid 6 Burgemeester en wethouders zijn wettelijk verplicht om een overzicht opnemen van de getroffen en nog te treffen beheersmaatregelen. Maatregelen die gericht zijn op het voortaan voorkomen alsmede het op heffen van onrechtmatigheden. Dit kunnen meer algemeen geformuleerde beheersmaatregelen zijn (bijvoorbeeld als onderdeel van de verbijzonderde interne controle), maar ook gerichte maatregelen die tot doel hebben het opheffen van een concrete onrechtmatigheid of onduidelijkheid.

3.4. Artikel 4 Omgang onduidelijkheden interpretatie verordeningen 1. Burgemeester en wethouders doen de raad een voorstel in het geval er onduidelijkheid bestaat over de interpretatie van financiële regelgeving in verordeningen dan wel door de raad vastgestelde kaders in beleidsnota's. 2. Burgemeester en wethouders motiveren de onduidelijkheid, de keuzes aan uitleg, de consequenties, de gewenste uitleg en de interpretatie in het raadsvoorstel. 3. Het raadsbesluit met de "voorkeur" interpretatie gaat in met ingang van de datum van het besluit van de raad en wordt geacht te gelden als "nieuw" beleidskader en wordt vervolgens verwerkt bij de eerstvolgende aanpassing van de verordening of beleidsnota.

Toelichting en motivering artikel 4 Van "onduidelijkheden" is sprake als burgemeester en wethouders in het kader van de verslaggeving niet kunnen aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. Het voortbestaan van een dergelijke situatie is niet wenselijk. Bij onduidelijkheden over de interpretatie in de verordeningen over financiële consequenties dient de raad aan te geven welke uitleg hieraan moet worden gegeven. Deze interpretatie moet vervolgens vastgelegd worden in een raadsbesluit, waarna dit besluit wordt verwerkt in de desbetreffende verordening of beleidsnota. Onduidelijkheden in de verordeningen over financiële consequenties moeten worden opgelost. Zodra onduidelijkheden in de interpretatie zijn geconstateerd, dient de raad aan te geven welke interpretatie hij geeft. Het achteraf sanctioneren (het nadien door de raad laten aangeven aan welke bepalingen geen financiële consequenties worden verbonden) van het niet naleven van gemeentelijke regelgeving, is niet transparant en daarom niet wenselijk.

3.5. Artikel 5 Omgang begrotingsonrechtmatigheden 1. De volgende begrotingsafwijkingen zijn in strijd met het budgetrecht van de raad: a. begrotingsafwijkingen die niet passen binnen het vastgestelde beleid van de raad; b. begrotingsafwijkingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en tijdig konden worden gesignaleerd ; c. begrotingsafwijkingen bij (subsidie) en/of openeinde regelingen en die tijdig konden worden gesignaleerd; d. begrotingsafwijkingen ten gevolge van interpretatieverschillen bij de uitleg van wet en regelgeving en die zijn geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar; 2. De begrotingsafwijkingen als bedoeld in lid 5.1 worden, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, als afzonderlijk bedrag wel opgenomen in de Rechtmatigheidsverklaring maar niet nader toegelicht in de Rechtmatigheidsverklaring. Toelichting daarop vindt plaats bij de lasten van de afzonderlijke programma's. In de paragraaf Bedrijfsvoering worden voor de volledigheid de afzonderlijke bedragen eveneens opgenomen maar niet opnieuw toegelicht. 3. Alle begrotingsafwijkingen (ook die ingevolge lid 5.1 niet in strijd zijn met het budgetrecht van de raad) worden definitief vastgesteld door de raad bij de vaststelling van de jaarrekening.

Toelichting en motivering artikel 5 Algemeen Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma (de raad stelt de begrotingsbedragen op programmaniveau vast), de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid) aangezien deze lasten buiten het budgetrecht van de raad tot stand zijn gekomen. Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad.

Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Volgens artikel 28 BBV dienen overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. In de nieuwe situatie betrekt het college alle afwijkingen ten opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen) bij de fouten en onduidelijkheden in de

rechtmatigheidsverantwoording, omdat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Zie ook de financiële verordening 2022 gemeente Geertruidenberg. Lid 5.1 Omdat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, en dus in strijd met het budgetrecht van de raad, moet er ook een expliciete keuze gemaakt worden voor welke begrotingsafwijkingen een uitzondering gemaakt moet worden. Die keuze is voorbehouden aan de raad en moet worden vastgelegd als een door de raad vast te stellen beleidskader. De raad bepaalt zelf welke afwijkingen acceptabel zijn. In artikel 5 is dat weergegeven als in strijd met het budgetrecht van de raad. Wat betreft de keuze sluiten we zoveel mogelijk aan bij de bestaande praktijk zoals die nu ook al wordt toegepast in het controleprotocol. Bijvoorbeeld begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad vastgestelde beleid is gebleven. De reeds bestaande denklijn van de accountant, "telt wel mee/niet mee voor het oordeel" wordt in principe ongewijzigd voortgezet, maar dan als een verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders. De gemaakte keuzes zijn verder mede in gegeven door het praktisch kunnen blijven werken, beperking van de administratieve lasten en de mate van daadwerkelijke beïnvloeding door burgemeester en wethouders.

Lid 5.3 Zodra de raad de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden. Dit voor zover die instemming niet al eerder heeft plaatsgevonden bij de tussentijdse rapportages en/of afzonderlijke raadsbesluiten gedurende het begrotingsjaar. Voor deze werkwijze wordt gekozen, waardoor geen aparte begrotingswijzigingen (voor het opheffen van de begrotingsonrechtmatigheden) behoeven te worden voorgelegd aan de raad. Daarmee zetten we tevens de huidige werkwijze voort en beperken we de administratieve lasten.

3.6. Artikel 6 Omgang jaarschijven bij investeringsbudgetten 1. Voor een investeringsproject waarvan de uitwerking nog nader plaats moet vinden kan de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar stellen. Dit voorbereidingskrediet wordt ook door de raad geautoriseerd. 2. Voor een investeringsproject met een looptijd over meerdere jaren wordt één totaal investeringskrediet(hoofdkrediet) beschikbaar gesteld, eventueel onder aftrek van een reeds beschikbaar gestelde en geautoriseerde voorbereidingskrediet. 3. Het geautoriseerde investeringsbedrag (hoofdkrediet) of een vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie kan (geen verplichting) op basis van een planning van het project over meerdere jaarschijven verdeeld worden als dat voor de uitvoering en beheersing noodzakelijk is. 4. Verschuivingen tussen jaarschijven als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering of exploitatieopzet overeenkomstig de door de raad vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd en het totaal beschikbaar gestelde krediet of de totale exploitatieopzet van een grondexploitatie niet wordt overschreden. 5. Afwijkingen op begrote jaarschijven worden nader toegelicht in de jaarrekening.

Toelichting en motivering artikel 6 Bij meerjarige investeringsbudgetten of exploitatieopzetten kunnen de raad en het college afspraken maken (via vaststelling van de begroting of afzonderlijk bij raadsvoorstellen en raadsbesluiten) over de wijze waarop de jaarschijven binnen een meerjarig investeringsbudget of exploitatieopzet zijn opgebouwd. Zolang aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen een investeringsbudget of exploitatiebudget blijft, levert overschrijding van een jaarschijf -tenzij anders door de raad besloten geen onrechtmatigheid op. Dit wordt wel toegelicht in de jaarrekening, omdat het niet aanwenden van investeringsbudgetten kan duiden op vertragingen in de uitvoering van de investering (en dus beleid).

3.7. Artikel 7 Budgetoverhevelingen tussen begrotingsjaren 1. Burgemeester en wethouders kunnen de raad voorstellen om incidentele budgetten, die in een jaar nog niet (volledig) zijn besteed, over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Daarbij gelden de volgende criteria/afspraken: a. de overheveling moet betrekking hebben op incidenteel beschikbaar gestelde budgetten; b. door de overheveling mogen de betreffende budgetten niet worden overschreden; c. de voorgenomen aanwending van de budgetten in jaar t+1 is gelijk aan de oorspronkelijk geplande besteding in jaar t. Doel en aard zijn identiek; d. het minimumbedrag voor budgetoverheveling bedraagt € 10.000 per geval; e. voor één activiteit wordt in principe één keer een budgetoverheveling aangevraagd (begrenzing in frequentie en tijd), tenzij hiervoor goede argumenten (onvermijdelijkheid) zijn om hiervan af te wijken; f. alle verzoeken tot budgetoverheveling wordt gemotiveerd en aan de raad aangeboden in één integraal raadsvoorstel. Dit is hetzelfde voorstel waarmee de jaarrekening aan de raad wordt aangeboden; g. de raad beslist over het voorstel tot budgetoverheveling bij de vaststelling van de jaarrekening van jaar x, inclusief de verwerking van de financiële gevolgen voor het begrotingsjaar x+1. Toelichting en motivering artikel 7 Het college voert de door de raad vastgestelde begroting uit.

Gedurende of aan het einde van het begrotingsjaar kan het voorkomen dat de werkelijke besteding afwijkt van de in de begroting opgenomen bedragen. Het komt regelmatig voor dat deze afwijkingen worden veroorzaakt doordat activiteiten nog niet(geheel) zijn uitgevoerd. Zonder nadere actie leidt dit tot een voordelig saldo (bij de jaarrekening) ten opzichte van de begroting en komt daarmee het jaarbudget te vervallen. Echter de activiteiten worden in het volgende begrotingsjaar (verder) uitgevoerd. Daarom is het van belang om in een aantal gevallen de mogelijkheid te hebben om budget over te hevelen van het ene naar het andere begrotingsjaar. Daarmee kan het weer beschikbare budget worden ingezet waarvoor het is bedoeld. Doel van de kaders is het principe van budgetoverheveling mogelijk te maken, daarvoor duidelijke spelregels te hebben en de effectuering daarvan financieel rechtmatig te laten plaatsvinden.

Deel 4 De Monitor rechtmatigheidsverandering De operationele vertaling van de beleidskaders vindt plaats in de "Monitor Rechtmatigheidsverantwoording". Op die manier wordt de raad navolgbaar meegenomen in de ontwikkeling en het verloop van de rechtmatigheid. Het college legt op die manier op transparante en daarmee zichtbare wijze verantwoording af. Met deze monitor kan de raad invulling geven aan zijn toetsende en controlerende rol. Bovendien stelt die monitor het college in staat af te wegen of zij wel of niet een model Verklaring Rechtmatigheid voor de raadmoet opstellen. De monitor wordt, met toelichting, elk jaar opgesteld en opgenomen in de paragraafbedrijfsvoering van de jaarrekening.

4.1. Monitor Rechtmatigheidsverantwoording (voorbeeld) Monitor Rechtmatigheidsverantwoording bedrag A. Begrotingscriterium - Overschrijding exploitatiebudgetten programma's begroot versus werkelijk - Overschrijding investeringsbudgetten - Niet geautoriseerde reserve mutaties

900.000 250.000 250.000

- Gemiste Europese aanbestedingen

1.500.000

B. Voorwaarden criterium

C. Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium - Fraude eigen medewerkers - Fraude door derden en niet teruggevorderd D. TOTAALRECHTMATIGHEIDSFOUTEN =A+B+C E. VERANTWOORDINGSGRENS F. TOETS RECHTMATIGHEIDSFOUTEN AAN VERANTWOORDINGSGRENS

3.000.000 2% van € 75 mln.

1.500.000

D is groter dan E; totaal afwijkingen = rechtmatigheidsfouten als bedrag opnemen in Rechtmatigheidsverklaring college zoals A t/m C D is kleiner dan E; afwijkingen opnemen in paragraaf Bedrijfsvoering onderdeel A toelichten in de Programma's én onderdeel B en C toelichten in paragraaf Bedrijfsvoering

G. Begrotingsafwijkingen waarvan de raad heeft besloten dat ze niet onrechtmatig zijn H. SALDO RECHTMATIGHEIDSFOUTEN =D-G

100.000

750.000 Nader toe te lichten in de rechtmatigheidsverklaring

2.250.000

Toelichting monitor - De verbijzonderde interne controle functie (VIC) vult de tabel aan de hand van zijn interne controle. - De accountant toetst voor de raad de getrouwheid van de informatie/gegevens en dus de monitor. - De drie rechtmatigheidscriteria A, B en C worden bepaald. - Het totaal van de rechtmatigheidsfouten D wordt afgezet tegen de door de raad bepaalde verantwoordingsgrens bij E. - Het totaal van de rechtmatigheidsfouten overstijgt de verantwoordingsgrens en dat betekent dat het college de Model Rechtmatigheidsverklaring moet invullen. - Onderdeel G betreft de begrotingsafwijkingen waarvan de raad heeft bepaald dat deze niet onrechtmatig zijn.

4.2. Samenvattende tabel omgang rechtmatigheidsfouten In onderstaande tabel wordt aangegeven welke afwijkingen, wanneer en waar worden opgenomen. Afwijking/Financiële Onrechtmatigheid Afwijking boven verantwoordingsgrens en boven rapportagegrens Afwijking beneden verantwoordingsgrens en boven rapportagegrens Afwijking (begrotingsonrechtmatigheid) niet in strijd met budgetrecht raad en: boven verantwoordingsgrens en rapportagegrens beneden verantwoordings-grens en boven rapportagegrens Afwijking beneden rapportagegrens

Bedrag opnemen in Monitor Rechtmatigheidsverantwoording Ja

Bedrag opnemen in Rechtmatigheidsverklaring Ja

Bedrag toelichting in

Ja

Nee

Ja Ja

Ja Nee

Verschillen verklaring programmarekening of paragraaf bedrijfsvoering Verschillen verklaring programmarekening of paragraaf bedrijfsvoering Idem

Nee

Nee

Bijlage 1 Begrippenlijst Bijlage 2 Model Rechtmatigheidsverklaring

Rechtmatigheidsverklaring college

Niet rapporteren en toelichten, wel instemmingraad bij vaststellen jaarrekening

Bijlage 1 Begrippenlijst Afwijkingen Fouten en onduidelijkheden. Bado Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Zie hiervoor de volgende link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0015524/2017-12-09 BBV Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Zie hiervoor de volgende link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0014606/2019-07-01 Commissie BADO De commissie BADO brengt richtinggevende notities uit met een nadruk op de hoe-vraag en de interpretatie van bestaande wet- en regelgeving, voor wat betreft knelpunten en gezamenlijke oplossingen die raken aan de bedrijfsvoering en de accountantscontrole van decentrale overheden. Zie hiervoor de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-en-provincies/bedrijfsvoering-enaudits-gemeenten-en-provincies Commissie BBV In het BBV is opgenomen dat er een commissie is met als taak om zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Zie hiervoor de volgende link: https://www.commissiebbv.nl/cms/view/57979281/commissieleden Controleverklaring In de controleverklaring geeft de accountant zijn/haar oordeel weer over de getrouwheid van de jaarrekening. Bij gemeenten geldt nu nog als bijzonderheid dat de accountant in zijn verklaring ook een oordeel geeft over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties die in deze jaarrekening zijn vermeld.

Dat wordt anders na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en wordt het oordeel beperkt tot de getrouwheid. Zie hiervoor: https://www.nba.nl/globalassets/themas/thema-publiekeSector/controleverklaringenverklaard/nba_brochure_controleverklaringen_decentrale_overheden_juni _2016.pdf Fouten Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. Getrouwheid Een oordeel van de accountant over of de informatie juist en toereikend/volledig is. Voorts geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrek. En ten slotte of het bij de volksvertegenwoordigers en de burger(gebruikers van de verantwoording) geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. In Control Statement Hierin gaat het College van B&W in op het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen alsmede ICT-systemen. Dit heeft een bredere strekking dan de rechtmatigheidsverantwoording. Materialiteit Informatie is materieel of heeft een materieel belang, als deze informatie invloed kan hebben op de besluitvorming van de gebruiker van die informatie. Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden of burgers. Er zijn twee zaken waarvoor de accountant de materialiteit gebruikt. Het is allereerst de basis voor de diepgang van door de accountant uit te voeren werkzaamheden.

Vervolgens is het bepalend voor het oordeel van de accountant over de jaarrekening. Voor de controle van een gemeente zijn de normen uit het Besluitaccountantscontrole decentrale overheden (Bado) leidend, voor de uiteindelijke conclusie of iets materieel is en wat hiervan de gevolgen zijn voor de strekking van de controleverklaring.

Normenkader Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Zie hiervoor: https://www.commissiebbv.nl/cms/view/57979239/rechtmatigheid Onduidelijkheden Indien het college in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. Onzekerheden De onzekerheden zijn te splitsen in onzekerheden in de verantwoording en in de controle. De onzekerheden in de verantwoording betreffen veelal schattingen, interpretaties en toekomstgevolgen. Bij de rechtmatigheidsverantwoording van het College van B&W kan het ook gaan om zaken die het college eenvoudig niet weet of kan vaststellen. Onzekerheden in de controle komen vaak voort uit ontoereikend uitgevoerde maatregelen van interne beheersing waardoor er onvoldoende controleinformatie beschikbaar is. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het college vanaf het verslagjaar 2023 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden waren.

Verantwoordingsgrens De grens waarboven het college afwijkingen moet melden aan de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt deze verantwoordingsgrens vast met een maximum van 3% van de totale lasten. Verbijzonderde interne controle Er is sprake van een verbijzondering van de interne controle, indien binnen de gemeente extra gelet wordt op de rechtmatigheid, bovenop en ook voortbouwend op de interne controles die reeds uitgevoerd worden in de(eerste) lijn. Zie hiervoor de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-enprovincies/documenten/rapporten/2019/02/14/de-verbijzonderde-interne-controle-bij-decentraleoverheden

Bijlage 2 Model Rechtmatigheidsverklaring (Modelverantwoording) Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op<datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>%(maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen : x x In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Bijlage 3 Criteria Het begrip financiële rechtmatigheid is in 20054 concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De negen criteria gelden ook als uitgangspunt vanuit de wetgever, waarbij de reikwijdte van de verantwoording niet wijzigt ten opzichte van de situatie, waarin de accountant het oordeel afgeeft. Dit houdt in dat: 1. er vastgesteld wordt dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn (calculatiecriterium); 2. de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld (valuteringcriterium); 3. de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is; 4. de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn; 5. de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen (aanvaardbaarheidscriterium); 6.

de levering heeft plaatsgevonden (ook wel aangeduid als ‘prestatielevering’); 7. de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium); 8. voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden (voorwaardencriterium); 9. er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium).