Memo - Vergaderen met het BOB model

Aan het presidium

Datum Afzender Onderwerp

: 19-09-2022 : Griffie : Vergaderstelsel

Vergaderen met het BOB-model in de gemeente Geertruidenberg Samenvatting Met de introductie van het BOB-model; modus Geertruidenberg: ▪

Gaat de raad vergaderen middels een beeldvormende ronde (de raad luistert), een oordeelsvormende ronde (de raad debatteert) en een besluitvormende ronde (de raad besluit).

▪

Komen de Rondetafelgesprekken, themasessies en auditcommissie te vervallen; zij worden ondergebracht in de raad luistert;

▪

Kunnen de 5 O’s (incl. raadsleden) via het presidium onderwerpen aandragen voor de raad luistert; zij geven daarbij de status van de gewenste behandeling aan (informeren, polsen, richting geven);

▪

Wordt de raad luistert het gremium om in te spreken, bij de raad debatteert bestaat deze mogelijkheid enkel indien niet eerder is ingesproken tijdens de raad luistert. Bij de raad besluit zijn er geen inspreekmomenten meer.

▪

Wordt de raad luistert een commissie ex artikel 82 Gemeentewet, die wordt voorgezeten door een raadslid waarbij de inbreng van burgerleden financieel wordt gewaardeerd;

▪

Komt het presidium per cyclus tweemaal kort bij elkaar zodat voor iedere vergadering de mogelijkheid bestaat om de agenda’s precies af te stellen;

▪

Kunnen burgerleden zowel aanschuiven bij de raad luistert als de raad debatteert;

▪

Bestaat iedere vergadering van de raad debatteert de mogelijkheid om rond 22.00 uur over te gaan op besluitvorming via de raad besluit;

▪

Zit er bij voorkeur twee weken tussen de vergadering van de B&W vergadering en het presidium, het presidium en de raad luistert, de raad luistert en de raad debatteert, en tussen de raad debatteert en de raad besluit;

▪

Bepalen de fracties zelf welke fractiedeelnemers deelnemen aan (een onderdeel van) de raad luistert en de raad debatteert.

▪

Worden zowel de raad luistert als de raad debatteert door het presidium ingedeeld op basis van de opgaves in de begroting.

Inleiding In het presidium van 6 september jl. heeft u de griffie de opdracht meegegeven om het BOBvergadermodel concreet uit te werken. De opdracht om tot een nieuw vergadermodel te komen, staat ook in het coalitieakkoord, waarin werd aangegeven om hier in 2022 nog mee aan de slag te gaan. Stapsgewijs gaan we nader in op wat het BOB-model nu inhoudt en hoe we het kunnen toepassen in onze gemeente. U treft in de bijlagen het reglement van orde, een aangepast vergaderschema en een uitwerking van het BOB-model in een bijbehorende verordening. BOB - Drie stappen De letters B, O, en B verwijzen naar drie essentiële stappen in het nemen van kwalitatief goede besluiten. Ze staan voor: ▪

Beeldvorming

▪

Oordeelsvorming

▪

Besluitvorming

Bij een goed besluit waar niet meer op terug gekomen hoeft te worden, zijn alle drie de stappen van het BOB-model doorlopen. Beeldvorming De eerste stap in het besluitvormingsproces is het vormen van een beeld van de situatie. De volgende vragen kunnen daarbij naar voren komen: ➢

Waarover besluiten we eigenlijk? Wat is de kwestie, het probleem?

➢

Wat is de context?

➢

Wat wordt van de raad verwacht? Wat is de status van het aangebodene?

➢

Wat zijn onze mogelijkheden/middelen/opties/vrijheden?

➢

Per wanneer moeten we besloten hebben?

➢

Welke ideeën leven er eigenlijk al?

➢

Wie willen we - nog - spreken? Hoe komen we aan onze informatie?

➢

Klopt het beeld nog?

Wat als men gaat besluiten zonder duidelijk beeld van het probleem? Begin je besluitvorming zonder dat je een beeld hebt gevormd van de situatie, dan kan al snel het volgende gebeuren: -

Er lijkt maar één optie op tafel te liggen, andere oplossingen worden niet of nauwelijks besproken

-

Er is veel discussie of een oplossing/optie wel passend is, waarbij mensen het niet eens zijn over wat nou het probleem precies veroorzaakt.

-

Elke uitleg van een oplossing wordt beantwoord met “ja maar…, waarna een nog niet eerder genoemd bezwaar wordt opgeworpen.

-

In plaatst van een discussie over opties, is er sprake van een discussie of er überhaupt wel een probleem is

2

-

Iets wat helemaal niet urgent is wordt uitgebreid besproken, terwijl er veel belangrijkere zaken op de agenda staan.

Oordeelsvorming De tweede stap van het BOB-model draait om het beoordelen van opties die op tafel liggen. Idealiter zijn deze opties op tafel gekomen tijdens de beeldvorming. ➢

Hebben we alle opties ?

➢

Wat houdt elke optie in?

➢

Welke opties kunnen we gelijk wegstrepen c.q. houden we over?

➢

Wat zijn de voor- en nadelen van deze opties? Welke argumenten horen daarbij?

➢

Wie zijn voor/tegenstanders van bepaalde opties en waarom?

➢

Waar maken we ons zorgen over?

➢

Aan welke voorwaarden moet voldoen worden om de opties acceptabel te laten zijn?

➢

Heeft ieder nu een helder beeld van de mogelijkheden?

Al deze vragen hebben te maken met het uitwisselen van informatie en het discussiëren over de verschillende opties. De voorzitter dient ervoor te waken dat de discussie productief blijft en bijdraagt aan de informatievoorziening. Herhaling is niet relevant, want het helpt de deelnemers niet om een beter oordeel te vormen. Vurige discussies kunnen juist wel helpen. Wat als men gaat besluiten zonder goede oordeelsvorming? Wil je een besluit nemen, zonder dat de opties werkelijk besproken zijn? Dan kan dit al snel gebeuren? -

Kostbare tijd wordt verspild aan een oplossing die niet realistisch is.

-

Mensen voelen zich niet gehoord door anderen en gaan zichzelf daardoor constant herhalen.

-

De discussie ontaardt in een debat, waar er “op de man” wordt gespeeld.

-

Mensen kunnen geen keuze maken, omdat de consequenties van de keuzes onduidelijk zijn.

-

Genomen besluiten pakken verkeerd uit omdat er onvoldoende tijd is besteed aan de consequenties van de keuze.

-

Er wordt wel een besluit genomen, maar uiteindelijk staan mensen hier toch niet achter, waardoor er per saldo niets gebeurt.

Besluitvorming De laatste stap van het BOB-model is -als voorgaande stappen goed zijn doorlopen- eigenlijk de makkelijkste. Sterker nog, vaak vloeit het besluit als vanzelf voort uit de stappen beeldvorming en

3

oordeelsvorming. De beste optie dient zich vaak ineens aan, als blijkt dat een meerderheid van de mensen voor een bepaalde oplossing is, of als de hele groep het plots eens lijkt te zijn (zoals bijv. over de keuze voor dit BOB-model!). Tijdens de besluitvorming komen deze twee simpele vragen naar voren: ➢

Hebben we een volledig beeld van alle mogelijkheden?

➢

Zo ja, welke voorkeur hebben de fracties/raad? Wat gaan we doen?

➢

Welk besluit kan rekenen op een meerderheid?

Goed besluiten kost minder tijd! Wellicht wekt bovenstaande de indruk dat een goed besluit langer duurt. Niets zou minder waar moeten zijn. Door de stappen in besluitvorming goed van elkaar te onderscheiden kan het proces juist efficiënter doorlopen worden. Met het BOB-model kunnen ellenlange discussies dan juist voorkomen worden. Toepassen BOB-model In het huidige vergadermodel wordt gewerkt met Rondetafelgesprekken, informatiesessies vanuit het college, een auditcommissie, een Discussieraad en een Besluitvormende Raad. De Rondetafelgesprekken, informatiesessies en de auditcommissie kunnen geschaard worden onder “beeldvorming”, de Discussieraad onder “oordeelsvorming” en de Besluitvormende Raad onder “besluitvorming”. Beeldvorming – toegepast De wijze waarop uw raad nu zijn beeld vormt, kan als rommelig en ad-hoc getypeerd worden. Themasessies worden op het laatste moment ingepland en de status van de sessie is niet altijd duidelijk. Tevens is gebleken dat op belangrijke politieke dossiers in het verleden het gebrek aan goede beeldvorming ons parten heeft gespeeld. Of men dacht een goed beeld te hebben, terwijl gedurende het traject de beeldvorming danig ging schuiven. Het structureren en integreren van met name de beeldvorming in een BOB-structuur op 1 à 2 avonden zou ons dienstbaar kunnen zijn.

Het doel van een beeldvormende vergadering (werktitel ‘de raad luistert’) is gelegen in het bieden van ruimte aan raadsleden, burgerleden, collegeleden, ambtenaren en vertegenwoordigers van de 5 O’s (onze inwoners, maatschappelijke organisaties, ondernemers, onderwijs en andere overheden) om over de geagendeerde onderwerpen zoveel mogelijk informatie uit te wisselen. Mogelijke andere benamingen voor deze fase zijn: beeldvormende ronde, het gesprek, de raad haalt op, rondetafel nieuwe stijl, etc… Het gaat er in deze fase om het verkrijgen van een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel, zodat de fractiedeelnemers bij de volgende stap in het BOB-model, de oordeelsvorming, een goede mening kunnen vormen. College, ambtelijke organisatie en vertegenwoordigers van de 5 O’s

4

hebben de mogelijkheid tijdens deze stap van belang zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers. Praktisch zou dit betekenen dat de voormalige vergadervormen rondetafelgesprekken, informatiesessies, de auditcommissie opgaan in de raad luistert. De raad luistert bestaat uit presentaties van inwoners, informatiesessies en een aantal vaste agendapunten. Als vaste agendapunten kunnen verbonden partijen en P&C toegevoegd worden. Bij het agendapunt verbonden partijen kunnen ambassadeurs mededelingen doen aan de collega raads- en burgerleden. Het agendapunt P&C zou de auditcommissie vervangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mededelingen vanuit de accountant. Door de raad luistert een bijeenkomst te laten zijn op basis van artikel 82 Gemeentewet, dient een raadslid automatisch voorzitter te worden van deze commissie. Voorts dient de inzet van burgerleden financieel gewaardeerd te worden. Burgerleden krijgen een wettelijk bepaalde financiële compensatie per bijgewoonde vergadering van de raad luistert. De raad luistert vindt in de regel plaats op donderdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema. Indien er te veel verzoeken zijn geldt de maandag erop als uitloop. De inloop voor de vergadering is vanaf 19.00 uur en de aanvang van de vergadering om 19.30 uur. De vergadering vindt plaats in de raadszaal van het gemeentehuis.

De inloop tussen 19.00 en 19.30 uur is bedoeld voor laagdrempelig informeel contact tussen fractiedeelnemers, inwoners en ambtenaren. Om 19.30 uur begint de vergadering. Indien inwoners zich hebben aangemeld voor een presentatie zal daarmee gestart worden. Daarna zullen informatiesessies vanuit het college/de ambtelijke organisatie aan bod komen. Voor een presentatie staat in de regel een 0,5 uur (status informeren) of 1 uur (status informeren plus polsen) tenzij het presidium anders beslist. Wanneer inwoners willen inspreken op een geagendeerd onderwerp kan dat aan de start van de vergadering. Agendapunten waarop wordt ingesproken worden op de agenda naar voren gehaald. In de raad luistert kan ook besloten vergaderd worden. Het besloten deel van een vergadering vindt in de regel plaats aan het einde van de vergadering, zodat anderen de vergadering alvast kunnen verlaten. De raad luistert is ook het gremium om startnotities vanuit het college te delen en bespreken met de raad. Uiteraard kunnen ook raadsleden onderwerpen agenderen voor de raad luistert. Voor de taken, rollen, samenstelling, voorzitter, frequentie en wijze van agenderen van de raad luistert wordt verwezen naar bijgaande verordening. Oordeelsvorming – toegepast Het huidige vragenformat in de Discussieraad wordt als klemmend ervaren.

Het doel van oordeelvorming nieuwe stijl binnen een BOB-structuur (werktitel: de raad debatteert) zou gelegen zijn in het bieden van ruimte aan fractiedeelnemers om hun meningen en ideeën te geven en

5

hierover met elkaar van gedachten te wisselen. Het gaat er dan om dat men een goed inzicht krijgt zodat in de raad tot een besluit gekomen kan worden; een gewogen oordeel dus! Andere benamingen voor deze stap zouden kunnen zijn: Debatronde, Discussieraad nieuwe stijl, Oordeelsvormende raad, etc… Het presidium of de raadsleden die zitting nemen in de raad debatteert bepalen of die avond ook plaats is voor de raad besluit. Door de raad debatteert en de raad besluit te laten voorzitten door de voorzitter van de raad kan deze op dezelfde avond taken vlot combineren. Over duidelijke B-stukken kan dan dezelfde avond gestemd worden. Voor nader inzicht in de taken, rollen, samenstelling, voorzitter, frequentie en wijze van agenderen van de raad debatteert wordt verwezen naar bijgaande verordening. Besluitvorming - toegepast De besluitvormende raad (werktitel: de raad besluit) kan in de huidige vorm blijven bestaan. Het Reglement van Orde regelt de werkwijze tijdens de raad besluit. Een aangepaste versie treft u als bijlage aan. Het presidium Het presidium neemt in het BOB-model een belangrijke plaats in. In eerste instantie wordt dan ook een extra vergadering van het presidium toegevoegd aan het vergaderschema om goed de vinger aan de pols te houden tussen de vergaderingen. Als een spelverdeler zal dit gremium strak in de wedstrijd dienen te zitten en dienen bij te sturen waar nodig.

Vergaderschema – toegepast Tijdens de voorgaande presidiumvergadering is afgesproken om het nieuwe BOB model te laten landen in een vergadercyclus van 6 à 7 vergaderrondes per jaar. Een aangepast vergaderschema met 7 vergaderrondes treft u bijgaand aan. Kosten De raad debatteert en de raad besluit leveren geen extra kosten op. De extra kosten van de raad luistert worden ingegeven door het uitbetalen van burgerleden. Deze extra kosten worden ingeschat op € 2520,56 (€ 90,02 x 4 burgerleden x 7 vergaderingen). Voorts is het de vraag of de vergadering van de raad luistert een type vergadering is wat zich leent voor uitzending door SLOG en/of Notubiz. Mocht hiervoor gekozen worden komt er nog een bedrag van € 1.050,00 voor de SLOG en € 1860,67 voor Notubiz bij. Communicatie In- en extern zal het nieuwe vergadermodel uitgedragen dienen te worden.

6

Voorstel: ▪

In te stemmen met de uitgangspunten van dit memo

▪

De Verordening op ‘de raad luistert’ en ‘de raad debatteert’ in oktober 2022 aan de raad aan te bieden ter vaststelling

▪

Het RvO voor de vergaderingen van de raad van Geertruidenberg in oktober 2022 aan de raad aan te bieden ter vaststelling

▪

Het nieuwe vergaderschema per januari 2023 in te laten gaan (eventueel in december het model te testen)

Bijlagen -

Verordening op de raad luistert en de raad debatteert 2022

-

Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad van Geertruidenberg

-

Vergaderschema 2023

7