Instructie griffier maart 2002

AAN de Raad van de gemeente Geertruidenberg Raadsvergadering : 14 maart 2002 Raamsdonksveer: 5 maart 2002 Agendapunt : 10 Commissie : Onderwerp : Instructie voor de raadsgriffier Inleiding: De nieuwe gemeentewet omschrijft slechts in algemene zin over welke bevoegdheden de griffier en de eventuele griffie beschikken. Het is daarom aan de Raad zelf om de taken en werkzaamheden van de griffier en de griffie nader te bepalen. Daartoe kan de Raad in een instructie nadere regels vaststellen over de taken van de griffier. Volgens de nieuwe gemeentewet is de griffier verplicht per 7 maart 2003. In de overgangsperiode tot 7 maart 2003 kan de griffier reeds functioneren, maar dient dit te passen binnen de kaders van de oude gemeentewet. Deze instructie is bedoeld voor de toekomstig griffier, nu nog benoemd als loco-secretaris functionaris specifiek belast met de wettelijk vastgelegde taken van het terzijde staan van de Raad en de door de Raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak, de aanwezigheid in de vergadering van de Raad en het medeondertekenen van stukken die uitgaan van de Raad. Motivering: Bij het formuleren van de instructie voor de griffier is gebruik gemaakt van de desbetreffende regels uit de huidige instructie voor de gemeentesecretaris.

Dit is aangevuld met een aantal regels die tijdens de discussiebijeenkomsten van de klankbordgroep dualisering zijn aangegeven. Financiële paragraaf: Op de financiële gevolgen van de dualisering wordt ingegaan in het voorstel tot het beschikbaar stellen van een budget voor de griffie. Voorstel: Voorgesteld wordt over te gaan tot vaststelling van de "instructie voor de griffier van Geertruidenberg 2002", overeenkomstig bijgevoegd conceptraadsbesluit. Burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris, de burgemeester,

H.P.F. Stijnen

Instructie griffier

M.J.A. Meijer

1

Nr. 10 De raad van de gemeente GEERTRUIDENBERG; overwegende dat de raad in een instructie nadere regels dient vast te stellen over de taken van de griffier; gelet op het proces van dualisering van het gemeentelijk bestel in Nederland, zoals vastgelegd in de nieuwe Gemeentewet; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg van 5 maart 2002; BESLUIT Vast te stellen de volgende Instructie voor de griffier van de gemeente Geertruidenberg. Artikel 1 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. 2. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt over documenten die aan de raad zijn aangeboden en andere openbare documenten, voor zover de leden in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden. 3. Het bepaalde in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad en de regeling ambtelijke bijstand zijn op het vorige lid van overeenkomstige toepassing. 4.

De griffier draagt er zorg voor, als het hem gevraagd wordt, dat de leden van de raad technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, (sub)amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en andere initiatieven van leden van de raad, waarin het Reglement van Orde voor de gemeenteraad voorziet. 5. Het presidium kan nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en het vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze instructie, niet met het Reglement van Orde voor de gemeenteraad, noch met de regeling ambtelijke bijstand. Artikel 2 Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van de gemeenteraad, op door de gemeenteraad ingestelde commissies, met dien verstande dat het presidium nadere regels en richtlijnen als bedoeld in het voornoemde artikel kan stellen.

Instructie griffier

2

Artikel 3 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel 4 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. Artikel 5 De griffier beheert de budgetten en faciliteiten die ten behoeve van het functioneren van de gemeenteraad beschikbaar zijn gesteld en geeft leiding aan de griffie. Artikel 6 1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de gemeenteraad. 2. Voor een afwezigheid van langer dan 5 dagen behoeft de griffier de toestemming van het presidium. 3. De griffier draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is. Artikel 7 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zoveel nodig overleg met de voorzitter van de gemeenteraad en/of het presidium. 2.

Deze instructie treedt in werking op de dag van de vaststelling. Geertruidenberg, 14 maart 2002 De raad voornoemd, De secretaris,

De voorzitter,

H.P.F. Stijnen

M.J.A. Meijer

Instructie griffier

3