Initiatiefvoorstel vergadermodel commissies+

Zaaknummer:

Initiatiefvoorstel Aan

: Gemeenteraad van Geertruidenberg

Raadsvergadering

: 14 maart 2024

Agendanummer

:

Onderwerp

: Initiatiefvoorstel Vergadermodel “Commissies+”

Voorstel De raad besluit: 1. Vanaf 1 juni 2024 het vergadermodel “Commissies+” als nieuw vergadermodel te hanteren.

Inleiding Begin 2023 zijn we gestart met het BOB-vergadermodel. In juli 2023 heeft een werkgroep het BOBvergadermodel geëvalueerd. De griffie heeft in augustus 2023 op verzoek van uw raad een overzicht gemaakt van zowel het BOB-vergadermodel als ook het Commissie-vergadermodel. Door uw presidium is in september 2023 besloten het BOB-vergadermodel voorlopig voort te zetten. Blijkens meerdere sessies is er bij zowel raads- als collegeleden behoefte om te komen tot een effectiever en daadkrachtiger bestuur. Het commissie+ vergadermodel zou de oplossing kunnen zijn voor een aantal problemen waar we tegenaanlopen in het huidige vergadermodel.

Beoogd effect Het initiatiefvoorstel “Commissies+” heeft als doel te komen tot betere verhoudingen en effectievere informatieoverdracht tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie waarbij ruimte is voor de inbreng en participatie van inwoners en ondernemers.

Het vergadermodel Commissies+ In een commissiestelsel worden er verschillende commissies (art. 82 Gemeentewet) door de gemeenteraad ingesteld. Deze commissies leveren voorbereidend werk ten aanzien van de besluitvormende raad.In commissies wordt specifiek gekeken naar verschillende onderwerpen en voorstellen en kunnen vragen gesteld worden. Commissie-vergadering Een commissie-vergadering is een samenvoeging van de raad luistert en de raad debatteert. In plaats van twee aparte vergaderingen, worden onderwerpen integraal in een commissie besproken. Zowel de beeldvorming als de oordeelsvorming vindt plaats in de commissie. Commissies richten zich op een specifiek onderwerp, zodat de raads- en burgerleden die geïnteresseerd zijn en bedreven zijn in bepaalde onderwerpen aan kunnen sluiten bij de relevante commissie. De voorgestelde commissies zijn gebaseerd op de opgaven in het kader van het opgavegericht werken. De commissievergadering kan ingedeeld worden in een aantal onderdelen: - Informerend gedeelte (presentaties, informatie-uitwisseling. Voorheen ‘de raad luistert’) - Inhoudelijke behandeling raadsvoorstellen (voorheen ‘de raad debatteert’) Om de grote hoeveelheid aan informatie beter en effectiever uit te kunnen wisselen, kunnen maandelijkse briefings tijdens de commissie-vergadering een vervanger zijn van de grote stroom aan tijdrovende raadsinformatiebrieven.

Vastlegging van de betreffende informatie gebeurt middels de audio- en videoopnamen van Notubiz. Zowel raadsleden als burgerleden kunnen deelnemen aan een commisievergadering. Het college wordt vertegenwoordigd door de betreffende portefeuille-houder. De commissie-vergadering wordt op grond van artikel 82 gemeentewet voorgezeten door een raadslid. Aan het begin van de commissievergadering kan gebruik gemaakt worden van het spreekrecht.

Welke commissies? • Commissie Financiën en Bestuur Deze commissie zou de auditcommissie vervangen. De commissie Financiën en Bestuur richt zich op alle P&C producten, de accountant en andere relevante financiële stukken en voorstellen. Onder deze commissie valt de opgave Financiën aangevuld met de opgave Bestuur. • Commissie Samenleving Deze commissie richt zich op onderwerpen aan de “zachte kant”. Hieronder vallen de opgaven Mens en Zorg en Dienstverlening. • Commissie Ruimte en Duurzaamheid Deze commissie richt zich op onderwerpen aan de “harde kant”. Hieronder vallen de opgaven Leefbaarheid, Duurzaamheid, Wonen en Economie en Toerisme. Rol van de commissies De commissies brengen een advies uit aan de gemeenteraad over de besproken stukken. Een advies kan zijn om een stuk als een A of een B stuk te behandelen of dat een stuk nog niet rijp is voor besluitvorming. De commissie kan er ook voor kiezen om een wat uitgebreider advies te geven, bijvoorbeeld wanneer de Commissie Financiën en Bestuur advies uitbrengt over een P&C product. Het advies wordt uitgewerkt door de griffie in de vorm van een besluitenlijst. De griffie zal in de besluitenlijst het advies van de commissie opnemen per onderwerp en een korte samenvatting van de bespreking van het onderwerp of voorstel (bijvoorbeeld: welke zaken lenen zich volgens de commissie tot nadere discussie in de besluitvormende raad?).

Besluitvormende raad Eens per vergadercyclus vindt er een besluitvormende raadsvergadering plaats. Indien een raadsvoorstel inhoudelijk is behandeld in één van de commissies, kan de gemeenteraad in de besluitvormende raad overgaan tot besluitvorming. De besluitvormende raad is geen herhaling van de commissie-vergadering. Het voorzitterschap is in handen van de burgemeester. Bij afwezigheid van de burgemeester wordt de raadsvergadering voorgezeten door de vice-voorzitter of de vervangend vice-voorzitter. Er is tijdens de besluitvormende raad geen spreekrecht.

Rondetafelgesprek De gemeenteraad hecht veel waarde aan participatie van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. De gemeenteraad kan gebruik maken van het instrument “Rondetafelgesprek”. Dit instrument kan ingezet worden bij grotere maatschappelijke onderwerpen of opgaven. Het rondetafelgesprek kan zowel op het gemeentehuis alsook buiten het gemeentehuis plaatsvinden. Het Rondetafelgesprek wordt voorgezeten door een raadslid. Vergadercyclus Voor effectiever, daadkrachtiger en doelmatiger bestuur is een strak en herkenbaar vergaderschema van groot belang. Het principe van een maandelijkse cyclus draagt daar mogelijk het beste aan bij. Wk 1 Donderdag Rondetafelgesprek (enkel bij grote maatschappelijke onderwerpen) Wk 2 Dinsdag Commissie Financiën en Bestuur Woensdag Commissie Samenleving Donderdag Commissie Ruimte en Duurzaamheid Wk 4 Dinsdag Presidium Donderdag Besluitvormende Raad

Argumenten en kanttekeningen Het commissiemodel heeft verschillende voor- en nadelen. Hieronder worden de voor- en nadelen opgesomd: Voordelen • Er hoeft geen lastig onderscheid meer gemaakt te worden tussen de raad luistert en de raad debatteert. Een voorstel of onderwerp wordt integraal behandeld in de commissie zonder de restricties van de raad luistert of de raad debatteert. • Extra tijdswinst door afschaffing werkgroepen. Extra ingestelde werkgroepen kunnen een plek krijgen in de desbetreffende commissie. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor de Auditcommissie en de werkgroep zwembaden. • Er zullen minder raadsinformatiebrieven (rib’s) of memories van antwoord (mva’s) opgemaakt worden. Veel zaken die nu in rib’s zijn opgenomen kunnen in de commissievergaderingen gedeeld

•

•

• •

worden. Ook veel vragen die nu schriftelijk gesteld worden kunnen in de commissies aan de orde komen, waardoor het aantal mva’s af kan nemen. Zie ook G’Kader: “we zoeken naar manieren om elkaar op een vrije manier te informeren. Zo stimuleren we een goed gesprek”. Wethouders hebben een platform om de raad te informeren; inclusief over regioaangelegenheden. Vanuit verschillende hoeken blijkt dat het contact en gesprek met de wethouder wordt gemist. Een wethouder kan in een commissiestelsel gemakkelijker de raad bijpraten over zijn/haar portefeuille. Zie ook G’Kader: “het college is benaderbaar en gemakkelijk te bereiken voor raadsleden”. Ruimte voor specialisatie in de fracties. De fracties kunnen hun leden verdelen onder de drie verschillende commissies. Dit resulteert erin dat “gelijkgestemden” aan tafel zitten, die allen interesse hebben in de opgaven in de commissie. Zie ook G’Kader: “meer invulling aan de kaderstellende rol raad”; kaderstelling door de raad zou door specialisatie in de fracties een vlucht kunnen nemen. Minder werkdruk per individueel raadslid. Raadsleden (en burgerleden) kunnen zich verdelen over de commissies. Het is dan niet noodzakelijk als raadslid om alle commissievergaderingen bij te wonen. Dit verlicht de werk- en tijdsdruk. Ruimte voor burgerleden. In het commissiemodel is er voldoende ruimte voor burgerleden om aan te sluiten.

De burgerleden ontvangen in dit model presentiegeld per bijgewoonde commissievergadering. In het huidige BOB-model ontvangen zijn presentiegeld per bijgewoonde vergadering van de raad luistert en de auditcommissie.

Nadelen • Het kan voorkomen dat het debat dat gehouden is in de commissievergadering over wordt gedaan in de besluitvormende raad. • Het is belangrijk dat binnen de fractie goed overlegd wordt over de standpunten die worden ingenomen in de commissie en de besluitvormende raad. Wanneer deze van elkaar afwijken, kan het gebeuren dat een stuk in de commissie als B-stuk wordt aangeduid en vervolgens in de besluitvormende raad toch een A-stuk wordt. • Er is mogelijk meer ambtelijke inzet nodig. Bij de commissievergaderingen zal altijd een bode aanwezig moeten zijn, een griffier, koffiedames, etc… Ook zullen er vaker ambtenaren aanwezig zijn ter ondersteuning van de wethouders. Dit vraagt wat van de ambtelijke capaciteit. Uitvoering Tijdens de raad debatteert van 29 februari en de raad besluit van 14 maart gaan we met elkaar in gesprek. Bij positieve besluitvorming is het de bedoeling om het vergadermodel Commissies+ in juni 2024 van start te laten gaan.

Bijlagen - Bijlage 1 – Memo uitkomsten evaluatie vergadermodel - Bijlage 2 – G-Kader

Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

Hoogachtend, de fracties van

Igor van Nunen

Mariska Cornet

Albert Smit John Langermans

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van de fractie Igor van Nunen; Gelet op artikel 87, 155 en 169 van de Gemeentewet;

Besluit 1. Vanaf 1 juni 2024 het vergadermodel “Commissies+” als nieuw vergadermodel te hanteren.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 14 maart 2024

Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

K.M.C. Millenaar

M. Witte