Bijlage bij Kaderstellende notitie: Memo grijze subsidies 2017

MEMO

Datum Behandeld door Onderwerp

1.

1 mei 2017 Drs. Marlies Wendt en Drs. Pieter Koks RA, tel.: 06-43.726.483 Memo grijze subsidies

Inleiding

In 2012 heeft de rekenkamer een onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid binnen uw gemeente. Mede naar aanleiding van dit onderzoek is een verbeterplan opgezet. Dit is in samenwerking met Radar Advies gedaan. Er is een breed Plan van Aanpak opgesteld dat momenteel in uitvoering is. Een van de onderdelen uit dit Plan van Aanpak is het in beeld brengen van de grijze subsidies. De noodzaak hiertoe is bevestigd vanuit een amendement dat door de gemeenteraad is aangenomen. In lijn met dit amendement en de toezeggingen die nadien zijn gedaan betekent dat concreet dat in de gemeenteraad van juni 2017 een overzicht van de grijze subsidies wordt behandeld.

Dit is op zich geen eenvoudige vraag omdat grijze subsidies - het woord zegt het al - niet formeel zijn ingekaderd en dat hierover verschillende verwachtingen en beelden bestaan. In dit memo, inclusief bijlage, worden de grijze subsidies inzichtelijk gemaakt.

2.

Definitie grijze subsidies en toetsingskader

Allereerst is bij de uitvoering van het onderzoek naar de grijze subsidies een definitie gezocht en afgestemd voor de grijze subsidies. De definitie voor grijze subsidies is als volgt:

Materiële of financiële begunstiging van instellingen buiten het vastgestelde subsidiebeleid om

Anders gezegd: als een instelling een bijdrage in geld of ‘in natura’ ontvangt van de gemeente op basis van het huidige vastgestelde subsidiebeleid dan is er geen sprake van grijze subsidies.

Pagina 1 van 6

Vervolgens zijn de onderstaande thema’s benoemd voor het onderzoek naar de grijze subsidies. Dit zijn thema’s waarbij wordt verwacht dat zich daar een vorm van grijze subsidiëring kan voordoen: Thema’s

Situaties

Impact

Vastgoed

Gebouw / terrein is in eigendom van

Risico lijkt beperkt.

de instelling1 Gebouw / terrein wordt gehuurd van

Huurbedrag is lager dan

de gemeente, dan wel gebruik ‘om

marktconform; en/of

niet’

Niet alle exploitatiekosten (denk aan energie) worden integraal doorberekend

Capaciteit

Gemeente draagt (gedeeltelijk) zorg

De instelling betaalt niet of te weinig

voor onderhoud van gebouw / terrein

voor de geleverde werkzaamheden

De gemeente stelt capaciteit

De instelling betaalt niet of te weinig

beschikbaar in de vorm van eigen

voor de geleverde diensten

personeel, ingeleend personeel of SWbedrijf

Materiële

Gemeente stelt dranghekken,

ondersteuning gemeentelijke locaties, stroom,

De instelling betaalt niet of te weinig voor de geleverde diensten; en/of

afvalverwijdering, etc. beschikbaar

Gemeente brengt geen precario of

‘om niet’. Doet zich veelal voor bij

leges in rekening

evenementen

3. Bijlage overzicht grijze subsidies Op basis van het subsidieoverzicht voor het begrotingsjaar 2017 heeft een onderzoek plaatsgevonden naar mogelijke grijze subsidies bij deze instellingen. Dit onderzoek is uitgevoerd aan de hand van het toetsingskader zoals in de vorige paragraaf uiteen is gezet. In de bijlage bij dit memo treft u het overzicht grijze subsidies aan.

1 Mogelijk dat instelling pand in het verleden heeft verkregen tegen een (te) lage waarde, deze mogelijkheid is verder niet

meegenomen in het onderzoek

Pagina 2 van 6

Let op: het onderzoek heeft meer instellingen opgeleverd dan op het subsidieoverzicht 2017 staan vermeld. Al bij aanvang van het onderzoek werd duidelijk dat het strikt hanteren van het uitgangspunt zoals geformuleerd in het plan van aanpak d.d. 14 februari 2017 (alleen ‘de bestaande subsidierelaties’) zou leiden tot onvolledigheid in het overzicht van de grijze subsidies. Om deze reden is gekozen voor een breder uitgangspunt: ook instellingen waaraan structureel gemeentelijke ondersteuning wordt geboden (in capaciteit, huisvesting en/of materieel), maar waarbij deze ondersteuning niet is geformaliseerd, zijn toegevoegd aan het subsidieoverzicht. In de bijlage zijn deze instellingen te herkennen aan een subsidiebedrag van € 0 (kolom C, ‘huidige bedrag’).

4. Beperkingen in het onderzoek Een paar belangrijke kanttekeningen, c.q. beperkingen in het onderzoek naar de grijze subsidies: Binnen de gemeente Geertruidenberg wordt op dit moment geen gebruik gemaakt van een systeem van tijdschrijven. Toerekening van ambtelijke capaciteit vindt plaats op basis van (al dan niet actuele) inschattingen. Financiële toerekening van ambtelijke kosten aan subsidies is om deze reden achterwege gebleven; Toerekening van kosten en opbrengsten vindt over het algemeen plaats op totaalniveau en deze worden niet direct toegerekend aan gesubsidieerde instellingen. Indicatief is rekening gehouden met deze kosten en opbrengsten, maar een financiële vertaling een op een aan de gesubsidieerde instelling is niet uitgevoerd. Het onderzoek is uitgevoerd door het afnemen van interviews en het analyseren van de financiële gegevens. Bij de analyse van de financiële administratie hebben wij ondersteuning ontvangen van uw medewerkers om de juiste selecties en dergelijke te kunnen maken. Er heeft geen uitgebreid dossieronderzoek plaatsgevonden. Het is niet uit te sluiten dat als wel een uitgebreid dossieronderzoek wordt uitgevoerd, dat mogelijk leidt tot andere bevindingen.

5. Bevindingen subsidieoverzicht De individuele bevindingen voor de verschillende gesubsidieerde instellingen laten veel overeenkomsten zien. Deze worden hierna per thema toegelicht:

Pagina 3 van 6

Vastgoed -

Van de 113 onderzochte instellingen zijn er 19 (deels) eigenaar van hun accommodatie. Bij drie voetbalclubs, een hockeyclub en een scouting zijn alleen de opstallen eigendom van de instelling. In deze gevallen is het terrein eigendom van de gemeente. Bij de 19 instellingen die (deels) eigenaar zijn van de accommodatie zijn op het gebied van onderhoud aan gebouw of terrein geen grijze subsidies vastgesteld.

-

Van de 113 instellingen maken 29 instellingen (volledig) gebruik van een gemeentelijke accommodatie. Bij 5 van deze 29 instellingen is met zekerheid vast te stellen dat sprake is van grijze subsidie. Aan deze instellingen wordt structureel geen huur in rekening gebracht voor het onderdak en/of het terrein waarvan zij gebruik maken. Bij de overige 24 instellingen is waarschijnlijk sprake van grijze subsidie, tenzij de kostendekkendheid van de huur objectief wordt aangetoond. Gegeven het voornemen om het accommodatiebeleid (onderdeel beheer en exploitatie), inclusief huurbeleid, te herijken heeft nader onderzoek op dit moment naar de feitelijke kostendekkendheid beperkte toegevoegde waarde.

-

In totaal ontvangen vijf sportverenigingen jaarlijks huurcompensatie voor de huur die zij betalen aan Dongemond Sportief BV. Hiertoe is besloten middels een collegebesluit op 18 december 2012. Met dit besluit valt de financiële tegemoetkoming aan deze verenigingen niet onder de noemer ‘grijze subsidie’, gegeven de definitie zoals opgenomen in paragraaf 2.

Capaciteit -

Bij 2 van de 113 instellingen wordt personele capaciteit ingezet via GO. Er is vastgesteld dat in beide gevallen geen sprake is van grijze subsidie. Specifiek worden bij de kinderboerderij Dongemond cliënten van Sociale Zaken ingezet. Bij het onderhoud van het gemeentelijk groen worden medewerkers van GO ingezet. Hierbij is sprake van reguliere beloning met loonkostensubsidie, dan wel de inzet gebeurt in het kader van dagbesteding, of – met behoud van uitkering - sociale reactivering of (maatschappelijke) tegenprestatie.

Pagina 4 van 6

Materiële ondersteuning -

Op het vlak van materiële ondersteuning is bij 46 van de 113 instellingen sprake van grijze subsidie. Bij deze instellingen is door de gemeentelijke buitendienst ondersteuning geboden in de vorm van het plaatsen van dranghekken en/of vuilcontainers en het afzetten van straten en/of pleinen.

-

Verder heeft de gemeente voor drie instellingen facturen ontvangen voor het ophalen van afval bij diverse evenementen. Deze facturen zijn niet doorbelast aan de organiserende instellingen. Er is in deze gevallen sprake van grijze subsidiëring. De aanname is gedaan dat de betreffende evenementen jaarlijks plaatsvinden en de afvalverwerking ook jaarlijks terugkeert, waardoor een structureel karakter van de subsidie ontstaat. In dit geval is het grijze subsidiebedrag exact te kwantificeren: het factuurbedrag is het subsidiebedrag.

-

Gymnastiekvereniging Turnlust maakt in de gymzaal aan de Elisabethstraat in Geertruidenberg gebruik van de aanwezige turntoestellen. Deze toestellen zijn deels eigendom van de gemeente. Ook neemt de gemeente de jaarlijks verplichte keuring van de turntoestellen voor haar rekening. De vereniging wordt niet apart doorbelast voor het gebruik en keuring van de toestellen. Als gevolg hiervan is sprake van een grijze subsidie.

-

In totaal ontvangen vijf instellingen jaarlijks een financiële compensatie ‘oud papier’. In 2017 is voor deze regeling de laatste uitbetaling gedaan. Dit betreft, evenals de eerder vermelde regeling huurcompensatie, een formeel collegebesluit en valt daarmee niet onder de noemer ‘grijze subsidie’, gegeven de definitie zoals opgenomen in paragraaf 2.

Overig -

In totaal zijn 15 instellingen toegevoegd aan de lijst met bestaande subsidierelaties. Dit betreffen de instellingen waaraan structureel gemeentelijke ondersteuning wordt geboden (in capaciteit, huisvesting en/of materieel), maar waarbij deze ondersteuning niet is geformaliseerd in de vorm van een subsidiebesluit.

Pagina 5 van 6

6. Samenvatting Doelstelling van het onderzoek is het in beeld brengen van de grijze subsidies. Dat is gelukt. Een transparant overzicht van de subsidies is opgesteld en daarbij is aangegeven waar sprake is (/kan zijn) van grijze subsidies. Een goede kwantificering in euro’s heeft niet op alle onderdelen plaats kunnen vinden, onder andere omdat de administratieve systemen van de gemeente niet op dat detailniveau zijn ingericht. Gesteld kan worden dat ook zonder deze financiële kwantificering het verkregen inzicht in de grijze subsidies waardevol is. De gemeente is nu in staat om al dan niet beleid te formuleren voor die onderdelen waar grijze subsidies voorkomen. Voor een deel is dit al in uitvoering als onderdeel van het verbeterplan subsidies (huisvestingssubsidies).

De raad wordt gevraagd om kennis te nemen van het overzicht grijze subsidies en de bevindingen die daarbij zijn gedaan.

Pagina 6 van 6