Bijlage 5 Verslag vergadering auditcommissie - 5 januari 2022

Van Aan Onderwerp Datum Aanwezig Voorzitter Leden Niet-leden

: Secretaris Auditcommissie : Auditcommissie : Verslag Auditcommissie d.d. 5 januari 2022 : Januari 2022

Accountant Secretaris

: dhr. D. Havermans. : mw. M. van de Weerd, en dhr. W. Quirijnen : dhr. A. de Jongh (wethouder), dhr. L. Heeres, dhr. R. van Dinteren en dhr. J. van Helten :: Mw. I. de Groot

Afwezig Leden

: dhr. E. van Oosterhout

Toehoorders: 1. Opening Dhr. Havermans heet allen welkom. 2. Vaststellen verslag auditcommissie d.d. 2 december 2021 Conform. 3. Financiële verordening gemeente Geertruidenberg 2022 In de verordening is opgenomen dat het college naar de raad moet wanneer er overschrijdingen zijn van meer dan 25.000 euro. Als het bedrag lager is, maar van politieke importantie, dan gaat het alsnog naar de raad. De laatste jaren ging men al naar de raad vanaf overschrijdingen van 10.000 euro. De auditcommissie adviseert om het bij 25.000 euro te houden. 4. Controleprotocol Het controleprotocol wordt kort toegelicht en levert verder geen vragen op bij de auditcommissie. 5. Rechtmatigheidsverantwoording Dhr. Heeres geeft een presentatie over de wijzigingen die eraan komen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Een aantal belangrijke elementen zijn:  Het college moet verantwoording afleggen over de rechtmatigheid aan de raad. Het moet een gesprek zijn tussen college en raad, in plaats van tussen raad en accountant.  Rechtmatigheidsfouten moeten ook in de verklaring van het college worden opgenomen. Deze fouten zijn niet van invloed op de strekking van de

 



controleverklaring van de accountant. De accountant toets de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring van het college. Rechtmatigheidsverantwoording gaat over het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. De paragraaf bedrijfsvoering wordt anders ingericht en uitgebreid. De raad moet straks de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens bepalen (hier komt een apart raadsvoorstel voor), ook moet de financiële verordening worden aangepast wanneer de wet is aangenomen. Je moet minimaal de wet uitvoeren, maar de raad mag ‘meer’ aan het college vragen (ambitieniveau ligt hoger).

De auditcommissie heeft de volgende adviezen en vragen bij de rechtmatigheidsverantwoording:  De auditcommissie vraagt zich af wanneer het plan van aanpak ongeveer verwacht kan worden. Het zal waarschijnlijk voorgelegd worden aan de nieuwe raad richting juni. De organisatie is er al mee bezig, alleen moet er nog even gewacht worden op de definitieve wetgeving.  De auditcommissie adviseert om de rechtmatigheidsverantwoording mee te nemen in het inwerktraject van de nieuwe raad. Wat is de rol? De raad moet goed de kaderstellende en controlerende rol pakken. Goed controleren op de verklaring van het college. Wat is rechtmatigheid? Waar is het voor?  De auditcommissie is benieuwd hoe dit uit gaat pakken. Men ziet wel wat beren op de weg. De druk is anders voor het college om het goed te doen. 6. Jaarplanning auditcommissie De organisatie en de griffie kijken samen nog een keer naar de planning of het voor de P&C cyclus haalbaar is. De auditcommissie is akkoord met de voorliggende planning. 7. Rondvraag Dhr. van Dinteren: de jaarstukken zullen vanaf dit jaar aangeboden worden via Pepperflow. De jaarstukken blijven altijd beschikbaar op papier, maar ze worden ook gedigitaliseerd. De verwachting is dat hierdoor doorloopprocessen korter worden en dat de informatievoorziening beter wordt. Een goed voorbeeld is Waalwijk.

De organisatie wil in april een avond organiseren over de vormgeving van de nieuwe jaarstukken. De organisatie kan dan meteen de nieuwe raad(sleden) uitleggen hoe het werkt. De auditcommissie staat hier positief tegenover. 8. Sluiting De leden van de auditcommissie, de wethouder en de aanwezige ambtenaren bedanken elkaar voor de prettige samenwerking van de afgelopen jaren. De voorzitter sluit de vergadering af onder dankzegging.