bijlage 1 Raadsvoorstel geactualiseerde Nota Verbonden Partijen 5 oktober 2023

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp Portefeuillehouder

Zaaknummer : 20230803107035 : Raad van Geertruidenberg : 5 oktober 2023 : : geactualiseerde Nota Verbonden Partijen : H.H.M. de Jongh

Voorstel 1. Kennis te nemen van de geactualiseerde Nota Verbonden Partijen; 2. Een zienswijze in te dienen op de geactualiseerde Nota Verbonden Partijen luidende als volgt: a. Dat de commissie die wordt ingesteld ten behoeve van de kaderstellende rol ten aanzien van de informele samenwerkingsverbanden en de inhoudelijke bepaling van de raadsbijeenkomsten over de Gemeenschappelijke Regelingen zich ook buigt over de keuze van het mogelijk instellen van de raadsledenadviescommissies ten behoeve van de Gemeenschappelijke Regelingen conform artikel 24a van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen b. Dat niet op voorhand een raadsledenadviescommissie ten behoeve van de Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant uitgesloten dient te worden; c. Dat voorafgaand aan de besluitvorming in december 2023 over de gewijzigde Gemeenschappelijke Regelingen duidelijkheid dient te ontstaan over die Gemeenschappelijke Regelingen waarvoor een radenledenadviescommissie wordt ingesteld; d. Dat niet op voorhand het aantal raadsledenbijeenkomsten vastgesteld wordt op drie per jaar, maar dat dit in het op te stellen convenant over vorm en inhoud van de raadsledenbijeenkomsten verder gestalte krijgt; e. Dat er in regionaal verband nagedacht wordt over het in dit kader instellen van een regionale griffie en de bekostiging daarvan.

Samenvatting Om er voor te zorgen dat gemeenteraden hun kaderstellende rol richting Gemeenschappelijke Regelingen goed kunnen uitvoeren zijn er, mede als gevolg van de gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen, in regionaal verband spelregels opgesteld. Het concept van deze spelregels, verwoord in de Nota Verbonden Partijen wordt nu aangeboden aan de verschillende gemeenteraden. De gemeenteraad kan hierover een zienswijze indienen voor 1 november 2023. Op basis van die eventuele zienswijzen wordt een definitieve Nota Verbonden Partijen opgesteld die ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de gemeenteraden ter vaststelling in het eerste kwartaal van 2024. Inleiding In regionaal verband (een co-productie van griffiers en burgemeesters) is de Nota Verbonden Partijen geactualiseerd op basis van een eerdere evaluatie van deze nota in 2020 en op basis van de gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) die met ingang van 1 juli 2022 in werking is getreden. Kern van deze nieuwe nota is het concreter vormgeven van de wijze waarop gemeenteraden hun invloed kunnen uitoefenen op de voorbereiding en uitvoering van beleid (zowel inhoudelijk als financieel) van de diverse Gemeenschappelijke Regelingen. Concreet betekent dit het volgende: 1.

Actieve informatieplicht, radenbijeenkomsten en raadsledenadviescommissies Actieve informatieplicht In de gewijzigde WGR is aangegeven dat vanuit het collegelid dat deelneemt in het Algemeen Bestuur of het Dagelijks Bestuur van een Gemeenschappelijke Regeling en de Gemeenschappelijke Regeling zelf, actief informatie wordt verstrekt aan de gemeenteraadsleden (artikel 17, lid 2 van de WGR). Dit is een uitbreiding van de huidige wijze van informatieverstrekking. Op pagina 5 en 6 van de Nota Verbonden Partijen wordt dit nader toegelicht. Radenbijeenkomsten In de nota wordt gepleit voor het meer gestructureerd laten plaatsvinden van radenbijeenkomsten over de beleidsvoornemens van de Gemeenschappelijke Regelingen. Nu vinden dit soort overleggen vaak plaats vanuit het initiatief van de Regeling zelf en soms vanuit het initiatief van een individuele gemeenteraad.

Gevolg is echter dat bij deze bijeenkomsten de opkomst vanuit de deelnemende gemeenten beperkt is. Het voorstel is om als deelnemende gemeenten in de regio West-Brabant een convenant af te sluiten, waarbij tenminste drie radenbijeenkomsten over deze Gemeenschappelijke Regelingen op jaarbasis plaatsvinden, waarbij de datums van deze bijeenkomsten worden opgenomen in het vergaderschema van de gemeenteraad. Per Gemeenschappelijke Regeling wordt vervolgens bepaald op welk niveau informatie moet worden verstrekt, waarbij dat niveau wordt bepaald op basis van de maatschappelijke en financiële impact van de Regeling. Op pagina 6, 7 en 8 van de nota vindt u hierover een nadere uitleg. Raadsledenadviescommissies Nieuw in de WGR is de mogelijkheid om voor bepaalde Gemeenschappelijke Regelingen een raadsledenadviescommissie in te stellen. Het instellen van zo’n commissie kan alleen als alle deelnemende gemeenteraden hiermee instemmen.

Het advies hierbij is wel om niet voor alle Gemeenschappelijke Regelingen zo’n commissie in te stellen, maar dit af te laten hangen van ondermeer de maatschappelijke impact van zo’n Regeling, de gemeentelijke financiële bijdrage aan de Regeling, de bestuurlijke en financiële risico’s die verbonden zijn aan de Gemeenschappelijke Regeling en aan het al dan niet aanwezig zijn van een participatieverordening bij die Regeling in verband met de aanwezige directe publieke dienstverlening. Op pagina 7, 8, 9 en in bijlage 2 van de nota wordt nader in gegaan op het instellen van een raadsledenadviescommissie. Naast de drie vormen van uitbreiden van de informatievoorziening wordt in de nota ook nog een aantal mogelijke voorstellen gedaan om per gemeente de informatievoorziening vanuit de Gemeenschappelijke Regelingen te optimaliseren. Bijvoorbeeld zelf informatiebijeenkomsten te beleggen, de Gemeenschappelijke Regelingen als vast agendapunt op de raadsvergadering te zetten en het actief via nieuwsbrieven infomeren van de raad door het college. Op pagina 10 van de nota wordt dit verder toegelicht. 2. Afstemming en aansturing In de nota wordt gepleit voor het gezamenlijk, zowel ambtelijk als bestuurlijk, optrekken van de deelnemende gemeenten richting de diverse Gemeenschappelijke Regelingen. Uiteraard blijft hierbij ruimte voor een lokale inbreng.

De concrete afspraak hierbij is dat een eventuele zienswijze op een begroting of kaderbrief door de deelnemende gemeenten actief worden gedeeld, zodat de gemeenteraden op de hoogte zijn van elkaars standpunten. Een uitleg hierover staat vermeld op de pagina’s 10 en 11 van de nota. 3. Procedure kaderbrief, begroting en jaarrekening De kaderstellende rol van de gemeenteraad wordt bij de Gemeenschappelijke Regelingen allereerst bepaald door de financiële en beleidsinhoudelijke kaders die de gemeenteraden aan de Regelingen meegeven voor het opstellen van hun Kaderbrief. In de nota worden algemene financiële kaders aangegeven die gelden voor alle Gemeenschappelijke Regelingen (pagina 11 en 12 van de nota). De beleidsinhoudelijke kaders worden mede bepaald door de vierjarenbeleidsplannen van de Gemeenschappelijke Regelingen, aangevuld met mogelijke onverwachte ontwikkelingen. Zowel de financiële als inhoudelijke kaders worden in regionaal verband in eerste instantie ambtelijk opgesteld. De kaderstellende rol van de gemeenteraad wordt tevens vormgegeven bij het behandelen van de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling en bij het beoordelen van de jaarrekening.

In tijd weggezet, komt de procedure op het volgende neer (zie ook de pagina’s 13 en 14 van de nota): Wat Vaststellen richtlijnen kaderbrief Toezenden kaderbrief Toezenden ontwerpbegroting Toezenden voorlopige jaarrekening Voorbereiden raadsvoorstel Behandeling in de gemeenteraad/vaststellen zienswijze Vaststellen begroting door het Algemeen bestuur

Wanneer Voor 15 november Uiterlijk 1 februari Voor 1 april Uiterlijk 15 april Vanaf 1 april Uiterlijk 1 juli

Wie Gemeenteraad Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijke Regeling College van B. en W. Gemeenteraad

Na 1 juli

Gemeenschappelijke Regeling

In de nota wordt vervolgens ook ingegaan op de privaatrechtelijke Verbonden Partijen op basis van het Burgerlijk Wetboek. Hierbij gaat het om vennootschappen (de zogenaamde deelnemingen) en stichtingen waarin de gemeenten vertegenwoordigd zijn. Te denken valt hierbij aan bijvoorbeeld het gezamenlijk inzamelen van huishoudelijk afval, het gezamenlijk verzorgen van parkeren, het gezamenlijk beheren van monumenten en het gezamenlijk ontwikkelen van bedrijventerreinen. Ook voor deze Verbonden Partijen geeft de nota handvaten om de democratische legitimiteit te verhogen. Onder meer op de volgende onderdelen: Onderwerp: geactualiseerde Nota Verbonden Partijen

p. 2/6

Deelname aan en zeggenschap in privaatrechtelijke Verbonden Partijen; Actieve informatieplicht aan de gemeenteraden; Geen bestuurders of ambtenaren van gemeenten in Raden van Commissarissen of Raden van Bestuur/directies; ➢ Beloningsbeleid; ➢ Streven naar evenwichtig samengestelde Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen; ➢ Beoordeling meerjarenstrategie van de Verbonden Partij zowel door college als gemeenteraad; ➢ Periodiek beoordelen van de vermogenspositie en dividendbeleid waarbij de maatschappelijke prestaties en het bijdragen van de onderneming aan het publieke belang van de gemeenten centraal staat; ➢ Beoordeling jaarrekening en begroting Op de pagina’s 15 tot en met 21 van de nota staat hierover een nadere uitleg. ➢ ➢ ➢

Nieuw in de nota is dat ook voor de samenwerkingsverbanden die nog niet formeel zijn vastgesteld (denk bijvoorbeeld aan de samenwerking binnen de Stedelijke Regio Breda en Tilburg; de SRBT, of de samenwerking tussen de Baronie-gemeenten) spelregels zijn opgesteld om de kaderstellende rol van de gemeenteraden vorm te geven. Enerzijds wordt de informatievoorziening over die nog niet formele samenwerkingsverbanden gestructureerd door een overlegplatform te maken (zowel op college- als op raadsniveau) tussen de deelnemende gemeenten dat er op is gericht: ➢ Elkaar te informeren over gemeentelijke activiteiten die voor de regio van belang zijn of kunnen zijn; ➢ Op de afstemming en informatie-uitwisseling, bijvoorbeeld strekkend tot aanbeveling van beleid dat gemeenten gemeenschappelijk zouden kunnen voeren, of aanbeveling van maatregelen waarvan vastgesteld wordt dat het in het belang van de regio wenselijk is als de individuele gemeenten die nemen; ➢ Projecten die gemeenten gezamenlijk en eventueel met andere partners kunnen ontwikkelen en uitvoeren. Concreet betekent dit voor de gemeenteraden dat er een commissie (met een afvaardiging van één raadslide per deelnemende gemeente) wordt ingesteld die zich buigt over die samenwerkingsvormen zonder formele structuur.

Dit wordt vervolgens eveneens vormgegeven in een convenant (er worden dus in totaal twee convenanten opgesteld, één voor de vorm en inhoud van de raadsledenbijeenkomsten en één voor de niet formele samenwerkingsverbanden). Deze commissie vormt onderdeel van de commissie die vorm en inhoud van de raadsledenbijeenkomsten bepaalt. Dit wordt verder uitgelegd op pagina 22 van de nota. Anderzijds geeft de nota handreikingen voor de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordlijkheden voor deze nog informele samenwerkingsvormen. In de nota wordt over deze verdeling een aantal afspraken voorgesteld, te weten (zie ook pagina 23 van de nota): ➢ Sleutel tot goede samenwerking is het vinden van de balans in bevoegdheden, verantwoordelijkheden, verantwoordingsplichten en partnerschap. Zo creëer je samen maatschappelijke meerwaarde voor de gemeenten in West-Brabant; ➢ Colleges van B&W moeten ruimte hebben om (mogelijke) samenwerkingsvormen te verkennen en voorbereidingen te treffen om daadwerkelijk tot een samenwerkingsvorm te komen.

De actieve informatieplicht op basis van artikel 169 lid 2 Gemeentewet is hierop van toepassing; ➢ Voordat colleges besluiten tot het aangaan van een samenwerking buiten het kader van de Wgr of het BW bieden ze aan de raad: • Informatieverstrekking via een radenbijeenkomst; • Een voorstel aan waarin ten minste wordt beschreven welke maatschappelijke effecten met de samenwerking behaald moeten worden, de beleidsmatige en financiële kaders waarbinnen deze maatschappelijke effecten behaald moeten worden, waarom de samenwerking niet publiekrechtelijk of privaatrechtelijk vormgegeven kan worden, mijlpalen waarover de gemeenteraden moeten besluiten, momenten waarop gemeenteraden de mogelijkheid wordt geboden om wensen en bedenkingen kenbaar te maken, de verdeling van de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, de wijze en de periodiciteit van verantwoorden aan de raden en de risico’s die de gemeenten lopen inclusief de wijze waarop deze worden beheerst; • De mogelijkheid om op bovenstaand voorstel wensen en bedenkingen kenbaar te maken; • Periodieke verantwoording via de planning- en controlcyclus inclusief de mogelijkheid om bij te sturen wanneer deze verantwoording daar aanleiding toe geeft.

Het vormgeven van de kaderstellende rol van de gemeenteraad bij de informele samenwerkingsverbanden is mede een uitvloeisel van de door uw gemeenteraad aangenomen initiatiefvoorstel (van GB, CDA en SP) van april 2022 waarin u stelde:

Onderwerp: geactualiseerde Nota Verbonden Partijen

p. 3/6

a. Nieuwe afspraken te maken tussen raad en college als het aankomt op informatiestromen c.q. actieve en passieve informatieplicht en geheimhouding en daarmee de bestaande convenanten actieve informatieplicht en geheimhouding te herzien. b. Gemeenteraden in de regio op te roepen te acteren om zaken die zich afspelen in de regio en waar zij grip op dreigen te verliezen, binnen hun invloedsfeer te houden door goede afspraken te maken met hun colleges over actieve informatieplicht en geheimhouding. Bijdrage aan maatschappelijke opgave / strategische doelstelling / beoogd (maatschappelijk) effect Door het concretiseren van de kaderstellende rol van de gemeenteraad ten opzichte van de diverse Gemeenschappelijke Regelingen wordt tegemoet gekomen aan de uitgangspunten van het coalitieakkoord 2022-2026 waarin is aangegeven dat we ons meer willen richten op regionale samenwerking (investeren in de samenwerking met de omliggende gemeenten, maar ook met de regionale partners). Dat impliceert dat we ons vooral focussen op de werkzaamheden van de Gemeenschappelijke Regelingen en de inspanningen die zij voor onze gemeente verrichten. Daarnaast willen we ook meer samenwerken met de andere gemeenten die deel uit maken van de Gemeenschappelijke Regelingen. Argumenten 1.1 De definitieve besluitvorming over de herziene nota Verbonden Partijen is voorzien in het eerste kwartaal van 2024.

Voor nu neemt u kennis van de oplossingsrichtingen in de nota om de kaderstellende rol van de gemeenteraad ten opzichte van de Gemeenschappelijke Regelingen te concretiseren. 1.2.a Alhoewel de herziene nota Verbonden Partijen voldoende handvaten geeft om de kaderstellende rol van de gemeenteraden ten opzichte van de Gemeenschappelijke Regelingen vorm te geven, wordt een concrete uitwerking van het mogelijk instellen van een raadsledenadviescommissie gemist De kaderstellende rol van de gemeenteraad kan verder vergroot worden door bij bepaalde Gemeenschappelijke Regelingen over te gaan tot het (laten) instellen van een raadsledenadviescommissie. Zeker wanneer dit gaat om Regelingen met een grote maatschappelijke impact en grote financiële gemeentelijke bijdragen. Alhoewel in de nota Verbonden Partijen wel een aanzet is gegeven om een bepaalde keuze te kunnen maken, mist de nota een aanbeveling om het instellen van zo’n commissie ook daadwerkelijk mogelijk te maken.

Voorgesteld wordt dan ook om de commissie bestaande uit raadsleden die zich bezighoudt met de kaderstellende rol ten aanzien van de informele samenwerkingsverbanden en de inhoudelijke bepaling van de raadsbijeenkomsten over de Gemeenschappelijke Regelingen ook tot taak te geven te bepalen bij welke Gemeenschappelijke Regelingen het instellen van een raadsledenadviescommissie tot de mogelijkheden behoort en op basis daarvan aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten een voorstel hierover voor te leggen en vervolgens aan de desbetreffende Gemeenschappelijke Regeling(en) te verzoeken zo’n raadsledenadviescommissie in te stellen. 1.2.b Het op voorhand uitsluiten van de RWB als Gemeenschappelijke Regeling waarbij een raadsledenadviescommissie wordt ingesteld is niet de juiste gang van zaken. In de herziene nota Verbonden Partijen wordt op pagina 7 gesteld dat er van uit wordt gegaan dat er ten aanzien van de Regio West-Brabant (RWB) geen raadsadviescommissie wordt ingesteld. Dit is niet de juiste gang van zaken. Er dient op basis van een gedegen afweging te worden bepaald of er al dan niet voor de RWB een raadsadviescommissie wordt ingesteld. Deze afweging vindt plaats door de commissie die ook de vorm en inhoud van de raadsledenbijeenkomsten bepaalt.

1.2.c Het is aan te raden om zo snel mogelijk regionaal na te gaan voor welke Gemeenschappelijke Regelingen een raadsledenadviescommissie in gesteld moet worden In een zo vroeg mogelijk stadium dienen de raden zich nu uit te gaan spreken over de vraag bij welke Gemeenschappelijke Regeling men een raadsledenadviescommissie wenst in te stellen. Dus ten tijde van het zienswijzentraject (dec 2023) over de nieuwe ontwerpregelingen dient duidelijk te zijn bij welke Gemeenschappelijke Regeling men al dan niet zo’n commissie wenst. De griffies zouden een dergelijke regionale bijeenkomst moeten organiseren. 1.2.d Gelet op de overvolle agenda’s van de raadsleden is het op voorhand vaststellen van een drietal raadsbijeenkomsten (en daarnaast nog bijeenkomsten over de niet formele samenwerkingsverbanden) niet de juiste gang van zaken Laat het aantal te organiseren raadsbijeenkomsten vaststellen door de raadscommissie die vorm en inhoud van de raadsbijeenkomsten gaat bepalen. 1.2.e Regionale samenwerking wordt een steeds belangrijker onderdeel van het gemeentelijk handelen en het is zaak dat de gemeenteraden hierbij hun kaderstellende taak goed kunnen vormgeven. Een regionale griffie ter ondersteuning zou een mogelijke optie kunnen zijn Onderwerp: geactualiseerde Nota Verbonden Partijen

p. 4/6

Het college van burgemeester en wethouders werken op allerlei platforms samen en worden hierbij ambtelijk ondersteund. De gemeenteraden werken op dit gebied nog maar in zeer beperkte mate samen. Een pilot voor die samenwerking met een regionale griffie ter ondersteuning, bekostigd vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken zou een optie kunnen zijn. Kanttekeningen 1.1 Ondanks de spelregels die in de herziene nota Verbonden Partijen worden omschreven om de kaderstellende rol van de gemeenteraad verder vorm te geven, blijft het gecompliceerd om het individuele belang van de gemeente Geertruidenberg goed naar voren te laten komen in de besluitvorming binnen de diverse Gemeenschappelijke Regelingen. Besluitvorming over de financiële en beleidsmatige aangelegenheden van de Gemeenschappelijke Regelingen geschiedt bij meerderheid van stemmen in de desbetreffende Regeling. De individuele invloed van onze gemeente is daarom beperkt, ondanks de spelregels die in regionaal verband hierover zijn afgesproken. Zowel inhoudelijk als financieel kunnen de belangen van de deelnemende gemeenten namelijk behoorlijk verschillen. Financiën Vooralsnog nvt Communicatie nvt Inclusieve samenleving Dit voorstel is niet getoetst aan de uitgangspunten van de inclusieve samenleving.

Het voorstel heeft vooral een procedureel karakter Uitvoering Na uw besluitvorming over de nota Verbonden Partijen zal uw besluit worden toegezonden aan griffie van de gemeente Etten-Leur. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief concept Nota Verbonden Partijen voor zienswijzen 2. Herziene nota Verbonden Partijen 3. Afwegingskader raadsledencommissie 4. Raadsbesluit 2 juli 2015 nota Verbonden Partijen

Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris a.i., de burgemeester,

R. Brekelmans

Onderwerp: geactualiseerde Nota Verbonden Partijen

M. Witte

p. 5/6

De raad van de gemeente Geertruidenberg; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg Besluit: De raad besluit: 1. Kennis te nemen van de geactualiseerde Nota Verbonden Partijen; 2. Een zienswijze in te dienen op de geactualiseerde Nota Verbonden Partijen luidende als volgt: a. Dat de commissie die wordt ingesteld ten behoeve van de kaderstellende rol ten aanzien van de informele samenwerkingsverbanden en de inhoudelijke bepaling van de raadsbijeenkomsten over de Gemeenschappelijke Regelingen zich ook buigt over de keuze van het mogelijk instellen van de raadsledenadviescommissies ten behoeve van de Gemeenschappelijke Regelingen conform artikel 24a van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen b. Dat niet op voorhand een raadsledenadviescommissie ten behoeve van de Gemeenschappelijke Regeling Regio West-Brabant uitgesloten dient te worden; c. Dat voorafgaand aan de besluitvorming in december 2023 over de gewijzigde Gemeenschappelijke Regelingen duidelijkheid dient te ontstaan over die Gemeenschappelijke Regelingen waarvoor een radenledenadviescommissie wordt ingesteld; d. Dat niet op voorhand het aantal raadsledenbijeenkomsten vastgesteld wordt op drie per jaar, maar dat dit in het op te stellen convenant over vorm en inhoud van de raadsledenbijeenkomsten verder gestalte krijgt; e.

Dat er in regionaal verband nagedacht wordt over het in dit kader instellen van een regionale griffie en de bekostiging daarvan.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 5 oktober 2023, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

K.M.C. Millenaar-Rammelaere

M. Witte

Onderwerp: geactualiseerde Nota Verbonden Partijen

p. 6/6