Bijlage 1 Memo - Uitkomsten evaluatie vergadermodel

Aan het presidium

Datum Afzender Onderwerp

: 21-08-2023 : Griffie : Uitkomsten evaluatie vergadermodel

Uitkomsten evaluatie vergadermodel Inleiding Sinds 1 januari 2023 werkt de raad met het BOB-model. In juli 2023 is dit vergadermodel geëvalueerd. De evaluatie heeft plaatsgevonden middels (1) een enquête die is uitgezet onder raadsleden, collegeleden, burgerleden, de griffie en een paar ambtenaren en (2) een werkgroep bestaande uit raadsleden, de burgemeester en de griffie. Uit de evaluatie is naar voren gekomen dat niet iedereen op één lijn zit ten aanzien van het vergadermodel. In de werkgroep is daarom afgesproken om twee varianten voor te leggen aan de raad: een bijschaving van het huidige BOB-model (met name gericht op de raad luistert) en een overschakeling naar een commissiemodel. In de uitwerking hiervan zijn ook twee concept vergaderschema’s 2024 opgesteld (zie bijlagen). Variant 1 – Het huidige BOB-model met aanpassingen Over het algemeen is men redelijk tevreden met het BOB-model, maar er zitten nog wat haken en ogen aan. Dit uit zich vooral in de raad luistert. De raad luistert Het doel van de raad luistert is beeldvorming. Het is soms lastig te bepalen wat hier wel en niet onder valt. Het middel (de raad luistert) is geen doel op zich. Er heerst regelmatig een gejaagde sfeer door de strakke tijdsdruk en planning. Ook zijn er vaak te veel presentaties op één avond, waardoor de aandacht verslapt. De griffie stelt voor om de volgende zaken aan te passen: ▪

De raad kan meer regie pakken op de agenda. Het presidium is agenda stellend. Vanuit de ambtelijke organisatie komen er veel verzoeken voor de raad luistert. Uiteindelijk bepaalt de raad zelf welke van deze onderwerpen wel of niet worden geagendeerd. Als raadsleden onderwerpen hebben die zij graag zouden willen agenderen voor de raad luistert, dan kunnen zij dit aangeven in het presidium. Het betreffende onderwerp kan dan geagendeerd worden. Uit de evaluatie blijkt dat de raad ook graag bepaalde voorstellen uit de raadscycli vaker op de agenda van de raad luistert zou zien staan. In het presidium kan consequent de agenda van de cyclus langsgelopen worden om te bepalen of en welke raadsvoorstellen zich lenen voor agendering voor de raad luistert. De griffie kan hierin ondersteunen door proactief onderwerpen voor te leggen aan het presidium.

▪

Verdeel de aandacht. Om de tijdsdruk voor raadsleden af te laten nemen is het goed om te realiseren dat niet elk raadslid bij elk onderwerp van de raad luistert hoeft te zijn. Op dit moment is er de regel dat er vanuit iedere fractie maximaal 2 deelnemers aan de ronde tafel zitten. Verdeel de onderwerpen in de fractie om efficiënter met de tijd om te gaan.

▪

Het invoeren van parallelsessies. De agenda stroomt snel vol en later op de avond verslapt vaak de aandacht. Door parallelsessies in te voeren kan de druk op de agenda verdeeld

worden. Er hoeft dan ook geen extra avond ingelast te worden als de agenda te vol zit. Hierbij zijn echter twee kanttekeningen: er kan maar één sessie uitgezonden worden (alleen in de raadzaal hangen camera’s) en voor kleinere fracties is het moeilijker om beide sessies bij te wonen (de inzet van burgerleden kan hier wel bij helpen). ▪

Wethouders kunnen informatief deelnemen aan de vergadering. Het contact met wethouders wordt gemist. Wethouders zouden in de raad luistert de raad bij kunnen praten over hetgeen waar zij mee bezig zijn inclusief regioaangelegenheden. De huidige verordening staat toe dat wethouders aanwezig zijn bij de raad luistert. Het is wel van belang dat de voorzitter strak oplet of de vergadering beeldvormend blijft en dat er niet wordt gedebatteerd. Zie ook G’Kader 2023: “We zoeken naar manieren om elkaar op een meer vrije manier te informeren. Zo stimuleren we een goed gesprek”

▪

Minder statisch vergaderen; meer ruimte voor gesprek. Het goede gesprek wordt gewaardeerd. Uit de evaluatie blijkt dat dit momenteel uitblijft. Abstracte presentaties met aansluitend de mogelijkheid om wat vragen te stellen blijkt niet het doel van beeldvorming en het goede gesprek te bereiken. De volgende aanpassing zou daarom kunnen worden gedaan: o

De mogelijkheid om, via de voorzitter, vragen te stellen tijdens de presentatie. Als vragen achteraf gesteld moeten worden is vaak het moment al voorbij of moet er teruggezocht worden naar een bepaalde slide in de presentatie. Dit zorgt voor een organische manier van vragenstellen. Zie ook G’Kader 2023: “We zoeken naar manieren om elkaar op een meer vrije manier te informeren. Zo stimuleren we een goed gesprek”

Een van de grootste struikelpunten die nog niet genoemd is hierboven, is het contact met inwoners en het vergaderen buiten het gemeentehuis. Uit de evaluatie komt naar voren dat er te weinig contact is met inwoners in de raad luistert en dat de raad te weinig “naar buiten” is gegaan. Dit is slechts twee keer voorgekomen: Right-Oh en de Risk Factory. Het contact met inwoners en de zichtbaarheid van de raad is een belangrijk punt. Het gremium De Ronde Tafel had in de raad luistert moeten landen, maar hier is weinig van terug te zien. Er zijn een aantal opties om meer in te zetten op zichtbaarheid en participatie van inwoners: ▪

De Ronde Tafel terugbrengen naast de raad luistert. Het gremium De Ronde Tafel zou nieuw leven ingeblazen kunnen worden. De Ronde Tafel werd als prettig ervaren. Er was hierbij echt ruimte voor inbreng van inwoners en het goede gesprek kwam op gang. Bij deze optie zijn echter wel twee kanttekeningen. Ten eerste is het wel een extra avond voor de gemeenteraad, dit levert meer tijdsdruk op. Ten tweede is het wel van belang dat De Ronde Tafel daadwerkelijk benut wordt wanneer deze weer wordt georganiseerd. Er moeten wel onderwerpen zijn om het gremium te vullen. In de vorige periode werd De Ronde Tafel nauwelijks gebruikt. Zie ook G’Kader 2023: “Burgerparticipatie is belangrijk en we realiseren ons dat dit meer tijd en geld kost” en “We zorgen dat inwoners met de juiste verwachting kunnen inspreken of meespreken”.

2

▪

De Raad op Straat. In plaats van een terugkeer van De Ronde Tafel zou de raad ook iets nieuws kunnen proberen waarbij de raad zich buiten het gemeentehuis laat zien. Bij de Raad op Straat zou de raad verschillende wijken afgaan met thema’s, naar model van de wijktafels van het Wijkgericht SAMENwerken. Raadsleden verzamelen zich op een plek in de wijk en luisteren naar de vragen en zorgen van inwoners. Het handigste is om hier telkens een thema aan te verbinden: als je iets ophaalt, moet je er ook iets mee doen. De griffie komt met een uitgebreider voorstel op dit punt; wanneer hiermee geëxperimenteerd gaat worden.

▪

Actief aangeven waar de raad op bezoek wil. Zoals al eerder in deze memo benoemt, kan de raad meer regie nemen op de agenda van de raad luistert. In het presidium kan telkens de uitvraag gedaan worden aan de leden van het presidium waar de raad graag een keer langs zou willen gaan. Dit kan bijvoorbeeld samenhangen met raadsvoorstellen die binnenkort in een cyclus komen, of interessant zijn vanwege een maatschappelijk relevant thema. De griffie kan hierbij ondersteunen door actief opties aan te dragen aan het presidium.

De raad debatteert De vergaderingen van de raad debatteert duren nu erg lang, maar het doel is wel bereikt. Er wordt meer (onderling) gedebatteerd. Men is blij dat het format van twee vragen stellen is losgelaten in het nieuwe vergadermodel. Over het algemeen is men tevreden over de raad debatteert. Voor de raad debatteert worden er twee verbetervoorstellen gedaan: ▪

Vragen aan de voorkant. Wanneer (technische) vragen voorafgaand in de schriftelijke vragenronde worden gesteld, is er meer ruimte voor debat tijdens de vergadering. Ook voorkomt dit schorsingen. Het stellen van vragen in de schriftelijke vragenronde levert daarmee tijdwinst op en het voorkomt onduidelijkheden tijdens de vergadering.

▪

Scenario’s in raadsvoorstellen en wanneer het college richting vraagt. Een aantal keer heeft het college in de raad debatteert richting gevraagd aan de raad. Van belang is dat dit in het vervolg aan de hand van concrete scenario’s gebeurd (optie a, optie b, optie c). De raad kan zo beter richting geven en het is duidelijker wat er van de raad gevraagd wordt. Zo hoeft de raad niet zelf een oplossing te verzinnen. Daarnaast zou dit in raadsvoorstellen ook van toegevoegde waarde zijn. Ook daar is het handig als er met scenario’s gewerkt wordt. Zie ook G’Kader 2023: “De gemeenteraad geeft, naast zijn controlerende taak, meer invulling aan de kaderstellende rol.”

De raad besluit Over het algemeen is men tevreden over de raad besluit. De focus ligt op de moties en amendementen, de discussie wordt niet telkens overgedaan. Veel stukken worden ook vooraf al als Bstukken aangemeld, waardoor de agenda zich beperkt tot een aantal A-stukken. Bij de raad besluit worden twee aandachtspunten benoemd:

3

▪

Blijf werken met spreektijden. De één is langer aan het woord dan de ander. Om houvast te geven, is het belangrijk om te blijven werken met spreektijden. De griffie zal weer spreektijden opstellen bij de raad besluit en deze tijdig met de raad en het college delen.

▪

Moties en amendementen op tijd aanleveren. Uiteindelijk is iedereen erbij gebaat dat moties en amendementen tijdig (op donderdag voor 12.00 uur) worden aangeleverd bij de griffie en op iBabs geplaatst worden.

4

Variant 2 – Het Commissiemodel Het commissiemodel zou de oplossing kunnen zijn voor een aantal problemen waar we tegenaanlopen in het huidige vergadermodel. Hieronder worden de voor- en nadelen van een commissiemodel nog eens uiteengezet. Het commissiemodel In een commissiestelsel worden er verschillende commissies (art. 82 Gemw.) door de gemeenteraad ingesteld. Deze commissies leveren voorbereidend werk ten aanzien van de raad besluit. In commissies wordt specifiek gekeken naar verschillende onderwerpen en voorstellen en kunnen vragen gesteld worden. Een commissievergadering is een samenvoeging van de raad luistert en de raad debatteert. In plaats van twee aparte vergaderingen, worden onderwerpen integraal in een commissie besproken. Zowel de beeldvorming als de oordeelsvorming vindt plaats in de commissie. Welke commissies? Commissies richten zich op een specifiek onderwerp, zodat de raads- en burgerleden die geïnteresseerd zijn en bedreven zijn in bepaalde onderwerpen aan kunnen sluiten bij de relevante commissie. De voorgestelde commissies zijn gebaseerd op de opgaven in het kader van het opgavegericht werken. Gezien de verschillende onderwerpen is het voorstel om bij een commissiestelsel de volgende commissies in te stellen: Commissie Samenleving Deze commissie richt zich op onderwerpen aan de “zachte kant”. Hieronder vallen de opgaven Mens en Zorg en Dienstverlening.

Commissie Ruimte en Duurzaamheid Deze commissie richt zich op onderwerpen aan de “harde kant”. Hieronder vallen de opgaven Leefbaarheid, Duurzaamheid, Wonen en Economie en Toerisme. Commissie Financiën en Bestuur Deze commissie zou de auditcommissie vervangen. De commissie Financiën en Bestuur richt zich op alle P&C producten, de accountant en andere relevante financiële stukken en voorstellen. Onder deze commissie valt de opgave Financiën aangevuld met de opgave Bestuur. In iedere cyclus is er een commissieweek waarin alle commissies vergaderen. Een commissie op maandag, een commissie op woensdag en een commissie op donderdag. Rol van de commissies De commissies brengen een advies uit aan de gemeenteraad over de besproken stukken. Een advies kan zijn om een stuk als een A of een B stuk te behandelen of dat een stuk nog niet rijp is voor

5

besluitvorming. De commissie kan er ook voor kiezen om een wat uitgebreider advies te geven, bijvoorbeeld wanneer de Commissie Financiën en Bestuur advies uitbrengt over een P&C product. Het advies wordt uitgewerkt door de griffie in de vorm van een besluitenlijst. De griffie zal in de besluitenlijst het advies van de commissie opnemen per onderwerp en een korte samenvatting van de bespreking van het onderwerp of voorstel (bijvoorbeeld: welke zaken lenen zich volgens de commissie tot nadere discussie in de raad besluit?). Voor- en nadelen commissiemodel Het commissiemodel heeft verschillende voor- en nadelen. Hieronder worden de voor- en nadelen opgesomd: Voordelen ▪

Er hoef geen lastig onderscheid meer gemaakt te worden tussen de raad luistert en de raad debatteert. Een voorstel of onderwerp wordt integraal behandeld in de commissie zonder de restricties van de raad luistert of de raad debatteert.

▪

Er zullen minder raadsinformatiebrieven (rib’s) of memories van antwoord (mva’s) opgemaakt worden. Veel zaken die nu in rib’s zijn opgenomen kunnen in de commissievergaderingen gedeeld worden. Ook veel vragen die nu schriftelijk gesteld worden kunnen in de commissies aan de orde komen, waardoor het aantal mva’s af kan nemen. Zie ook G’Kader: “we zoeken naar manieren om elkaar op een vrije manier te informeren. Zo stimuleren we een goed gesprek”.

▪

Wethouders hebben een platform om de raad te informeren; inclusief over regioaangelegenheden. Vanuit verschillende hoeken blijkt dat het contact en gesprek met de wethouder wordt gemist. Een wethouder kan in een commissiestelsel gemakkelijker de raad bijpraten over zijn/haar portefeuille. Zie ook G’Kader: “het college is benaderbaar en gemakkelijk te bereiken voor raadsleden”.

▪

Ruimte voor specialisatie in de fracties. De fracties kunnen hun leden verdelen onder de drie verschillende commissies. Dit resulteert erin dat “gelijkgestemden” aan tafel zitten, die allen interesse hebben in de opgaven in de commissie. Zie ook G’Kader: “meer invulling aan de kaderstellende rol raad”; kaderstelling door de raad zou door specialisatie in de fracties een vlucht kunnen nemen.

▪

Minder werkdruk per individueel raadslid. Raadsleden (en burgerleden) kunnen zich verdelen over de commissies. Het is dan niet noodzakelijk als raadslid om alle commissievergaderingen bij te wonen. Dit verlicht de werk- en tijdsdruk.

▪

Ruimte voor burgerleden. In het commissiemodel is er voldoende ruimte voor burgerleden om aan te sluiten. De burgerleden ontvangen in dit model presentiegeld per bijgewoonde commissievergadering. In het huidige BOB-model ontvangen zijn presentiegeld per bijgewoonde vergadering van de raad luistert en de auditcommissie.

6

Nadelen ▪

Het kan voorkomen dat het debat dat gehouden is in de commissievergadering over wordt gedaan in de raad besluit.

▪

Het is belangrijk dat binnen de fractie goed overlegd wordt over de standpunten die worden ingenomen in de commissie en de raad besluit. Wanneer deze van elkaar afwijken, kan het gebeuren dat een stuk in de commissie als B-stuk wordt aangeduid en vervolgens in de raad besluit toch een A-stuk wordt.

▪

Er blijft weinig ruimte voor inwoners. Inwoners kunnen uiteraard inspreken in de commissies, maar de connectie met de inwoners wordt niet direct gemaakt. Indien er gekozen wordt voor het commissiemodel, raadt de griffie aan om hiernaast “de raad op straat” (zoals eerder in dit document benoemd) te introduceren of in een terugkeer van de ronde tafel te voorzien. Het is overigens wel mogelijk om als commissie naar buiten te treden. De commissie kan bijvoorbeeld op locatie vergaderen, zoals dit wel eens bij de raad luistert is gedaan.

▪

Er is meer ambtelijke inzet nodig. Bij de commissievergaderingen zal altijd een bode aanwezig moeten zijn, een griffier, koffiedames, etc… Ook zullen er vaker ambtenaren aanwezig zijn ter ondersteuning van de wethouders. Dit vraagt wat van de ambtelijke capaciteit. Dit levert ook extra kosten op.

Toets aan G’Kader 2023 Het is goed om de wijze waarop we vergaderen – toch een medium en podium waarop we uiting geven van onze bestuurscultuur- af te zetten en toetsen aan eerder vastgestelde normenkaders op dit terrein, zoals het begin dit jaar door uw raad vastgestelde G’Kader 2023. We weten in Geertruidenberg dat bestuurscultuur ertoe doet en dat deze constant aandacht behoeft– daar is men in Den Haag ook van doordrongen tegenwoordig. Het ligt dan in de lijn dat ons vergadermodel “dienstig” is aan de door ons gewenste bestuurscultuur van: luisteren, respect, vertrouwen, (zelf)reflectie en verenigd in verschil. Afronding Uit de evaluatie blijkt dat er ruimte is voor verbetering in de manier waarop we vergaderen. Daar kan op verschillende wijzen invulling aan gegeven worden. De twee varianten die hierboven uiteen zijn gezet geven genoeg stof tot nadenken; zeker in relatie tot ons vastgesteld normenkader G’Kader 2023. Voorstel 1. Kennisnemen resultaten evaluatie BOB-vergadermodel. 2. Bespreken bijgaand memo. 3. Bepalen of en in welke mate het vergadermodel (inclusief vergaderschema) wordt aangepast.

7

Bijlagen: 1. Resultaten evaluatie BOB-vergadermodel 2. Vergaderschema 2024 BOB-model 3. Vergaderschema 2024 commissiemodel 4. G’Kader 2023

8