20240221 Brief aan raad zienswijze college inzake vergadermodel‍

Aan de leden van de raad

Raamsdonksveer, 21 februari 2024 Ons kenmerk Onderwerp

: /Advies : Schriftelijke wensen en bedenkingen college op initiatiefvoorstel vergadermodel

Geachte leden van de raad, Onlangs is door de fracties van IvN, SVP en Gemeentebelangen een initiatiefvoorstel ingediend aangaande het vergadermodel Commissies+. Conform artikel 30 van het Reglement van Orde van de raad van Geertruidenberg kan het college schriftelijke wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. Hiervan maken wij graag gebruik. Verschillende vergadermodellen Elke gemeente heeft een geheel eigen karakter en dat vertaalt zich vaak ook in het gekozen vergadermodel. In Nederland bestaan diverse vergadermodellen voor gemeenteraden, die variëren in type of combinatie. Het is van belang om gezamenlijk als raad en college te weten hoe het vergadermodel werkt en welke mogelijkheden het biedt. Dit bevordert de effectiviteit van besluitvorming en kan mogelijk ook een positieve invloed hebben op de vergadercultuur. Als achtergrondinformatie en nadere toelichting op de theorie ten aanzien van vergadermodellen, verwijzen wij u graag naar de website van het periklesinstituut via deze link. Vergadermodel vs vergadercultuur Tussen het vergadermodel en de vergadercultuur bestaat een wisselwerking. Vergadercultuur omvat onder andere ongeschreven regels en informele gedragscodes. Dit kunnen regels zijn die niet formeel bepaald en vastgelegd zijn, gewoonten, automatismen en rituelen zijn en worden.

Naast vorenstaande kan ook gedacht worden aan aspecten als omgang met elkaar, respect voor elkaar, omgangsvormen, onderlinge sfeer, ongeschreven regels, de manier van vergaderen, rolzuiverheid, vergaderen om het vergaderen, naar elkaar luisteren. Een vergadermodel en daarmee de vergaderstructuur die een gemeenteraad hanteert, heeft invloed op de vergadercultuur die een gemeenteraad heeft. Bij de inrichting van een vergadermodel maakt de raad keuzes over spreektijden, rolverdeling tussen raad en college, waar het zwaartepunt van de besluitvorming ligt, hoe de interactie tussen fracties wordt georganiseerd et cetera. Daardoor ontstaat een bepaalde vergadercultuur. Andersom gebeurt hetzelfde. Een vergadercultuur heeft zo haar invloed op het inrichten van het vergadermodel en de uiteindelijke werking ervan. Wijzigen van model Elk vergadermodel heeft zijn eigen voor- en nadelen. Het moet niet alleen functioneel zijn voor de gebruikers, maar ook naadloos aansluiten bij lokale context en haar waarden. Vanaf begin 2023 wordt in Geertruidenberg het BOB-vergadermodel gehanteerd. Dit model is naar onze mening nog in ontwikkeling en niet in z’n geheel uitgekristalliseerd. De vraag leeft derhalve of het nu reeds wijzigen van het model het

Ons kenmerk Onderwerp

: /Advies : Schriftelijke wensen en bedenkingen college op initiatiefvoorstel vergadermodel

juiste middel is of dat het BOB-model juist gezamenlijk doorontwikkeld moet worden om zo te komen tot een model dat bij onze lokale context en haar waarden aansluit? Daarnaast de vraag of de vraagstukken / oorzaken inherent zijn aan het model of spelen culturele aspecten bijvoorbeeld een rol? De achterliggende redenen om het huidige vergadermodel aan te willen passen zouden wij graag in een breder verband met u willen bespreken. Tot slot Net zoals elke gemeente streeft ook onze gemeente naar goede besluitvorming die ten goede komt van onze gemeenschap. Er bestaat naar onze mening geen ‘beste model’. Een vergadermodel is altijd maatwerk. Een open dialoog over (het functioneren van) een model, de reden tot wijziging van een model, de gewenste cultuur bevordert gezamenlijke politieke en democratische besluitvorming. Het is de verantwoordelijkheid van elk raads-, burger- en collegelid om hieraan bij te dragen, zodat de raad als hoogste gemeenteorgaan optimaal kan functioneren. Als college staan wij open voor deze discussie, waarbij wij u in overweging geven om deze discussie nog even op te schorten, zodat een eventuele nieuwe (waarnemend) griffier ook ruimte krijgt voor inbreng. Doorontwikkeling van het huidige vergadermodel of naar een commissiemodel kan wat ons betreft beiden, mits we gezamenlijk duidelijk hebben wat dat moet brengen ten opzichte van de huidige situatie.

Voorts achten wij het waardevol om de adviezen die het Nederlands Debatinstituut op 22 februari 2024 uitbrengt over de raadsvergadering van 17 januari 2024 te betrekken bij de bespreking van het initiatiefvoorstel. Indien uw raad mocht besluiten over te stappen op het commissiemodel adviseren wij u vanuit praktische overweging en de extra gevergde inzet van ambtelijke capaciteit dat pas vanaf 2025 in te voeren en zorg te dragen voor zorgvuldige opleiding van de commissievoorzitters. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Geertruidenberg, de secretaris a.i., de burgemeester,

R. Brekelmans

M. Witte