11 Versteviging griffie.docx

Raadsvoorstel Aan Raadsvergadering Agendanummer Onderwerp

Zaaknummer : : Raad van Geertruidenberg : 22 juli : 11 : Versteviging Griffie

CONCEPT Voorstel 1. De formatie van de griffie uit te breiden met 1 fte in schaal 11 ten behoeve van een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. 2. A. De ”Instructie griffier” uit maart 2002 te vervangen door de “Instructie Griffier 2021”. B. De functie griffier op te waarderen van schaal 11a naar schaal 13 met ingang van 22 juli 2021. 3. De financiële effecten voor de begroting 2021 mee te nemen in de Turap 2021-3 4. De financiële effecten, vooralsnog begroot op € 100.000, voor de meerjarenbegroting 2022-2025 mee te nemen bij het opstellen van de begroting 2022-2025 en daarin dekking te zoeken. Inleiding Raad en college hebben, na het verschijnen van het eindverslag van Dick de Cloe, de afgelopen maanden indringend en opbouwend met elkaar gesproken. In verschillende rondes en samenstellingen is nagedacht over het verbeteren van het lokaal bestuur. Zo is gesproken over de verbinding tussen raad en college, de verbinding tussen raad en samenleving en de vergaderorde. Tevens is nagedacht over een optimale ondersteuning van de raad. Bijgaand raadsvoorstel spitst zich toe op dit laatste onderdeel, namelijk optimale ondersteuning van de raad door middel van versteviging van de griffie. Dick de Cloe spreekt in zijn eindverslag als volgt over de omvang en positie van de griffie(r). ”De raad laat nog veel liggen.

Wat wel zou moeten: - … een stevige griffie… - … een griffier in een gelijkwaardige positie als de gemeentesecretaris…” De werkgeverscommissie griffier, bestaande uit mw. Voulon, mw. de Groot en dhr. Broeders, heeft zich samen met haar adviseur burgemeester mw. Witte en aangevuld met raadslid dhr. van Nunen, gebogen over de voorliggende opgave. De werkgeverscommissie heeft haar voorstellen op 28 juni jl. gepresenteerd aan de raad. Bijgaand raadsvoorstel vormt het formele sluitstuk conform artikel 107 e.v. van de Gemeentewet; de organisatie van de griffie en de omvang daarvan wordt door de raad bepaald. Beoogd effect 1. Kwaliteit en kwantiteit van de ondersteuning van de raad houdt gelijke tred met de verzwaring van het takenpakket van het decentrale bestuur. 2. Decentraal bestuur is lekenbestuur en dat moet zo blijven. Argumenten 1.1 Inrichting griffie Al met al komt er nogal wat op gemeenteraadsleden af. U moet besluiten nemen voor een steeds groter gebied als gevolg door intergemeentelijke samenwerking, terwijl tegelijkertijd de ruimte voor zelfstandige besluitvorming afneemt. Daarnaast staat de legitimiteit van de lokale politiek sterk onder druk en willen burgers meer mogelijkheden hebben om actief mee te beslissen over lokale vraagstukken.

Daarbovenop komt dan nog eens, dat gemeenten nieuwe taken gekregen hebben, die ook nog eens betrekking hebben op grote groepen kwetsbare burgers. Dat raadsleden grote werkdruk en tijdsbelasting ervaren en last hebben van teveel papier, teveel ritueel en te weinig betekenisvolle verbinding met de bewegelijke werkelijkheid buiten, is dan ook niet verbazingwekkend.

Het kan bijna niet anders dan dat bovengenoemde ontwikkelingen ook gevolgen hebben voor de positie en het functioneren van de professionele ondersteuning van de raad: de griffier. Dick de Cloe roept ons allemaal op om ons best te doen als het gaat om een beter lokaal bestuur te zijn. We mogen daarbij de lat voor onszelf hoog leggen. Zo bezien is excellente ambtelijke ondersteuning noodzakelijk om raden te faciliteren en positioneren. De Raad voor het openbaar Bestuur (ROB) concludeert dit overigens ook in zijn advies “Goede ondersteuning, sterke democratie”. “De hulptroepen van de gemeenteraad…bestaan nu bijna 20 jaar. Dat lijkt heel wat, maar in de lange geschiedenis van het decentrale bestuur komen griffie, rekenkamer, fractieondersteuning en ambtelijke bijstand nog maar net kijken. De invulling van de hulptroepen is vooral een zaak geweest van het decentrale bestuur zelf en dat verklaart de enorme diversiteit aan omvang, kwaliteit en diepgang” “De gemiddelde omvang van de griffie bij gemeenten is 2,85 fte, de gemiddelde omvang van de ambtelijke organisatie bij gemeenten is ongeveer 350 fte” Ook in Geertruidenberg leert de rekensom dat minder dan 1% van het gemeentelijk apparaat rechtstreeks werkt voor het hoogste bestuursorgaan. Met de beperkte omvang van 1,5 fte heeft de griffie een uitgebreid takenpakket.

Het betreft de werksoorten procedureel, administratief, inhoudelijk advies, scholing en coaching, strategische ontwikkeling gemeenteraad, ondersteuning raadsvoorzitter, raadscommunicatie, samenspel gemeenteraad-collegeorganisatie, griffie-organisatie, verbinding met de rekenkamer(functie), verbinding met verbonden partijen en verbinding met inwoners, organisaties en pers. Lang hebben we het vergaderen en besluiten ten onrechte als hét primaire proces gezien waar de griffie voor aan de lat stond. Bovenstaande alinea maakt inzichtelijk dat de griffie van morgen ondersteuning biedt (zou moeten bieden) aan meerdere primaire processen. Gezien de complexiteit van het werk en de opgaven heeft de griffie(r) momenteel onvoldoende kwaliteit en/of tijd om de gemeenteraad goed (strategisch) te kunnen ondersteunen.

Waar is momenteel geen kwaliteit/tijd voor: - Raadscommunicatie (intern en extern) - Betrekken raad bij verbonden partijen - Boost geven aan Rekenkamer - Inwonersparticipatie - Opleiding raadsleden - Persoonlijke coaching raadsleden (tijdsbesteding, welzijn, effectief zijn) - Beeldvorming complexe vraagstukken vormgeven - Ketenpartners betrekken bij raad - Informatiebehoeftes raad in kaart brengen - Visie griffie Waar is momenteel wel kwaliteit/tijd voor: - Voorbereiden en afwerken raadsvergaderingen - Inhoudelijke- en proces ondersteuning raadsleden - Wekelijks nieuwsbrief opstellen - Administratie bijhouden (moties, amendementen, raadsvragen etc) - Ondersteuning raadsvoorzitter - Een enkel ad hoc project oppakken - Strategisch meedenken bij crisissituaties c.q. verbeteren lokaal bestuur in o.a. overleg BSG - Sparren met collega griffiers Om een impuls te geven aan de griffie nieuwe stijl én de griffier te ontlasten stellen wij u voor om de griffieomvang op te plussen van 1,5 fte naar 2,5 fte. Naast de griffer (1fte) en de griffiemedewerker (0,5 fte) komt er dan plaats voor een nieuw te werven raadsadviseur/plaatsvervangend griffier (1fte). Wij stellen ons de nieuw te werven raadsadviseur /plaatsvervangend griffier voor als een ervaren, gedreven en integer persoon in schaal 11 (max. loonsom € 94.400).

Met deze persoon kan per direct een grote kwantitatieve en kwalitatieve slag worden gemaakt. De onderdelen zoals hierboven genoemd worden dan in goede orde opnieuw verdeeld onder de griffier Onderwerp: Versteviging griffie. p. 2/5

(eindverantwoordelijke griffie), plaatsvervangend griffier en griffiemedewerker met inachtneming van ieders schaalomvang en competenties. Met een volwaardige plaatsvervanger is het mogelijk om in de toekomst parallelle sessies te draaien en wellicht een lokale variant van de Rekenkamer op te zetten. 1.2 Opwaardering functie griffier Met de dualisering van het gemeentebestuur in 2002 ontstond een nieuwe professie. Vanaf dat moment werd de ondersteuning van de gemeenteraad niet langer door de gemeentesecretaris gedaan, maar door een nieuwe functionaris: de griffier. De functie geeft uitdrukking aan de wens van de wetgever dat raad en college voortaan duidelijk te onderscheiden verantwoordelijkheden moesten hebben. Bij die gescheiden verantwoordelijkheden hoorde, zo vond de wetgever, ook een eigen ambtelijke ondersteuning voor de gemeenteraad. De griffiersfunctie was dus nieuw in 2002 en dat betekende ook dat griffiers zelf invulling moesten zien te geven aan hun functie. Eigen keuzes waren daarvoor belangrijk, evenals wensen uit hun omgeving, en dan vooral die van de raad en zijn voorzitter. Mede gelet op de “Instructie Griffier” vastgesteld door uw raad in maart 2002 is de functie ingeschaald op 11a. De instructie is vrij eenzijdig gericht op ondersteuning van de raad bij vergaderen en besluiten. De functie is op deze wijze in de beginjaren ook zo uitgevoerd.

De griffier van vandaag én morgen faciliteert meerdere primaire processen en is naast allrounder ook specialist. Daarnaast vragen we aandacht voor de specifieke, lokale context die veel vraagt van een griffier als het aankomt op politieke sensibiliteit en flexibiliteit. Een update van de instructie is als bijlage bij het raadsvoorstel gevoegd. Een navenante inschaling in schaal 13 doet meer recht aan het werk én zorgt tevens dat de griffier en de gemeentesecretaris in een gelijkwaardige(re) positie komen. Volgens de ROB is de positie van de griffier te afhankelijk van de gemeenteraad en daardoor kwetsbaar; verankering van de belangrijke positie van de griffier laat te wensen over. Het zou volgens de ROB helpen als de minister richting zou geven aan die verankering door het invoeren van wetgeving. Zover is het evenwel nog niet. Kanttekeningen De visie op wat een goede ondersteuning is en hoeveel daarvan een decentrale volksvertegenwoordiger nodig heeft, hangt voor een groot deel samen met een visie op wat voor gemeenteraad je wilt zijn. Maar het hangt ook samen met de vraag wat we in Nederland vinden dat de normen zijn voor een goed decentraal openbaar bestuur en wat we daar voor over hebben. Dat zijn vragen die veel raadsleden moeilijk vinden te beantwoorden. Het zijn vragen waar volgens de ROB ook de minister van BZK verantwoordelijkheid voor draagt.

Nog los van de vraag wat voor raad u wilt zijn, zijn het autonome veranderingen (meer taken, meer complexiteit, meer onzekerheid, meer burgerparticipatie) die raad en griffie nopen om een investeringsslag te maken. We moeten ons steeds opnieuw uitvinden. Stilstaan is geen optie meer. Met bijgaand voorstel wordt de griffie van Geertruidenberg een griffie die zich kan meten met griffies van vergelijkbare gemeenten in de regio/Nederland. Op deze wijze wordt het dus ook aantrekkelijk om hier te werken. Financiën Financieel gezien gaat het om extra formatie van 1fte op de griffie in schaal 11 én het opwaarderen van de functie griffier naar schaal 13 In de begroting 2021 en verder is in deze functie niet voorzien. De salariseffecten voor 2021 zijn relatief beperkt en zullen bij het opstellen van de turap 2021-3 worden meegenomen op basis van de feitelijke invulling in 2021. Vanaf 2022 bedraagt de salarislast een bedrag van ongeveer € 100.000 structureel. Hierin is eveneens niet voorzien en hiervoor zal bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2022-2025 dekking voor gevonden moeten worden. Onderwerp: Versteviging griffie. p. 3/5

Uitvoering Na besluitvorming kan worden overgegaan tot het werven van een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. Bijlagen 1. Bijlage : 2. Bijlage :

Instructie Griffier 2002 Instructie Griffier 2021

Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij vaststelling aan.

Hoogachtend, De werkgeverscommissie Griffier de griffier,

de burgemeester,

K.M.C. Millenaar

M. Witte

Onderwerp: Versteviging griffie. p. 4/5

Nr. 11 Mede gelet op het advies van de werkgeverscommissie Griffier; Mede gelet op het eindrapport van Dick de Cloe en het Rapport van de ROB “Goede ondersteuning, sterke democratie” De raad besluit: 1. 2. 3. 4.

De formatie van de griffie uit te breiden met 1 fte in schaal 11 ten behoeve van een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. A. De ”Instructie griffier” uit maart 2002 te vervangen door de “Instructie Griffier 2021”. B. De functie griffier op te waarderen van schaal 11a naar schaal 13 met ingang van 22 juli 2021. De financiële effecten voor de begroting 2021 mee te nemen in de Turap 2021-3 De financiële effecten, vooralsnog begroot op € 100.000, voor de meerjarenbegroting 2022-2025 mee te nemen bij het opstellen van de begroting 2022-2025 en daarin dekking te zoeken.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 22 juli 2021, Geertruidenberg, de raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere

M. Witte

Onderwerp: Versteviging griffie. p. 5/5